مزوّد الرواتب لم يسدد ضرائب الرواتب: إشعار IRS وما تفعله

من يدين بضريبة الرواتب عندما لا يودعها مزوّد الرواتب؟

صاحب العمل هو المدين في كل ترتيب خارجي تقريبًا. تطالب IRS المنشأة التي تملك حساب الرواتب بالضريبة والغرامات والفوائد، حتى لو ذهبت الأموال إلى مزوّد لم يحوّلها (IRS: الاستعانة بجهة خارجية في مهام الرواتب). ولا يُعد مزوّد خدمة الرواتب ولا وكيل الإبلاغ مسؤولًا بصفته صاحب عمل أو وكيلًا عنه عن ضرائب التوظيف الخاصة بصاحب العمل (المنشور 15، القسم 16). أما منظمة صاحب العمل المهنية المعتمدة (CPEO) فهي وحدها التي تتولى ذلك عمومًا، وذلك لموظفي موقع العمل لديها؛ انظر أدناه.

الحالة ليست بسيطة عندما:

• يشمل الأمر أكثر من ربع سنة، أو لا تعرف أي الأرباع أُودعت ضرائبها؛
• مزوّد الرواتب (شركة رواتب أو خدمة أو برنامج) فوّت الإقرارات ربع السنوية أيضًا، أو أغلق، أو توقف عن الرد؛
• المزوّد احتسب الرواتب فقط وترك المدفوعات عليك، أو تُظهر دفاترك الضريبة على أنها مدفوعة بينما يُظهر حساب IRS رصيدًا مستحقًا؛
• رسائل IRS أُرسلت إلى عنوان لا تقرأ بريده؛
• المبلغ غير المدفوع يتضمن ضريبة مقتطعة من الموظفين، وقد تصل المطالبة بها إلى أفراد.

اجمع قبل أن تتصل بـ IRS: كشوف الحساب المصرفي التي تُظهر كل سحب لضريبة الرواتب، وأي تأكيدات دفع تحمل أرقام تتبع EFT، وتقارير المزوّد الضريبية واتفاقية الخدمة (نزّلها ما دام لديك وصول)، وسجل مدفوعاتك وكشوفك لدى IRS، وكل إشعار من IRS مع تاريخه. تغطي هذه الصفحة ضريبة الرواتب الفيدرالية فقط. وقد توجد الفجوة نفسها في حسابات الرواتب والبطالة على مستوى الولاية؛ انظر التأخر في ضرائب الرواتب.

ماذا أفعل أولًا عندما ترسل IRS فاتورة أو إشعارًا؟

تواصل مع IRS وأخبرها أن مزوّد رواتب طرف في الأمر؛ ولا تنتظر المزوّد. تطلب IRS من أصحاب العمل الاتصال بالرقم المذكور في الفاتورة، أو الكتابة إلى المكتب الذي أرسلها، أو الاتصال بالرقم ⁦800-829-4933⁩ (IRS: الاستعانة بجهة خارجية في مهام الرواتب). بهذا الترتيب:

1. دوّن تاريخ الرد المطلوب في الإشعار. ولمعرفة معنى الإشعار، انظر إشعار IRS إلى عملك.
2. اطلب من IRS الحساب بحسب ربع السنة: الإقرارات المقدمة، والمدفوعات المقيّدة، والغرامات المفروضة. يمكن لممثل أن يطّلع على حسابك بالنموذج 8821، أو أن يتحدث ويتصرف نيابة عنك بالنموذج 2848.
3. سدّد الضريبة التي تأكد أنها غير مدفوعة بعد مطابقة سجلات الدفع. وإذا أظهر تأكيد دفع أن مبلغًا أُرسل إلى IRS ولا يظهر في ذلك الربع، فاتصل بـ IRS ومعك التأكيد أو رقم تتبع EFT لتحديد موضعه وتصحيح الجهة التي طُبّق عليها (المنشور 15). وسدّد الباقي من حسابك أنت. السداد يوقف مزيدًا من الغرامات والفوائد على ذلك المبلغ (IRS: غرامة عدم الإيداع)، والمبلغ الذي يبقى غير مدفوع بعد أكثر من 10 أيام من أول إشعار ينتقل إلى معدل غرامة الإيداع ⁦15%⁩.
4. أبقِ عنوانك أنت مسجلًا لدى IRS. تحذّر IRS من أن توجيهه إلى المزوّد قد يتركك غير مدرك لشؤونك الضريبية.
5. إذا بقيت الضريبة المقتطعة غير مدفوعة، فانظر قسم المسؤولية الشخصية أدناه، وهو يبيّن ما تنظر فيه IRS عند سداد دائنين آخرين أولًا.

كيف أثبت ما أودعه المزوّد وما لم يودعه؟

أكّد الترتيب أولًا. يقدّم مزوّد خدمة الرواتب أو وكيل الإبلاغ الإقرارات ويودع تحت رقم تعريف صاحب العمل (EIN) الخاص بك. أما وكيل المادة 3504 المعتمد أو CPEO فيقدم إقرارات مجمّعة ويودع تحت رقمه هو، لذلك فإن غياب إقرار أو إيداع تحت رقمك وحده لا يعني حدوث تقصير. احصل على تأكيداته، واسأل IRS كيف يعالجها حسابك قبل أن تقدم إقرارًا مرة أخرى (IRS: جدول ترتيبات الجهات الخارجية؛ IRS: عملاء CPEO).

ثم قارن ثلاثة سجلات لكل ربع سنة: ما خرج من حسابك المصرفي، وما تلقته IRS، وما قيدته IRS في حسابك.

يحتفظ EFTPS بأكثر من سنة من سجل المدفوعات على الإنترنت؛ وللمدفوعات الأقدم استخدم كشف الحساب. وإذا كان المزوّد هو من سجّلك، فلديك رقم تعريف شخصي للاستعلام (Inquiry PIN) لمراجعة الإيداعات؛ فعّله (المنشور 15). كما يعرض حساب الضرائب التجارية إشعارات IRS؛ أما الـ LLC التي تقدم إقرارها كمنشأة فردية فلا تستطيع استخدامه بعد، وتعتمد على EFTPS وخطابات IRS (IRS: حساب الضرائب التجارية).

ابنِ صفًا واحدًا لكل ربع سنة: الضريبة الظاهرة في تقارير الرواتب، والمبلغ المسحوب من حسابك المصرفي، والمبلغ الذي قيّدته IRS وفي أي تاريخ، وهل قُدّم الإقرار. الفجوة بين العمود الأول والثالث تدل على ضريبة غير مدفوعة، وتواريخ العمود الثالث هي التي تحدد الغرامات.

هل فوّت المزوّد الإقرارات ربع السنوية أم الإيداعات فقط؟

افحص الأمرين؛ فهما تقصيران مختلفان بغرامتين مختلفتين. يبيّن كشف الحساب هل قُيّد النموذج 941 لكل ربع سنة، وما المدفوعات التي قُيّدت مقابله.

يتوقف معدل غرامة عدم الإيداع على مدى تأخر وصول المال إلى IRS. والمعدلات لا تُجمع معًا.

معدلا التأخر في التقديم والتأخر في السداد مأخوذان من المنشور 15. وفي الشهر الذي ينطبق فيه المعدلان معًا، تُخفَّض غرامة التأخر في التقديم بمقدار غرامة التأخر في السداد. ويرتفع معدل التأخر في السداد إلى ⁦1%⁩ شهريًا ابتداءً من 10 أيام بعد إشعار النية بالحجز، أو قبل ذلك عند طلب السداد الفوري (⁦26 U.S.C. 6651(d)⁩). كما تسري الفوائد على الضريبة وعلى الغرامات حتى السداد.

التقصير الثالث هو إشعارات لم تصلك. تكتب IRS إلى العنوان المسجل لديها؛ وإذا كان قد غُيّر إلى عنوان المزوّد، فحدّثه بالنموذج ⁦8822-B⁩ (المنشور 15). وقد يكون النموذج 940 السنوي والنماذج ⁦W-2⁩ مفقودة أيضًا: انظر التأخر في ضرائب الرواتب وتأخر النماذج ⁦W-2⁩ و1099.

هل تستطيع IRS إلغاء الغرامات لأن المزوّد قصّر؟

أحيانًا، لكن تقصير المزوّد وحده ليس عمومًا هو السبب. تقول IRS إن الاعتماد على محترف ضرائب ليس عمومًا سببًا صالحًا، ويقول دليلها الداخلي (إرشادات لموظفي IRS، وليست قانونًا) إن واجب إجراء الإيداعات لا يمكن تفويضه (IRS: السبب المعقول؛ دليل IRS الداخلي، 20.1.1). ويقول الدليل أيضًا إن الإعفاء بسبب تأخر معالج الرواتب غير متاح، وإن ذلك شأن بين المعالج وعميله بموجب عقدهما (دليل IRS الداخلي، 20.1.4).

تبقى ثلاثة مسارات:

المساران الأولان ينظران إلى سجل حسابك، لا إلى من تسبب في التقصير. ويتطلبان:

• تقديم الإقرار نفسه في موعده عن كل ربع خلال السنوات الـ3 السابقة (12 ربعًا)، ما لم تُظهر سجلات IRS أنه لا يوجد التزام بالتقديم عن فترة ما؛ والإقرار الذي أعدته IRS عنك لا يُحتسب؛
• عدم فرض غرامة في تلك السنوات، أو غرامة أُلغيت لاحقًا لسبب معقول أو لخطأ من IRS؛
• بالنسبة لإقرارات ضرائب التوظيف، أقل من أربع حالات إعفاء من غرامة الإيداع في تلك الفترة، وأن لا تكون الغرامة ناتجة عن تجنب استخدام EFTPS.

ويتطلب الإعفاء التلقائي أيضًا تقديم الإقرار الأصلي خلال 3 سنوات من موعده (IRS: الإعفاء الإداري من الغرامة؛ التحديث الإجرائي من IRS). والربع الذي حصل على إعفاء بهذه الطريقة لا يُحتسب ربعًا نظيفًا لاحقًا، لذلك يشمل عمومًا ربعًا واحدًا في سلسلة أرباع فائتة. وللاطلاع على طريقة الطلب: انظر التأخر في ضرائب الرواتب.

يتوقف السبب المعقول على الوقائع: العناية المعتادة في إدارة العمل والحصافة، وسجل الالتزام، وسرعة معالجتك للمشكلة، وهل كان السبب خارج سيطرتك (دليل IRS الداخلي، 20.1.1). والوقائع المفيدة: متى خرج المال من حسابك المصرفي، وكيف كنت تتابع المزوّد، ومتى علمت بالتقصير، ومدى سرعة إيداعك أو تقديمك بعد ذلك. ويجب أن يتناول البيان كل إيداع فُرضت عليه غرامة بمبلغه وتاريخه، وإلا اعتبرت IRS أنه لم يُعرض سبب صالح. وحيث سحب المزوّد المال من حسابك في موعده لكنه أرسله متأخرًا، فإن الدليل يوجّه الفاحصين فعلًا إلى إجراء مراجعة للسبب المعقول (دليل IRS الداخلي، 20.1.4). وليس في أي من ذلك وعد بالإعفاء.

للطلب، اتصل بالرقم المذكور في الإشعار ومعك الإشعار والغرامة وأسبابك. والغرامة التي تُلغى تأخذ معها فوائدها، لكن لا تُلغى الضريبة ولا الفوائد على الضريبة (IRS: السبب المعقول). وإذا كنت قد دفعت الغرامة، فيجب عمومًا تقديم مطالبة الاسترداد بالنموذج 843 خلال 3 سنوات من تقديم الإقرار أو سنتان ⁦(2)⁩ من السداد، أيهما أبعد (IRS: تعليمات النموذج 843).

كيف أصحح الحساب وأسدد المستحق؟

صحّح الإقرارات المقدمة وسدّد الضريبة أولًا، لأن طلب الإعفاء يقوم على حساب صحيح. بالترتيب:

1. قدّم ما هو مفقود. قدّم النموذج 941 لأي ربع سنة لم يُقدَّم قط تحت رقمك. واستخدم النموذج ⁦941-X⁩ لتصحيح الأجور أو الضريبة في إقرار مقدّم. وإذا كان الخطأ فقط في تواريخ أو مبالغ الالتزام (الجزء 2 أو Schedule B)، فلا تقدم النموذج ⁦941-X⁩ لذلك؛ إذ يمكن لـ Schedule B معدّل أن يخفف غرامة الإيداع (IRS: تعليمات النموذج ⁦941-X⁩؛ IRS: تعليمات Schedule B). وإذا كان الإقرار صحيحًا وكانت الإيداعات فقط هي المفقودة، فلا يُعدَّل شيء: تُدفع الضريبة.
2. سدّد من حسابك أنت عبر حساب الضرائب التجارية أو EFTPS أو Direct Pay، وكلها مجانية (IRS: إيداع ضرائب التوظيف والإبلاغ عنها). تطبّق IRS الإيداع عمومًا على أحدث التزام في ربع السنة أولًا. وبعد إشعار غرامة الإيداع يمكنك تحديد كيفية تطبيق الإيداعات خلال 90 يومًا من الإشعار (المنشور 15).
3. إذا لم تستطع سداد كل شيء، فسدّد ما تستطيع وقدّم طلب خطة دفع؛ انظر خطط الدفع لديون ضريبة الأعمال. الدفعة الجزئية بلا تعليمات مكتوبة تذهب عمومًا أولًا إلى حصة صاحب العمل. ويمكن تحديد الدفعة الطوعية كتابةً، عند الدفع وللفترات المسماة، لتذهب إلى الضريبة المقتطعة (IRM 5.7.4).
4. طابق الدفاتر مع حساب IRS. الدفاتر المبنية على تقارير المزوّد قد تُظهر ضريبة على أنها مدفوعة لم تتلقها IRS قط. سوِّ التزام ضريبة الرواتب بحسب ربع السنة؛ انظر التزامات الرواتب التي لا تُغلق وقيود يومية الرواتب.
5. اطلب الإعفاء من الغرامة كما سبق.

هل أستطيع الإبلاغ عن مزوّد الرواتب، وماذا تفعل IRS بالشكوى؟

نعم. قدّم النموذج 14157، وهو شكوى ضد معدّ إقرارات. وفيه حالة «مزوّد خدمة رواتب» وشكوى «ضرائب التوظيف» لمزوّد لم يحوّل ضريبة التوظيف كاملة أو في موعدها، أو لم يعدّ الإقرارات بدقة أو في موعدها. أرفق اتفاقية الخدمة؛ ولا ترسل إقرارات أصلية ولا مدفوعات. ويقول النموذج إن التقديم يتم عبر الإنترنت على IRS.gov/SubmitATip، وتقول IRS إن شكاوى المزوّدين تحظى بمعالجة وتحقيق معجّلين (IRS: الاستعانة بجهة خارجية في الرواتب والجهات الدافعة من الغير).

الشكوى لا تصحح حسابك. أجب عن الإشعار أو اتصل بالرقم ⁦800-829-4933⁩ (IRS: سوء سلوك معدّي الإقرارات الضريبية). واسترداد المال من المزوّد مسألة تعاقدية خارج نطاق IRS.

هل تختلف منظمة صاحب العمل المهنية عن خدمة الرواتب؟

نعم. الفرق هو من يتحمل المسؤولية. تتعهد منظمة صاحب العمل المهنية المعتمدة (CPEO) بموجب عقد بأن تتولى بعض مهام ضرائب التوظيف الفيدرالية لديك أو كلها، والمنظمة المعتمدة وحدها هي التي تنقل المسؤولية عنك، وعمومًا لموظفي موقع العمل لديها فقط (IRS: جدول ترتيبات الجهات الخارجية؛ IRS: عملاء CPEO).

منظمة صاحب العمل المهنية غير المدرجة في قائمة IRS للمنظمات المعتمدة خارج قاعدة CPEO، فلا تفترض أنها تتحمل المسؤولية (IRS: عملاء CPEO؛ ⁦26 U.S.C. 3511⁩).

هل أنا مسؤول شخصيًا عن الضريبة غير المدفوعة؟

يتوقف ذلك على هيكل المنشأة ومن كان يتحكم بالأموال. يمكن أن تصل المطالبة إلى الأفراد بطريقتين.

بصفة صاحب العمل. صاحب المنشأة الفردية يدين بضريبة التوظيف شخصيًا. والـ LLC بعضو واحد كيان منفصل لأغراض ضريبة التوظيف، فتدين بها الـ LLC لا المالك مباشرة. والشركاء العامون يدينون عمومًا بديون الشراكة بموجب قانون الولاية، وقد تختلف الشراكة بمسؤولية محدودة (دليل IRS الداخلي، 5.17.7؛ IRS: الـ LLC بعضو واحد).

بموجب غرامة استرداد ضريبة الأمانة. إذا لم تستطع IRS تحصيل الضريبة المقتطعة غير المدفوعة من المنشأة فورًا، فقد يدين الشخص المسؤول الذي يتخلف عمدًا عن تحصيلها أو دفعها بمبلغ ⁦100%⁩ من ضريبة الأمانة غير المدفوعة (⁦26 U.S.C. 6672⁩)؛ وهي ضريبة الدخل المقتطعة مضافًا إليها حصة الموظفين من الضمان الاجتماعي وMedicare. أما حصة صاحب العمل نفسه فليست جزءًا منها. وتدرج IRS مزوّد الرواتب والمسؤولين فيه ضمن من يمكن أن يكونوا مسؤولين (IRS: غرامة استرداد ضريبة الأمانة). ومن يُعد مسؤولًا ومعنى التعمد مشروحان في غرامة استرداد ضريبة الأمانة.

بالنسبة للمالك الذي يعلم أن المزوّد لم يودع، فإن ما يحدث بعد ذلك هو الأهم. استخدام الأموال المتاحة لسداد دائنين آخرين عندما لا تستطيع المنشأة دفع الضريبة مؤشر على التعمد، ويعدّ الإشعار 784 دفع صافي الرواتب بدلًا من الضريبة من ذلك (IRS: الإشعار 784). وتقترح IRS الغرامة بخطاب. ولديك 60 يومًا من تاريخ الخطاب للاستئناف، أو 75 يومًا إذا كان موجّهًا إلى عنوان خارج الولايات المتحدة. وبعد التقدير يمكنها تسجيل رهن أو الحجز على أصول شخصية. ولديها عمومًا 3 سنوات من 15 أبريل من السنة التالية، أو من تاريخ التقديم إن كان أبعد، لتقدير الغرامة، ولا حد زمنيًا ما دام إقرار الفترة غير مقدَّم (IRM 5.7.3).

كيف أتحقق من الإيداعات بنفسي من الآن؟

تحقق منها بنفسك؛ ولا تعتمد على تقرير المزوّد.

1. سجّل في EFTPS تحت رقم EIN الخاص بك، أو استخدم حساب الضرائب التجارية. وفعّل رقم الاستعلام الشخصي (Inquiry PIN) إذا كان المزوّد هو من سجّلك.
2. بعد كل دورة رواتب، تأكد من وجود دفعة بالمبلغ الصحيح بحلول موعد الإيداع. وتصف IRS أول دفعة فائتة أو متأخرة بأنها علامة تحذير (IRS: الاستعانة بجهة خارجية في مهام الرواتب).
3. قبل تقديم كل نموذج 941، قارن إجمالي الضرائب بعد التعديلات والائتمانات غير القابلة للاسترداد (السطر 12) بإجمالي الإيداعات للربع (السطر 13)، وقد يتضمن دفعة زائدة مطبّقة من ربع سابق، وبسجل مدفوعاتك لدى IRS؛ وتحقق من أن تواريخ الالتزام (الجزء 2 أو Schedule B) تطابق تواريخ دفع الرواتب (IRS: تعليمات النموذج 941؛ IRS: تعليمات Schedule B).
4. مع منظمة صاحب العمل المهنية المعتمدة (CPEO)، تُودع المبالغ تحت رقم المنظمة ولا يستطيع عملاؤها رؤيتها في EFTPS؛ اطلب من CPEO إثباتًا (IRS: عملاء CPEO).

عند الانتقال إلى مزوّد جديد، انظر تغيير مزوّد الرواتب.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ والمبالغ بالدولار الأمريكي.

ربعان من السحب بلا إيداعات

سحبت شركة رواتب تابعة لـ LLC لمطعم 9,000 دولار كل ربع سنة من حسابها المصرفي للضريبة، لكنها لم تودع شيئًا لمدة ربعين. تطالب IRS بـ 18,000 دولار مع الغرامات. تثبت السحوبات المصرفية أن المال خرج؛ وحساب IRS وحده يبيّن هل وصل منه شيء، وتدين الـ LLC بكل ما لم يُدفع. افترض أن 6,000 دولار من كل 9,000 دولار في الربع اقتُطعت من الموظفين. إذا لم تستطع الـ LLC السداد، فيمكن لـ IRS أن تقدّر غرامة استرداد ضريبة الأمانة على شخص تراه مسؤولًا ومتعمدًا؛ ويُقاس المبلغ بالجزء المقتطع، أي 12,000 دولار. أما حصة صاحب العمل، 6,000 دولار، فتبقى على الـ LLC.

اشتراك انتهى

انتهى اشتراك شركة صغيرة في خدمة الرواتب في مارس، وظن المالك أن الضرائب ما زالت تُقدَّم. ولم يحدث إقرار الربع الثاني ولا إيداعاته. قدّمت الشركة الإقرار المفقود، وأودعت الضريبة من حسابها، وطلبت الإعفاء من الغرامة. لا تقبل IRS عمومًا الاعتماد على شخص آخر في التقديم والإيداع سببًا معقولًا، لذلك قد يتوقف الإعفاء على سجل الشركة في السنوات الثلاث السابقة، إن كانت مؤهلة أصلًا للمسارات الإدارية.

إيداع تأخر 20 يومًا

وصل إيداع بقيمة 6,000 دولار إلى IRS متأخرًا 20 يومًا. هذا أكثر من 15 يومًا، فتكون غرامة عدم الإيداع ⁦10%⁩، أي 600 دولار، إضافة إلى الفوائد. تطلب الشركة الإعفاء بالهاتف، أو بالنموذج 843 مع التواريخ كتابةً، وتُرفق كشف الحساب المصرفي الذي يبيّن متى خرج المال من حسابها.

الحال مختلف عندك؟

• فاتورة من IRS عن ضريبة كان على مزوّد دفعها، ولا تعرف أي الأرباع أُودعت، أو يشمل الأمر أكثر من ربع سنة: ما دُفع وما استُحق في كل ربع، وهل تطلب الإعفاء من الغرامة وعلى أي أساس، يتوقف على سجلات تُعاد بناؤها ربعًا بربع. انظر مساعدة مسك الدفاتر.
• دفاترك تُظهر ضريبة الرواتب مدفوعة بينما تُظهر IRS رصيدًا مستحقًا، أو أغلق المزوّد ولم يترك تقارير: يجب إعادة بناء كل ربع سنة من كشوف الحساب المصرفي وكشوف IRS، لا من تقارير المزوّد. انظر مساعدة مسك الدفاتر والتزامات الرواتب التي لا تُغلق.
• ضابط تحصيل يريد مقابلتك، أو تقترح IRS غرامة شخصية: انظر غرامة استرداد ضريبة الأمانة.
• الرصيد أكبر مما يستطيع العمل سداده: انظر خطط الدفع لديون ضريبة الأعمال.
• فاتتك إيداعات أو إقرارات لأسباب غير المزوّد: انظر التأخر في ضرائب الرواتب.
• مسؤول مسك الدفاتر أو المحاسب لديك تسبب في الغرامة: انظر أخطاء مسؤول مسك الدفاتر ومن يدفع الغرامات.
• دورة رواتب نفسها كانت خاطئة: انظر تصحيح خطأ في الرواتب.