补做丢失或缺失的里程日志：IRS 认可哪些证明

我从来没记过里程日志，或日志丢了，还能扣除商务里程吗？

可以，但必须有每一趟行程的证明：日期、里程和商务目的，以及车辆全年的总里程。联邦法律规定，除非您用充分的记录，或用足以佐证您本人声明的证据来举证，否则汽车费用一概不予扣除（26 U.S.C. 274(d)）。IRS 把汽车列入需要这种额外证明的一小批项目之中（税务程序 2019-46，第 2.03 节）。凡是申请这项扣除的纳税人都适用，包括拥有该车辆的公司。

没有日志，就少了最容易使用的证明。如果还有其他证据，仍然可以支持您的申报。猜测填补不了这个缺口：条例规定，扣除不能建立在估算或纳税人没有佐证的陈述之上，它也取代了法院以前对明显发生过的费用进行估算的做法（26 CFR 1.274-5T(a)；第 463 号出版物）。

您现在写出来的日志，不是当时做的记录。它算作您本人的声明，每一项内容都需要佐证：带日期的文件，或了解事实的其他人的详细陈述。没有佐证的回忆是不够的。

出现以下情况，事情就不简单：

• 不止一年没有日志，因为每个报税年度都需要各自的证明；
• IRS 通知或您的报税人员正在要求提供日志；
• 申报的里程远远超出任何文件能够证明的数量，或者与里程表读数不符；
• 涉及公司、合伙企业或第二位司机；
• 存放数据的应用或手机已经没有了。

如果其中任何一条符合您的情况，最后一节“您的情况不同？”会告诉您下一步该去哪里。

请先准备好：日历、带地址的发票或工单、平台的行程汇总、带有里程表读数的保养和检验记录、加油、过路费和停车收据、客户的邮件或短信、已提交的税表，以及任何 IRS 通知。

IRS 认可哪些证明来支持商务里程？

IRS 接受两种方式：充分的记录，或者您本人的详细声明加上其他证据的佐证。对于汽车，条例列出了需要证明的内容：每次商务用车的里程、日期、商务目的，以及车辆全年的总使用量。第 463 号出版物还增加了商务目的地（26 CFR 1.274-5T(b)）。日志必须逐项写明哪些内容，见 里程日志要求指南。如果您确实记过日志、但不完整，在您已经基本符合充分记录规则的情况下，条例允许 IRS 就某一项内容接受其他证据；您的情况是否符合，由 IRS 决定（26 CFR 1.274-5T(c)(2)(v)）。

在第二种方式下，关于用车日期、地点或用量的证据必须是直接证据，例如另一位证人的详细书面声明或口头证词，或者收据和已付账单之类的文件证据。商务目的的证据可以是间接证据（26 CFR 1.274-5T(c)(3)）。第 463 号出版物以送货工作为例：工作的性质是汽车用于商务的间接证据，而送货发票则证明了是在什么时候。

为什么当时做的里程日志，比事后重建的日志更有分量？

条例指出，在行程当时或接近当时做的记录，如果有足够的文件证据支持，就具有很高的可信度，这是事后的声明所没有的，因为人们事后无法准确回忆细节。并不要求日志必须是即时记录的，每周为当周的用车情况记一次日志，也算是在当时或接近当时做的（26 CFR 1.274-5T(c)；第 463 号出版物）。

事后做的声明想要分量相当，需要有力的支持。书面证据比口头证据更有分量，而且越接近行程发生的时间，分量越大。因此在重建的日志中，行程当时形成的文件，以及书面证据总体上，很可能比事后写的笔记更有分量。

事后补做里程日志，可以用哪些资料？

使用带日期、能说明车辆在何时何地的记录，以及带日期的里程表读数来确定全年总里程。IRS 的来源列出了收据、已付账单、送货发票，以及了解事实的人的书面声明。除了下文的记录毁损规则，以及一条仅适用于特殊情况的窄规则（情况本身使得无法取得更完整的证据，见 26 CFR 1.274-5T(c)(4)）之外，这些来源没有介绍任何经批准的日志重建方法。它们没有提到日历、平台历史记录或位置数据，也没有说明这些是否算数，或者各自有多大分量。

建立清单的方法：

1. 确定里程表读数。 找出年初和年末附近带日期的读数。两者之差就是车辆的总里程。如果任何一端缺少读数，就用最接近的带日期读数，并把全年总里程标为估算；如果总里程您无法证明，在报税或回复通知之前，最好先寻求帮助。
2. 列出证据能证明的每一趟行程。 每趟行程占一行，而不是每份文件占一行：日期、起点、目的地、目的。同一趟行程的所有文件都对应到一行。一次往返，或一连串不间断的商务停靠点，可以算一行；每一段实际行驶的路程只计算一次（26 CFR 1.274-5T(c)(6)(i)(C)；第 463 号出版物）。
3. 用同一种方法测量每趟行程。 核对证据是否表明车辆在那一天去了那个地方。里程是您自己测量的，所以请写下您是怎么测量的。
4. 在每一行写明来源，即能够证实它的一份文件或一位证人，并把这些文件或声明与清单一起保存。没有来源的行就是估算。
5. 有文件佐证的行和估算的行分别合计，绝不要把估算的里程当作有证明的里程来申报。
6. 把有文件佐证的合计与税表上申报的数字比较。 如果您还没有报税，有文件佐证的合计就是证据所支持的数字。如果已经报税，两者的差额就是面临风险的部分。

重建的里程日志模板是什么样的？

重建的日志看起来和普通日志一样，只多了两列：每一行的来源，以及该行是有文件佐证还是估算。第 463 号出版物印有一份每日日志样本，含日期、目的地、商务目的、里程表起止读数和本趟行程的里程（表 5-2）。

举个填好的行为例：3/14，商店到 212 Oak St，修理暖炉，18 英里（地图测算，往返），发票 1041，有文件佐证。

请把整份清单标明它是什么：“重建于”真实的日期、它涵盖的期间，以及使用的来源。IRS 的来源没有给出标注规则。它们对待事后的声明与当时做的记录有所不同，所以一份写明何时、如何做成的清单，较不容易被误认为不是事后做的。

重建里程日志时，绝对不能做什么？

绝对不要这样做：

• 倒填清单的日期，或把行程写得像是当天记下的。把事后做的清单冒充成当时的记录，是虚假的。如果 IRS 认定少缴税款的一部分是由欺诈造成的，罚款为欺诈所致部分的 75%，而且全部少缴税款都视为欺诈，除非您能证明其中某一部分不是（26 U.S.C. 6663）。
• 用整数填补空白，例如每个星期二都写同样的距离。第 463 号出版物指出，您不能扣除自己估算或估计的金额。
• 为了凑够税表上的里程而添加行程。 税表上的数字不会让一趟行程变成真的。
• 不核实就把通勤算进去。 家与固定工作地点之间的行程，通常属于个人用途。也有例外，里程日志要求指南讲了这些例外。

Schedule C 的第四部分（或者如果您必须填 4562 表，则是该表的第五部分）会问您是否有证据支持这项扣除，以及这些证据是否是书面的（Schedule C；4562 表；26 CFR 1.274-5T(d)）。请根据您实际拥有的资料回答。从今天起，请在每趟行程当时或接近当时就记日志，并在年末导出一份副本：电子系统必须能够检索并以清晰可读的形式再现您的记录（第 583 号出版物）。

我的应用删除了我的数据，或者手机坏了：记录毁损规则适用吗？

只有当损失是您无法控制的，例如火灾、水灾或其他灾害，才适用。条例和第 463 号出版物都没有说明应用账号被删除或手机损坏是否算数。当充分的记录因纳税人无法控制的情况而丢失，例如因火灾、水灾、地震或其他灾害而毁损，纳税人有权通过合理的重建来为扣除举证（26 CFR 1.274-5T(c)(5)）。第 463 号出版物描述了同样的救济，并列出了火灾、水灾和其他灾害（第 463 号出版物）。

有三个限制要注意：

• 它们列出的是灾害。 它们没有说明账号被删、手机故障或订阅到期是否算数。您必须证明这项损失是您无法控制的。
• 这条规则涵盖的是曾经存在的记录。 对于从来没有记过的日志，它帮不上忙。
• 它允许合理重建。 它们没有定义什么叫“合理”。请根据上面带日期的记录来重建，而不要凭记忆。

首先弄清数据能否恢复：向应用或平台申请导出，查看电子邮件和云备份，并向以前的报税人员询问有没有副本。请保存发生了什么的证明：日期、原因、与应用客服的往来信息，以及任何维修或更换的记录。

我能记录一年中的一部分，然后用于全年吗？

可以，前提是记录的那些时段是充分的记录，并且有其他证据表明它们能代表全年的情况，雇主提供的、可供多名员工使用的车辆除外。这称为抽样（26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii)；第 463 号出版物）。

第 463 号出版物的例子，是每月第一周记录一次，并有发票和账单证明后几周的商务用车比例保持不变。条例给出了相反的情形：一位销售人员每月第四周都是送货周，与其他三周不同。这一周不能代表这个月，所以不能用来支持全年的数字。

有五项限制：

• 一年中任何一段时间内提供给多名员工使用的雇主车辆，不能用抽样来举证（26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii)(B)）。
• 每个记录的时段本身必须是在当时或接近当时做的记录。事后凭记忆补写的一周不算样本。
• 必须有其他证据表明记录的时段具有代表性。发票、账单和稳定的工作模式可以做到这一点；旺季则不行。
• 条例和第 463 号出版物说的是同一纳税年度之内的时段。两者都没有说一个年度的日志可以代替没有日志的另一个年度。
• 抽样得出的是商务用车的比例。您仍然需要根据里程表读数得出全年的总里程。

如果我用标准里程费率，还需要里程日志吗？

您仍然需要证明您的商务里程，但不一定需要当时记的日志：当时做的记录是一条路，您本人的详细声明加佐证是另一条路。标准里程费率替代的是车辆运营成本的记录，而不是您为商务驾驶了多远的证明。扣除额等于费率乘以商务里程，而且里程仍然必须按第 274(d) 条举证（税务程序 2019-46，第 2.03 节和第 4.01 节；第 510 号专题）。

本页涵盖的这一年里，商务费率有变化。1 月至 6 月行驶的里程，每英里按 每英里 72.5 美分 计算，7 月至 12 月行驶的里程，每英里按 每英里 76 美分 计算。更早年度的费率见同一个 IRS 页面，所以请使用每趟行程所属年度的费率。每一英里您无法证明，扣除额就会少掉一英里对应的费率金额。费率涵盖什么，见 标准里程费率还是实际费用；日志必须写明什么，见 里程日志要求指南。

我的里程扣除被否决了：会有什么代价？我能怎么办？

被否决的里程会增加税款。IRS 还可能加收利息，以及与准确性相关的罚款，罚款为因疏忽、无视规则或严重少报而造成的少缴税款的 20%（IRS：与准确性相关的罚款）。多年没有日志就申报，意味着有多项各自独立的风险，每一年都有各自的时效：IRS 通常有自您提交税表之日（如果提早提交，则为原定截止日）起 3 年 的时间来核定更多税款，欺诈或其他事实可以取消或延长这一期限（26 U.S.C. 6501；IRS：IRS 可以核定税款的期限）。审查可以追溯多久、可能要付出什么代价，见 IRS 审计指南。

如果您的税表被审查，IRS 可能要求提供更多信息，以确认您的记录、声明和文件准确可靠（第 463 号出版物）。重建的清单作为您的声明提交，并附上背后的文件。如果您已经看出所申报的里程无法证明，请见 因业务费用错误而更正税表。如果您收到了通知，请按通知中的回复说明和期限办理（IRS：与准确性相关的罚款）。如果账单金额超出您一次能付清的范围，未付余额上的利息和每月的逾期付款罚款会继续累积，IRS 提供短期计划（180 天或更短）和长期的按月付款计划（IRS：付款计划）。

示例

这些示例使用美元和取整的示意数字。

应用丢失了两年数据的网约车司机

一位司机的两年税表各申报了 14,000 英里的商务里程。应用里的数据已经没有了。从司机账号下载的平台行程汇总，显示了每趟行程的日期、上车点和下车点，而保养发票提供了每年年初和年末的里程表读数。司机用同样的方法测量列出的每趟行程，再把各行加总。平台里程哪些算数，见 网约车司机指南。

重建的清单显示有文件佐证的里程为 19,000 英里，并把其余 9,000 英里标为估算，而不是记录。按示意的每英里 65 美分计算（实际费率因年度而异），9,000 英里无法证明的里程，意味着约有 $5,850 的扣除面临风险。这些里程是据理力争，还是更正或放弃，取决于还有什么其他证据，以及哪些年度仍然可以被审查。

只有一辆货车、没有日志的电工

一位电工没有日志。带日期的工作记录和 190 张发票，证明了 190 趟各自独立的行程，每趟都是从店里到工地再返回，没有重复或合并的路线。用同样的方法测量，这 190 趟行程共 6,840 英里。保养记录显示这辆货车全年的总里程为 12,000 英里。清单支持 6,840 英里的商务里程，商务占比为 57%。其余 5,160 英里属于个人用途，或者没有文件佐证。这份清单的标题是“根据发票重建于”真实日期，每一行都写明发票号码。没有发票的去建材批发店购货行程，除非有收据显示日期和地点，否则不列入清单。从家里出发的行程会引出通勤问题，见 里程日志要求指南。

现在才开始记日志的承包商

一位承包商上半年没有日志，7 月开始记录，涵盖每个月的第一周。记录的几周显示，总里程 1,200 英里中有 900 英里是商务里程，商务占比 75%。发票显示其他几周的工作模式相同。这符合第 463 号出版物中的抽样模式，适用于实际记录了日志的月份。里程表显示 7 月至 12 月共行驶 6,000 英里。如果记录的几周具有代表性，这个比例将支持这六个月最多 4,500 英里的商务里程（6,000 的 75%）。至于 1 月至 6 月，日志本身什么也证明不了。只有当带日期的发票之类的其他证据表明记录的几周对这几个月具有代表性时，抽样规则才适用于这几个月，而且条例中的示例都是从较早的样本推到较晚的几周，而不是反过来。

您的情况不同？

• IRS 通知或您的报税人员要求您提供一份您没有的日志，您的应用数据已经丢失，或者多年的里程在没有日志的情况下被申报： 哪些年度面临风险、能如实整理出哪些证据，以及是更正税表、回复通知还是改变里程的记录方式，取决于一份清单所无法确定的事实。请通过 记账帮助整理证据，并为今后的年度建立记录。
• IRS 已经开始审计，或者您想更正已提交的税表： 请见 IRS 审计指南、Schedule C 上哪些费用会被质疑和 因业务费用错误而更正税表。
• 有整年的税表从未提交： 请见 补报未提交的税表和 未报税年度的 Schedule C 费用。
• 您为网约车或送货平台开车： 请见 网约车和送货司机的扣除。
• 其他收据也丢了，或者账簿落后，而不只是里程的问题： 请见 丢失的业务费用收据和 补做逾期账簿，并获取 记账帮助。
• 车辆属于 LLC 或 S 公司，或者由公司向您报销里程费： 公司的扣除需要同样的证明。按报销制度（accountable plan）报销，需要在合理的时间内报账，所以在行程过去很久之后才做出的清单可能不符合要求，不符合制度规则的报销款要按工资申报（第 463 号出版物，第 6 章）。请见 通过企业购买车辆和 报销业主费用。
• 您开的是特制的工作车辆： 合格的非个人用途车辆不适用日志规则，这类车辆因其性质，不太可能被用于超过微量的个人用途（26 U.S.C. 274(d) 和 (i)）。除非经过特殊改装，日志规则一般适用于任何皮卡或厢式车（26 CFR 1.274-5(k)(8)）。普通的皮卡、厢式车或轿车不符合条件。
• 您在加拿大报税： 规则不同；请见 应对 CRA 审查的行车日志指南。