CRA 行车日志：全年记录还是三个月抽样

CRA 的行车日志必须写明什么？

CRA 的行车日志（里程记录）逐趟列出每一次经营行程的日期、目的地、事由和公里数，并记录会计期间开始和结束时的里程表读数。CRA 把全年如实记录的经营行程日志，视为经营用途最有力的证据（CRA：机动车费用）。车辆费用只有在合理并且有收据时才可以扣除（CRA：机动车记录）。

做满一整年记录之后，以后各年可以改用三个月抽样（见下文）。没有日志的话，申报只能靠其他还留得住的记录；如果 CRA 已经来函要求，请见从来没做过行车日志怎么办。

如果车辆是租来的、共同拥有的、配偶或公司名下的，家人也开这辆车，一部分行驶是家和固定工作地点之间的往返，或者往年没有日志就申报了，那么这样的申报就不简单。下文逐一说明这些情况。开始之前，请备齐里程表读数、行程记录，以及燃料、保险、租赁和维修的收据。

我必须全年记录每一趟行程吗？

不必每年都记，但第一年需要完整的日志。CRA 允许企业为一辆车做满一个完整年度的日志，以确定该车经营使用的基准年度（CRA：机动车记录）。只有过了这一年，三个月的抽样才可以代替完整的日志。

CRA 把基准年度与这辆车自身的正常使用联系在一起，并要求每辆车单独一份记录，所以后来买的车没有自己的基准年度。基准年度是一段 12 个月的期间；CRA 的网页没有说它必须与会计年度一致。

三个月抽样怎么算？结果必须落在什么范围内？

过了基准年度之后，请完整记录三个月的日志，再根据这几个月与基准年度同月份相比的情况，调整基准年度的全年经营使用。如果结果与基准年度的全年数字相差在 10% 以内，并且没有其他证据与之矛盾，就会被接受（CRA：机动车记录）。

CRA 的公式：

（抽样月份的经营使用 ÷ 基准年度同月份的经营使用）× 基准年度全年的经营使用 = 计算出的全年经营使用

1. 记录三个抽样月份里的每一趟经营行程，以及这几个月行驶的总公里数（开始和结束时的里程表读数可以算出），以便算出经营比例。
2. 从基准年度的日志中，读出同样三个月的经营比例。
3. 套用公式，算出全年的经营使用。
4. 把它与基准年度的全年数字比较。在范围之内，就按计算出的数字申报这一年。
5. 检查基准年度是否仍然反映这辆车的正常用法。CRA 说，企业必须能够证明这一点。

CRA 没有界定“在 10% 以内”是什么意思。它自己的计算示例（见下面的示例）把它当作在基准年度全年数字上加减的百分点，而不是该数字的十分之一。该网页也没有说这三个月是否必须连续，或者应该选哪几个月；它的示例用的是 4 月到 6 月。

什么时候必须重新做一整年的日志？

当计算出的全年使用超出允许范围时，CRA 建议考虑重新确定一个 12 个月的基准年度。这时，基准年度已不能作为后一年的可靠依据，抽样只能支持它所涵盖的那三个月。CRA 说，那一年的其余时间需要实际的行程记录“或替代记录”，而且从未界定第二个词，所以它的网页没有任何地方保证：低于日志标准的东西会被接受（CRA：机动车记录）。

CRA 还要求企业证明基准年度仍然反映正常使用；新的工作区域，或第二辆车接手了大部分行驶，都会使这一点受到怀疑。它的网页没有说明换新车会怎样；新车没有自己的基准年度。

经营公里数怎样变成汽油、保险、维修、租赁、利息和 CCA 的扣除？

经营比例是经营公里数 ÷ 总公里数，用在当年的车辆费用上。资本成本折旧扣除（CCA）也按同样的方式分摊（CRA：财产的个人使用）。自雇人士按实际费用和这个比例计算；按公里计算的补贴标准请见通过公司或自己的生意买车。

这些费用在 CRA 的可扣除车辆费用清单上。上限来自第 67.2 条、第 67.3 条和条例第 7307 条，现行金额见财政部公告。CRA 自己的示例先套用利息上限，再取经营比例。在 T2125 表上，图表 A 要求填写您的经营公里数和总公里数，其合计填在第 4 部分第 9281 行；CCA 填在第 4 部分第 9936 行（T2125 表；T4002 指南）。

乘用车的资本成本在计算 CCA 时也有上限；上限数额和汽车的 CCA 怎么算，请见资本成本折旧扣除，电动车另有自己的限额，请见电动车的税务扣除。这些上限适用于乘用车，一般指除驾驶员外座位不超过八人的车辆（CRA：车辆类型）。厢式货车或皮卡是不是乘用车，要看它有多大比例的使用是为赚取收入而运送货物、设备或乘客。您的日志就是证明这一点的依据；具体测试请见通过公司或自己的生意买车。

如果您注册了 GST/HST，车辆费用中的税款是另外一项申请；请见 GST/HST 申报与进项税抵免。

除了里程日志，我还需要汽油收据吗？

需要，两样都要。日志证明经营比例，收据证明这辆车花了多少钱。CRA 只允许合理并且有收据支持的车辆费用（CRA：机动车费用）。抽样日志确定的是百分比，但这个百分比所适用的费用，仍然需要全年的收据。收据必须载明什么，请见 CRA 对收据的要求。

把整辆车都当作经营用途申报，会引起怀疑吗？

CRA 的车辆网页没有把任何经营使用百分比点名为会引起怀疑的情形。只有在记录显示每一公里都是为赚取经营收入而行驶时，才允许申报每一公里都是经营用途。

税法把举证责任放在申报本身，而不是某个百分比上。经营费用必须是为赚取收入而支出或发生的，个人和生活开支不可扣除（第 18 条）。只有支出中合理的部分才算数（第 67 条）。CRA 接受抽样结果，除非有其他证据与之矛盾，所以关键是矛盾的证据。

用里程表检验您的申报。行程日志中的公里数必须与里程表上该期间的总数相符。任何差额，要么是个人行驶，例如办事、周末或家人使用，要么是日志里漏记的经营行驶。申报全部为经营用途，不能留下任何差额，所以每一公里都必须在日志里。

差额也可能来自家和固定营业地点之间的路程。CRA 关于自雇人士车辆的网页，只对农场主和渔民谈到了回家的路程：如果您不住在农场，从农场回家的路程不是经营行程；如果家是您的主要营业地点，开车去渔船则算（CRA：机动车费用）。对员工的公司配车，CRA 一般把家和固定工作地点之间的行程视为个人用途（CRA：雇主提供的汽车）。两者指向同一个方向：从家到另一个固定工作地点的路程一般属于个人用途，只有家是您的主要营业地点时才算经营。请把这类行程单独记录，并先请专业人士复核，再把它计入经营；请见通过公司或自己的生意买车。

CRA 没有公布引发审计的清单。它说，自己的风险评估系统会标出不合规风险高的税表，再由审计人员决定是否需要审计（CRA：企业审计）；请见哪些情况会引发 CRA 审计。

如果车不是我的：租来的、共同拥有的、配偶的或借来的，怎么办？

租来的车和共同拥有的车，CRA 的网页有规定；配偶的车或借来的车，没有规定。

对最后一行，《所得税法》只允许扣除纳税人为赚取经营收入而支出或发生的费用。它允许对纳税人自己的资本成本申报资本成本折旧扣除，也允许扣除纳税人自己有法律义务偿还的借款的利息（第 20 条），所以这两项取决于车的所有人和为买车借款的人。您为别人的车付的燃料费或维修费是否符合这个测试，要看具体事实：车是谁的、其他费用谁来付、谁在开、怎样使用。请保存日志和收据；在申报之前，这些事实值得先请专业人士确认。

如果车是我的公司名下的，我的行车日志为什么还重要？

公司拥有一辆您也用于个人用途的车，应当记录经营和个人的公里数，因为有车可供个人使用，对您来说一般是应税福利，而日志用来衡量个人用途的公里数，并决定这项福利能否减少。CRA 关于雇主汽车的网页说，使用雇主所有车辆的员工，必须保存一份显示经营和个人公里数的行程日志，并把副本交给雇主，同样的规则可能适用于股东或股东的关联人士（CRA：雇主提供的汽车）。

• 减免的备用车辆费用，除其他条件外，要求行驶距离中用于工作的部分超过 50%，日志就是证明这一点的方式。
• 可选的营运成本方式，适用于员工主要为工作而使用该车，并在年底前书面通知公司将采用这一方式的情形（CRA：雇主提供的汽车）。日志显示的是工作用途。
• 没有记录： 公司仍然必须能够合理说明经营和个人用途的划分（CRA：雇主提供的汽车）。
• 公司改为按公里为您自己的车付补贴： 没有经营公里数的记录时，补贴或报销一般要纳税（CRA：汽车补贴）。

CRA 的机动车记录网页放在独资经营和合伙企业的栏目下，CRA 的网页也没有给公司自己的扣除另定行车日志规则，但是第 230 条要求每一位经营业务的人，保存能够确定税款的记录。车应该归谁所有、福利和减免的备用车辆费用怎么算，请见通过公司或自己的生意买车。

行车日志和收据要保存多久？

行程日志、抽样日志和收据，要从相关的最后一个纳税年度年末起保存 六年；基准年度的日志，要从它最后一次被用来确定经营使用的纳税年度年末起保存 六年。之后的每一次抽样都以基准年度为依据，所以这份日志的保存期，可能比它所属的那一年长得多。

逾期报税，以及未了结的异议或税务法院上诉，会改变保存期的起算：未按时提交的税表，六年 从提交当天起算；有未了结的异议或上诉时，记录要保存到上诉期限过去或上诉结束为止。电子记录必须在同样的期间内保持可读的电子格式（第 230 条；CRA：机动车记录）。其他记录请见企业记录要保存多久。

示例

以下示例仅作说明，所有金额均为加元。

安大略省承包商：基准年度、一次抽样，然后一次落空

一位承包商在第 1 年记录了每一趟行程。各季度的经营使用是 52%、46%、39% 和 67%。CRA 的示例给出全年为 49%；这不是各季度的简单平均数（51%），所以各季度的公里数一定不同。4 月到 6 月是 46%。每年的运营费用是 C$8,000。

第 1 年和第 2 年按 CRA 自己的计算示例，范围是 49% 上下各 10 个百分点。到了第 3 年，基准年度已不再适用，所以其余九个月需要实际的行程记录，或 CRA 没有界定的其他记录，而且 CRA 建议考虑重新做一份 12 个月的日志。

阿尔伯塔省的老板兼经理人和公司的 SUV

一家公司拥有一辆 SUV，它的老板开着去客户现场，周末也带家人用。没有做过日志。公司仍然必须能够说明经营和个人的划分，而没有日志，只能依靠其他剩下的记录。这时的问题，不只是公司的车辆扣除，还涉及老板的应税福利；要求经营行驶超过 50% 的减免备用车辆费用，也成了问题。

使用配偶的车的卑诗省设计师

一位自雇的设计师开配偶的车去拜访客户，并自己付燃料费。CRA 的网页涉及租来的车和共同拥有的车，没有涉及这种情形。她可以保存行程记录、里程表读数和燃料收据，但她能不能申报、能申报多少，要看车是谁的、其他费用谁来付，以及怎样使用。在她报税之前，这些事实值得先请专业人士确认。

您的情况不同？

• 您的车辆申报金额很大，往年没有日志，车是配偶的或借来的，或者您的公司为一辆您也用于个人用途的车付费： 您能证明的经营使用比例、是否需要一个完整的基准年度，以及往年的申报怎么处理，都需要拿着记录来定。请就日志、收据和账目找记账服务。
• CRA 要求提供一份并不存在的日志： 请见从来没做过行车日志怎么办和 CRA 审查与审计。如果回复所依据的记录薄弱，请在寄出之前，先找记账服务帮您整理。
• 车应该归谁所有，或者您的公司按公里付补贴： 请见通过公司或自己的生意买车。
• 审计发现公司车辆有个人使用： 请见审计中发现的股东福利。
• 您为网约车或送货平台开车： 请见网约车和送货司机的费用。
• 您用贷款买了车，或把个人用车转入了企业： 请见记录购车和贷款和资本成本折旧扣除。
• 车是电动车： 请见电动车的税务扣除。
• 收据缺失或不够充分： 请见 CRA 对收据的要求和没有收据的经营费用。
• 您住在魁北克： 您还要提交魁北克的税表，魁北克的规则和数字由魁北克税务局制定。本文只涵盖联邦规则。