出租房押金怎么记账：负债还是收入？

租客的押金，在我收到时算收入吗？

如果您打算在租约结束时把押金退给租客，或者可能必须退还，那么收到押金时它不是租金收入。您留下这笔钱的那一年，它才变成收入。如果租约写明这笔钱用作最后一个月的租金，它就是预付租金，收到时即算收入（第 527 号出版物；第 414 号专题）。记账时，把可退还的押金记为负债：借记银行存款，贷记“应退租客押金”，不要记入租金收入。

IRS 说明了押金何时算收入，但没有规定用哪个会计科目。按下文把押金记为负债，是让账簿与这项规则保持一致的记账做法。如果把押金记成租金，收到时收入就被高估，日后退款又会被误记成一笔费用。如果押金混在您自己的账户里，还可能违反州法关于押金存放的规定，账簿也无法显示您欠每位租客多少钱。

出现以下情况，押金的处理就不简单：

• 租约把这笔钱称为“最后一个月租金”，或写明可以用来抵最后的租金；
• 租客搬走时欠租或造成损坏，您留下了一部分押金；
• 押金存入了您自己的账户，或在以往年度被记成租金，报税前需要重新整理多份租约或多个年度；
• 押金是以现金或转账方式支付的，没有租约或收据；
• 物业经理代管押金，或您卖出了带租客的出租房；
• 出租房由实体持有。未选择按公司纳税的单一成员 LLC，一般并入所有人的税表，出租房填在 Schedule E（IRS），所以本文适用。第 527 号出版物和第 414 号专题针对的是个人房东，如果出租房由合伙企业（包括两位所有人的 LLC）或公司持有，请向报税人员确认各项如何申报。另见出租房 LLC 的账簿和LLC 持有出租房。

请准备：每份租约（押金金额，可退还还是抵最后一个月租金）；每位租客付款金额和日期的凭证（包括显示押金金额和日期的收据、短信或转账记录）；显示这笔钱存放位置的银行对账单；退租检查记录和维修发票；以及物业经理的报表。

收到出租房押金时，分录和会计科目是什么？

把每笔可退还的押金记入“应退租客押金”这类其他流动负债科目，并标明房产和租客。押金对您来说不是资产：这笔现金由您保管，但您要还给租客，所以只有您留下它时，它才进入租金收入。出租房的会计科目表显示了这个科目与 Schedule E 各科目的位置关系。

下面的分录以收付实现制为前提，这也是大多数个人使用的方法：租金在收到时计入收入，费用在支付时计入扣除（第 414 号专题）。

如果押金存放在单独的银行账户里，就借记那个账户。您自己账户之间的资金转移只是转账，不是收入或费用。任何一天，“应退租客押金”的余额都应等于租约上尚未退还的押金总额。

如果采用权责发生制，租金在赚取时计入收入，而不是在收款时（第 527 号出版物）。已经记为收入的欠租，此时用押金冲销，不要重复入账。

如果“押金”其实是最后一个月的租金怎么办？

租约写明用来支付租客最后一个月租金的款项，属于预付租金。您在收到时就把它计入收入，而不是等到用于最后一个月时才计入（第 414 号专题）。预付租金是指在其所覆盖的期间之前收到的任何款项，无论采用哪种会计方法，都在收到的那一年计入收入（第 527 号出版物）。

看租约，不要看名称。用来担保损坏和欠租的钱是押金。租约指定用于最后一个月的钱，是提前交的租金。收到时记入租金科目，并在每位租客的应收应付清单上注明它对应的月份。

州法仍可能把这笔钱视为租客的钱。马萨诸塞州要求，对为最后一个月预付的租金出具收据并支付利息（第 15B(2) 款）。佛罗里达州的押金法规涵盖紧接着的下一个租期之外的预付租金（第 83.49(1) 款）。税法和州法回答的是不同的问题，所以租约不清楚时，先弄清楚再入账。

租客搬走时欠租或造成损坏：押金何时变成收入？我能扣除什么？

押金在您留下它的那一年成为收入。第 527 号出版物说，租客不履行租约时，您留下的部分要计入收入。第 414 号专题举了两个例子：租客提前退租违约，或租客损坏房屋而您必须修理。

• 欠租或提前搬走。 把您留下的金额计入当年收入。收付实现制的房东不能扣除收不回的租金（第 527 号出版物），所以用押金抵这笔租金时，它才第一次进入收入。
• 损坏。 如果您的做法是把维修费作为费用扣除，就把您留下的金额计入当年收入。只有您的做法是不扣除维修费时，押金中用来补偿这些费用的部分才不计入收入（第 414 号专题）。

在 Schedule E 上，您留下的押金与其他租金收入一起填在第 3 行（Schedule E 填报说明）。然后按维修实际花费扣除维修费，这个金额可能与您留下的押金不同。工作属于维修还是改良，见出租房的维修还是改良。租客超出押金仍欠您的金额，在收付实现制下，收到之前不算收入。

IRS 说明在您留下押金的那一年计入收入，两份资料都没有界定具体是哪一刻。申索程序由州法规定。对大多数住宅单元，纽约州要求房东在租客搬走后 14 天内提供逐项清单并退还余额，否则房东丧失扣留部分押金的权利（《一般义务法》第 7-108 条）。马萨诸塞州要求在租期结束后 30 天内退还押金，扣除合法扣款后的余额。损坏扣款需要在这个期限内提供逐项清单，清单要在伪证罪处罚的约束下宣誓，并附上估价单、账单或收据，否则出租人丧失扣留任何押金的权利（第 15B 条第 (4) 款和第 (6) 款）。佛罗里达州要求，房东不提出申索时，在 15 天内退还押金。要提出申索，房东必须在 30 天内以挂号信或符合条件的电子邮件发出通知，租客有 15 天时间提出异议。错过通知，就丧失从押金中扣款的权利，但房东退还押金后仍可起诉索赔。提前搬走的租客，或按期租赁的租客，除非租约另有约定，必须提前 7 天书面通知并留下地址，否则房东无需发出申索通知（第 83.49 条第 (3) 款和第 (5) 款）。您必须退还的钱不是收入。如果搬走和申索发生在不同年度，请向报税人员确认适用哪一年。

我全额退还押金时，分录是什么？

借记“应退租客押金”，贷记银行存款，金额为全部押金。租金收入和费用都不变，因为这笔押金从来不是收入（第 527 号出版物）。

不要把退款记成费用或租金减少。如果押金收到时被记成租金，之后退款又记成费用，第一年的租金和第二年的费用都会被高估，Schedule E 上这两行都会偏高。

押金需要单独的银行账户吗？各州法律对存放有什么规定？

第 527 号出版物和第 414 号专题都没有说押金必须存放在哪里。州法有规定，而且各州不同。下面三个示例展示了差别：

您所在的州可能与这三个州都不同。请在州议会网站上搜索您所在州的房东与租客法规或押金法规，查明押金必须存放在哪里、是否要付利息、退还期限，以及扣款通知的要求。跳过存放这一步是有代价的：在马萨诸塞州，租客可以要求立即退还押金，出租人丧失扣留任何押金的权利，租客还可能获判押金三倍的赔偿加利息（第 15B 条第 (3)、(6) 和 (7) 款）。

如果押金已经混在您自己的账户里，这项负债仍然存在，账簿应显示您欠每位租客多少钱。要不要为每处房产开一个账户，见每处出租房一个银行账户。

押金产生的利息归谁？1099-INT 表怎么处理？

如果押金的利息属于租客，1099-INT 表上的全部金额仍然要填在您的税表上，租客的份额再作为名义持有人分配（nominee distribution，即付给您、但属于别人的利息）扣除。如果州法允许您留下全部利息，就没有需要分的部分。小额利息也可能属于租客：利息归谁由州法决定，下面的申报门槛只决定是否需要开表。

利息归谁由州法决定。按上表，纽约州的利息归租客，扣除持有人的费用；马萨诸塞州的利息归租客，最高到法定利率（或银行实际支付的金额，如果更低）；佛罗里达州取决于房东选择的方式。第 550 号出版物一般性地介绍了名义持有人利息，没有提到租客押金。把它用于租客的份额是通常的理解，请向报税人员确认。

银行通常以账户上的姓名和号码开出 1099-INT 表，所以表上显示的是全部金额都给您。在个人税表上，第 550 号出版物规定的名义持有人步骤是：

1. 把 1099-INT 表上的全部金额填在 Schedule B 第 I 部分第 1 行（利息收入）。
2. 在小计下面填写“Nominee Distribution”和属于别人的金额，并将其减去。
3. 以付款方的身份，为其他每位所有人开具一份 1099-INT 表，并在利息年度之后的 1 月 31 日前交给该所有人一份。2 月 28 日前向 IRS 提交，电子提交则为 3 月 31 日；遇周末或假日顺延到下一个工作日。合计十份或以上的信息申报表，一般必须电子提交，1096 表只随纸质提交一起寄出（部分信息申报表通用填报说明）。对您的配偶不需要开表。开这张表需要每位租客的姓名和纳税人识别号码。

名义持有人金额仅限于账户实际为租客赚取的利息。如果州法要求您付给租客的利息多于账户赚取的，多出的部分来自您自己的资金，不是名义持有人利息；请向报税人员确认如何处理。

1099-INT 表填报说明把申报门槛定为每人 $10。您自己留下的份额（例如纽约州的费用）归您。IRS 的出版物没有说明这部分如何定性，所以请向报税人员确认填在哪里。

第 550 号出版物针对的是个人税表。合伙企业或公司在自己的税表上申报利息，所以由报税人员确认名义持有人金额从哪里扣除。

宠物押金、清洁费和不可退还的费用怎么记账？

先问：这笔钱有没有任何一部分可以退给租客。如果可以，它就是押金，无论租约怎么称呼，在您把它用于某项费用之前，都按上文各节处理。如果它永远不可能退回，就不是押金。

租金收入是指您因他人使用或占用房产而收到的任何款项（第 527 号出版物）。IRS 的出版物没有点名宠物费或清洁费，所以不可退还这一行适用的是这条一般规则。

州法可能限制这些收费。马萨诸塞州列出了出租人在租期开始时或之前可以要求的项目：第一个月和最后一个月的租金、不超过第一个月租金的押金，以及钥匙和门锁的费用。该法规允许州的规章以一笔费用代替押金（第 15B(1) 款）。在那里另收宠物费或清洁费，需要先核对州法。

我卖出房产或由物业经理代管时，押金怎么处理？

卖出带租客的出租房时，租客押金如何转给买家由州法规定，您对这处房产的负债，要等所在州的转交步骤全部完成，才能从账簿上消除。以下是三个示例：

• 纽约州。 持有人在交付房契时，或之后五天内转交押金，并以挂号信或认证邮件通知租客。卖家随后免除对租客的责任（《一般义务法》第 7-105 条）。
• 马萨诸塞州。 出租人连同应计利息一起转交押金。买家从转交时起负有责任，并在 45 天内通知租客。如果卖家没有转交押金，买家仍然要对租客承担责任，所以交割时要核对每位租客的押金。卖家要到转交和通知完成，或押金已退还，才不再承担责任（第 15B(5) 款）。
• 佛罗里达州。 押金和预付租金连同已赚取的利息和一份清单一起转交。资金和记录转交完毕并发出书面收据后，卖家不再负有保管责任（第 83.49(7) 款）。

交割结算单显示转交如何付款。见账簿里的出租房交割结算单。

代管押金的物业经理保管的是租客的钱，不是您的收入。只有代您用于抵租金或损坏的金额才是收入。谁要对租客负责，取决于租约、管理协议和州法。见账簿里的物业经理业主报表。

示例

金额仅为示意，以美元计。

押金收取后全额退还

租客在入住时支付 US$2,000 押金。您借记银行存款 US$2,000，贷记应退租客押金 US$2,000。租金收入不变。租客搬走时您全额退还：借记应退租客押金，贷记银行存款，均为 US$2,000。负债回到零，Schedule E 上没有这笔押金的收入或费用。

租客提前搬走

租客违反租约，欠租 US$1,500，房屋有 US$500 的损坏。您留下全部 US$2,000。在您留下押金的当年，借记应退租客押金 US$2,000，贷记其他租金收入 US$2,000。当年您付给承包商 US$500 修理损坏，如果这项工作属于维修而不是改良，并且您的做法是扣除维修费，就记为维修费。当年显示收入 US$2,000、费用 US$500。如果维修花了 US$650，扣除额就是 US$650：它取决于工作的实际花费，而不是您留下的金额。

一栋有八个单元的纽约州楼房

您在纽约州拥有一栋八个单元的楼房，把一位租客的 US$1,200 押金存在计息账户里，该账户当年赚了 US$24。法规允许您每年留下押金的 1%，即 US$12，另外 US$12 归租客。银行以您的名义寄出一张 US$24 的 1099-INT 表。在您的个人税表上，您在 Schedule B 申报 US$24，并按第 550 号出版物的名义持有人步骤，减去 US$12 作为名义持有人分配。按这些步骤，您要以付款方身份开出一张 1099-INT 表，为租客显示 US$12。这高于 US$10 的申报门槛，需要租客的纳税人识别号码。

您的情况不同？

• 押金被记成收入、混在您自己的账户里，或报税前需要重新整理多份租约和多个年度： 正确的分录取决于每份租约，以及是否适用州的存放规定，以往年度可能也需要更正。报税之前，或以往税表已经把押金算作租金时，请先获取记账帮助。
• 出租房由合伙企业或公司持有： 账簿可以使用同一个负债科目，但会计方法和税表上的处理取决于实体类型，请先确认。可从记账帮助开始。
• 您的出租房账簿落后了好几年： 见补记出租房账簿。
• 您正在决定押金应该存放在哪里： 见每处出租房一个银行账户。
• 您需要知道押金和维修要保存哪些记录： 见出租房的记录和收据。
• 您或房产所有人住在美国境外： 您留下的押金仍然是租金，申报和预扣规则不同；见非居民房东。
• 您通过短租平台出租，平台持有损坏押金： 见账簿里的短租平台收款。