出租房账目落后多年：怎样补账并补报税表

出租房的账目落后好几年，应该从哪里开始？

从最早缺失的年度开始，往后逐年处理，一次处理一处房产。这里混着两个问题：账目资料（账簿和记录缺失或有错）和报税（税表从未提交）。IRS 的要求是补报每一份逾期税表，即使您无法全额缴税。IRS 要求补报几年，请看补报未提交的税表。

顺序很重要，因为每一年都从上一年接着算：计税基础（您买房花的钱，每年调整）、已计提的折旧，以及任何暂停扣除的被动亏损（规则暂时不允许您扣除、要结转到以后年度的出租房亏损），都会一年一年往后带。步骤如下：

1. 列出每一处房产、持有产权的人（您本人、LLC、信托还是共同所有人），以及出租的日期。
2. 通过税务记录副本（transcript）查清 IRS 手里有哪些税表。
3. 收集最早缺失年度的资料。
4. 按房产逐处重建那一年，提交税表，再把年末余额带入下一年。

每处房产要收集：银行和信用卡对账单、交割单、1098 表或贷款方的对账单、房产税单、租约和租金记录、物业经理的对账单，以及您上一份已提交的税表和 IRS 税务记录副本。没有留下的对账单，要向每家银行、信用卡发卡机构和贷款方索取；能往前提供多久因机构而异。工作量等于房产数乘以实体数乘以账户数乘以月数，所以每多一年、一个实体或一个没核对的账户，都会增加工作量。

如果缺了两年或更多年度、有不止一处房产、产权在 LLC 或信托名下、前任记账员留下无法信任的账目、IRS 已经来信，或者贷款方、法院或新的报税人员在等一个日期，这个情况就不简单。请看文末的“您的情况不同？”。

缺的是哪份税表：我个人的 1040 表、LLC 的 1065 表，还是两者都缺？

该交哪份税表，一般取决于谁持有房产的产权，而不是谁收了租金。

美国境内的合伙企业必须提交 1065 表，除非它既没有收入也没有扣除；有至少两名成员且没有作选择的 LLC，归类为合伙企业（1065 表填报说明）。选择按公司征税的 LLC 要提交公司税表，本文不涉及。只由夫妻两人按夫妻共有财产持有的 LLC，可以按被忽略实体处理，也可以按合伙企业处理，IRS 接受这对夫妻选择的处理方式（税务程序 2002-69）；改变这种处理方式，视为实体的转换。LLC 的归类还会随成员变化：只有一名成员的 LLC 增加第二位所有人，从那一天起变成合伙企业；一个人买下其他所有人的权益，合伙企业就终止，所以同一个 LLC 可能有些年度填 Schedule E，有些年度要交 1065 表（税务裁定 99-5 和 99-6）。请记下每位所有人加入或退出的日期。

先补报合伙企业的税表，从最早的年度开始：每位合伙人的个人税表都需要 K-1。LLC 从未报税的情况，请看未提交的经营税表。直接以个人名义共同持有产权的情况，请看共同持有的出租房填 Schedule E 还是合伙企业税表。合伙人的资本账户和 K-1，请看重建合伙企业资本账户。LLC、信托和您个人之间转的钱，通常是贷款、出资或分配，不是租金收入或费用：请看每处出租房一个 LLC 的账目和个人与经营资金混用。

怎样拿到旧税表，以及 IRS 已经掌握的收入表格？

为每个缺失的年度，以及您最后提交税表的那一年，申请税务记录副本。它们显示 IRS 手里有什么，是您重建账目时的第一道核对（IRS 税务记录副本的类型）。

工资与收入记录只显示已提交给 IRS 的表格，未必包括发给您的每一张表格。在线查询最多显示约 85 份文件；超过这个数，IRS 会让您改用 4506-T 表。未申报证明函不会说明您是否必须报税。物业经理把收到的租金转付给业主时，如果达到申报门槛，就要开具 1099-MISC 表（填报说明）；请把收到的这类表格和经理的对账单以及您的存款核对。

您上一份已提交的税表，是重建账目的起点：已计提的折旧、暂停扣除的被动亏损以及每处房产的计税基础都在里面。如果这些资料在以前的报税人员或软件手里，现在就去要；请看重建丢失的折旧表。

哪些能靠银行对账单重建，哪些必须向别人要？

银行和信用卡对账单能重建钱什么时候动过、动了多少。它们看不出一笔付款是为了什么，也看不出房产花了多少钱。对账单只要显示收款人、金额和日期（支票还要有支票号码），就能证明付过款，但仅有付款证明还不足以确立扣除；发票或收据要保留（第 583 号出版物）。

产权公司或托管公司、贷款方和县估价署可以提供副本；IRS 在讲自然灾害后如何重建记录的指引里点名了这几个机构，那份指引针对的是意外损失，但指向的是同样的办公室（IRS）。交割单怎么入账，请看把它录入账簿。只靠银行对账单做账，请看用银行对账单重建账目。

账簿是有的，但前任记账员记错了，怎么办？

不要从旧的合计数开始。先把每个银行、信用卡和贷款账户逐月和对账单核对，然后检查旧账是怎么处理下面这些事项的：

• 未分类或挂账的余额；
• 记成租金的存款，实际上是押金、贷款款项或自己账户之间的转账；
• 记成费用的房贷本金；
• 记成维修的改良支出；
• 混进来的个人开销；
• 从未入账的折旧。

把每年的租金合计，与工资与收入记录、已提交的税表和租约比较。没有任何对账单或文件支持的数字，要质疑，不要带到下一年。如果已提交的税表用了错误的数字，请看为过往税表漏报的收入提交更正。

怎样把每笔存款和付款分到租金、押金、贷款本金、利息、维修、改良和个人开销里？

先给每一行分类，再汇总。存款、还贷款或个人付款放错了位置，就会改变当年的收入（第 527 号出版物）。

含托管账户款项的房贷还款，由利息、本金和一笔存放款组成。存放款不是费用：贷款方代付房产税和保险时，用托管账户对账单来记录；对房产税来说，只有贷款方实际付出的部分才可以扣除（第 530 号出版物）。各类项目请看押金、维修还是改良、物业经理对账单；如果出租房资金和个人资金放在同一个账户，请看资金混用。

用现金付的维修费，或者没有收据，怎么办？

把其他所有能显示付给谁、付了多少、什么时候、为了什么的记录都收齐，并现在就写下注明日期的说明。IRS 说，现金付款没有收据时，应当在付款当时在记录里作出充分的说明（第 583 号出版物）。对过去的年度来说，那个时机已经过去，所以您现在写的任何东西都要注明是今天写的，千万不要让文件看起来比实际更早。

一笔完全没有记录的费用能不能估算，取决于具体事实，没有依据的费用在审查时可能不被允许扣除。什么算有依据，请看出租房的记录和收据。

怎样重建每处房产的计税基础、土地占比和折旧？

对每处为出租而购买的房产，从成本开始，扣掉土地，从房产准备好出租之日起计提折旧，并按已计提或应计提的折旧减少计税基础。住宅出租房的建筑物，一般按一般折旧制度，在 27.5 年 内按直线法折旧，采用当月中旬惯例，投入使用的第一年只算在用的月数（第 527 号出版物）。

如果更早的年度漏计了折旧，请看出租房漏计的折旧。

被动亏损和折旧怎样逐年结转？为什么一年出错会影响之后每一年？

每一年的年末余额就是下一年的年初余额，所以某一年错了，之后每一年都会错。

出租房的亏损一般属于被动亏损，某些房地产专业人士除外。积极参与管理的房东，即拥有至少 10% 的权益，并作出批准租客和维修等管理决定的人，可以用最多 $25,000 的出租房亏损抵减其他收入。对单身或联合报税的纳税人，这个额度在修正后调整总收入达到 $100,000 至 $150,000 之间逐步取消，所以收入较高的房东，其亏损会被暂停扣除（第 527 号出版物）。已婚单独申报的人，如果当年任何时候与配偶同住，就没有这个额度；如果全年分居，则有 $12,500（在 $50,000 至 $75,000 之间逐步取消）（第 501 号出版物，第 527 号出版物）。合伙企业不会记录合伙人被暂停扣除的亏损；由合伙人自己跟踪（8582 表填报说明）。

漏计一年折旧、土地占比错了，或者把维修记成改良，错误不会只留在那一年。对从未提交的年度，要用正确的余额来报税。对已经提交的年度，更正税表可能可以改正错误的折旧金额，但如果同样的错误处理（包括完全不提折旧）出现在连续两份或更多已提交的税表上，就会变成您的会计方法，而更改会计方法一般要提交 3115 表（第 527 号出版物，第 946 号出版物）；请看出租房漏计的折旧。这就是重建要从最早的年度开始的原因。

逾期报税要付出什么代价？如果我应该有退税呢？

逾期报税和逾期缴税，每拖一个月或不足一个月，都要加收未缴税款的一定百分比，最高分别为 25% 和 25%（报税，缴税），而且未缴税款和罚款都要计利息。个人税表的详情请看补报未提交的税表。这些罚款按未缴税款的百分比计算，所以预扣税和已缴款项足以抵付当年税款的年度，可能没有按百分比计算的罚款。

逾期提交 1065 表则不同：按每位合伙人每个月或不足一个月计一个固定金额，最长 12 个月，不论有没有应缴的税。这个金额每年按指数调整；每份税表截止日对应的基础金额，在逾期报税罚款页面的表格里。减免办法请看逾期合伙企业税表罚款和小型合伙企业减免指南。

对从未提交的年度，IRS 可以随时核定税款；您自己提交税表后，就开始适用通常的三年核定时效，如果税表漏报的收入超过税表所示总收入的 25%，则为六年（IRS，26 U.S.C. 6501）。如果某一年的预扣税或预估税款超过了当年应缴的税，一般必须在该税表截止日后的 三年 内（再加上您已有的延期时间）提交税表来申请退税；总统宣布的灾区可能会多出一些时间（IRS）。更早的税表逾期未报时，IRS 会扣着当前年度的退税不发（IRS）。

IRS 来信、贷款方、离婚或新的报税人员在等一个日期，怎么办？

先看信上的日期，或者贷款方要求的日期。工作顺序不变，仍然是从最早的年度开始，变的只是进度；法律上的截止日期，比如向税务法院提出申请的日期，要在该日期当天赶上。

如果涉及再融资、开庭日期或 IRS 的截止日期，年度和实体的先后顺序，以及到那个日期能做到什么程度，都需要判断。请看下面的“您的情况不同？”。

补账需要用软件吗，还是电子表格就够了？

多数情况下，法律并不要求用某种特定的记录方式；任何能清楚反映收入和费用的系统都可以（第 583 号出版物）。补账需要每处房产一本台账，能和 Schedule E 的各行对上，把维修和改良分开，并把计税基础和折旧往下年结转。两种方式的利弊，请看出租房记账用电子表格还是软件。

账补完之后，怎么保持账目是最新的？

每个月结账，并保留能证明每笔记录的凭证：

1. 每个月按房产，用上面的分类记录每一笔存款和付款。
2. 每个账户都和对账单核对，这样漏记或重复的条目在还小的时候就会被发现（第 583 号出版物）。
3. 维修或改良在付款时就要正确入账，并保留发票；折旧和出售都需要改良的成本（第 527 号出版物）。
4. 出租房的资金放在专用于出租房的账户里：每处出租房一个独立银行账户。
5. 房产记录要保存到处置该房产那一年的时效届满为止；从未提交税表的年度要无限期保存（IRS）。

示例

这些示例仅作说明；金额为美元。

两套公寓，三年没报税

一位房东以个人名义拥有两套公寓，有三年没报税，分别称为第 1 年到第 3 年。租金合计每年约 $36,000，现金费用（利息、房产税、保险、维修）约 $28,000，折旧约 $10,000，根据每份交割单和土地占比算出。假定两套公寓在这三年里全年都出租，房东没有其他被动活动的收入，没有更早年度留下的暂停扣除亏损，也没有风险限额，并且没有出售。修正后调整总收入至少为 $150,000，所以出租房亏损额度为零（见上文的结转部分），每年的亏损都被暂停扣除：留着结转到以后年度，而不是当年扣除。

房东先重建第 1 年，提交一份 Schedule E，每套公寓一栏，然后从第 1 年的年末计税基础和暂停扣除亏损开始做第 2 年。如果第 1 年漏了折旧，会显示收入 $8,000，而不是亏损 $2,000，第 2 年和第 3 年就会从错误的计税基础和错误的结转额开始。

再融资在等两年的税表

一位房东打算为一处出租房再融资一笔 $400,000 的贷款。贷款方要最近两年的税表。这两年都没报税；再前一年已经报过。贷款方的日期决定时间表，而不是顺序：较早的那一年先重建，用上一份已提交税表的计税基础和结转额，然后提交，再做较新的那一年。IRS 说处理大约需要 6 周，所以时间表要从贷款方的日期往回倒推这段时间，再加上重建每一年所需的时间。如果日期比这更近，就要问清贷款方愿意接受什么。

两位合伙人和一个出租房 LLC

两个人按 50-50 的比例（各占一半）拥有一个出租房 LLC，没有作过实体选择。两年都没有提交 1065 表和 K-1。LLC 为每一年各提交一份 1065 表，从最早的年度开始，每位合伙人自己的税表从 K-1 取出租房数据。逾期报税罚款按每位合伙人每月计算：2 位合伙人乘以最长 12 个月，每年最多 24 个合伙人月，按当年的金额计算，除非获得减免。两位合伙人这两年的个人税表要等 K-1。

您的情况不同？

• 缺了两年或更多年度，或涉及不止一处房产、LLC 或信托： 哪几年和哪些实体先报，账目要重建到什么程度，都需要判断。请找记账帮助；个人税表方面，请看补报未提交的税表。
• LLC 或合伙企业从未提交 1065 表： 请按未提交的经营税表处理，并把账目交给记账帮助。
• IRS 已经来信： 通知有自己的期限。替代税表请看补报未提交的税表，数据不符的来信请看回应 IRS 的收入不符通知，然后就信里要的记录找记账帮助。
• 贷款方、法院或新的报税人员在等一个日期： 到那个日期能做到什么程度，取决于涉及的年度、实体和记录。请找记账帮助；给贷款方的报表，请看给贷款方的出租房损益表。
• 从未计提折旧，或者旧的折旧表已经找不到： 请看出租房漏计的折旧。
• 前任记账员或报税人员留下无法信任的账目，或者提交的税表漏报了租金： 保留哪些记录、重做哪几年、已提交的税表要不要更正，都需要判断。请找记账帮助；已提交税表漏报的收入，请看为过往税表漏报的收入提交更正。
• 您正要出售或已经出售了出租房： 请看出售出租房时的折旧追回。
• 您住在美国境外： 请看非居民房东。
• 账目落后，但不是出租房： 请看补做逾期未做的账。