出租房记录：没有收据时要保存什么

房东为 Schedule E 应保存哪些出租房记录？

要保存足以证明出租房每一笔租金收入和每一项扣除的记录。法律要求保存记录（26 U.S.C. 6001；26 CFR 1.6001-1），但一般不要求采用特殊形式的记录，而每个项目都由纳税人负责举证（IRS 记录保存）。Schedule E 填报说明提醒，缺少应有的文件，您可能要多缴税并面临罚款。

Schedule E 填报说明和第 527 号出版物都要求保存记录，但没有列出具体清单。IRS 的小企业记录页面和第 583 号出版物最接近；用在出租房上，可以得出下面这份实用清单：

以下情况不算简单：多年记录缺失、IRS 来函要求您证明 Schedule E、即将出售而计税基础的记录已丢失、房产由多位业主或某个实体持有，或业主住在境外。下文讲普通情形，并指出在哪里就不再适用。

先收集：租约、涉及出租房的每个银行和信用卡账户的对账单、购房交割结算单、1098 表和 1099 表、房产税单、物业经理的业主结算单，以及您付过款的每位工人的名单（含姓名和地址）。

哪些收入记录重要：租约、租金台账、存款和平台报告？

要保存的记录，要显示您因房产使用而收到的每一笔款项、谁付的、什么时候付的。租金收入是为使用或占用房产而支付的任何款项，不只是每月租金（第 527 号出版物）。

• 租约及补充协议。显示租金、押金条款，以及谁负担哪些费用。
• 租金台账。每笔付款一行：日期、租客、房产、金额、方式。每一行都要对应到银行、支付 App 或转账记录。现金租金要开收据并保留收据本；第 583 号出版物把收据本和银行存款单列为总收入记录。
• 押金和预收租金。押金在收到时是否算收入，取决于您是否可能要退还；预收租金（包括用作最后一个月租金的押金）在收到时就是收入（第 414 号专题）。保留租约条款和押金记录；处理方式见出租房账簿中的押金。
• 平台报告。付款报告和 1099-K 表显示平台处理了多少款项，可能与您实际赚到的租金不同。两者都要保存并核对；见支付平台税表上的租金。

出租房的维修或支出，需要收据或发票才能扣除吗？

法律一般不要求某种特定文件，但您的记录合起来应该能显示五件事：收款人、金额、付款证明、发生日期，以及所买东西或所做工作的说明。IRS 说，可能需要多份文件才能涵盖这些内容（IRS）。再加上这笔支出用于哪处房产。

差旅和汽车费用是例外：法律只在您证明了金额、时间和地点以及经营目的时才允许扣除，证明方式是完整的记录，或能佐证您自己陈述的充分证据（26 U.S.C. 274(d)；第 527 号出版物）。本指南其余部分讲的是普通的维修、耗材和费用。

第 583 号出版物把已兑现的支票、收银小票、账户对账单、信用卡销售单、发票和小额现金单列为支出凭证。一般的收据规则（包括小额购买）见IRS 收据要求。照片或扫描件如果存储方式符合 IRS 的检验标准，可以代替纸质件：见用扫描件代替纸质收据。

信用卡交易清单够用吗，还是每张收据都要有？

对账单本身只能证明付过款，不能证明可以扣除。第 583 号出版物说，要保存销售单和发票等其他文件，证明这笔费用确实发生了。

没有已兑现的支票时，金融机构出具的清晰对账单只要显示金额、收款人和日期（支票还要有支票号码），就可以证明已付款。

对账单上写着五金店的一笔扣款，只说明您付给了这家店。它不说明您买了什么、用于哪处房产，也不说明这项工作是维修还是改良。请补上店里的明细记录，并为每处房产加一条简短备注。根据对账单自己打出来的清单不等于对账单本身；请保留原件。

我用现金付了维修费，杂工没有开发票，什么能证明？

没有发票时，把能共同显示收款人、金额、付款、日期和用途的记录凑齐。工人签名的详细说明可能涵盖其中几项；其余缺口再补充。

记录因灾害丢失时，IRS 点名的证据包括：能核实工作内容和费用的承包商说明、照片，以及银行和信用卡对账单（IRS）；请把它当作哪些资料算证据的参考，而不是日常记录缺口的规则。

现在就请工人写一份说明：姓名、房产地址、工作内容、金额、付款日期，以及写这份说明的日期。您自己写的每份备注，都要写上当天的日期，绝不要制作看上去像是付款当时就已存在的文件。见用现金付给分包商。

这些资料没有解决的问题。IRS 的记录保存页面以及第 527 号和第 583 号出版物，没有说明在没有任何记录时能否估算一笔费用。这取决于具体事实，没有任何依据的费用在审查中可能被不予扣除。差旅和汽车费用是例外：它们需要上文所述的记录。以上内容不保证任何扣除。今后，发票加上支票或转账，能把日期、工作内容、金额和付款都留下记录。

折旧和将来出售，需要保存哪些购买和改良记录？

要保存交割结算单、每张改良发票和每年的折旧记录，直到您处置房产那一年的时效期满为止（IRS）。它们决定您现在能扣多少折旧，以及出售时的收益或亏损（第 583 号出版物）。您的计税基础，大致是购买价格加改良、减去折旧，同时决定这两项。

交割结算单怎么记入账簿，见把交割结算单记入账簿。判断是维修还是改良，见维修还是改良。多年没有扣除的折旧，见出租房漏报折旧。

出租房记录要保存多久？出售房产时，起算时间会变吗？

支持税表某个项目的记录，要保存到该税表的时效期满为止（也就是您可以更正税表以申请退税、或 IRS 可以核定更多税款的期间），一般是报税后 3 年。房产记录要保存到您发生应税处置那一年的时效期满为止（IRS；第 305 号专题）。

出售时，起算时间会变：出租房的购买和改良记录，保存时间可能比出租本身长很多年。另有更长的期限：漏报的收入超过税表所列总收入的 25% 时为 6 年（计税基础夸大也算漏报，26 U.S.C. 6501(e)）；申请退税为提交后 3 年或付款后 2 年，以较晚者为准；没有提交税表或税表有欺诈的，则没有期限。如果出租亏损向后结转，则要保存收入和支出记录以及亏损工作表，直到使用该亏损的那一年的税表时效结束（26 U.S.C. 469(b)；26 CFR 1.6001-1(e)）。一般规则见企业记录要保存多久。已提交的税表也要保存副本。贷款方和保险公司可能要求保存更久，IRS 也提醒在丢弃之前先问清楚。

向杂工和清洁工要什么资料？什么时候必须申报 1099 表？

第一次付款之前，请每位工人提供 W-9 表和发票。载有日期、房产地址、工作内容和金额的发票，有助于支持扣除；付款证明也要保存。IRS 建议请美国收款人填写 W-9 表（一般填报说明）。

您在经营业务过程中，一年内为服务向某人付款达到 $2,000 或以上，要为其申报 1099-NEC 表；对按备用预扣税规则预扣过联邦所得税的任何收款人，不论金额多少都要申报（填报说明）。2025 年及以前的付款，门槛是 $600。申报表要提交给 IRS，并给工人一份副本，截止日期是付款年度之后的 1 月 31 日（如果落在周末或假日，则为下一个工作日）。如果工人不提供纳税人识别号，对应申报的付款可能适用 24% 的备用预扣税，付款方没有预扣的，可能要对未预扣的金额负责（W-9 填报说明）。Schedule E 的 A 行会问您，是否做过需要申报 1099 表的付款。

某处出租房是否构成经营，以及哪些收款人要计入，取决于具体事实。个人性质的付款，以及一般来说付给公司的款项，不由您申报。银行卡付款和通过第三方支付网络的付款，由处理方在 1099-K 表上申报，不由您申报；只在银行账户之间转钱的 App 不属于这类网络，所以要记录每笔款项的付款方式，银行转账要计入工人的合计金额（26 CFR 1.6041-1(a)(1)(iv)；26 CFR 1.6050W-1，示例 3）。哪些人要计入，见房东的 1099 指南。

维修安全港对发票有什么要求？

每个安全港依赖的记录不同。安全港决定一笔费用是当期扣除还是资本化；它并不免除您证明金额和付款的责任。

这些检验和限额见维修还是改良，其依据是 IRS 的有形财产页面和 26 CFR 1.263(a)-3。条例按每张发票、或发票所证明的每件物品设定小额限额（26 CFR 1.263(a)-1(f)），所以没有发票的现金工程很难落在限额内。同一张发票上的送货费或安装费计入限额。没有任何 IRS 资料说明什么可以代替缺失的发票。

以前年度已经缺失的出租房记录，怎么办？

向持有副本的人索取，并根据他们寄来的资料重建带日期的记录。IRS 针对灾害列出的重建清单，显示了 IRS 把纳税人引向哪里（IRS）；物业经理是另一个来源：

1. 税务记录。税表记录摘要（网上免费）、账户记录摘要以及工资和收入记录，都可以通过 IRS 获取（记录摘要）。要过去税表的影印件，需用 4506 表申请，每份税表收费 $30；灾害申请 IRS 免收费用。
2. 购房文件。办理购房的产权公司、托管公司或贷款方。向县评估办公室索取评估值，用来划分土地与建筑物。
3. 银行和信用卡对账单。银行或信用卡公司，通常可以在线提供以往的对账单。
4. 贷款文件。向贷款方索取 1098 表和改良贷款的文件。
5. 承包商。确认工作内容和费用的说明。
6. 物业经理。以往的业主结算单、1099 表，以及他们安排的工作的发票。

您现在新建的任何资料，都要标上制作日期，获取来的资料保持原样。多年缺口的处理，见补做出租房账簿和丢失的经营支出收据。

IRS 来函要我证明 Schedule E，怎么办？

在信中查明涉及的年度、项目和回复日期，并最迟在该日期回复；IRS 说，在到期日回复可确保您的申诉权利（IRS）。照信中的指示办，并附上信中要求的文件副本。缺少的记录，请把您能根据上文各节重建的资料寄出，并注明您制作的日期，同时如实说明哪些找不到。绝不要制作看上去比实际更早的文件。该寄什么、缺口怎么说明，取决于来函以及涉及的年度。

示例

以下示例仅作说明；金额为美元。

没有发票的现金维修

房东用现金付给杂工 US$1,800，修理出租房的漏水管道。杂工没有开发票。房东收集了当周的 ATM 取款记录、杂工报价并约定日期的短信、带日期的维修前后照片、管件的商店收据，以及杂工签名的一份说明，写有姓名、房产地址、工作内容、金额和付款日期，并注明签名当天的日期。这些资料合起来，能说明收款人、金额、付款、日期和用途。审查人员是否接受，属于判断问题，这里没有任何内容保证可以扣除。

信用卡对账单不够

房东的信用卡对账单显示，全年在一家五金店花了 US$6,200，分布在两处出租房。对账单证明了向这家店付款。房东要来这家店的逐项购买记录，按房产对每笔购买分类，并标出哪些是维修、哪些是改良。

丢了交割结算单，十二年后出售

房东在第 1 年购入一处出租房，每年扣除折旧，第 6 年更换屋顶，花费 US$14,000。第 12 年出售出租房，购房交割结算单已经丢失。该房产的记录在第 12 年税表的时效期满之前一直有意义，一般是提交后三年，如果收益被少报的金额超过税表所列总收入的四分之一（计税基础夸大可能造成这种情况），则是六年。房东向产权公司索取副本，收集屋顶发票和每份已提交税表上的折旧，并列出每项改良的日期和费用。

您的情况不同？

• 多年记录缺失，或账簿落后：哪些缺口能重建、按什么顺序重建，取决于涉及的年度和账户。见补做出租房账簿；重建账簿属于记账服务。
• IRS 来函要求您证明 Schedule E：来函会列明年度和回复日期，哪些缺口能重建、该寄什么替代证明，取决于这两者。重建记录可以找记账帮助；另见不保存经营记录的罚款。
• 即将出售，但计税基础的记录缺失：见出售出租房与折旧追回；出售前重建计税基础档案，属于记账工作。
• 您从未扣除折旧：见出租房漏报折旧。
• 出租房与他人共同持有，或由 LLC 持有：记录可能属于合伙企业税表，而不是 Schedule E；见共同持有的出租房和每处出租房一个 LLC 的账簿。
• 您提供客人服务，或做短期出租：提供大量服务会使该活动改记在 Schedule C 上（Schedule E 填报说明）；与工资有关的亏损记录见短期出租亏损记录。
• 您或共同业主住在美国境外，或出租房由外国人持有：见非居民房东和跨境税务帮助。