租客押金怎麼記帳：是負債還是租金收入？

收到租客的押金時，這筆錢算租金收入嗎？

如果您打算在租約結束時把押金退還給租客，或可能被要求退還，收到押金時它就不是租金收入。您扣留押金的那一年，它才變成收入。如果租約寫明這筆錢是最後一個月的租金，就屬於預收租金，收到時即須計入收入（Publication 527；Tax Topic 414）。記帳時，可退還的押金要記為負債：借記「銀行」，貸記「代收租客押金」，不要記為租金。

IRS 說明了押金何時算收入，但沒有規定要用哪個會計科目。如下文所示，把押金記為負債是一種記帳慣例，能讓帳簿與這項規則一致。若把押金記成租金，收到時收入就被高估，日後退款又會被誤記為一筆費用。押金若混進您的個人帳戶，可能違反州法對押金存放的規定，帳簿也無法顯示您欠每位租客多少。

出現下列情況，押金的處理就不單純：

• 租約把這筆錢稱為「最後一個月租金」，或寫明可以抵扣最後的租金；
• 租客搬走時欠租或造成損壞，您扣留了一部分押金；
• 押金存入了您的個人帳戶，或前幾年被記成租金，在提交稅表前需要重新整理多份租約或多個年度；
• 押金是以現金或轉帳支付的，沒有租約或收據；
• 押金由物業經理代管，或您出售出租房時租客仍在住；
• 出租物業由實體持有。沒有選擇按公司課稅的單成員有限責任公司（LLC），一般在其所有者的稅表上申報；出租物業用 Schedule E 申報（IRS），因此本文適用。Publication 527 和 Tax Topic 414 是為個人房東寫的，所以合夥企業（包括兩位所有者的 LLC）或公司要如何申報，請向報稅員確認。請見每套出租房的 LLC 帳簿和LLC 持有出租物業。

請準備好：每份租約（押金金額，是可退還還是抵扣最後一個月）、每位租客付款的金額和日期證明（包括顯示押金金額和日期的收據、簡訊或轉帳記錄）、顯示這筆錢存放位置的銀行對帳單、搬出時的驗屋記錄和維修發票，以及物業經理的對帳單。

收到租房押金時，分錄和會計科目是什麼？

每筆可退還的押金，請記入「其他流動負債」類的科目，例如「代收租客押金」，並標明物業和租客。押金不是您的資產：現金由您保管，但您欠租客一筆要還的錢，所以只有在您扣留這筆錢時，它才會成為租金收入。出租物業的會計科目表說明了這個科目與 Schedule E 各科目的位置關係。

下列分錄以現金制為前提，這也是多數個人使用的方法：租金在收到時計入收入，費用在支付時計入扣除（Tax Topic 414）。

如果押金存放在專用的銀行帳戶，請改為借記該帳戶。在您自己的帳戶之間轉錢屬於轉帳，不是收入也不是費用。任何一天，「代收租客押金」的餘額都應等於您租約上尚未退還的押金。

如果採用權責發生制，租金在賺取時計入，不是在付款時（Publication 527）。已經記為收入的欠租，這時要用押金沖銷，不能重複入帳。

如果「押金」其實是最後一個月的租金呢？

租約寫明用來支付租客最後一個月租金的款項，是預收租金。您在收到時就要計入收入，不是等到抵扣最後一個月時才計入（Tax Topic 414）。預收租金是指在所涵蓋的期間之前就收到的任何款項，無論您採用哪種會計方法，都在收到的那一年計入（Publication 527）。

要看租約，不要看名稱。用來抵擋損壞和欠租的錢是押金；租約指定用於最後一個月的錢，是提前支付的租金。收到時請記入租金科目，並在每位租客的應收應付清單上註明它涵蓋的月份。

州法仍可能把這筆錢視為租客的錢。麻薩諸塞州要求，對於預付最後一個月的租金，房東須開具收據並支付利息（第 15B(2) 條）。佛羅里達州的押金法規涵蓋下一個出租期以外的預收租金（第 83.49(1) 條）。稅法和州法回答的是不同的問題，所以租約不明確時，請先弄清楚再記帳。

租客搬走時欠租或造成損壞：押金何時變成收入？我可以扣除什麼？

押金在您扣留的那一年變成收入。Publication 527 說，租客沒有履行租約時，您扣留的部分要計入收入。Tax Topic 414 舉了兩個例子：租客提前退租而違反租約，或租客損壞房屋而您必須維修。

• 欠租或提前搬走。您扣留的金額要在當年計入收入。採用現金制的房東不能扣除未收到的租金（Publication 527），所以用押金抵扣欠租時，那筆租金才第一次進入收入。
• 損壞。如果您的慣例是把維修費用列為費用扣除，您扣留的金額要在當年計入收入。只有在您的慣例是不扣除這些費用時，用於補償這些費用的那部分押金才不計入收入（Tax Topic 414）。

在 Schedule E 上，您扣留的押金與其他租金收入一起填入第 3 行（Schedule E 填表說明）。然後按工程的實際成本，把維修費列為費用扣除，這可能與您扣留的押金金額不同。工程屬於維修還是改良，請見出租房的維修與改良。租客欠款超出押金的部分，採用現金制時，要等到您收到才算收入。

IRS 說的是，在您扣留押金的那一年把金額計入收入，兩份資料都沒有界定扣留發生的時點。至於索賠程序，則由各州規定。對多數住宅單位，紐約州要求在租客搬走後 14 天內提供逐項列出的說明並退還餘額，否則房東即喪失扣留部分押金的權利（General Obligations Law 7-108）。麻薩諸塞州要求在租賃關係結束後 30 天內，把扣除合法款項後的押金退還。扣除損壞費用，須在該期限內提供經宣誓、並承擔偽證處罰的逐項清單，附上估價單、帳單或收據，否則出租人即喪失扣留任何押金的權利（第 15B(4) 和 (6) 條）。佛羅里達州規定，房東若不提出索賠，須在 15 天內退還押金。要提出索賠，房東須在 30 天內以掛號信或符合條件的電子郵件發出通知，租客有 15 天的時間提出異議。沒有發出通知，就喪失從押金中扣除的權利，但房東退還押金後，仍可提起損害賠償訴訟。提前搬走的租客或按期續租的租客，除非租約另有約定，須提前 7 天以書面方式通知並附上地址，否則房東不必發出索賠通知（第 83.49(3) 和 (5) 條）。您必須退還的錢不是收入。如果搬走和索賠發生在不同年度，請問報稅員適用哪一年。

全額退還押金時，分錄是什麼？

借記「代收租客押金」，貸記銀行，金額為全部押金。租金收入和費用都不變，因為這筆押金從來不是收入（Publication 527）。

不要把退款記為費用，也不要記為租金減少。如果押金收到時記為租金，之後退還時又記為費用，第一年的租金和第二年的費用都會被高估，Schedule E 上的兩行都會偏高。

押金需要單獨的銀行帳戶嗎？各州對存放有什麼規定？

Publication 527 和 Tax Topic 414 都沒有規定押金必須存放在哪裡。州法有規定，而且各州不同。以下三個例子說明了差異範圍：

您所在的州可能與這三個州都不同。請到您所在州議會的網站，搜尋房東與租客法規或押金法規，並讀清楚押金必須存放在哪裡、是否要付利息、退還期限和扣款通知。不做存放這一步是有代價的：在麻薩諸塞州，租客可以要求立即退還押金，出租人喪失扣留任何押金的權利，租客還可獲判押金三倍加利息的賠償（第 15B(3)、(6) 和 (7) 條）。

如果押金已經混進您的個人帳戶，這筆負債依然存在，帳簿應顯示您欠每位租客多少。是否為每套出租房另開帳戶，請見每套出租房各開一個銀行帳戶。

押金賺到的利息歸誰？1099-INT 表怎麼處理？

如果押金的利息屬於租客，1099-INT 表上的全部金額仍要計入您的稅表，再把租客分得的部分作為代名分配（nominee distribution，指付給您、但屬於別人的利息）扣除。如果州法允許您保留全部利息，就沒有要分的。即使是小額，也可能屬於租客：利息歸誰由州法決定，下面的申報門檻只決定是否需要開表。

利息歸誰由州法決定。按上表，紐約州的利息歸租客，扣除持有人的費用；麻薩諸塞州的利息歸租客，上限為法定利率（或銀行實際支付的金額，以較低者為準）；佛羅里達州則看房東選擇的方式。Publication 550 一般性地說明了代名利息，沒有提到租客押金。把它用於租客分得的部分是通常的理解，請向報稅員確認。

銀行通常以帳戶上的姓名和號碼開具 1099-INT 表，所以表上顯示的是歸您的全部金額。在個人稅表上，Publication 550 的代名利息步驟如下：

1. 在 Schedule B 第 I 部分第 1 行（利息收入）申報 1099-INT 表上的全部金額。
2. 在小計下方填寫「Nominee Distribution」及屬於他人的金額，並從小計中減去。
3. 以付款人的身份，為每位其他所有者開具一份 1099-INT 表，並在利息年度之後的 1 月 31 日前給該所有者一份副本。在 2 月 28 日前向 IRS 提交，以電子方式提交的為 3 月 31 日；遇到週末或假日，順延到下一個營業日。合計十份或以上資訊申報表，一般必須以電子方式提交，只有紙本提交時才附 1096 表（某些資訊申報表的一般填表說明）。您的配偶不需要開表。開這份表需要每位租客的姓名和納稅人識別號碼。

代名金額僅限於帳戶實際為租客賺到的利息。如果州法要求您付給租客的利息超過帳戶賺到的，多出的部分來自您自己的資金，不屬於代名利息；請問報稅員如何處理。

1099-INT 表填表說明把申報門檻定在每人 $10。您保留的那部分（例如紐約州的費用）仍歸您。IRS 的刊物沒有說明這部分如何定性，請問報稅員應在哪裡申報。

Publication 550 是針對個人稅表寫的。合夥企業或公司在自己的稅表上申報利息，所以由報稅員確認代名金額要從哪裡扣除。

寵物押金、清潔費和不可退還的費用怎麼記？

問自己：這筆錢有沒有任何一部分可以還給租客？如果可以，它就是押金，無論租約怎麼稱呼，在您把它用於某項費用之前，都適用上面各節。如果它永遠不會退還，就不是押金。

租金收入是您因他人使用或佔用物業而收到的任何款項（Publication 527）。IRS 的刊物沒有點名寵物費或清潔費，所以不可退還的那一行適用的是這項一般規則。

州法可能限制這些收費。麻薩諸塞州列出了出租人在租賃開始時或開始前可以要求的項目：第一個月和最後一個月的租金、不超過第一個月租金的押金，以及鑰匙和門鎖的費用。該州法規容許州規章允許以費用代替押金（第 15B(1) 條）。在那裡另收寵物費或清潔費，須先查明州法。

出售物業或由物業經理代管時，押金怎麼辦？

您出售租客仍在住的出租房時，押金如何轉給買方由州法規定，只有完成您所在州的轉移步驟，您對該物業的負債才能從帳上轉出。以下是三個例子：

• 紐約州。持有人在交付房契時或之後五天內交出押金，並以掛號信或認證信通知租客。賣方隨後即免除對租客的責任（General Obligations Law 7-105）。
• 麻薩諸塞州。出租人連同累計利息一併轉移押金。買方自轉移時起承擔責任，並須在 45 天內通知租客。賣方若沒有轉移押金，買方仍須對租客承擔責任，所以交屋時要核對每位租客的押金。賣方在完成轉移和通知，或退還押金之前，仍須負責（第 15B(5) 條）。
• 佛羅里達州。押金和預收租金連同已賺得的利息及結算說明一併轉移。資金和記錄轉移並發出書面收據後，賣方即不再負有保管義務（第 83.49(7) 條）。

交屋結算單顯示轉移如何支付。請見帳簿中的出租房交屋結算單。

代管押金的物業經理持有的是租客的錢，不是您的收入。只有代您抵扣租金或損壞的金額才是收入。誰要對租客負責，取決於租約、管理協議和州法。請見帳簿中的物業經理業主對帳單。

範例

金額僅為示例，單位為美元。

押金收取後退還

租客搬入時支付 US$2,000 的押金。您借記銀行 US$2,000，貸記代收租客押金 US$2,000。租金收入不變。搬走時您全額退還：借記代收租客押金，貸記銀行，都是 US$2,000。負債回到零，Schedule E 上沒有這筆押金的收入或費用。

租客提前搬走

租客違反租約，欠租 US$1,500，房屋損壞 US$500。您扣留全部 US$2,000。在您扣留的那一年，借記代收租客押金 US$2,000，貸記其他租金收入 US$2,000。同年您付給承包商 US$500 修復損壞，如果這項工程屬於維修而不是改良，且您的慣例是把維修費列為扣除，就記為維修費。該年顯示收入 US$2,000、費用 US$500。如果維修花了 US$650，扣除額就是 US$650：它按工程的實際成本計算，不是按您扣留的金額計算。

紐約州一棟八戶的樓宇

您在紐約州擁有一棟八戶的樓宇，把一位租客 US$1,200 的押金存在計息帳戶裡，該帳戶當年賺到 US$24。法規允許您每年保留押金的 1%，即 US$12，另外的 US$12 屬於租客。銀行以您的名義開出 US$24 的 1099-INT 表。在您的個人稅表上，您在 Schedule B 申報 US$24，並按 Publication 550 的代名利息步驟，扣除 US$12 作為代名分配。這些步驟要求您以付款人身份為租客開一份 1099-INT 表，列示 US$12；這個金額高於 US$10 的申報門檻，因此需要租客的納稅人識別號碼。

您的情況不一樣嗎？

• 押金被記成收入、與個人帳戶混在一起，或提交稅表前需要重新整理多份租約和多個年度：正確的分錄取決於每份租約，也取決於是否適用州法的存放規定，而且前幾年可能需要更正。提交稅表之前，或前幾年的稅表已把押金算作租金，請尋求記帳協助。
• 出租物業由合夥企業或公司持有：帳簿可以使用同樣的負債科目，但會計方法和稅表的處理取決於實體類型，請先確認。請從記帳協助開始。
• 您的出租帳簿落後了好幾年：請見補做出租物業帳簿。
• 您正在決定押金該存在哪裡：請見每套出租房各開一個銀行帳戶。
• 您需要知道押金和維修該保留哪些記錄：請見出租物業的記錄和收據。
• 您或業主住在美國境外：您扣留的押金仍屬租金，申報和預扣規定也不同；請見非居民房東。
• 您通過短期出租平台出租，平台代管損壞押金：請見帳簿中的短期出租撥款。