物业经理的业主结算单：怎样记账并填 Schedule E

我该申报业主提款，还是物业经理结算单上的租金总额？

物业经理作为您的代理人代收的租金，按收到的金额计入收入，而不是按业主提款（经理汇给您的净额）计算。如果您授权某人作为代理人代收租金，代理人收到时，就视为您收到（第 538 号出版物）。不受实质限制地提供给您使用的收入，即使您还没提取，也要计入（26 CFR 1.451-2）。经理在付款给您之前扣下的管理费、维修费等费用，是另外单独的扣除项。

租客从房租里扣除维修账单的情形，IRS 也同样处理：您要计入全部租金，再另行扣除维修费（IRS 出租税务提示）。在 Schedule E 上，租金总额填在第 3 行，每处房产一栏，每项费用填在各自的费用行（Schedule E 填报说明）。

哪些情况不简单：

• 一份结算单涵盖多处房产或多位业主。
• 经理留存了备用金或租客押金。
• 经理 12 月代收了租金，1 月才付给您。
• 一笔标为“维护”的大额费用可能其实是改良支出。
• 您住在外州或国外，结算单上显示有预扣税款。
• 以前的税表把业主提款当成租金申报。
• 经理经营短期出租，含清洁、床品或其他客人服务，所以这笔租赁可能应报在 Schedule C，而不是 Schedule E。
• 经理为您担保租金，或向您承租该房屋，因此上面的代理人规则可能不适用。以协议为准。

开始前先备好：每处房产的十二份月度结算单和年度结算单、1099-MISC 表、物业管理协议，以及显示每笔提款的银行对账单。

如果以前的税表把业主提款当作租金申报、结算单与您的银行记录对不上，或者您住在国外，请在报税前先读最后一节“您的情况不同？”。

物业经理结算单上的各行，哪些是收入、哪些是费用、哪些两者都不是？

每一行要么是您收到的租金，要么是可以扣除的费用，要么只是资金在转移或在等待处理。只有前两种会进入 Schedule E。租金收入是为使用或占用房产而收到的任何付款，不只是每月房租（第 527 号出版物）。

管理费、招租费、广告费、检查费和维修费在 Schedule E 上分别填在哪里？

每项费用填在该房产各自的费用行，不要与租金相抵。Schedule E 填报说明把管理费和代理人佣金列为您可以扣除的普通且必要的费用（填报说明）。

第 19 行用于填写第 5 至 18 行未列出的任何普通且必要的费用（填报说明）。检查费应填在这里，除非协议把检查并入月度管理费，那样它就属于第 11 行的一部分。

Schedule E 填报说明把管理费和代理人佣金列为可扣除费用，但没有把结算单上的每项费用都对应到某一行。上面各行是常见的对应方式。如果某项费用可能填在两行，请问问您的报税人员。为抗辩产权或改良房产而支付的律师费则要资本化（填报说明）。

以上是个人税表上的 Schedule E 行号，取自最新发布的 Schedule E；报税前请核对现行表格。合伙企业或按合伙企业纳税的 LLC 用 8825 表申报出租房，其行号不同：租金总额在第 2a 行，维修费在第 11 行，没有管理费这一行，所以管理费要填在第 17 行的其他扣除中（8825 表填报说明）。与这些行对应的账户名称，请见出租房会计科目表。

租约说明。 出租人一般必须把订立租约的成本（包括帮助订立租约的费用）资本化，并在租期内分期收回。如果租约（连同您合理预期的续租）在开始后 12 个月内结束，或者该租约所有交易成本合计不超过 $5,000，则可以一次性扣除（26 CFR 1.263(a)-4；26 CFR 1.167(a)-3）。起草租约的律师费适用同样的规则。在全额扣除招租费之前，请让报税人员核对租期、续租和总成本。

怎么区分结算单上的维修和改良？

维修是让房产保持正常使用状态。改良是提升、恢复房产，或使其适应新用途，必须资本化并折旧（第 527 号出版物）。IRS 把修理坏掉的门锁或粉刷房间列为维修，把更换整套暖通空调系统、新屋顶、热水器或地板列为改良（Schedule E 填报说明；第 527 号出版物）。

经理写的名目并不能决定性质。标为“维护”的一行可能藏着屋顶或更换的整套系统。对任何大额费用，都要索取背后的发票，并把改良支出单独留存：折旧和日后出售都要用到（第 527 号出版物）。

安全港规则仍可能让小额项目或例行工程直接扣除，其中有些要在税表上选择适用才行（第 527 号出版物）。维修还是改良指南讲了判断标准和安全港。

经理代管的租客押金和业主备用金会怎么处理？

打算退还的押金，收到时不算收入；备用金是您自己被留存的租金，不是费用。有两种押金情形不同：称为押金、但要用作最后一个月房租的款项，属于预收租金，您或经理收到时就是收入；租客违约而由您留下的押金，在您留下的年度计为收入（第 527 号出版物）。两种情形和账务分录见押金指南。

用您的租金设立的备用金，在经理代收这笔租金时就已是收入。只有经理从中支付可扣除的费用时，才成为费用，并在付款年度扣除（第 527 号出版物）。从备用金放回给您的钱，不会第二次成为收入。经理一方的业主资金展示了经理的账上应记什么。

经理 12 月收租、1 月才付给我，算哪一年？

采用收付实现制（大多数个人都用）的，经理收租的那一年算数（第 527 号出版物）。因为代理人收到就是您收到，所以 12 月代收的租金就是 12 月的收入，即使提款 1 月才到账（第 538 号出版物）。租客 12 月提前支付的 1 月租金是预收租金，同样是 12 月的收入，无论您采用哪种会计方法（第 527 号出版物；26 CFR 1.61-8(b)）。采用权责发生制的业主，在其他情况下于租金赚取时申报（第 527 号出版物），而且特殊的租约规则可能改变时间点，所以请问报税人员适用哪种方法和规则。

采用收付实现制时，出租费用在您付款的年度扣除（第 527 号出版物）。第 538 号出版物中的代理人规则针对的是通过代理人收到的收入。它没有说明经理用您的钱支付的账单何时算已付款，所以年底前后付的账单要问报税人员。请使用经理交易明细里的代收日期和付款日期，不要用结算单所在的月份。1 月的结算单可能包含 12 月 30 日代收的租金。

怎么把结算单与我的银行入账和 1099-MISC 表核对？

每份结算单都应能核对平：经理收到的现金，减去经理付出或留存的部分，等于提款。然后全年的提款应与您的银行入账一致，并把 1099-MISC 表与全年租金相比较。

1. 每个月先写上上期结算单结转进来的余额，加上经理收到的全部现金：租金、租客费用、押金和您汇入的任何款项。减去经理的费用、已付的成本、预扣的税款、转入业主备用金或押金账户的金额，以及结转出去的余额，再加回从两者中放回的金额。结果应等于业主提款。
2. 把每笔提款与一笔银行入账配对。提款日期和入账日期可能相差几天；对一直对不上的金额，要问经理。
3. 加上租客直接付给您的租金。结算单上不会显示这些。
4. 合计每处房产全年的租金总额，并与 1099-MISC 表比较。

物业经理必须把转付给业主的租金填在 1099-MISC 表第 1 栏，即使经理自己留下了一笔费用（IRS 填报说明；26 CFR 1.6041-1(e)(5)，示例 5；26 CFR 1.6041-3(d)）。申报的金额是应计入收款人总收入的金额，在许多情况下是扣除费用、佣金和开支之前的总额（26 CFR 1.6041-1(f)）。这并不保证该表等于租金总额，所以要拿它与结算单比较，不要想当然。如果两者不一致，在报税前请经理解释或更正该表。您的税表申报的是实际租金，不论该表上写什么。

第 1 栏的租金申报门槛是 $2,000，所以小额业主可能收不到该表，但租金仍须申报。经理必须在付款年度之后的 1 月 31 日 前把表交给您；如果该日期落在周末或法定节假日，则顺延到下一个工作日（26 U.S.C. 7503）。如果您的租金被扣了备用预扣税，例如因为您没有把纳税识别号码提供给经理，那么无论金额多少，都可能收到该表（IRS 填报说明）。W-9 表可以把该号码提供给经理。

如果物业经理用租金代付我的房贷、房产税或协会会费，怎么办？

这些付款仍是您的成本，在付款年度扣除，它们会使提款变少。每一项都要在账上单独记一行，以免把提款误当成净租金。

• 房贷： 只有利息可以扣除。本金是在偿还贷款。用贷款机构的年度 1098 表或利息结算单来拆分付款，付给银行的利息填在第 12 行（Schedule E 填报说明；第 527 号出版物）。
• 托管账户： 房贷还款中可能包含用于缴税和保险的存款。贷款机构按其托管账户对账单实际支付账单时，这笔存款才成为费用（第 530 号出版物，写给房主；第 527 号出版物）。
• 房产税： 填在第 16 行，在付给税务机关的年度计入，无论由经理支付还是从托管账户支付。
• 保险： 填在第 9 行；涵盖多个年度的保费，只扣除对应该年度的部分（第 527 号出版物）。
• 公寓管理费： 用于维护公共部分的费用可以扣除。为改良而收的特别摊款不能扣除，但可以折旧（第 527 号出版物）。

如果经理只代付一部分房贷，其他月份由您自己付给贷款机构，合计利息时要把两部分相加。

一份结算单涵盖多处房产，怎么处理？

Schedule E 每处房产占一栏，每页三处，所以每处房产需要各自的租金和费用合计；超过三处时，要附上更多的 Schedule E，并把合计数结转到其中一张上（Schedule E 填报说明）。请经理按房产分别提供结算单。

如果一笔费用涵盖几处房产，请按您能说清楚的依据在它们之间分摊，比如按单元平均分，并保留显示分摊的发票。如果您只拥有房产的一部分，只申报您所占份额的租金和费用（Schedule E 填报说明；第 527 号出版物）。分别由不同 LLC 持有的房产需要分别记账；请见每处出租房一个 LLC 的账务。

我住在外州或国外：涉及哪些州税表和预扣？

住在别处不会改变结算单的记账方式，但可能增加州税和预扣。

外州。 房产所在的州一般对租金征税，无论您是否住在那里。例如加州把来自本州不动产的收入视为加州来源收入（FTB 第 1017 号出版物）。物业经理把加州房产的租金付给非居民业主时，一般预扣 7%，有例外和豁免（FTB 第 1017 号出版物）。门槛和豁免见加州预扣税指南。其他州各自规定申报门槛和预扣规则；请见各州非居民税表申报门槛。

国外。 联邦预扣取决于业主的美国税务身份，而不是邮寄地址。居住在国外的美国人（例如美国公民）向经理提交 W-9 表后，不适用外国业主的预扣（第 515 号出版物）。对外国业主，付款方无法证明对方是美国人时，一般按美国境内租金总额而不是扣除费用后的租金预扣，业主可以选择按净租金纳税，并向经理提交 W-8ECI 表（第 515 号出版物；IRS：不动产收入）。经理如果没有预扣应预扣的税款，要自己承担责任，业主也仍有责任（第 515 号出版物）。向外国业主付款的经理，要用 1042-S 表而不是 1099-MISC 表申报这笔租金（第 515 号出版物）；请索取该表并交给您的报税人员。税率、选择和漏报年度见非居民房东指南。

结算单上的预扣项是您自己税款的预缴，不是出租费用。

我该给报税人员什么？该向经理要什么？

给报税人员的文件要能显示总额，而不只是提款。向经理索取通常缺少的记录。

把开头“开始前先备好”下的所有资料都交给报税人员。另外加上：

• 任何州预扣税结算单
• 贷款机构的年度利息结算单和房产税账单
• 每笔大额维修或购置背后的发票
• 上一年的折旧明细表

请经理提供：

• 每处房产各一份结算单，写明代收租金和支付账单的日期
• 年度汇总，按类别列出租金总额、费用和成本
• 维修发票，其中的改良支出要标出来
• 押金和所留备用金的台账
• 您的 1099-MISC 表（外国业主则是 1042-S 表）以及任何州预扣税结算单

房东应为每项费用保留哪些记录，请见出租房记录与收据。

示例

这些示例仅作说明，所有金额均为美元。

正常的一个月

一份结算单显示代收租金 $2,000，8% 的管理费 $160，水龙头维修 $240，业主提款 $1,600。账上记录：租金 $2,000 填在第 3 行，管理费 $160 填在第 11 行，维修费 $240 填在第 14 行。$1,600 的银行入账是这一笔拆分分录的余额：$2,000 减 $160 再减 $240 等于 $1,600。如果只申报 $1,600 的提款，就会比经理代收的租金少报 $400，而且管理费和维修费也没有各自的行。

被记成维护的屋顶

后来的一份结算单把 $6,000 的屋顶更换列为维护，业主汇钱补足差额。新屋顶在 IRS 的改良清单上，所以一般是应折旧的资本性支出，填在第 18 行，而不是第 14 行 $6,000 的维修费。如果记为维修，就会一次性扣除全部 $6,000，除非适用安全港，这在维修还是改良指南里有讲。发票会说明它到底是哪一种。

经理代管的备用金

协议约定经理从业主租金中留存 $500 备用金。1 月的结算单显示提款前留存了这 $500。它在代收时就是租金，所以租金仍按全额计，这 $500 不是费用。3 月，经理用备用金支付了 $300 的大门维修费。这时这 $300 才是第 14 行的维修费，备用金中还剩 $200。

您的情况不同？

• 结算单来自多位经理或多个州： 每位经理和每个州都有各自的格式和预扣规则。先看各州非居民税表申报门槛。每月例行整理，把租金总额和分项费用交给报税人员，就是每月记账。
• 结算单与您的入账或 1099-MISC 表对不上，经理又解释不了差额： 需要逐行追查差异。根据结算单和银行记录重建全年账目，属于对账工作。
• 以往的税表把净提款当成租金申报，或多年的结算单从未入账： 请见更正以往税表漏报的收入和出租房账目补记。根据结算单重建各年度，属于补账服务。
• 押金或备用金不清楚，或经理为您担保租金： 以协议为准，看谁代管什么。请见出租房账目中的押金和从经理一方看业主资金。建立能逐笔追踪押金和备用金的账目，属于记账工作。
• 您住在国外： 适用预扣税和净租金选择。请见从国外出租美国房产。如果结算单上显示有预扣，在账上把它与出租费用分开，属于记账工作。
• 您的经理经营短租或度假出租： 结算单从客人付款、平台费和清洁费开始，这类出租可能应报在 Schedule C。请见短租收入：Schedule C 还是 Schedule E和短租收款：总额还是净额。
• 由合伙企业或按合伙企业纳税的 LLC 持有出租房： 结算单的读法相同，但合伙企业一般用 8825 表申报出租房，其行号与 Schedule E 不同（IRS：8825 表）。请见共同持有的出租房：Schedule E 还是合伙企业税表。
• 您自己付钱给保洁或维修工： 请见房东的承包商税表。