IRS 里程記錄要求：該記什麼、哪些行程可以算

IRS 的里程記錄必須載明哪些內容？

法律要求您證明汽車的每一次商務使用，但並不要求用這個名稱的記錄，也不限定格式；里程記錄只是最常見的證明方式。如果報稅員要求您提供里程記錄，或 IRS 函件要求提供商務英里數證明，這份證明必須載明每趟行程的日期、目的地、原因和英里數，另加汽車全年的總英里數。

美國聯邦法律規定，納稅人必須用完整記錄（對每趟行程的書面記錄）來證明，或用足以佐證本人陳述的充分證據（例如日曆或發票），否則不得扣除汽車或其他車輛的費用（26 U.S.C. 274(d)）。這項規定不適用於「合資格的非個人用途車輛」，例如只有駕駛座位的送貨卡車（Publication 463）。法規列出帳簿、日記、日誌、行程表或類似記錄，都屬於完整記錄的形式（26 CFR 1.274-5T）。

資料來源：Publication 463，Table 5-1。其中的每日記錄範本另有里程表起讀數和止讀數兩欄，雖非必填，但能讓每個數字都可以核對。

只記年底的總數是不夠的。有一種狹窄的例外：如果您唯一的商務駕車是在固定路線上送貨或拜訪客戶，可以只記一次路線的長度、每趟行程的日期和全年總英里數，不必逐趟寫明目的（Publication 463；26 CFR 1.274-5T）。

以下情況就不單純：報稅員或 IRS 函件要求提供證明；里程記錄從未記過，或在年底才補寫；汽車同時用於家庭辦公室或第二個工作地點；涉及一輛以上的車；或汽車由合夥企業或公司持有。請準備好年初和年底的里程表讀數、您的日曆、客戶地址或發票，以及每趟行程的目的。

用標準里程費率或實際費用，都需要里程記錄嗎？

需要。兩種方法都要有商務英里數的記錄。標準里程費率取代的是汽車營運成本的記錄，並不取代您為業務行駛多少英里的記錄。扣除額等於費率乘以商務英里數（Revenue Procedure 2019-46，第 4.01 節；Tax Topic 510）。

採用實際費用時，里程記錄用來確定汽油、保險和折舊等費用的商務比例。商務英里數除以總英里數，就是這個百分比（Publication 463）。如果您對汽車計提折舊，在整個回收期的每一年都要保存汽車商務使用的記錄（Publication 463）。如何在兩種方法之間選擇，以及商務使用比例的測試，請見標準里程費率還是實際汽車費用。

本頁涵蓋的稅務年度中，標準費率在年中有調整，所以每趟行程的日期很重要：1 月至 6 月為 每英里 72.5 美分，7 月至 12 月為 每英里 76 美分（Announcement 2026-11）。

用 App、試算表或筆記本記錄夠嗎？

夠，只要上述內容齊全且準確。法規沒有指定格式或產品。電腦上的記錄，若是用記錄程式存入電腦記憶裝置，就算書面記錄；Publication 463 也說明，用電腦製作的記錄屬於完整記錄（26 CFR 1.274-5T；Publication 463）。

無論用哪種格式，都有三個陷阱：

• 缺少目的。 自動追蹤通常只記英里數和時間，不記您為什麼開車。除非從情況可以明顯看出目的，否則一般須有商務目的的書面說明，因此請為每趟行程補上（26 CFR 1.274-5T）。
• 估算數字。 Publication 463 說明，您不能扣除自己推算或估計的金額。
• 日後打不開的記錄。 如果您用電腦系統保存記錄，必須能提供清晰可讀的記錄，來支持稅表上的各項金額，並且能與您的帳簿對得上（Publication 583）。請在年底匯出里程記錄，不要依賴一個日後可能關閉的帳戶。

里程記錄多久要更新一次？

每筆記錄應在行程當時或之後不久完成。不必逐日記錄：每週為當週的使用情況補記一次，也算在「當時或之後不久」內。事後才寫的記錄，單獨不算完整記錄，這時您本人的陳述需要有力的佐證，例如日曆記錄、發票和與客戶的訊息（26 CFR 1.274-5T；Publication 463）。

如果您只記錄了一年中的部分時段，IRS 只有在發票等其他證據顯示這些時段具有代表性時，才會接受它代表全年。這種情況，以及里程記錄從未記過或已遺失的情況，請見重建里程記錄。

哪些行程算商務，哪些是通勤？

在住家和您的固定工作地點之間開車屬於通勤，通勤永遠不能扣除，不論距離多遠，也不論途中是否打電話或攜帶工具（Publication 463）。

前六列的前提是：您的家不是主要營業地點；請見下方的家庭辦公室部分。

工作地點的工作預計會持續一年或更短，且實際也是如此，這個地點才算臨時。如果您預計會超過一年，即使實際提早結束，也不算臨時；預期改變時，它也不再是臨時地點。您的都會區是指該城市加上被視為其一部分的郊區（Publication 463；Schedule C 填表說明，第 44b 行）。

私人繞路要特別留意。在兩個工作地點之間，如果您因私事偏離直接路線，扣除額不能超過直接行程本來的費用，因此請把多出來的英里數記為其他英里（Publication 463）。在兩個商務停靠點之間短暫停留，例如吃午餐，不會中斷商務使用（26 CFR 1.274-5T）。

從我的家庭辦公室出發的行程算不算？

算，前提是家庭辦公室符合您的主要營業地點。這時，在這個家與同一行業或業務的另一個工作地點之間的行程，都是商務英里，不論對方是固定地點還是臨時地點，也不論距離多遠（Publication 463；Schedule C 填表說明，第 44b 行；Revenue Ruling 99-7）。

這項判斷來自家庭辦公室的規則。如果您專門且經常用家庭辦公室處理業務的行政或管理工作，並且沒有其他固定地點用來進行大量的行政或管理工作，這間家庭辦公室就符合主要營業地點（Publication 587）。該刊物還提醒要比較在各地點所做工作的相對重要性，以及花在各地點的時間。如果家不是您的主要營業地點，仍適用上述一般的通勤規則。家庭辦公室扣除額本身，請見簡化法還是實際費用法。

只有作為主要營業地點的家，行程才能算；如果家庭辦公室只是因為您在那裡會見客戶，或因為它是獨立的建築才符合條件，就不算（Schedule C 填表說明，第 44b 行）。如果您受雇於自己的公司，家中的使用還必須是為了雇主的便利（26 U.S.C. 280A(c)(1)）。Publication 587 不允許雇員扣除家庭辦公室，但這本身不代表從家到工作地點的行程就是通勤：家符合主要營業地點的測試時，公司可以依報銷計劃（accountable plan）報銷這些行程，只要符合計劃的規定，報銷款可不計入您的工資（Revenue Ruling 99-7；Publication 5137）。

如果我還使用共享辦公空間或第二個工作地點呢？

要看您的家庭辦公室。如果家是您的主要營業地點，那麼在家與辦公桌之間，以及從辦公桌到客戶的行程，都是商務英里。如果不是，從家開車到您經常使用的辦公桌，一般屬於通勤，而從辦公桌到客戶則是商務。IRS 沒有針對共享辦公空間的專門規定：這是套用固定工作地點的規則，因此您使用辦公桌的頻率和在那裡做的事，可能改變結果。

Publication 587 指出，如果您在家以外有一個固定地點，用來進行大量行政或管理工作（例如開帳單、記帳或排程），就可能使家庭辦公室不符合資格。至於不屬行政性質的大量工作，例如在固定地點會見或服務客戶，則不會有這個影響（Publication 587）。您在哪裡做行政工作、做多少，光靠里程記錄看不出來，所以請在記錄中註明每個工作日的工作地點。

只有部分英里可以扣除，也要列出總英里數嗎？

要。請列出里程表走過的每一英里，再分成商務、通勤和其他；只有商務英里可以扣除。Schedule C 第 IV 部分適用於獨資經營者，且該人使用標準里程費率、租賃車輛或車輛已完全折舊完畢，而且不因其他原因需要提交 4562 表。4562 表第 V 部分則適用於您計提折舊的車輛，或無論如何都必須提交該表的情況。兩者都要填寫投入使用日期、商務、通勤和其他英里數，以及您是否有支持扣除額的書面證據（Schedule C 填表說明，第 9 行；Schedule C 表格；4562 表；26 CFR 1.274-5T）。

填寫時，總英里數等於年底里程表讀數減去年初讀數；商務英里數是各趟商務行程相加；通勤英里數是各趟通勤行程相加；其餘算作其他英里。例如，里程表 1 月 1 日顯示 40,000，12 月 31 日顯示 52,000，總英里數就是 12,000。如果記錄顯示商務 7,500 英里、通勤 600 英里，其餘 3,900 英里屬於個人用途，只有 7,500 英里可以扣除。

每輛車要分別記錄；Schedule C 填表說明要求，每多一輛車，就要用附加說明書提供第 IV 部分的資料（Schedule C 填表說明）。

涉及合夥企業或公司時，規則會不同嗎？

證明要求適用於任何申報汽車費用扣除的納稅人，包括持有汽車的合夥企業或公司（26 U.S.C. 274(d)）。這類實體沒有 Schedule C；對所有者或關聯人使用的車輛，要在自己的 4562 表第 V 部分申報里程（4562 表）。

里程記錄只證明英里數，並不會自行產生扣除額。如果您受雇於自己的公司，雇員未獲報銷的汽車費用，一般不能在個人稅表上扣除（Publication 463）；公司可以改依您的里程記錄，把英里費用付還給您。如果公司改為提供汽車給您，通勤和其他個人用途一般屬於應稅附加福利，公司必須估值並在 W-2 表上申報，除非您為這部分用途付費，因此即使您不申報扣除，也請保留通勤和其他英里的區分（Publication 15-B）。合夥人不獲合夥企業報銷的汽車費用，只有在合夥協議要求該合夥人自行負擔時才可以扣除，並列為 Schedule E 上未獲報銷的合夥企業費用（Schedule E 填表說明）。

公司報銷您的費用時，您要向公司充分說明：每趟行程的日期、目的地、商務目的和英里數，並在行程當時或之後不久記錄。如果您直接或間接持有公司 超過 10% 的股票，您與雇主即為關聯方，還必須能向 IRS 證明這些費用（Publication 463）。報銷規則請見報銷所有者費用；透過實體購車請見透過您的公司購買車輛。

舉例

這些例子只計算英里數。

有家庭辦公室的攝影師

一位攝影師的空房間只用來開帳單和記帳，沒有其他辦公室，而且這個房間符合 Publication 587 的主要營業地點測試，所以從家到拍攝現場的行程是商務行程。某天里程表走了 16 英里：往返拍攝現場是 11 英里，另外單獨往返健身房是 5 英里。里程記錄顯示：商務 11 英里，目的為拍攝；其他 5 英里；通勤 0 英里。

拜訪客戶的記帳員

一位記帳員在符合資格的家庭辦公室工作，往返客戶處共開 20 英里。里程記錄寫下日期、客戶所在城市、目的（帳簿季度審閱）和商務 20 英里。因為家是主要營業地點，從家出發的行程可以算。

使用共享辦公桌的自由工作者

一位自由工作者每個工作日都在同一張租用的辦公桌工作，單程 12 英里，沒有符合資格的家庭辦公室。每天的 24 英里是通勤。某天，這位自由工作者從辦公桌開車到 10 英里外的客戶處，再回到辦公桌。這 20 英里是商務英里。從家到辦公桌的行程是否可能算商務，取決於上文的家庭辦公室測試。

您的情況不一樣嗎？

• 報稅員要求您提供里程記錄，或 IRS 函件要求提供商務英里數證明： 哪些行程可以扣除、記錄是否站得住腳，取決於里程記錄本身無法決定的事實，例如家庭辦公室測試、第二個工作地點和混合行程。如果問題出在記錄不全，記帳協助適合您。如果 IRS 已經展開審查，請見 IRS 審查指南和 Schedule C 的哪些費用會被質疑。
• 您沒有記錄里程，或記錄遺失了： 請見重建里程記錄。好幾年沒有里程記錄，也可能代表帳簿需要補齊，這屬於記帳協助的範圍。
• 您正在標準費率和實際費用之間做選擇，或想要改用另一種方法： 請見標準里程費率還是實際汽車費用。
• 您為共乘或外送平台開車： 請見共乘和外送司機的扣除項目。
• 汽車由 LLC 或 S 公司持有，或由它們向您報銷： 請見透過您的公司購買車輛和報銷所有者費用。
• 汽車同時用於商務和個人駕駛，有停車費、過路費和收據要追蹤，或您想知道里程記錄要保存多久： 請見混合用途費用的商務比例、IRS 的收據要求和營業記錄要保存多久。
• 您在加拿大開車： 加拿大的行車記錄簿規定有所不同；請見 CRA 行車記錄簿指南。