自己記帳還是請記帳員？美國小型企業指南

記帳可以用軟體自己做，還是需要記帳員？

如果您能為每筆交易提供證明並分類、完成銀行及信用卡帳戶的對帳，並準時為必須提交的稅表整理出數字，就可以自己記帳。軟體只會記錄您輸入的內容，您仍需自行檢查記錄是否完整、正確。如果對帳或報表跟不上，記帳員可以負責日常工作。稅務方法、存貨或申報方面的問題，請諮詢合資格的稅務專業人士（IRS：Publication 583）。

IRS 要求我的帳簿做到什麼？

美國企業的帳簿必須顯示稅表所依據的收入與費用，並且必須保存支持各項記錄的文件。聯邦法律要求記錄足以確立您的納稅義務；只要系統能清楚顯示收入與費用，IRS 一般讓您自行選擇記帳系統，包括電子記錄（26 USC 6001；IRS：Publication 583）。訂閱軟體並不能補上遺失的收據，也無法判斷一筆付款屬於工資、存貨、資產還是所有者提款。

請保存發票或銷售報告、銀行及信用卡對帳單、費用收據、借款記錄及企業資產記錄，並與帳簿中的記錄核對。單憑一筆銀行存款，可能看不出這筆錢是銷售收入、貸款還是所有者投入；單憑一筆信用卡消費，也可能無法證明其企業用途。IRS 指出，支持稅表項目的記錄應保存到適用的核定期間屆滿為止，部分記錄及資產的保存期限更長（IRS：Publication 583；IRS：記錄應保存多久？）。

合夥企業或公司需要有該企業自己的帳簿，與每位所有者的個人財務分開。合夥企業雖然收入一般轉給合夥人，仍須提交自己的資訊申報表；公司也有自己的稅表（IRS：Publication 583）。各類實體要提交的表格，請參閱您的企業需要提交哪些稅表。

記帳員、會計師或 CPA：誰能為我報稅並代表我與 IRS 溝通？

任何人都可以負責記錄交易。收費為他人準備聯邦稅表，與代表他人面對 IRS，是兩種不同的工作：收費的報稅員需要 IRS 報稅員稅務識別號碼（PTIN），而 CPA、註冊代理人（enrolled agent）及律師則享有向 IRS 無限制代理的權利（IRS：報稅員資格）。

部分沒有上述資格的報稅員，對於自己準備並簽署的稅表只有有限的代理權利；其他人則完全沒有代理權利（IRS：報稅員資格）。單看記帳員的頭銜，無法知道他們能處理哪些稅表或代理工作。

我需要另外開設企業銀行帳戶嗎？

聯邦記錄保存規定本身並不要求另開銀行帳戶，但 IRS 建議開設，並說明這個帳戶只用於企業。把交易分開，更容易追蹤收入、費用及所有者轉帳，也更容易把帳戶與帳簿對帳（IRS：Publication 583）。

如果個人與企業的付款混在一起，請先識別每一筆，再進行分類。用企業帳戶支付的個人消費，並不會自動成為企業的扣除項。對合夥企業或公司來說，轉給所有者的款項需要在企業帳簿中另行分類；有關 LLC 所有者提款，請參閱如何支付自己的報酬。

現金制還是權責發生制：我的帳簿該用哪一種？

請使用法規允許、並能清楚反映收入的稅務會計方法。只要能與稅表對帳，企業帳簿可以另用其他方法（IRS：1065 表 Schedule M-3 填表說明）。在改變收入與費用的申報方式前，請先查看已提交稅表所採用的方法。第一份提交的稅表一般就確立了稅務方法；之後若要變更，一般須獲得 IRS 批准，通常以 3115 表申請（IRS：Publication 538）。

客戶尚未付款的發票，是企業應收的款項；尚未支付的供應商帳單，則是企業應付的款項。現金制與權責發生制一般在不同的時間確認這些項目。

這些只是計入時間的規則，並不是可以略去發票或帳單的選擇。部分公司，以及有公司合夥人的合夥企業，在使用現金制上受到限制，但設有小型企業例外；存貨也可能改變採購與銷售所適用的方法（IRS：Publication 538）。

我的企業在稅表上需要資產負債表嗎？

獨資經營者的 Schedule C 不包含 Schedule L 資產負債表。合夥企業及公司的稅表可能需要填寫 Schedule L，它根據帳簿列出年初與年末的資產、負債及所有者權益（IRS：Schedule C 填表說明；IRS：1065 表填表說明；IRS：1120-S 表填表說明；IRS：1120 表填表說明）。

請查看您所提交稅表上有關小型企業的問題：1065 表及 1120-S 表看 Schedule B，1120 表看 Schedule K。合夥企業必須符合所列的每一項條件，包括及時提供合夥人附表。在依賴例外規定之前，請先查看所申報稅務年度的填表說明。即使 Schedule L 可以不填，也要保存支持稅表的記錄。如果必須填寫，資產負債表須與帳簿一致（IRS：1065 表填表說明；IRS：1120-S 表填表說明；IRS：1120 表填表說明）。

帳簿需要多久更新一次？

聯邦並沒有統一規定，要求每家小型企業每週或每月入帳。請以足以趕上申報及繳稅截止日的頻率更新帳簿，並在每個銀行帳戶的對帳單送到時完成對帳；IRS 建議每月對帳（IRS：Publication 583）。

一個可行的做法是：交易發生時就留下原始文件，每月檢查存款與付款，完成銀行及信用卡餘額對帳，並在結帳前查明未分類或重複的記錄。請在年度中檢視收入，因為自僱所有者、合夥人及 S 公司股東可能需要繳納預估稅款（IRS：預估稅款）。如果您的帳簿已落後數月、稅表又快到期，請參閱補記拖欠的帳簿。

有了雇員之後，有什麼改變？

聘用雇員後，企業需要處理預扣稅、稅款繳存、稅表及雇員記錄，其截止日與發薪日掛鉤。雇主必須追蹤工資總額、預扣稅款、雇主稅款、付款及繳存，並把工資報告與帳簿及銀行記錄對帳（IRS：Publication 15；IRS：僱傭稅的繳存與申報）。

聯邦繳存的時間表一般為每月或每半週；金額較小的稅款可以隨按時提交的稅表一併繳納，金額較大的稅負則可能須在下一個營業日繳存。各州可能另有工資方面的義務（IRS：Publication 15；IRS：僱傭稅的繳存與申報）。僱傭稅記錄須保存至稅款到期日或繳款日之後至少四年，以較晚者為準（IRS：Publication 583）。使用工資服務供應商，並不會免除雇主正確繳存的責任。如果已預扣的稅款被故意不繳，IRS 可能對負責人（包括控制付款的所有者）評定信託基金追回罰款（trust fund recovery penalty）（IRS：Publication 15）。

代收銷售稅之後，有什麼改變？

請按州追蹤代收的銷售稅，並與各州的稅表對帳。就聯邦所得稅而言，向買方徵收並轉繳給州的稅款，一般不計入收入；對賣方徵收、再向買方收取的稅款，則計入總收款（IRS：Publication 334）。企業在哪裡、何時必須代收，是另一個逐州而定的問題；請參閱何時必須代收銷售稅。

付款給承包人之後，有什麼改變？

請保存每位承包人的身分資料、發票、付款金額及付款方式，以便判斷適用哪些資訊申報表。美國收款人請索取 W-9 表；外國收款人一般須改用適當的外國身分表格（IRS：W-9 表索取方填表說明）。對於本稅務年度內的付款，當須申報的服務付款累計達到 $2,000 時，一般適用 1099-NEC 表；備用預扣稅則可能令不論金額多少都需要提交該表（IRS：資訊申報表指引）。

付給公司的款項大多可豁免，但律師費仍可能需要申報。須提供及提交的 1099-NEC 表，截止日為次年 1 月 31 日；若該日是週末或法定假日，則順延至下一個營業日。請把信用卡及符合條件的第三方網路付款另行追蹤，因為這些款項由結算機構以 1099-K 表申報，而不是由您以 1099-NEC 表申報（IRS：1099-MISC 表及 1099-NEC 表填表說明）。對方自稱承包人，並不能決定其工作者身分：IRS 會看控制權及工作關係的實際情況（IRS：獨立承包人的定義）。

有存貨，會讓自己記帳更困難嗎？

會。銷售商品會增加採購及銷售記錄。如果您採用稅務存貨會計，就要追蹤銷貨成本及年末持有的商品。符合資格的小型企業可以選擇法規允許的方法而不保留稅務存貨，但仍須有記錄支持該方法（IRS：Publication 538）。

請保存採購及銷售記錄，包括數量及退貨。若採用稅務存貨，還要記錄損耗及仍持有的商品。是否符合小型企業方法的資格，取決於收入及其他條件；該方法仍必須清楚反映收入。存貨方法的變更，本身也可能屬於會計方法變更（IRS：Publication 538）。請在提交第一份稅表之前，與報稅員一起決定方法，不要把每筆採購都當作即時費用處理。

如果由別人替我記帳，出錯時我還要負責嗎？

要。即使由別人記錄交易或準備稅表，您仍須對稅表所用的記錄和數字負責。IRS 建議納稅人在提交前先檢查稅表，而聯邦的記錄保存義務仍由納稅人承擔（IRS：Topic 254；26 USC 6001）。

請確保您能查閱帳簿及原始文件。請約定由誰輸入交易、完成對帳、檢查異常項目、準備工資稅表或銷售稅表，以及批准申報與繳存。每個月檢查銀行對帳、未收的發票和未付的帳單，以及各項稅款餘額。稅表提交之前，有任何差異都要提出詢問。

我的義務什麼時候會超出自己記帳的能力？

關鍵在於您能否準時、準確地完成必須有的記錄、對帳及申報，而不在於特定的銷售額或軟體功能。交易很少的簡單服務型企業也許能自己記帳；一旦涉及工資、多個銷售稅州、存貨、多位所有者、複雜的資產購置，或必須填寫 Schedule L，就更需要協助（IRS：Publication 583；IRS：1065 表填表說明）。

在把帳簿交給別人之前，請先準備好帳戶清單、銀行及信用卡對帳單、上年度稅表、申報日曆、工資及銷售稅登記資料，以及任何存貨或借款記錄。請決定由誰提供缺少的文件，以及由誰審核每月結帳。如果是新成立的企業，提交第一份稅表是另一個問題，請參閱企業的第一份稅表。

範例

僅以美元作說明；這些數字並不構成任何稅務門檻。

一位獨資經營者經營服務型業務，只有一個銀行帳戶，沒有雇員，也沒有存貨。某個月，客戶付款合計 $10,000，企業付款合計 $4,000，所有者轉了 $2,000 到個人帳戶。所有者記錄 $10,000 的收款，為 $4,000 的付款分類並保存證明，並把 $2,000 的轉帳記為所有者提款，而不是企業費用。帳簿上銀行餘額增加的 $4,000，來自收款減去付款及提款。所有者把這個餘額與銀行對帳單核對，並處理在途存款及未兌現的付款、記錄任何銀行收費，然後再另行檢查未付的帳單。如果這個流程能持續保持最新，自己記帳也許可行。一旦增加工資或轉售商品，就會增加新的記錄及截止日，需要重新評估。

您的情況不同？

• 您的帳簿已經落後，稅表又快到期：在依賴本期利潤報表之前，請先參閱補記拖欠的帳簿。
• 您要提交企業的第一份稅表：請參閱企業的第一份稅表，了解申報的先後步驟。
• 您不清楚自己的實體要提交哪份稅表：請參閱您的企業需要提交哪些稅表。
• 您在多個州代收銷售稅：請在何時必須代收銷售稅中，查看各州的規定。
• 您從 LLC 提款，或透過 S 公司支付自己報酬：請參閱如何支付自己的報酬、S 公司所有者薪金及 S 公司如何課稅。
• 您的美國單一成員 LLC 由外國人持有：請追蹤與所有者之間的資金、財產及其他往來，因為這些可能須在 5472 表上申報；請參閱外資持有的單一成員 LLC 申報（IRS：5472 表填表說明）。
• 您的公司在加拿大：其年度結算要求不同；請參閱公司年度財務報表。
• 工資、存貨或必須填寫的資產負債表，讓您現有的流程應付不來：請把帳戶清單、對帳記錄、登記資料及申報日曆，帶到記帳服務。