業務支出收據遺失：還有哪些憑證可以佐證

收據遺失了，還能扣除業務支出嗎？

收據遺失本身不會使扣除失效。這筆費用仍須是真實的業務支出，而且您必須用其他記錄來證明。聯邦規定要求，帳簿或記錄須足以確立您的扣除項（26 CFR 1.6001-1；IRS Topic 305），而 IRS 表示，除少數情況外，法律並未要求特定種類的記錄（Publication 583）。舉證是您的責任，IRS 表示您一般需要書面憑證，例如收據、已兌現的支票或帳單（IRS：舉證責任）。收據不在了，就要由其他文件來證明。

如果有多個年度缺少收據，缺口涉及車輛、差旅或大額採購，或 IRS 的來函已要求提供佐證，情況就不簡單。下文逐一說明。

證明分為兩條路：

$75 的免收據門檻屬於差旅、禮品和車輛規則，不適用於一般費用。詳情見下文。

26 CFR 1.274-5T 提到法院過去的一種做法（Cohan v. Commissioner）：當費用顯然已經發生、但確切金額不明時，允許採用接近的估算。該法規指出，對於差旅、禮品和車輛等列明財產，更嚴格的規則取代了這種做法。該法規以及 Publication 463 和 583 都沒有說明這種做法對一般費用是否仍然有用，所以不要指望靠估算過關。

先收集：

• 支付過業務支出的每個帳戶或信用卡的全年對帳單，包括用於業務的個人信用卡。
• 每個賣方網上帳戶中的帳單記錄和發票。
• 訂單和收據電子郵件，以及應用程式或商店的購買記錄。
• 出差和會議的日曆、行程和客戶電子郵件。
• 去年的稅表和帳簿，以及您收到的 1099-NEC 表和 1099-K 表，用來在重建過程中檢查收入是否完整（它們顯示的是收入，不是支出）。

如果被審查，銀行或信用卡對帳單夠用嗎？

通常單靠它不夠。對帳單證明您付了款，但不證明您買了什麼或為什麼買。Publication 583 指出，如果非常清晰的帳戶對帳單顯示下列細節，可以證明已付款，但僅有付款證明並不能確立扣除。請保留顯示費用已發生的發票或銷售單（Publication 583）。

Publication 583 談到的是金融機構編製的對帳單，並沒有說明支付應用程式自己的記錄是否算數，所以也請調取為其提供資金的銀行或信用卡的對帳單。

Publication 463 對支票也有同樣的說法：已兌現的支票加上收款人的帳單，通常足以確立費用，但單憑支票並不顯示業務目的（Publication 463）。對帳單上只有商家名稱的一行，同樣有這個缺口。

遺失的收據可以用什麼代替？

凡是能顯示金額、日期、買了什麼和為什麼買的東西都有幫助，而最接近的替代品是賣方的副本。Publication 583 把已付帳單、發票、帳戶對帳單和銷售單列為佐證文件（Publication 583）。

關於最後一行：在事發當時或接近當時做的記錄具有很高的可信度，事後的陳述則不具備，因為記憶往往不可靠。事後的陳述需要有很高證明力的佐證（26 CFR 1.274-5T）。這段規定適用於差旅、禮品和車輛費用。對任何費用，現在寫的備註都應有發票、電子郵件和日曆記錄等外部記錄支持，並註明是事後寫的。

對於差旅、禮品和車輛費用，Publication 463 只有在其他佐證證據支持時，才允許用您自己的書面或口頭陳述填補缺口，而且費用、時間、地點或日期需要直接證據或書面證據（Publication 463）。汽車的情況，請見重建里程記錄。

沒有收據的現金付款是最弱的情況，因為沒有任何對帳單顯示它。Publication 583 指出，如果拿不到現金付款的收據，您應在付款當時，在記錄中做出充分說明（Publication 583）。以現金付給分包商的情況，請見以現金支付分包商。

缺少收據很嚴重嗎？哪些支出需要更嚴格的證明？

對一般費用而言，缺少收據只是一個要用其他記錄填補的缺口。對差旅、禮品和車輛費用，問題則大得多：26 CFR 1.274-5T 規定，除非每個要素都得到證明，否則不得扣除，並且取代了以前估算費用的做法。

資料來源：Publication 463，Table 5-1和 26 CFR 1.274-5T。

上表說明的是按實際費用申報的情況。有兩種固定費率的方法，如果您符合條件，可以替代部分收據：離家差旅的標準餐費津貼，以及汽車費用的標準里程費率。兩者都不需要這些收據，但仍需要行程或里程的證明：日期、目的地、業務里程和目的（26 CFR 1.274-5(j)；Publication 463）。它們是固定費率，不是估算；資格條件請見業務餐費扣除和標準里程費率或實際汽車費用。

更嚴格的證明規則不適用於合資格的非個人用途車輛，即依其性質不太可能被用於超過微不足道的個人用途的車輛（26 U.S.C. 274(d) 和 (i)）。工作用貨車或廂型車是否符合，取決於車輛本身及其使用方式。

出差途中的餐費適用差旅規則。不屬於出差的業務餐費，不在法規的嚴格證明清單（差旅、禮品和列明財產）之內（26 U.S.C. 274(d)），Publication 463 的 Table 5-1 也沒有對應的行，但它仍須是真實的業務支出。對於業務餐費，Publication 463 指出，如果餐廳收據顯示餐廳名稱和地點、用餐人數、日期和金額，就已足夠。信用卡對帳單只顯示餐廳、日期和金額，所以誰出席、業務原因是什麼，需要您自己的記錄。餐費可以扣除多少，請見業務餐費扣除。

小額購物也需要收據嗎？

在差旅、禮品和車輛規則下，除住宿外，低於 $75 的支出不需要收據。住宿，以及 $75 或以上的其他支出，則需要書面憑證。交通費用在收據不易取得時可以免除；雇員按報銷計劃（accountable plan）、以每日津貼向雇主報銷的差旅餐費或住宿，也可以免除（26 CFR 1.274-5；Publication 463）。金額、日期、地點和目的仍須記錄。

Publication 583 對一般費用沒有訂出金額門檻，帳簿仍須支持這些費用。收據必須顯示哪些內容，請見 IRS 收據要求。

如果火災、水災或電腦當機毀掉了收據怎麼辦？

如果記錄因您無法控制的情況而遺失，例如火災、水災或其他意外，26 CFR 1.274-5T 賦予您以合理重建的方式證明差旅、禮品和車輛費用的權利（Publication 463）。您必須證明這次損失是您無法控制的，所以請保留能顯示該事件的資料，例如保險索賠或事故報告。

電腦當機、刪除了資料夾或放錯了箱子，兩個來源都沒有提到。是否算數取決於事實，而且須由您來證明。先向銀行、信用卡發卡機構和賣方索取副本。

至於災後重建業務記錄，IRS 列出供應商發票副本、銀行對帳單和以往年度的稅表，這些用於推算存貨和銷售數字；同樣的文件也能顯示支出。IRS 還提到可透過 Get Transcript 免費取得稅表謄本，或以郵寄方式使用 4506-T 表（IRS：重建記錄）。

怎樣重建全年的支出，又不重複計算？

從對帳單入手，而不是從收據入手：對帳單列出透過帳戶或信用卡支付的每一筆款項，再用其他文件證明每筆款項買的是什麼。費用屬於哪一年，依企業既定的會計方法而定：一般而言，現金收付制按付款的年度，權責發生制按發生費用的年度，不論是否已付款（Publication 583）。權責發生制的帳簿，要加上年底未付的帳單，並把每筆付款與一張未結帳單對上，避免重複計算。按以下順序進行：

1. 列出全年支付過業務支出的每個帳戶、信用卡和支付應用程式。
2. 調取每個帳戶全年的對帳單。
3. 把每一行標記為業務、個人、轉帳或退款。用銀行帳戶支付的信用卡帳單是轉帳；信用卡上的消費才是支出。
4. 把每一行業務交易與顯示所購物品的記錄對上，並把該記錄註明在這一行上。
5. 加入沒有任何對帳單顯示的現金付款，依據賣方副本、零用金單據和其他記錄（Publication 583）。現金提款不是支出；要把它與它所支付的開支對上。
6. 每筆費用只算一次。發票和它的對帳單行是同一筆費用；退款會減少被退款的那筆費用。
7. 沒有佐證記錄的行，另列一張清單，不要埋進雜項類別。
8. 把合計數與對帳單核對一致，做法如 Publication 583 對把銀行對帳單與帳簿對帳的說明（Publication 583）。

整年的帳簿要依據對帳單重建，請見依據銀行對帳單重建帳簿。

無法證明一筆支出，我可能要被罰款嗎？

第一個代價是扣除本身：被 IRS 不允許的支出會提高您的應稅收入。之後可能還有罰款。與準確性有關的罰款，是因疏忽或重大少報而造成的少繳稅款部分的 20%（IRS：與準確性有關的罰款）。26 CFR 1.6662-3 指出，疏忽包括沒有保存適當的帳簿和記錄，或沒有妥善證明各項目。

IRS 表示，如果您本著誠信行事並能證明有合理原因，它可能免除或減輕部分罰款，而且它會對罰款收取利息。重大少報的判斷標準（個人和公司不同），以及記錄不良的其他代價，請見沒有保存業務記錄的罰款。

如果 IRS 已經要求我提供證明怎麼辦？

審查從郵件開始，信中書面要求提供特定文件，並列明回覆日期（IRS：IRS 審查）。如果您沒有在該日期前回覆，IRS 會完成審查，並寄出載有其擬議調整的報告。

1. 看清楚信中涵蓋哪些項目和年度。信中要求的是特定文件，所以要逐項準備回覆。
2. 每個項目都要整理好對帳單的那一行、賣方的記錄和目的備註。差旅、禮品和車輛項目，還要加上上表所列的要素。
3. 重建的記錄要標明是重建的，並註明製作日期。切勿把收據偽造成與原件一樣。
4. 有些項目可能沒有任何記錄可以支持。舉證是您的責任（IRS：舉證責任），所以這些項目就是審查中有風險的項目。哪些項目值得先去佐證、哪些不值得，需要報稅員或授權代表來判斷。
5. 如果郵寄審查需要更多時間，請按信中的指示以書面提出。IRS 表示，它通常可以一次性自動給予 30 天 的延期。一旦以掛號郵件收到欠稅通知書（Notice of Deficiency），IRS 就不能再給予更多提供文件的時間，也不能延長提起美國稅務法院訴訟原有的 90 天（IRS：IRS 審查）。
6. 回覆請用能確認送達的方式寄出。

您可以自己代表自己，也可以委託授權代表。審查如何進行、延期規則以及誰可以代表您，請見IRS 對小型企業的審查。

要改變什麼，才不會再遺失收據？

在費用發生時就取得證明，而不是等到年底。事發當時或接近當時所做的記錄分量更重（Publication 463）。

• 用同一個企業帳戶或信用卡支付業務支出，這樣對帳單就能列出企業的支出。
• 每張發票或收據電子郵件，在同一週內存入該年度的資料夾。
• 現金付款時，當場寫下用途、時間和金額（Publication 583）。
• 差旅、禮品、餐費和車輛使用，在發生時就寫下目的。
• 每月把對帳單與帳簿對帳。

完整的做法請見自僱人士的記錄保存。用照片代替紙本，請見以掃描收據代替紙本，所有記錄要保存多久，請見業務記錄要保留多久。

舉例

以下例子僅作說明，金額以美元計。

有信用卡對帳單但沒有收據的設計師

一名自由工作的設計師遺失了全年的所有收據，但保有信用卡對帳單：軟體 US$3,600、訂閱 US$1,200、筆記型電腦 US$2,400，合計 US$7,200。每一行對帳單都顯示商家、日期和金額，證明已付款。設計師下載了每個賣方的帳單記錄和筆記型電腦的訂單確認，這些顯示買了什麼、何時買，再補上一段簡短備註，說明每項用於業務的程度（混合用途支出和業務比例）。現在每筆費用都有付款證明、賣方記錄和備註。筆記型電腦同時也是資產，所以它的購買日期、價格和業務使用情況要記入資產記錄。

火災燒毀了辦公室

一場火災燒毀了一間辦公室，裡面存放著約 US$15,000 的全年費用收據。所有者向供應商索取發票副本，調取銀行和信用卡對帳單，並用上一年度的稅表查看哪些類別和資產已經申報過。所有者保留了火災報告和保險索賠，以證明這次損失是自己無法控制的，並把重建的清單標明為重建。

IRS 來函要求提供汽車、差旅和餐費的證明

IRS 來函要求提供 US$9,000 實際汽車、差旅和餐費的證明，而所有者沒有收據。信用卡對帳單顯示了商家、日期和金額，但沒有顯示每次行程的地點和目的、行駛里程，或每次用餐的出席者。這些需要另外的記錄：日曆記錄、與行程相關的客戶電子郵件和發票，以及依據這些資料重建並標明為重建的里程記錄。對於汽車和差旅（包括途中的餐費），憑記憶估算的金額不可扣除。

您的情況不同？

• 您有多個年度缺少收據，或缺口涉及車輛、差旅或大額採購： 哪些支出可以靠其他記錄成立、先重建什麼，都要根據您的事實來判斷。請尋求記帳協助，逐年重建帳簿。
• IRS 的來函已經要求提供證明： 以函件上的回覆日期為準；欠稅通知書（Notice of Deficiency）不給予額外的提供文件時間，也不延長向美國稅務法院提起訴訟的 90 天；差旅、禮品和車輛項目需要每個要素齊全。請閱讀IRS 對小型企業的審查，並尋求記帳協助，整理函件所列的記錄。
• 已提交的稅表包含了您現在無法佐證的支出： 請閱讀因業務支出錯誤而更正稅表，並尋求記帳協助，重建受影響的年度。
• 帳簿已落後數月或數年，或對帳單與帳簿對不上： 請見補記逾期帳簿，未提交稅表的年度，請見未提交年度的 Schedule C 費用。
• 您用個人信用卡支付了業務支出： 請見用個人信用卡支付的業務支出。
• 您是公司或合夥企業： Publication 463 是為雇員和獨資經營者撰寫的，差旅和餐費部分會引導您看自己稅表的填表說明；而實體的帳簿仍須足以確立每項扣除（26 CFR 1.6001-1）。如果實體的記錄有缺口，請尋求記帳協助。