用個人信用卡支付企業開支：怎樣記帳與報銷

我可以用個人信用卡支付企業開支嗎？這些開支還能扣除嗎？

一般可以。企業費用能否扣除，取決於它是否為企業所一般且必要並能證明，而不是取決於用哪張卡支付。卡片不改變這項檢驗。企業的結構決定這筆費用屬於誰，以及所有者如何拿回這筆錢。

使用個人卡是允許的，但每筆消費都多了一行要與收據和所有者分錄對應。Publication 583 建議企業支票帳戶與個人帳戶分開。

以社區財產方式共同擁有 LLC 的配偶，如果符合條件，可以改為併入自己的稅表申報，然後適用獨資經營者那一行（IRS）。

下文所說的「單一成員 LLC」，指在其個人所有者稅表上申報的 LLC；選擇按公司課稅的，適用公司那幾行。

所屬的那一行可能在期間中途改變：加入了第二位成員、LLC 在 8832 表上選擇按公司課稅或在 2553 表上選擇 S 公司身份，或您註冊成立公司。前後的消費適用不同的行。企業開業之前支付的費用屬於開辦費用，有自己的扣除規則（Publication 583；見LLC 成立前個人支付的開辦費用）。

下列情況就不簡單：企業是公司或有不止一位所有者，消費已積累超過一年，金額很大，信用卡餘額有利息，或沒有人記錄這筆錢是報銷、出資還是貸款。

請先收集：每年的信用卡對帳單、每筆企業消費背後的收據或發票、企業結構、誰付的款，以及您與企業之間的任何計劃、協議或借據。

個人卡上、不在帳簿裡的企業開支，怎樣記帳？

對獨資經營者或單一成員 LLC：按消費日期，把每筆企業消費記入其正常帳戶（費用、存貨或設備等資產），並貸記一個所有者出資的權益帳戶。沒有「個人支付」這個類別：個人支付只體現為出資。費用會降低利潤；資產則適用折舊或費用化規則。出資不是收入，它記錄的是用您自己的錢支付了這筆費用。其他結構見下面各節。

1. 調出該期間的信用卡對帳單。
2. 標出企業的明細，個人明細不計。對部分屬於個人的消費（例如手機），只記企業的份額；見混合用途費用。對帳單上的退款和抵免也要算進去；它們會降低費用和出資。
3. 把標出的每一行記入各自的類別（軟體、用品、差旅），註明購買日期和對帳單金額。轉售商品記入存貨或採購，不記入費用；Publication 583 把存貨成本與費用分開處理。設備和家具也不是「其他費用」（Schedule C 填表說明）：除非適用微小金額安全港（de minimis safe harbor）等選擇，否則要資本化（Publication 334）。
4. 把每筆分錄的貸方都記入所有者出資帳戶。
5. 把分錄加總，並與您在對帳單上標出的企業消費核對。
6. 保留每一筆的收據或發票。

各軟體的選單不同，請為出資選擇權益類型，千萬不要選費用類型。見LLC 權益帳戶。

身為獨資經營者或單一成員 LLC 所有者，我必須把錢還給自己嗎？

一般不需要。就所得稅而言，獨資經營者和企業是同一個納稅人，所以沒有什麼要償還的。IRS 對單一成員 LLC 的看法相同，除非它選擇按公司課稅；已作此選擇的 LLC 適用下文的公司各節。無論錢有沒有轉回去，扣除額都是您的。

如果您為了把帳面理平，從企業帳戶轉錢給自己，請記為所有者提款。它不是費用，也不是工資。Schedule C 填表說明說明，付給自己的款項不要計入工資，Publication 334 則描述了記錄個人用途取款的提款帳戶（drawing account）。提款不改變利潤。見記錄所有者提款。

多成員 LLC 或公司：這是報銷、出資還是貸款？

這取決於支付費用時您與公司實際約定了什麼，以及帳簿和文件是否顯示出來；名稱不能決定。IRS 引用了一份稅務法院備忘錄判決（僅就其自身事實作出）：S 公司付給唯一股東的款項被認定為工資，而非償還貸款，股東先前的轉入被認定為資本出資，而非貸款。

先把每筆消費分類。以公司自己名義開出的帳單（例如供應商發票），是公司的費用，公司欠您的一般是對您的債務。您在履行雇員職務時負擔的費用（例如自己的差旅），只有透過報銷計劃（accountable plan）才能免稅償還（26 CFR 1.62-2）。S 公司從未報銷的費用對各項目有詳細分類。

事後更改名稱，並不改變事實。各種處理方式如何體現在稅表和計稅基礎上，見所有者對 LLC 的出資或貸款。

我怎樣從 S 公司報銷自己，又不產生工資？

對您履行職務而負擔的費用，使用報銷計劃：符合三項規則的報銷安排。按此支付的款項不是工資，不列入 W-2 表，也不預扣稅款或繳納雇傭稅。如果安排不符合其中任何一項規則，則按此支付的每一筆款項都視為依非報銷計劃支付，計入雇員收入，作為工資申報並預扣稅款。如果安排合規，但雇員沒有及時退還多領的預付款，則只有多領的部分按此處理。不論是否發生費用，每月固定發放的款項，每一元都不符合第一項規則。

如果公司應預扣這些稅款卻沒有繳交，負有責任的人（例如所有者兼高級職員）若故意不繳納，可能被個人課以罰款，金額等於全部未繳的預扣所得稅及雇員社會安全稅和醫療保險稅（IRS）。IRS 一般有 3 年 的時間，從申報日和隨後的 4 月 15 日兩者中較晚者起算，評定這項罰款；如果稅表從未提交，則沒有期限（IRM 5.19.14）。

什麼算合理，取決於事實。法規的固定日期安全港是：提供費用證明的期限為費用支付或發生後 60 天；預付款須在費用支付或發生後的 30 天內；退還多領款項的期限為費用支付或發生後 120 天（26 CFR 1.62-2，Publication 463）。第二個安全港給予每份定期結算單後 120 天，條件是公司至少每季度發出一次對帳單，要求提供尚未證明的費用（第 (g)(2)(ii) 段）；法規沒有說明它是否涵蓋任何計劃設立之前支付的費用。這項安排不必是書面計劃（Publication 5137），但一份簡短的書面政策能在日後顯示當時的規則是什麼。這些規則涵蓋雇員在提供服務時負擔的費用，而 IRS 把為公司提供服務的公司高級職員視為雇員。

擱置了數月的消費不在固定日期安全港之內，因此遲到的報銷是否仍然及時，取決於事實。如果公司始終不還款，這筆費用在您自己的稅表上一般也不能扣除（Publication 463，Public Law 119-21）。兩種情況都在S 公司從未報銷的費用中說明。為家庭辦公室、手機或汽車設立計劃，見報銷所有者費用。

個人信用卡的利息和費用怎麼處理？

利息跟著借款所支付的用途走。對獨資經營者，或在您自己稅表上申報的單一成員 LLC，用於支付企業費用的卡內餘額產生的利息屬於企業利息，與其他企業消費一樣入帳：記為費用，貸記所有者出資。個人部分的利息屬於個人，不可扣除，也不入帳。若是您單獨擁有的出租房，則是出租成本（Publication 527 把利息列入其中）。在利息產生之前就還清的餘額，沒有什麼可分攤。

Publication 334 指出，如果借款用於支付企業費用，利息就與企業有關，而且只有在您對該債務負有法律責任時才能扣除。依 26 CFR 1.163-8T，對同時包含兩類消費的債務所作的還款，先視為償還個人部分。信用卡是連續的借款：同一利率的餘額視為一筆債務，不同利率的餘額（例如優惠利率餘額或預借現金）則是各自獨立的債務，按信用卡協議規定的順序償還（第 (d)(3) 段）。這條規則是針對被動損失和非經營利息限制而訂的，所以報稅員應確認它如何適用於循環餘額。

信用卡是您自己的債務。公司只能對自己負有法律責任的債務扣除利息，所以卡的利息一般屬於持卡人，而不屬於公司。如果您是自己公司的雇員，而這張卡支付的是您履行職務時負擔的費用，則這些利息是個人利息，不可扣除（26 CFR 1.163-9T）。您或多成員 LLC、公司能否扣除其餘部分，取決於事實，本文引用的資料也沒有解決。信用卡同時用於兩種用途時所收的費用，按 Publication 334 處理企業與個人兼有的費用的辦法劃分：只有企業部分可以扣除。

每筆費用我需要什麼證明？

信用卡對帳單證明您付了款，卻不能證明這筆費用屬於企業。Publication 583 指出，僅有付款證明不足以確立扣除，所以還要保留銷售單據或發票。信用卡對帳單在顯示了消費金額、收款方名稱和交易日期時，可以證明付款。

收據遺失的處理在同一篇指南中說明，保存多久見企業記錄要保存多久。

我付信用卡帳單時，怎樣避免把費用重複計算？

費用只在購買時記一次。付信用卡帳單只是轉移資金，絕不是第二筆費用。只有消費和還款都記成費用時，才會重複計算。

在費用已入帳之後，再把報銷記為費用，同樣是重複計算。信用卡付款的具體做法見帳簿中的信用卡付款。

我以自己的名義擁有一處出租房，並用個人信用卡支付了費用：應記在哪裡？

如果您單獨擁有它，就作為出租費用記在 Schedule E，無需償還，因為您和這處出租房是同一個納稅人。Publication 527 把維修、保險、稅費和利息列為從租金收入中扣除的費用，說明改良支出要折舊而不是扣除，並指出如果您自己也使用該房產，要把費用在出租和個人使用之間劃分。如果您與不一起聯合申報的人共同擁有，您按所有權比例扣除自己支付的費用，共同擁有人欠您其餘部分（Publication 527，部分權益）。

如果出租房由 LLC 持有，適用開頭的表格：沒有選擇按公司課稅的單一成員 LLC，仍在您的 Schedule E 上申報；多成員 LLC 是合夥企業，費用屬於 LLC；按公司課稅的 LLC 適用公司那幾行。出租房的記錄和帳戶見出租房記錄與收據和出租房會計科目表。

舉例

以下舉例僅作說明，以美元計。

自由工作的設計師

一位獨資經營者用個人卡支付了 US$4,000 的軟體和筆記型電腦。帳簿顯示 US$4,000 的成本（軟體記為費用，筆記型電腦記為設備）和 US$4,000 的所有者出資。她的 Schedule C 按各自的一般規則扣除每項成本。幾個月後，她從企業帳戶轉 US$4,000 給自己。這是所有者提款，既不改變利潤，也不改變扣除額。

有存貨的單一成員 LLC

一位在自己稅表上申報的單一成員 LLC 所有者，年內用個人卡支付了 US$12,000 的存貨。信用卡不在帳簿內，所以他根據對帳單逐筆加入：借記存貨，貸記所有者出資，並保留供應商發票。他核對這些分錄合計是否等於對帳單上標出的 US$12,000 企業消費。用個人資金還信用卡不需要分錄。如果 LLC 之後付錢給他，那就是提款。

S 公司所有者

一位同時在 S 公司擔任雇員的所有者，用個人卡支付了 US$3,000 的公司差旅費。他在履行職務時負擔的差旅費，在公司償還之前是他自己的費用。如果公司依報銷計劃報銷，而他在規定期限（費用支付或發生後 60 天）內為這些行程提供了文件證明，那麼 US$3,000 的報銷不是工資。如果這項安排有一條規則沒有達到，例如沒有及時為行程提供文件，公司就必須把它視為工資，並預扣稅款和繳納工資稅。把它記為貸款並不是無代價的替代辦法：IRS 曾把付給唯一股東、被標為貸款還款的款項視為工資。以公司自己名義開出的帳單（例如軟體訂閱），才是適用貸款或出資的明確情形。

您的情況不同？

• 一年或更長時間的企業開支都擱在個人卡上、金額很大、企業中途改變了結構，或您分不清報銷、出資和貸款：每一項的處理、以前年度如何更正，以及防止再次發生的政策，都屬於需要判斷的事項，並可能牽涉已提交的稅表。請參閱記帳協助、補做逾期的帳和整理混在一起的企業與個人資金。
• 您擁有 S 公司，但沒有報銷計劃，或消費已過去數月：見S 公司從未報銷的費用和報銷所有者費用，然後透過記帳協助確定分錄。
• 您是合夥人或 LLC 成員，為 LLC 支付了費用，但無法判斷每筆消費適用哪種處理：見合夥人個人支付的 LLC 費用，然後參閱記帳協助。
• 您擁有 C 公司：見C 公司為所有者支付費用；如果消費已在帳簿內，再參閱記帳協助。
• 投資者或貸款機構會查看您的帳簿：見募資前整理帳簿和所有者對 LLC 的出資或貸款，然後透過記帳協助先把每個項目處理好。
• 您住在美國以外，或使用的是外國信用卡：所有者在海外時，申報以及貸款或資本的問題可能不同；見從海外向您的美國公司投入資金和美國帳簿中的外幣帳戶，然後參閱記帳協助。
• 從企業帳戶支付出去的是個人帳單：見企業帳戶支付的個人開支。
• 這筆費用只有一部分屬於企業：見混合用途費用。
• 已提交的稅表錯誤處理了這些消費：見更正稅表中的企業費用錯誤。