自僱人士記帳與保存記錄：獨資經營者的簡單做法

IRS 對獨資經營的記錄保存有什麼要求？

自僱人士必須保存足以顯示總收入、扣除額和抵免的帳簿或記錄，法律一般不規定格式（26 U.S.C. 6001；26 CFR 1.6001-1；Publication 583）。可行的做法分兩部分：交易匯總（日記帳和分類帳，或會計軟體），以及每一筆記錄背後的文件。

收到的每一筆款項，都要保留發票或存款記錄，不論是否收到 1099 表；Publication 583 要求保存顯示總收入金額和來源的文件。

以下情況就不單純：個人和企業資金放在同一個帳戶、有一年或更久的收據還沒整理、報稅員因為要整理一盒收據而額外報價，或 IRS 已要求提供記錄。見結尾的「您的情況不同？」。

先備齊：所有經手過企業資金的帳戶和信用卡的對帳單、支付平台報告、收到的每份 1099 表、開出的發票、手上的收據和帳單、任何里程或行程記錄，以及上一年的稅表。

獨資經營者最簡單的記錄方法是什麼？

用一個企業帳戶支付企業成本，每個月的收據放在同一個資料夾，每月核對一次對帳單。這是依照 Publication 583：它建議新企業開設與個人資金分開的企業支票帳戶，在費用發生時就記錄，並每月對帳。它把單式簿記（透過每日和每月彙總來追蹤收入和費用）稱為最容易維護的方式，也是小企業切實可行的起點，但並不適合每個人（Publication 583）。經營不止一項業務的人，應為每項業務各自保存完整、獨立的記錄。

開設帳戶見獨資經營者的企業銀行帳戶。選擇軟體見 Schedule C 的記帳應用程式。

只靠銀行自動匯入就可以了嗎？還需要收據嗎？

只靠銀行交易記錄會留下缺口。自動匯入只顯示錢動過，而 Publication 583 指出，光有付款證明並不能確定可以扣除。它要求您保留信用卡簽帳單和發票等文件，證明您也確實發生了這筆成本（Publication 583）。IRS 表示，納稅人一般提供費用資料，並在需要時提供收據，就能履行舉證責任（IRS：舉證責任）。

自動匯入的一行記錄只有供應商、日期和金額，不顯示買了什麼，也不顯示是否與企業有關：在一般商店刷卡，可能是用品，也可能是個人消費。差旅、禮品和用車，還必須記錄下文列出的各項要素。

所以，要把每一行自動匯入的記錄與佐證配對：存款配銷售記錄或發票，購買配收據或發票，轉帳和借款配帳戶或貸款記錄。在供應商名稱無法說明用途的地方，加上用途。「已分類」只是軟體中的標籤；「有佐證」則是指背後有收據或註記。自動匯入也不等於對帳；見銀行自動匯入不等於對帳。

存放您帳簿的系統本身也是一份記錄。IRS 指出，納稅人用會計軟體記帳時，在大多數案件中，審查人員會要求提供該軟體的備份檔（IRS：電子會計軟體記錄）。有效收據應顯示的內容，見 IRS 對收據的要求。

每筆費用應該寫下什麼？

每筆費用都記下同樣幾項：多少錢、什麼時候、買了什麼（在哪裡買）、付給誰，以及為什麼。大部分資訊可以從收據取得；「為什麼」通常要由您自己補上。

部分屬於個人的費用，例如電話費或網路費，還要寫下企業使用的比例；見混合用途費用與企業使用比例。

每一筆都在發生時或發生後不久就記錄。Publication 463 指出，當時保存的記錄，比日後記憶模糊時才編寫的說明更有價值，每週記錄也算及時。它還指出，只要您的記錄和收據相互補充、有條理，就不必抄寫收據上已有的內容。對於差旅、禮品和汽車費用，一般需要書面說明業務目的，但如果目的從具體情況來看就很明顯，則不需要（Publication 463）。

哪些費用需要額外記錄：汽車、差旅、禮品和餐費？

離家出差、禮品和用車，只有收據是不夠的。《稅法》規定，差旅、禮品或汽車等列舉財產的費用不得扣除，除非您能用完整的記錄，或足以佐證您自己陳述的證據，證明金額、時間和地點（或日期和說明）、業務目的，以及受贈人的業務關係（26 U.S.C. 274(d)）。Publication 463 補充說，以大約或估計方式得出的金額不能扣除（Publication 463）。

資料來源：Publication 463（第 2 章和第 5 章）、26 U.S.C. 274，以及 26 CFR 1.274-5(j)(2)：里程費率可以取代實際成本的記錄，但絕不能取代業務里程、時間和目的的記錄。要在兩者之間選擇，見標準里程費率還是實際汽車費用。出差途中的餐費，歸入差旅記錄。

如果您申請汽車費用，稅表會問到這輛車。Schedule C 第 IV 部分（該企業不需要填 4562 表時使用）會問車輛投入企業使用的日期、業務、通勤和其他里程，以及您是否有證據支持這項扣除、證據是否為書面形式（Schedule C；填表說明）。Publication 463 允許往返行程只記一筆，在某些情況下，也允許只保存一年中一部分時間的記錄；完整的里程記錄規則見里程記錄的要求。

現金購買和小額支出怎麼處理？

盡量用企業帳戶或企業信用卡付款，因為對帳單會記下這筆付款。付現金時，要索取收據。Publication 583 指出，如果無法取得現金付款的收據，應在付款當時於記錄中作出充分說明。它還建議避免開付現金的支票，小額現金付款要把小額現金單據附在收據上，如果必須開付現金的支票來支付企業費用，則要保留該筆付款的收據（Publication 583）。

對於差旅、禮品和汽車費用，低於 $75 的費用不需要收據，但住宿除外；不易取得收據的交通費用也不需要。金額、日期、地點和目的仍須記入您的記錄（26 CFR 1.274-5；Publication 463）。這條金額界線出自上述規則，所以不要把它當成適用於所有費用的一般規則。小額支出能留收據就留；沒有收據時，在付款當時寫一行記錄，註明日期、金額、供應商和用途。

您收到的現金是另一個問題：見現金生意的銷售記錄。

收據可以用照片或掃描檔代替紙本嗎？

可以，前提是電子系統符合 IRS 的要求；手機裡堆著一疊照片，並不自動就夠（Publication 583）。哪些符合要求、紙本何時可以丟棄，見用掃描收據代替紙本。

每個月和年底，我要交給記帳員什麼？

每個月交同一小組資料，年底再多交幾項。目標是讓記帳員不必問您，就能把每一行對帳單配上一份文件或一則註記。

資料來源：Publication 583和 Schedule C 填表說明。Schedule C 會問您是否做過需要開立 1099 表的付款。

如果承包人沒有提供稅務識別號碼，您可能必須從須申報的付款中預扣稅款，並可能要為本應預扣的金額負責（26 U.S.C. 3406；W-9 表索取方填表說明）。見向承包人收集稅務識別號碼。如果您銷售商品，還要交出存貨記錄和計算年底存貨價值所需的資料；見小型賣家的存貨還是用品。

為什麼要每月交一批，而不是年底交 100 張照片？

年底一堆沒有標註的照片，必須先整理、標註日期並與對帳單配對，記帳才能開始，而且每筆費用的用途都要靠記憶。每月交一批，配對的工作量小，註記也離發生時間近。拿到收據時就整張平放拍照，放進當月的資料夾，並當場加上一句用途。

誰負責分類、誰負責追收據，見記帳員需要您提供什麼。要比較自己記帳與聘請幫手，見自己記帳還是聘請記帳員。

所有資料要保存多久？

一般保存到該份稅表的時效屆滿為止，通常是提交後 3 年（提早提交的稅表，視為在到期日提交）。特定情況適用更長的期間，例如：漏報的收入超過稅表所示總收入的 25%（企業則在扣除銷貨成本前計算）、沒有提交稅表或提交了欺詐性稅表；與財產有關的記錄，則要保存到處置該財產當年的時效屆滿為止（IRS：記錄要保存多久；Publication 583；26 U.S.C. 6501(e)）。已提交稅表的副本也要保存。完整表格見企業記錄要保存多久。

一盒沒整理的收據，以後會讓我付出什麼代價？

沒整理的收據，可能導致遺漏費用、無法證明的扣除，如果最後記錄不足，還可能被罰款。

• 遺漏費用。Publication 583 指出，如果不在費用發生時就記錄，編製稅表時可能會忘記這些費用（Publication 583）。
• 沒有佐證的扣除。舉證責任在您：必須能證明費用的某些要素，才能扣除（IRS：舉證責任）。
• 罰款。法規指出，疏忽包括未能保存足夠的帳簿和記錄，或未能妥善佐證各項目（26 CFR 1.6662-3）。申報不準確罰款是少繳稅款中因疏忽所致部分的 20%（IRS：申報不準確罰款）。是否適用取決於事實，IRS 也可能因善意和合理原因而免除或減輕部分罰款。
• 整理工作。編製稅表的人要先整理。如果記帳或稅表的報價因記錄沒整理而較高，請問清楚整理包括哪些工作。

完整說明見沒有保存企業記錄的罰款。如果收據已經不在了，見丟失收據的業務費用。

例子

所有金額以美元計，僅作說明。

一個帳戶、每月一個資料夾的攝影師

一位攝影師收入 US$60,000，支出 US$18,000。所有企業資金都經過一個企業帳戶和一張信用卡。每個月，攝影師都核對對帳單，把每筆支出配上收據，並加一句用途，例如「記憶卡，婚禮拍攝」。到年底，這 US$18,000 的每一筆費用背後都有收據和用途註記，放在十二個月度資料夾裡，另有十二份已對帳的對帳單。

部分工作用個人信用卡付款的承包人

一位承包人有些工作成本用個人信用卡支付，有些用企業帳戶支付，所以每份對帳單都兩者混雜，每一行都要問：「是企業的還是個人的？」從下個月開始開設企業帳戶，所有企業成本都從這個帳戶支付，之後就由帳戶自己完成分類。之前的月份仍然混雜，還是得整理。

12 月手上有 200 張散落收據的賣家

一位賣家到了 12 月，手上有 200 張散落的收據，還有一整年的銀行自動匯入記錄，共 600 筆交易。這 600 筆都要檢查並分類，每筆都要找到對應的銷售記錄、購買收據或轉帳記錄，而那 200 張收據毫無次序。要一次配對完，得靠對全年的記憶。同樣的工作按月做，每次大約 50 筆交易，收據也還是新鮮的。報稅員如果得先整理那 200 張收據，可能會為這項工作額外報價。

您的情況不同？

• 有一年或更久的收據和銀行交易沒有整理、個人和企業資金混在一起，或報稅員因為要整理一盒收據而額外報價：一般必須先把每一行整理好並與對帳單配對，帳簿才能清楚顯示企業收入和費用，再訂下每月的固定做法，讓下一份稅表從有條理的帳簿開始。見補做逾期帳簿，如果只有對帳單，見用銀行對帳單重建帳簿；另見整理混在一起的企業與個人資金和補做記帳費用的決定因素。整理工作本身，請找記帳協助。
• 以前年度的稅表從未提交：見未報稅年度的 Schedule C 費用。要先把多個年度的記錄整理出來，才能編製這些稅表；請交給記帳協助。
• IRS 來函或展開審查：見 IRS 寄給企業的通知和 IRS 對小企業的審查。請在函件所載日期前答覆；函件要求的記錄必須先找出來並整理好。如果記錄雜亂，請交給記帳協助。
• 您的企業是公司（包括選擇按公司課稅的 LLC），或是有合夥人的 LLC：本頁涵蓋的是申報 Schedule C 的人；見 S 公司記帳、S 公司選擇後的帳簿和合夥人資本帳戶。
• 您的客戶在境外付款，或您用其他貨幣支付成本：見沒有稅表的境外客戶收入和以外幣支付的費用。