Schedule C 稅務審查：IRS 常質疑的費用與須留的證明

別的小生意為什麼好像什麼都能扣除？

沒有人能什麼都扣除。每筆 Schedule C 費用都必須是業務上普通且必要的、不屬於個人開支，並且能夠證明（Publication 334；第 162 條）。看起來什麼都扣除的所有者，可能是實際成本不同，也可能是稅表尚未被審查，還可能是把個人開支算成了業務費用。合法少繳稅的方法見降低您的業務稅負。

除了銀行對帳單，還要求更多證明的行次有：汽車和卡車、差旅和餐飲、家庭辦公室、合約勞務、設備，以及金額較大的「其他」費用。下文列出各項所需的證明，但這裡引用的 IRS 頁面都沒有為各行次排序。

從未被審查的稅表，並不等於已獲批准。IRS 一般可以審查最近 3 年內提交的稅表；如果發現重大錯誤，可能追加年度，通常不會追溯超過 6 年（IRS 審查）。依法律規定，評定稅額的期限一般是提交後 3 年；若漏報的總收入超過 25%，則為 6 年；若未提交稅表或稅表涉及欺詐，則沒有期限（第 6501 條）。

如果汽車、家庭辦公室或「其他」費用金額較大，費用相對收入偏高，業務與個人資金混在一起，有年度未提交稅表，或已收到 IRS 函件，您的情況就不簡單。若已收到函件，請先看小企業的 IRS 審查如何進行。請先收集：

• 每個業務帳戶和信用卡的對帳單
• 按 Schedule C 行次分類的收據或發票
• 里程記錄
• 您住宅的面積和工作空間的面積
• 您收到或開出的每一份 1099 表

Schedule C 費用要符合什麼條件才能扣除？

費用在符合以下條件時可以扣除：屬於普通且必要的業務費用，在該年度支付或發生，並且不屬於個人開支（第 162(a) 條；第 262 條）。

因違法而向政府支付的罰款和罰金不可扣除（Schedule C 填表說明）。

我怎麼證明一筆費用屬於業務？

每筆費用要保留三樣東西：付款證明、顯示費用內容的文件，以及業務原因。舉證責任在您，您一般需要收據、已兌現支票或帳單等書面證據（IRS：舉證責任）。

• 付款證明：已兌現的支票，或顯示金額、收款方和入帳日期的帳戶對帳單。僅有付款不足以確立扣除（Publication 583）。
• 費用內容：顯示金額並說明該費用屬於業務的發票、收據或銷售單。
• 業務原因：當從項目本身看不出用途時，當時寫下的備註，例如餐敘有哪些人參加、談了什麼。

差旅、禮品和汽車費用的規則更嚴，見下文。有效收據應載明哪些內容，見 IRS 收據要求；全年記錄系統和現金購買，見自僱人士的記錄保存；收據已遺失，見業務費用收據遺失怎麼辦。

IRS 如何挑選 Schedule C 稅表審查？某些類別會被查得更嚴嗎？

這裡引用的 IRS 頁面並未列出它會審查的費用類型，只說明了稅表被選中的以下幾種方式（IRS 審查；Publication 556，較早版本）：

• 電腦篩選和隨機抽樣。稅表會與類似稅表的「常態」比較，也有稅表僅由統計公式抽中。
• 文件比對。1099 表或 W-2 表上的收入與稅表不一致。
• 有疑問的項目。稅表可能因為某個項目的處理方式被選中，目的是了解類似納稅人如何處理同一稅務問題。
• 相關審查和其他資訊。稅表涉及的合夥人、投資人或其他納稅人的稅表被選中，或 IRS 收到外部資訊；IRS 會先評估這類資訊是否可靠。

被選中不等於有錯。Publication 556 指出，許多審查最終以退稅結案，或稅表原樣獲得接受。兩份頁面都沒有說明比較時看重哪些行次或金額，因此所謂「危險信號」行次清單只是猜測，不是 IRS 的結論。

IRS 還為審查人員發佈了審查技術指南，大多按行業分類，其中也有一份討論非以營利為目的的活動。如果您的行業有指南，它會說明該行業審查中常見的問題。審查以郵寄方式開始，內容是要求提供特定文件的書面通知；見小企業的 IRS 審查如何進行。

Schedule C 的哪些行次最常被質疑？各需要什麼證明？

以下這些行次，法律要求的證明比銀行對帳單更多，或業務與個人使用容易混在一起。

資料來源：Schedule C及其填表說明；Publication 463；Publication 587。行次編號依據最新發佈的 Schedule C；各年度的行次可能變動，請以您提交的表格為準。

汽車、差旅和餐飲費用需要什麼證明？

對於差旅、禮品和客車等列名財產，除非您用完整記錄或其他能佐證您自己陳述的證據，證明金額、差旅的時間和地點（禮品則為日期和說明）、業務目的，以及（禮品）收禮人與業務的關係，否則不允許扣除（第 274(d) 條）。估算和沒有佐證的陳述不算數（26 CFR 1.274-5T；Publication 463）。

• 汽車。每次業務使用記下日期、目的地、目的和里程，再加上該車全年總里程。在住所與固定工作地點之間駕駛屬於通勤，不可扣除；若住所是您的主要營業地點，從住所駕車前往同一業務的另一個工作地點則不算通勤（Schedule C 填表說明）。
• 差旅。離家出差是指前往稅務所在地（您的主要營業地點，不論家人住在哪裡）一般區域之外的行程，時間明顯長於一般工作日，並且需要睡眠或休息。每次這類行程，都要保留每項費用的金額、出發和返回日期、目的地和業務目的。住宿費用和其他達到 $75 或以上的費用須保留收據；交通費用的收據若不易取得，可以免除。如果出差期間的餐飲使用標準餐飲津貼，您不必保留這些餐飲的實際費用，但仍須保留行程的時間、地點和業務目的記錄（Schedule C 填表說明；Publication 463）。
• 餐飲。在多數情況下只有 50% 可以扣除，招待費用一般不可扣除（第 274 條；Schedule C 填表說明）。業務餐飲對在場人員、餐飲對象以及是否過於奢華也有條件。請記下日期、地點、業務目的和參加者；餐廳收據應顯示店名和地點、人數、日期和金額（Publication 463）。

不要求必須當時寫日誌，但在事發當時或接近當時所做、並有文件佐證的記錄，比事後補寫的陳述分量重得多。如果其他證據顯示該期間具有代表性，只記錄了一年中某一段時間的日誌，也可以佐證全年的業務使用比例（26 CFR 1.274-5T；Publication 463）。

詳情見：里程記錄要求、標準里程費率或實際汽車費用、業務餐飲扣除。如果沒有寫里程記錄，見重建里程記錄。

家庭辦公室扣除有什麼要求？

住宅的一部分必須經常且專用於業務，並且是您的主要營業地點、您與客戶會面的地方，或獨立的建築物（Publication 587；第 280A(c)(1) 條）。

• 專用且經常：指定的區域只用於業務，並且經常使用。可以是一個房間，也可以是沒有固定隔牆但能清楚辨認的空間。同一區域只要有任何個人使用，就通不過測試；用來存放存貨或產品樣品的空間，以及托兒空間，另有規則。偶爾或附帶的業務使用不算經常使用。
• 主要營業地點：IRS 會比較各個地點所做工作的相對重要性和所花的時間。如果您專用且經常將家庭辦公室用於行政或管理工作，並且沒有其他固定場所進行大量行政或管理工作，這間家庭辦公室也符合條件。

另有收入限額。採用實際費用時，水電、保險、折舊等費用，不能超過來自該住宅的業務收入，扣除住宅的按揭利息和不動產稅以及業務的其他費用之後的金額；超出的部分在 8829 表上結轉（Publication 587；第 280A(c)(5) 條）。簡化方法有自己的限額，也不會放寬資格測試（Schedule C 填表說明）。記錄必須顯示所用住宅部分，以及其經常和專用的使用情況；採用實際費用時，記錄還須顯示該部分的費用和折舊。如何選擇方法，見家庭辦公室：簡化方法或實際費用。

費用有一部分屬於個人，怎麼辦？

業務和個人都用到的費用，只扣除業務部分，並按您能證明的依據分攤。個人部分一般不可扣除（Publication 334）。

• 汽車按業務里程和個人里程分攤（Publication 463）。
• 住宅按面積分攤，即業務空間佔整個住宅的比例。同時用於業務和個人的區域，一般不符合條件（Publication 587）。

用業務帳戶支付的個人帳單，必須在帳簿中分開。見用業務帳戶支付個人開支和處理業務與個人資金混用。

我的費用相對收入偏高，或出現虧損，IRS 會看什麼？

如果每筆費用都是普通、必要、屬於業務且能證明，費用高是允許的。IRS 會把稅表與類似稅表的「常態」比較（IRS 審查），但這裡引用的頁面並未給出這些常態，所以每個行次都需要自己的佐證。當費用超過收入時，IRS 還會看這項活動是不是為營利而經營的業務。業務的主要目的是取得收入或利潤，並且持續、有規律地進行；嗜好不符合條件（Schedule C 填表說明）。如果一項活動不是以營利為目的，它的虧損不能抵銷其他收入，它的收入仍須申報；它的費用一般完全不可扣除，因為第 183 條允許的相關扣除屬於雜項分項扣除，而第 67 條現在已不允許這類扣除（IRS 嗜好說明；第 67 條；第 183 條）。

依法律規定，連續 5 年中有 3 年或以上盈利的活動（主要從事馬匹繁殖、訓練、展示或賽馬的活動，為連續 7 年中有 2 年），除非 IRS 提出反證，否則推定為以營利為目的。未達到這項推定，並不表示該活動就是嗜好；IRS 會綜合考慮各項事實，包括是否保存完整帳簿、是否改變方法以提高盈利能力，以及虧損是否持續超過達到盈利所需的期間（IRS 嗜好說明）。新開展的活動可以在 5213 表上選擇，將推定測試推遲到活動第 5 年（馬匹為第 7 年）結束時。須在第一年稅表的未延期截止日後 3 年內提交，或在 IRS 發出提議不允許這些扣除的書面通知後 60 天內提交，以較早者為準；聯合申報時，夫妻雙方都須作此選擇。這項選擇一般會把該活動評定稅額的期限，延長到該期間最後一份稅表的未延期截止日後 2 年（5213 表；第 183(e) 條）。

另有規則可能限制真正業務的虧損：與您的風險投入金額、參與經營程度有關的限制，以及每年業務虧損總額的上限（Schedule C 第 G 行和第 32 行，以及 461 表）。關於嗜好問題的完整清單和這些虧損限制，見業務虧損。網路轉售者見eBay 轉售是嗜好還是業務。

如果 IRS 不允許一項費用，會怎麼樣？

如果 IRS 不允許一項費用，您的淨利潤會增加相應金額。第 31 行的淨利潤會同時進入 Schedule 1 和 Schedule SE，所以所得稅和自僱稅都可能上升（Schedule C 填表說明）。此外還有：

• 準確性相關罰款：因疏忽或無視規則，或因重大少報而少繳的部分，罰款為 20%（IRS：準確性相關罰款；第 6662 條）。疏忽包括沒有保存足夠的帳簿和記錄，或沒有妥善證明各項目（26 CFR 1.6662-3）。對個人而言，少報金額超過正確稅額的 10% 或 $5,000（以較大者為準），即為重大少報；如果稅表申請了第 199A 條合資格營業收入扣除，這個比例則為 5%。如果您出於善意且能證明有合理原因，IRS 可能減免罰款。
• 利息：稅款的利息從稅表截止日起算；準確性相關罰款的利息，從截止日起算，若已申請延期則從延期後的截止日起算；利率可能每季度變動（IRS：利息；第 6601(e)(2)(B) 條）。
• 欺詐：如果 IRS 證實少繳稅款的一部分源於欺詐，將以另一項 75% 的罰款取代準確性相關罰款，適用於全部少繳稅款，但您能證明不是由欺詐造成的部分除外（第 6663 條；第 6662(b) 條）。

審查的結果有三種：無更正、雙方同意更正，或您不同意更正並可以上訴（IRS 審查）。關於利息和罰款的更多內容，見小企業的 IRS 審查如何進行。若已提交的稅表有費用錯誤，見因業務費用錯誤而更正稅表。

提交前，各行次要檢查什麼？

1. 每項扣除都有佐證記錄。把銀行和信用卡付款對應到對帳單和收據或發票，把現金購買對應到收據或當時寫下的備註，把計算出的扣除（里程、折舊、簡化的家庭辦公室）對應到日誌或工作表。家庭開支不得列入；混合使用的項目，按里程、面積或其他您能證明的依據分攤。
2. 汽車、差旅、餐飲和住宅（第 9 行、第 24a 行、第 24b 行和第 30 行）。記錄與上表一致：業務里程、通勤里程和其他里程相加等於總里程；行程和餐飲按日期、地點和目的記錄；餐飲按允許的比例計算，並排除招待費用；住宅空間已量度，並且只用於業務且經常使用；第 IV 部分（或 4562 表第 V 部分）中有關證據的回答屬實。
3. 其他費用，第 48 行。每項都按類型和金額列明，設備已列入折舊或有書面記錄的安全港選擇，並且不含罰款或罰金。
4. 1099 表和虧損。第 I 行和第 J 行回答正確，您收到的每份 1099 表都與總收入對得上，虧損有顯示營利努力的帳簿作為佐證。

舉例

這些舉例僅供說明，金額以美元計。

沒有日誌的汽車費用

一名顧問的營業收入為 US$90,000，在沒有任何日誌的情況下，把 US$12,000 的實際汽車和卡車費用全部當作業務使用來扣除。客車屬於列名財產，所以扣除需要每次業務使用的日期、目的地、目的和里程，以及該車全年總里程，不能只靠估算。事後重建的記錄需要有力的佐證文件，例如日曆記錄和客戶發票。如果重建的記錄顯示，總里程 20,000 英里中有 12,000 英里屬於業務，業務使用比例就是 60%，所以最多約 US$7,200 的費用可能屬於業務，並且只限於記錄站得住腳的部分；其餘 US$4,800 屬於個人。若採用標準里程費率，扣除額則是業務里程乘以 IRS 費率，再加上停車費和過路費，同樣需要這些記錄。業務使用超過 50%，汽車才能使用加速折舊或 Section 179 扣除；之後如果降到 50% 或以下，先前多扣的折舊要追回計入收入（Publication 463）。

客廳裡的一張書桌

一名設計師為「辦公室」扣除 US$6,000 的住宅費用，而這間「辦公室」其實是家人客廳裡的一張書桌。如果家人也使用該空間，就通不過專用測試，扣除可能被否決。如果客廳裡劃出的一個角落只用於工作且經常使用，業務比例就是這個角落的面積佔整個住宅的比例，而不是整個客廳的面積。

連續三年虧損

一名網店賣家的營業收入為 US$20,000，費用為 US$30,000，連續第三年每年虧損。連續 3 個虧損年度，表示沒有達到盈利推定，因此 IRS 可能會問這項活動是不是為營利而經營。帳簿完整並有為改善成果所做的調整，支持肯定的答案；虧損持續超過達到盈利所需的時間，則指向相反的結論。如果這是該活動的第三年，上文所說的 5213 表選擇可能仍然可用。如果被認定為嗜好，這 US$20,000 仍須申報，費用一般不能用來抵銷它，所以虧損不能抵銷其他收入。

您的情況不同嗎？

以下這些情況超出上述規則，因為答案取決於您自己的記錄：

• 您扣除的汽車、家庭辦公室或其他費用金額較大，記錄卻不完整：可能需要在提交稅表或回覆函件之前，逐行重建佐證。見收據遺失、重建里程記錄和記帳協助。
• 您的費用相對收入偏高，或出現虧損：完整的帳簿和記錄，是營利測試會問到的問題之一。見業務虧損和記帳協助。
• 您收到了 IRS 通知：見小企業的 IRS 審查如何進行和收到 IRS 發給您企業的通知怎麼辦。把記錄與各行次對應起來屬於記帳工作：記帳協助。
• 已提交的年度有您現在懷疑的費用：見因業務費用錯誤而更正稅表。審核這些疑問背後的記錄屬於記帳工作：記帳協助。
• 有年度從未提交稅表，或帳簿落後：見未提交年度的 Schedule C 費用、補做逾期帳簿和未保存業務記錄的罰款。遺漏的年度通常需要先根據對帳單和記錄重建帳簿，才能準備稅表：記帳協助。
• 您或企業有一部分在美國境外：見業務收入的非居民稅表。