تاريخ الإغلاق في QuickBooks بعد تقديم الإقرار: كيف تقفل السنة

ماذا يفعل تاريخ الإغلاق (Lock Date) في QuickBooks، وهل يمنع التعديلات؟

لا. تاريخ الإغلاق يبطّئ التعديلات؛ ولا يجعل السنة للقراءة فقط. ففي هذا التاريخ أو قبله يعرض QuickBooks Online تحذيرًا، أو يطلب كلمة مرور، قبل أن يغيّر أحد معاملة أو يحذفها (مساعدة QuickBooks Online). وفي خيار التحذير يستطيع المستخدم المتابعة؛ وفي خيار كلمة المرور يستطيع أي شخص يعرفها ذلك. ويستطيع المسؤول الأساسي أو مسؤول الشركة أيضًا نقل التاريخ أو تغيير كلمة المرور (مساعدة QuickBooks، تعديل الدفاتر المغلقة).

والقفل لا يجعل الإقرار المقدَّم صحيحًا أيضًا. إنه يقيّد التغييرات اللاحقة في الدفاتر؛ ولا يلغي التغييرات التي حدثت. وإذا كانت السنة قد تحركت أصلًا، فإن تاريخ الإغلاق يجمّدها كما هي في ذلك اليوم، بما فيها التعديلات، لذا فالترتيب مهم:

1. قارن تقارير نهاية السنة الآن بالنسخ المحفوظة عند تقديم الإقرار، وسجّل كل فرق.
2. اقفل السنة، حتى لا يظهر فرق جديد أثناء فرزك للقائمة.
3. لكل فرق، أعد القيد الأصلي أو قرر هل يحتاج الإقرار إلى تعديل.

هذه الخطوات لـ QuickBooks Online. أما في Xero أو QuickBooks Desktop فاستخدم مساعدة المنتج نفسه لقفل الفترات السابقة؛ وبقية هذه الصفحة تنطبق على أي برنامج.

السنة المقدَّمة ليست حالة بسيطة في الأحوال التالية:

• تختلف الدفاتر أصلًا عن الإقرار المقدَّم ولا تعرف السبب؛
• كان الإقرار إقرار شراكة أو شركة S أرسل أرقامًا إلى المالكين في Schedule K-1 (حصة كل مالك من الدخل والخصومات)؛
• يمسّ التغيير دخلًا أو خصمًا أو رقمًا في الميزانية العمومية يحمله الإقرار؛
• تغيّرت أكثر من سنة مقدَّمة.

إذا انطبقت عليك إحدى هذه الحالات، فالمهمة هي مقارنة الدفاتر بالإقرار المقدَّم وتقرير ما يُعدَّل، إن وُجد؛ راجع مساعدة مسك الدفاتر.

اجمع قبل أن تبدأ:

• الإقرار المقدَّم، مع كل الجداول؛
• الميزانية العمومية وقائمة الأرباح والخسائر لنهاية السنة كما كانتا عند تقديم الإقرار؛
• سجل التدقيق أو سجل التغييرات في البرنامج للسنة، إن كان يحتفظ بواحد؛
• الرصيد الافتتاحي وأرقام حقوق الملكية الظاهرة الآن للسنة التالية.

هل توجد طريقة لقفل فترة بعد تسوية حساباتها، ومتى أضبط التاريخ؟

إذا كان الإقرار قد قُدّم، فالتاريخ المعتاد هو آخر يوم من السنة المقدَّمة، يُضبط بعد مقارنة الدفاتر بالإقرار. وقبل التقديم يُقفل عادةً شهر سابق متى اكتملت دفاتره وسُوّيت حساباته؛ أما السنة نفسها فتنتظر عادةً التقديم، لأن قيود نهاية السنة التي يدخلها معدّ الإقرارات يجب أن تُرحَّل أولًا. وتبدأ مساعدة QuickBooks بمراجعة: تأكد من اكتمال البيانات ودقتها، وأدخل الفواتير والمصروفات والدفعات المعلقة، وسوِّ الحسابات حتى تاريخ القفل (مساعدة QuickBooks Online). ولا تربط القفل بتاريخ التقديم، فالتوقيت خيارك.

تاريخ إغلاق واحد يغطي كل تاريخ يسبقه، فحرّكه إلى الأمام كلما صار شهر أو سنة نهائيًا. إنهاء السنة قبل التقديم: قائمة إغلاق نهاية السنة.

كيف أضبط تاريخ الإغلاق في QuickBooks Online: تحذير، أم تحذير مع كلمة مرور؟

خيار كلمة المرور وحده يوقف التعديل ممن لا يعرفها؛ أما خيار التحذير فيتيح لأي مستخدم المتابعة. وهذه الخطوات من مساعدة QuickBooks Online:

1. سجّل الدخول بصفتك مسؤولًا أساسيًا أو مسؤول الشركة.
2. سوِّ الحسابات حتى التاريخ الذي ستقفله.
3. اختر أيقونة الترس، ثم Account and settings، ثم تبويب Advanced.
4. في قسم Accounting، اختر Edit.
5. فعّل Close the books وأدخل Closing date.
6. اختر خيار الأمان من القائمة المنسدلة، ثم Save.

تقول مساعدة QuickBooks إن أي محاولة لتغيير معاملة أو حذفها بتاريخ القفل أو قبله تُظهر التحذير أو طلب كلمة المرور (مساعدة QuickBooks Online). ولا تقول كيف تُعامَل القيود الآلية، مثل مطابقات التغذية المصرفية، لذا افحص تقرير الاستثناءات بعد أول إغلاق شهري بدل أن تفترض.

يغيّر QuickBooks أسماء قوائمه من وقت لآخر؛ فاتبع صفحة المساعدة الحالية.

من يستطيع ضبط تاريخ الإغلاق أو تغييره، ومن ينبغي أن يحتفظ بكلمة المرور؟

المسؤول الأساسي أو مسؤول الشركة فقط يستطيع ضبط تاريخ الإغلاق أو كلمة المرور أو تغييرهما (مساعدة QuickBooks، تعديل الدفاتر المغلقة). وكلمة المرور هي الرقابة كلها: من يعرفها يستطيع تعديل سنة مقدَّمة.

• وكلما قلّ عدد من يعرفون كلمة المرور، قويت الرقابة.
• وكلمة المرور التي يشاركها عدة أشخاص تعمل كخيار التحذير فقط.
• وكلمة المرور التي كان يعرفها مسؤول مسك دفاتر سابق تظل تعمل إلى أن تُغيَّر: Account and settings، ثم Advanced، ثم Edit في قسم Accounting، ثم أدخل كلمة جديدة وأكّدها.

منح مسؤول مسك الدفاتر صلاحية الوصول دون منحه التحكم: منح مسؤول مسك الدفاتر صلاحية الوصول إلى حساباتك.

كيف أسرد المعاملات التي تغيّرت بعد تاريخ الإغلاق؟

شغّل تقرير Exceptions to Closing Date: Reports، ثم Standard reports، ثم ابحث بالاسم (مساعدة QuickBooks، تعديل الدفاتر المغلقة). وتصفه مساعدة QuickBooks بأنه يعرض التغييرات التي تتم بعد إغلاق الدفاتر، لذا لا يمكنه إظهار التعديلات التي تمت قبل ضبط القفل.

وفي السنة المقدَّمة التي تحركت أصلًا، قارن بدلًا من ذلك. افتح الميزانية العمومية وقائمة الأرباح والخسائر لنهاية السنة كما هما الآن، وضعهما بجانب النسختين المحفوظتين عند التقديم، وتتبّع كل فرق عبر سجل التدقيق. واحتفظ بالمقارنة: فلوائح وزارة الخزانة الأمريكية تذكر تسوية أي فروق بين الدفاتر والإقرار مثالًا على السجلات التي يجب حفظها (⁦26 CFR 1.446-1⁩). وتتبّع من غيّر معاملة، واستعادة معاملة عُدّلت أو حُذفت أو أُبطلت: الرصيد الافتتاحي لتسوية الحساب خاطئ.

لكل فرق: إذا كان التعديل خطأ، أعد المعاملة كما كانت، بمبلغها وتاريخها وحساباتها الأصلية؛ فهذا يعيد الدفاتر إلى التوافق مع الإقرار المقدَّم. ولا تعد إدخال معاملة محذوفة إلا بعد التأكد من أنها لم تُستعد أو يُستعاض عنها، وإلا حُسبت مرتين. وإذا كان التعديل تصحيحًا حقيقيًا، مثل مصروف تبيّن أنه شخصي أو دفعة لم تحدث قط، فهو يغيّر بندًا يحمله الإقرار، فيصبح السؤال هل تعدّل الإقرار. دوّن كل فرق وما تقرر بشأنه، تعديلًا كان أم لا.

كيف أُبطل شيكًا مؤرخًا في فترة مغلقة؟

الإبطال يغيّر معاملة مؤرخة في تلك الفترة، فتوقّع التحذير أو طلب كلمة المرور في تاريخ مقفل. ولا تذكر مساعدة QuickBooks عمليات الإبطال بالاسم، لذا افحص تقرير Exceptions to Closing Date للتأكد. وأولًا حدّد هل فشلت الدفعة فعلًا: فالشيك الذي صُرف من البنك ثم أُبطل يجعل الدفاتر تقول إن الدفعة لم تحدث. ثم افحص طريقة المحاسبة وما دفعه الشيك. فالنشاط على الأساس النقدي يخصم التكلفة في السنة التي يدفعها فيها؛ والنشاط على أساس الاستحقاق المحاسبي يخصمها في السنة التي تنشأ فيها (المنشور 538). وإذا خصم إقرار على الأساس النقدي تكلفة لم تُدفع قط، كما في المثال الثاني أدناه، فإن الدفاتر والإقرار المقدَّم يختلفان، فقارن وقرر هل تعدّل.

تغيّرت أرقام سنة مقدَّمة: هل يغيّر ذلك الإقرار الذي قدمته؟

لا. يبقى الإقرار كما قُدّم إلى أن يحل محله إقرار معدَّل. والدفاتر هي السجل الذي وراءه. والمهم هل الرقم المتغير بند في الإقرار: فـIRS يسرد تغيّر الدخل والخصومات والائتمانات والالتزام الضريبي أسبابًا للتعديل (IRS). والتغيير الذي يترك كل بنود الإقرار كما هي قد لا يحتاج إلى إقرار معدَّل، لكن الدفاتر ما زالت لا تطابق الإقرار، ويجب تدوين هذا الفرق.

قد يحتاج مالكو الشراكة أو شركة S إلى تعديل إقراراتهم الشخصية عندما تصلهم أرقام ⁦K-1⁩ المعدَّلة، وقد يؤثر تغيير فيدرالي في إقرار الولاية (IRS). أما طلب التعديل الإداري فيعمل بشكل مختلف: فالشراكة تدفع عمومًا أي نقص مقدَّر في السداد، مع الفوائد والغرامات، عند تقديمه، ما لم تختر تحميل كل التعديلات على شركائها. والتعديلات التي تُمرَّر إلى الشركاء تُدرج في النموذج 8986 لا في Schedule K-1 المعدَّلة، ويعرض الشركاء الأفراد حصتهم في النموذج 8978 (IRS).

متى يجب أن أعدّل إقرارًا مقدَّمًا، وكم من الوقت لدي؟

إذا كان الإقرار المقدَّم خاطئًا، فتتوقع اللوائح إقرارًا معدَّلًا داخل المهلة المنطبقة. وهل يجعل تغيير معين في الدفاتر الإقرار خاطئًا يتوقف على الوقائع؛ وتقول اللوائح إن دافع الضرائب الذي يكتشف أن دخلًا أُغفل في سنة سابقة ينبغي أن يقدّم، داخل مدة التقادم، إقرارًا معدَّلًا ويدفع الضريبة المستحقة، وأن يقدّم مطالبة باسترداد إذا أُدرج دخل بالخطأ (⁦26 CFR 1.451-1⁩).

الإقرار المقدَّم قبل موعد استحقاقه يُعدّ مقدَّمًا في يوم الاستحقاق، دون اعتبار أي تمديد، في مدة التقدير (⁦26 USC 6501⁩) وفي مطالبة الاسترداد (⁦26 USC 6513⁩). ومهلة الاسترداد تنطبق على مطالبة باستعادة المال؛ أما التصحيح الذي يرفع الضريبة فتحدد مدد التقدير المدة التي يستطيع IRS فيها تقديرها. ومدة التقدير ليست وقتًا للسداد: فالضريبة الإضافية تحمل عمومًا فائدة من موعد الاستحقاق الأصلي، حتى مع التمديد، وقد تنطبق غرامات (⁦26 USC 6601⁩). الدخل المُغفل في إقرارات سابقة: التعديل بسبب دخل أُغفل في إقرارات سابقة. أخطاء مصروفات النشاط، مع الفوائد والغرامات: تعديل الإقرار لتصحيح أخطاء مصروفات النشاط.

هل أستطيع تصحيح خطأ قديم في دفاتر هذه السنة بدل إعادة فتح السنة المقدَّمة؟

يمكن أن يحمل قيد التصحيح تاريخ اليوم، لكن الإقرار المقدَّم لا يتغير معه. فالإقرار السابق ما زال يحمل الخطأ، والدخل والخصومات تُعرض عمومًا في السنة التي تعود إليها.

ويقول IRS واللوائح إن تصحيح خطأ حسابي أو خطأ ترحيل ليس تغييرًا في الطريقة المحاسبية (المنشور 538؛ ⁦26 CFR 1.446-1⁩). والخطأ البسيط يُصحَّح عمومًا للسنة التي أثّر فيها. أما أسلوب معاملة وقت احتساب الدخل أو الخصم فقد يكون طريقة محاسبية، وغالبًا حين يُطبَّق باتساق، وتغيير الطريقة يحتاج إلى موافقة IRS بالنموذج 3115 (المنشور 538؛ ⁦26 CFR 1.446-1⁩). وهل الخطأ حالة منفردة أم طريقة يتوقف على الوقائع. والمخزون المفقود حالة شائعة: إصلاح المخزون المفقود من الإقرارات السابقة.

لماذا لم تعد أرصدتي الافتتاحية وحقوق ملكيتي تطابق الإقرار المقدَّم؟

التعديل داخل السنة المقدَّمة يغيّر ربح تلك السنة وأرصدتها في نهايتها، وتبدأ السنة التالية من الأرقام المتغيرة بينما يظل الإقرار يعرض الأرقام كما قُدّمت. فإذا كانت الدفاتر متطابقة مع الإقرار عند تقديمه، فيجب أن يساوي الفارق التغييرات التي تمت بعد التقديم. وقد يسبق الفارق التعديلات، كأن لا تكون قيود نهاية السنة التي أدخلها معدّ الإقرارات قد رُحّلت إلى الدفاتر أصلًا.

حقوق ملكية لا تتطابق: الأرباح المحتجزة لا تطابق إقرار السنة الماضية. تسوية بنكية تبدأ برصيد خاطئ: الرصيد الافتتاحي لتسوية الحساب خاطئ. التقارير التي تغذي الإقرار: من الدفاتر إلى إقرار ضريبة النشاط.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ والمبالغ بالدولار الأمريكي.

شركة S تحذف مصروف ديسمبر

تقدّم شركة S إقرار سنة تنتهي في ديسمبر خلال مارس. وفي يونيو يحذف مسؤول مسك الدفاتر مصروف ديسمبر بقيمة 8,000 دولار. ومع تاريخ إغلاق عند 31 ديسمبر كان الحذف سيُظهر التحذير أو طلب كلمة المرور. أما دونه فتُظهر الدفاتر الآن ربحًا أكثر من الإقرار بمقدار 8,000 دولار. فإذا كان المصروف حقيقيًا، فإعادته بتاريخه الأصلي تعيد الدفاتر إلى التوافق مع الإقرار. وإذا كان شخصيًا أو خاطئًا، فالخصم المقدَّم كان أعلى من اللازم، وقد يحتاج الإقرار إلى تعديل، مع Schedule K-1 معدَّلة.

صاحب منشأة فردية يُبطل شيك السنة الماضية

سجّل صاحب منشأة فردية على الأساس النقدي شيكًا بقيمة 2,500 دولار للوازم النشاط مصروفًا في السنة الماضية، وخصمه Schedule C المقدَّم. وفي هذه السنة يُبطل الشيك، فيرتفع ربح السنة الماضية في الدفاتر بمقدار 2,500 دولار. فإذا كان الإبطال خطأ، فعكسه يعيد الدفاتر كما كانت عند تقديم الإقرار. وإذا لم يُسلَّم الشيك قط ولم تُدفع اللوازم بطريقة أخرى، فقد يكون Schedule C المقدَّم قد خصم تكلفة لم تُدفع، فيصبح السؤال هل يلزم النموذج ⁦1040-X⁩. والشيك الذي دفع قرضًا أو سحبًا للمالك، أو النشاط على أساس الاستحقاق المحاسبي، يحتاج إلى تحليل مختلف.

متجر إلكتروني يتجاوز التحذير

يضبط متجر إلكتروني تاريخ إغلاق عند 31 ديسمبر بخيار التحذير. ويتجاوز مساعد بدوام جزئي التحذير ويعدّل عملية بيع في نوفمبر بقيمة 1,200 دولار. ويسرد تقرير Exceptions to Closing Date التعديل، ويقارنه المالك بالإقرار المقدَّم. ومع خيار كلمة المرور وكلمة المرور لدى المالك وحده، ما كان المساعد ليستطيع المتابعة دونها.

هل وضعك مختلف؟

• لم تعد حقوق الملكية أو الأرصدة تطابق الإقرار، ولا تعرف ما الذي تغيّر أو هل تحتاج إلى إقرار معدَّل: مقارنة كل تغيير بالإقرار المقدَّم عمل مسؤول مسك الدفاتر أو معدّ الإقرارات؛ راجع مساعدة مسك الدفاتر.
• الأرباح المحتجزة أو حقوق ملكية المالك لا تتطابق مع إقرار السنة الماضية: اتبع الأرباح المحتجزة التي لا تتطابق.
• تغيّر الرصيد الافتتاحي لتسوية بنكية في فترة مغلقة: راجع الرصيد الافتتاحي لتسوية الحساب خاطئ.
• تغيّرت عدة سنوات مقدَّمة، أو الدفاتر متأخرة بأشهر: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة ومساعدة مسك الدفاتر.
• التغيير يمسّ مصروف نشاط، أو كان المخزون مفقودًا من إقرارات سابقة: راجع التعديل بسبب أخطاء مصروفات النشاط أو إصلاح المخزون المفقود من الإقرارات السابقة.
• كتب IRS إليك أصلًا عن هذه السنة: اقرأ إشعار IRS إلى نشاطك قبل تغيير الدفاتر.