QuickBooks'ta Kapanış Tarihi: Beyanname Verdikten Sonra Kilitleme

QuickBooks'ta kapanış tarihi (lock date) ne işe yarar ve düzenlemeleri durdurur mu?

Hayır. Kapanış tarihi düzenlemeleri yavaşlatır; bir yılı salt okunur yapmaz. Bu tarihte veya öncesinde QuickBooks Online, herhangi biri bir işlemi değiştirmeden veya silmeden önce uyarır ya da şifre ister (QuickBooks Online yardım). Uyarı seçeneğinde kullanıcı devam edebilir; şifre seçeneğinde şifreyi bilen herkes devam edebilir. Birincil yönetici veya şirket yöneticisi tarihi de şifreyi de değiştirebilir (QuickBooks yardım, kapatılmış kayıtları düzenleme).

Kilit, verilmiş bir beyannameyi de doğru yapmaz. Sonraki değişiklikleri sınırlar; yapılmış değişiklikleri geri alamaz. Yıl zaten kaymışsa kapanış tarihi onu o günkü haliyle, düzenlemeler dahil dondurur; bu yüzden sıra önemlidir:

1. Yıl sonu raporlarını şimdi, beyanname verdiğinizde sakladığınız kopyalarla karşılaştırın ve her farkı listeleyin.
2. Yılı kilitleyin; böylece listeyi düzenlerken yeni bir fark ortaya çıkmaz.
3. Her fark için özgün kaydı geri yükleyin veya beyannamenin düzeltilmesi gerekip gerekmediğine karar verin.

Bu adımlar QuickBooks Online içindir. Xero veya QuickBooks Desktop için geçmiş dönemleri kilitlemek üzere ilgili ürünün kendi yardımını kullanın; bu sayfanın geri kalanı her yazılım için geçerlidir.

Verilmiş bir yıl şu durumlarda basit değildir:

• kayıtlar verilmiş beyannameden zaten farklıysa ve nedenini göremiyorsanız;
• beyanname, rakamları Schedule K-1 (her sahibin gelir ve indirim payı) ile sahiplere ileten bir ortaklık veya S şirketi beyannamesiyse;
• değişiklik gelire, bir indirime veya beyannamenin taşıdığı bir bilanço rakamına dokunuyorsa;
• verilmiş birden fazla yıl değiştiyse.

Bunlardan biri size uyuyorsa iş, kayıtları verilmiş beyannameyle karşılaştırmak ve varsa neyin düzeltileceğine karar vermektir; bkz. muhasebe desteği.

Başlamadan önce toplayın:

• tüm ekleriyle birlikte verilmiş beyanname;
• beyanname verdiğiniz sırada yıl sonu bilançosu ve gelir tablosu;
• yazılımın o yıl için denetim günlüğü veya değişiklik geçmişi (tutuyorsa);
• bir sonraki yıl için şu anda görünen açılış bakiyesi ve özkaynak rakamları.

Mutabakatı yapılmış bir dönemi kilitlemenin yolu var mı ve tarihi ne zaman ayarlamalıyım?

Beyanname zaten verilmişse olağan tarih, kayıtları beyannameyle karşılaştırdıktan sonra ayarlanan, verilmiş yılın son günüdür. Beyanname vermeden önce, daha önceki bir ay genellikle kayıtları tamamlanıp mutabakatı yapıldığında kilitlenir; yılın kendisi ise genellikle beyannameyi bekler, çünkü hazırlayıcının yıl sonu kayıtlarının önce girilmesi gerekir. QuickBooks yardımı bir incelemeyle başlar: verilerin eksiksiz ve doğru olduğunu doğrulayın, bekleyen faturaları, giderleri ve ödemeleri girin ve hesapların mutabakatını kilit tarihine kadar yapın (QuickBooks Online yardım). Kilidi beyanname tarihine bağlamaz; zamanlama sizin tercihinizdir.

Tek bir kapanış tarihi öncesindeki her tarihi kapsar; bu yüzden her ay veya yıl kesinleştikçe ileri alın. Yılı beyannameden önce bitirmek için: yıl sonu kapanış kontrol listesi.

QuickBooks Online'da kapanış tarihini nasıl ayarlarım: yalnızca uyarı mı, uyarı artı şifre mi?

Şifreyi bilmeyen birinin düzenlemesini yalnızca şifre seçeneği durdurur; uyarı seçeneği her kullanıcının devam etmesine izin verir. QuickBooks Online yardımından adımlar:

1. Birincil yönetici veya şirket yöneticisi olarak oturum açın.
2. Kilitleyeceğiniz tarihe kadar hesapların mutabakatını yapın.
3. Dişli simgesini, ardından Account and settings seçeneğini, ardından Advanced sekmesini seçin.
4. Accounting bölümünde Edit seçeneğini seçin.
5. Close the books seçeneğini açın ve Closing date alanına tarihi girin.
6. Açılır listeden güvenlik seçeneğini seçin, ardından Save seçeneğini seçin.

QuickBooks yardımı, kilit tarihinde veya öncesinde tarihli bir işlemi değiştirme ya da silme girişiminin uyarıyı veya şifre istemini tetiklediğini söyler (QuickBooks Online yardım). Banka akışı eşleşmeleri gibi otomatik kayıtlara nasıl davranıldığını söylemez; bu yüzden varsaymak yerine ilk ay sonundan sonra istisna raporunu kontrol edin.

QuickBooks menü adlarını zaman zaman değiştirir; güncel yardım sayfasını izleyin.

Kapanış tarihini kim ayarlayıp değiştirebilir ve şifreyi kim tutmalı?

Kapanış tarihini veya şifreyi yalnızca birincil yönetici ya da şirket yöneticisi ayarlayabilir veya değiştirebilir (QuickBooks yardım, kapatılmış kayıtları düzenleme). Şifre kontrolün tamamıdır: onu bilen herkes verilmiş bir yılı düzenleyebilir.

• Şifreyi bilen kişi sayısı azaldıkça kontrol güçlenir.
• Birkaç kişi arasında paylaşılan şifre, yalnızca uyarı seçeneği gibi çalışır.
• Eski bir muhasebe sorumlusunun bildiği şifre, değiştirilene kadar çalışmaya devam eder: Account and settings, Advanced, Accounting bölümünde Edit, ardından yeni bir şifre girip onaylayın.

Muhasebe sorumlusuna kontrolü vermeden erişim vermek: muhasebe sorumlusuna hesaplarınıza erişim verme.

Kapanış tarihinden sonra değişen işlemleri nasıl listelerim?

Exceptions to Closing Date raporunu çalıştırın: Reports, ardından Standard reports, ardından adı arayın (QuickBooks yardım, kapatılmış kayıtları düzenleme). QuickBooks yardımı raporu, kayıtlarınızı kapattıktan sonra yapılan değişiklikleri gösteren rapor olarak tanımlar; bu yüzden kilit ayarlanmadan önce yapılan düzenlemeleri gösteremez.

Zaten kaymış, verilmiş bir yıl için bunun yerine karşılaştırın. Yıl sonu bilançosunu ve gelir tablosunu şu anki haliyle açın, beyanname verdiğinizde sakladığınız kopyaların yanına koyun ve her farkı denetim günlüğünden izleyin. Karşılaştırmayı saklayın: Treasury yönetmelikleri, kayıtlar ile beyanname arasındaki farkların mutabakatını saklanacak kayıtlara örnek olarak sayar (26 CFR 1.446-1). Bir işlemi kimin değiştirdiğini izlemek ve düzenlenmiş, silinmiş ya da iptal edilmiş bir işlemi geri yüklemek için: mutabakat başlangıç bakiyesi yanlış.

Her fark için: düzenleme bir hataysa işlemi özgün tutarı, tarihi ve hesaplarıyla eski haline getirin; bu, kayıtları verilmiş beyannameyle yeniden uyumlu hale getirir. Silinmiş bir işlemi, daha önce geri yüklenmediğini veya değiştirilmediğini kontrol ettikten sonra yeniden girin; yoksa iki kez sayılır. Düzenleme gerçek bir düzeltmeyse, örneğin kişisel çıkan bir gider veya hiç yapılmayan bir ödeme, beyannamenin taşıdığı bir kalemi değiştirir; bu durumda soru düzeltme beyannamesi verip vermemek olur. Her farkı ve ne karar verildiğini, düzeltilsin ya da düzeltilmesin, yazın.

Kapatılmış bir dönemde tarihli çeki nasıl iptal ederim?

İptal, o dönemde tarihli bir işlemi değiştirir; bu yüzden kilitli bir tarihte uyarı veya şifre istemi bekleyin. QuickBooks yardımı iptal işlemlerinden söz etmez; teyit için Exceptions to Closing Date raporunu kontrol edin. Önce ödemenin gerçekten gerçekleşmediğini netleştirin: bankada tahsil edilip sonra iptal edilen bir çek, kayıtların ödemenin yapılmadığını söylemesine yol açar. Sonra muhasebe yöntemini ve çekin neyi ödediğini kontrol edin. Nakit esasına göre çalışan işletme bir gideri ödediği yılda, tahakkuk esasına göre çalışan işletme ise gider doğduğu yılda indirir (Publication 538). Nakit esasındaki bir beyanname hiç ödenmemiş bir gideri indirdiyse, aşağıdaki ikinci örnekte olduğu gibi, kayıtlar ve verilmiş beyanname farklıdır; karşılaştırın ve düzeltme beyannamesi verip vermeyeceğinize karar verin.

Verilmiş bir yılın rakamları değişti: bu, daha önce verdiğim beyannameyi değiştirir mi?

Hayır. Beyanname, bir düzeltme beyannamesi onun yerini alana kadar verildiği gibi kalır. Kayıtlar onun arkasındaki belgedir. Önemli olan, değişen rakamın beyannamedeki bir kalem olup olmadığıdır: IRS gelir, indirim, vergi kredisi ve vergi yükümlülüğündeki değişiklikleri düzeltme nedeni olarak sayar (IRS). Beyannamedeki hiçbir kaleme dokunmayan bir değişiklik düzeltme beyannamesi gerektirmeyebilir, ancak kayıtlar yine de beyannameyle uyuşmaz ve bu fark yazıya geçirilmelidir.

Ortaklık veya S şirketi sahipleri, düzeltilmiş K-1 rakamları kendilerine ulaştığında kendi beyannamelerini düzeltmek zorunda kalabilir ve federal bir değişiklik eyalet beyannamesini etkileyebilir (IRS). İdari düzeltme talebi farklı işler: ortaklık, tüm düzeltmeleri ortaklarına aktarmayı seçmedikçe, talebi verdiğinde genellikle her varsayılan eksik ödemeyi (imputed underpayment) faiz ve cezalarıyla öder. Ortaklara aktarılan düzeltmeler düzeltilmiş Schedule K-1'lere değil Form 8986'ya girer ve bireysel ortaklar paylarını Form 8978'de bildirir (IRS).

Verilmiş bir beyannameyi ne zaman düzeltmem gerekir ve ne kadar sürem var?

Verilmiş beyanname yanlışsa, yönetmelikler uygulanabilir süre içinde düzeltme beyannamesi bekler. Belirli bir kayıt değişikliğinin beyannameyi yanlış yapıp yapmadığı olgulara bağlıdır; yönetmelikler, önceki bir yılda gelirin dışarıda bırakıldığını fark eden bir mükellefin zamanaşımı süresi içinde düzeltme beyannamesi vermesi ve ödenmesi gereken vergiyi ödemesi, gelir hatalı dahil edildiyse de iade talebinde bulunması gerektiğini söyler (26 CFR 1.451-1).

Son tarihinden önce verilen beyanname, tarhiyat süresi (26 USC 6501) ve iade talebi (26 USC 6513) bakımından, uzatma yok sayılarak son tarihte verilmiş sayılır. İade süresi para iadesi talebi için geçerlidir; vergiyi artıran bir düzeltmede IRS'nin ne kadar süre tarh edebileceğini tarhiyat süreleri belirler. Tarhiyat süresi ödeme süresi değildir: ek vergi genellikle uzatma olsa bile özgün son tarihten itibaren faiz işler ve cezalar uygulanabilir (26 USC 6601). Geçmiş beyannamelerde dışarıda bırakılan gelir: geçmiş beyannamelerde dışarıda bırakılan gelir için düzeltme. Faiz ve cezalarıyla işletme gideri hataları: işletme gideri hatalarında beyannameyi düzeltme.

Eski bir hatayı verilmiş yılı yeniden açmak yerine bu yılın kayıtlarında düzeltebilir miyim?

Düzeltme kaydı bugünün tarihini taşıyabilir, ancak verilmiş beyanname onunla birlikte değişmez. Önceki beyanname hatayı taşımaya devam eder ve gelir ile indirimler genellikle ait oldukları yıl için bildirilir.

IRS ve yönetmelikler, matematik veya kayıt hatasını düzeltmenin muhasebe yöntemi değişikliği olmadığını söyler (Publication 538; 26 CFR 1.446-1). Basit bir hata genellikle etkilediği yıl için düzeltilir. Gelirin veya indirimin ne zaman sayılacağını belirleyen bir uygulama yöntem olabilir, çoğunlukla tutarlı uygulandığında; yöntem değiştirmek ise Form 3115 (muhasebe yöntemi değişikliği başvurusu) ile IRS onayı gerektirir (Publication 538; 26 CFR 1.446-1). Bir hatanın tek seferlik mi yoksa yöntem mi olduğu olgulara bağlıdır. Eksik stok yaygın bir örnektir: geçmiş beyannamelerde eksik kalan stoğu düzeltme.

Açılış bakiyelerim ve özkaynağım neden verilmiş beyannameyle uyuşmuyor?

Verilmiş yıl içindeki bir düzenleme o yılın kârını ve yıl sonu bakiyelerini değiştirir; sonraki yıl değişmiş rakamlardan başlar, beyanname ise rakamları verildiği haliyle gösterir. Beyanname verdiğinizde kayıtlar beyannameyle örtüşüyorsa, aradaki fark beyannameden sonra yapılan değişikliklere eşit olmalıdır. Fark düzenlemelerden önceye de dayanabilir; örneğin hazırlayıcının yıl sonu kayıtları hiç kayıtlara girilmediyse.

Uyuşmayan özkaynak: geçen yılın beyannamesiyle uyuşmayan birikmiş kârlar. Yanlış başlayan banka mutabakatı: mutabakat başlangıç bakiyesi yanlış. Beyannameyi hangi raporlar besler: kayıtlardan işletme vergi beyannamesine.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Bir S şirketi Aralık ayına ait bir gideri siliyor

Yıl sonu Aralık olan bir S şirketi beyannamesini Mart'ta veriyor. Haziran'da bir muhasebe sorumlusu Aralık'a ait US$8.000 tutarında bir gideri siliyor. 31 Aralık'ta bir kapanış tarihi olsaydı silme işlemi uyarı veya şifre istemini tetiklerdi. Kapanış tarihi olmadığı için kayıtlar artık beyannameden US$8.000 daha fazla kâr gösteriyor. Gider gerçekse, özgün tarihiyle geri yüklemek kayıtları beyannameyle yeniden uyumlu hale getirir. Gider kişisel veya yanlışsa, verilmiş indirim çok yüksekti ve beyannamenin düzeltilmiş Schedule K-1'lerle birlikte düzeltilmesi gerekebilir.

Bir şahıs işletmesi sahibi geçen yılın çekini iptal ediyor

Nakit esasına göre çalışan bir şahıs işletmesi sahibi, işletme malzemeleri için yazdığı US$2.500 tutarındaki çeki geçen yıl gider olarak kaydetmişti ve verilmiş Schedule C bunu indirmişti. Bu yıl çek iptal edildi; bu yüzden geçen yılın kârı kayıtlarda US$2.500 artıyor. İptal bir hataysa, geri almak kayıtları beyanname verildiği haldeki hale getirir. Çek hiç teslim edilmediyse ve malzemeler başka yolla ödenmediyse, verilmiş Schedule C ödenmemiş bir gideri indirmiş olabilir; bu durumda soru Form 1040-X gerekip gerekmediğidir. Bir krediyi veya sahip çekimini ödeyen bir çek ya da tahakkuk esasına göre çalışan bir işletme farklı bir analiz gerektirir.

Bir online mağaza uyarıyı geçiyor

Bir online mağaza, uyarı seçeneğiyle 31 Aralık'ta bir kapanış tarihi belirliyor. Yarı zamanlı bir yardımcı uyarıyı geçip US$1.200 tutarındaki bir Kasım satışını düzenliyor. Exceptions to Closing Date raporu düzenlemeyi listeler ve sahip bunu verilmiş beyannameyle karşılaştırır. Şifre seçeneğinde ve şifreyi sahip tuttuğunda yardımcı şifre olmadan devam edemezdi.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Özkaynak veya bakiyeler artık beyannameyle uyuşmuyor ve neyin değiştiğini ya da düzeltme beyannamesi gerekip gerekmediğini anlayamıyorsunuz: her değişikliği verilmiş beyannameyle karşılaştırmak muhasebe sorumlusunun veya hazırlayıcının işidir; bkz. muhasebe desteği.
• Birikmiş kârlar veya sahibin özkaynağı geçen yılın beyannamesiyle uyuşmuyor: uyuşmayan birikmiş kârlar rehberini izleyin.
• Kapatılmış bir dönemde banka mutabakatının başlangıç bakiyesi değişti: bkz. mutabakat başlangıç bakiyesi yanlış.
• Birden fazla verilmiş yıl değişti veya kayıtlar aylarca geride: bkz. gecikmiş kayıtların tamamlanması ve muhasebe desteği.
• Değişiklik bir işletme giderine dokunuyor ya da geçmiş beyannamelerde stok eksikti: bkz. işletme gideri hatalarında düzeltme veya geçmiş beyannamelerde eksik kalan stoğu düzeltme.
• IRS o yıl hakkında zaten yazdı: kayıtları değiştirmeden önce işletmenize gelen bir IRS bildirimi rehberini okuyun.