Para quem é
- Empresários individuais, sociedades de pessoas e corporações que mantêm a escrituração no QuickBooks Online
- Proprietários cujo ano entregue mudou na escrituração depois da entrega da declaração
Não abordado aqui
- Passos para outros softwares contábeis, incluindo o Xero
- Preparação da própria declaração retificadora, ou das declarações estaduais
- Como conciliar o patrimônio líquido ou uma conta bancária depois que um período fechado mudou
O que faz uma data de fechamento (lock date) no QuickBooks, e ela impede edições?
Não. Uma data de fechamento dificulta as edições, mas não deixa o ano somente para leitura. Nessa data ou antes dela, o QuickBooks Online avisa, ou pede uma senha, antes de alguém alterar ou excluir um lançamento (ajuda do QuickBooks Online). Com a opção de aviso, o usuário pode prosseguir; com a opção de senha, qualquer pessoa que a conheça pode. Um administrador principal ou da empresa também pode mudar a data ou a senha (ajuda do QuickBooks sobre editar uma escrituração fechada).
Uma trava também não torna certa uma declaração entregue. Ela limita alterações futuras na escrituração, mas não desfaz as que já foram feitas. Se o ano já mudou, a data de fechamento o congela como ele está naquele dia, com as edições incluídas, então a ordem importa:
- Compare agora os relatórios de fim de ano com as cópias salvas na hora da entrega e liste cada diferença.
- Trave o ano, para que nenhuma diferença nova apareça enquanto você organiza a lista.
- Para cada diferença, restaure o lançamento original ou decida se a declaração precisa ser retificada.
Estes passos valem para o QuickBooks Online. No Xero ou no QuickBooks Desktop, use a ajuda do próprio produto para travar períodos passados; o resto desta página vale para qualquer software.
Um ano já entregue deixa de ser um caso simples quando:
- a escrituração já difere da declaração entregue e você não sabe por quê;
- a declaração era de uma sociedade de pessoas ou de uma corporação S que enviou valores aos proprietários nos Schedules K-1 (a parte de cada proprietário na renda e nas deduções);
- a alteração afeta renda, uma dedução ou um valor do balanço patrimonial que a declaração traz;
- mais de um ano entregue mudou.
Se algum desses casos é o seu, o trabalho é comparar a escrituração com a declaração entregue e decidir o que, se algo, deve ser retificado; veja ajuda com a escrituração contábil.
Reúna antes de começar:
- a declaração entregue, com todos os schedules;
- o balanço patrimonial e a demonstração do resultado de fim de ano como estavam quando você entregou;
- o log de auditoria ou o histórico de alterações do software para o ano, se ele guardar um;
- os saldos iniciais e os valores de patrimônio líquido que aparecem agora para o ano seguinte.
Dá para travar um período depois de conciliado, e quando devo definir a data?
Se a declaração já foi entregue, a data usual é o último dia do ano entregue, definida depois de comparar a escrituração com a declaração. Antes da entrega, costuma-se travar um mês anterior quando a escrituração dele está completa e conciliada; o ano em si geralmente espera pela entrega, porque os lançamentos de fim de ano do preparador precisam ser feitos antes. A ajuda do QuickBooks começa com uma revisão: confirmar que os dados estão completos e corretos, lançar faturas, despesas e pagamentos pendentes e conciliar as contas até a data de trava (ajuda do QuickBooks Online). Ela não liga a trava à data de entrega, então o momento é escolha sua.
| Quando você define a data | O que isso lhe dá | Atenção a |
|---|---|---|
| Escrituração final e conciliada, antes de preparar a declaração | A declaração é preparada com números que agora exigem um aviso ou uma senha para mudar | Os lançamentos de fim de ano do preparador precisam ser feitos antes, ou o preparador precisa da senha |
| Depois que a declaração é entregue | Os números ficam congelados como estão naquele dia, então compare-os antes com a declaração entregue | As edições feitas entre a entrega e a trava não aparecem no relatório Exceptions to Closing Date, que cobre as alterações feitas depois que você fecha a escrituração |
Uma data de fechamento cobre todas as datas anteriores a ela, então avance-a à medida que cada mês ou ano for definitivo. Como terminar o ano antes de entregar: lista de verificação do fechamento do ano.
Como defino uma data de fechamento no QuickBooks Online: só aviso, ou aviso mais senha?
Só a opção de senha impede a edição por quem não conhece a senha; a opção de aviso deixa qualquer usuário prosseguir. Os passos, conforme a ajuda do QuickBooks Online:
- Entre como administrador principal ou administrador da empresa.
- Concilie as contas até a data que você vai travar.
- Selecione o ícone de engrenagem, depois Account and settings e a aba Advanced.
- Na seção Accounting, selecione Edit.
- Ative Close the books e informe a Closing date.
- Escolha a opção de segurança na lista e selecione Save.
| Opção | O que acontece quando alguém edita uma data travada | Serve para |
|---|---|---|
| Permitir alterações após ver um aviso | O usuário vê um aviso e pode prosseguir | Sinalizar edições em um mês recente |
| Permitir alterações após ver um aviso e informar a senha | O usuário precisa informar a senha para prosseguir | Limitar as edições de um ano entregue a quem tem a senha |
A ajuda do QuickBooks diz que qualquer tentativa de alterar ou excluir um lançamento com data igual ou anterior à data de trava aciona o aviso ou o pedido de senha (ajuda do QuickBooks Online). Ela não diz como são tratados os lançamentos automáticos, como as correspondências do feed bancário, então confira o relatório de exceções depois do primeiro fim de mês em vez de presumir.
O QuickBooks muda os nomes dos menus de tempos em tempos; siga a página de ajuda atual.
Quem pode definir ou alterar a data de fechamento, e quem deve ter a senha?
Só um administrador principal ou da empresa pode definir ou alterar a data de fechamento ou a senha (ajuda do QuickBooks sobre editar uma escrituração fechada). A senha é o controle inteiro: quem a conhece pode editar um ano entregue.
- Quanto menos pessoas conhecem a senha, mais forte é o controle.
- Uma senha compartilhada entre várias pessoas funciona como a opção de só aviso.
- Uma senha que um antigo responsável contábil conhecia continua valendo até ser trocada: Account and settings, Advanced, Edit na seção Accounting; depois, informe e confirme uma nova.
Como dar acesso a um responsável contábil sem dar controle a ele: como dar a um responsável contábil acesso às suas contas.
Como listo os lançamentos alterados depois da data de fechamento?
Execute o relatório Exceptions to Closing Date: Reports, depois Standard reports e pesquise pelo nome (ajuda do QuickBooks sobre editar uma escrituração fechada). A ajuda do QuickBooks o descreve como um relatório das alterações feitas depois que você fecha a escrituração, então ele não mostra edições feitas antes de a trava ser definida.
Para um ano entregue que já mudou, compare. Abra o balanço patrimonial e a demonstração do resultado de fim de ano como estão agora, coloque-os ao lado das cópias salvas na entrega e rastreie cada diferença pelo log de auditoria. Guarde a comparação: a regulamentação do Tesouro cita uma conciliação das diferenças entre a escrituração e a declaração como exemplo dos registros que devem ser mantidos (26 CFR 1.446-1). Como rastrear quem alterou um lançamento e restaurar um lançamento editado, excluído ou anulado: saldo inicial da conciliação errado.
Para cada diferença: se a edição foi um erro, coloque o lançamento de volta como era, com o valor, a data e as contas originais; isso devolve a escrituração à situação da declaração entregue. Registre de novo um lançamento excluído só depois de conferir que ele não foi restaurado nem substituído, ou ele será contado em dobro. Se foi uma correção real, como uma despesa que se revelou pessoal ou um pagamento que nunca aconteceu, ela muda um item que a declaração traz, e a questão passa a ser se vale retificar. Anote cada diferença e o que foi decidido, retificando ou não.
Como anulo um cheque com data em um período fechado?
Anular um cheque altera um lançamento com data nesse período, então, numa data travada, espere o aviso ou o pedido de senha. A ajuda do QuickBooks não menciona anulações, então confira o relatório Exceptions to Closing Date. Primeiro, defina se o pagamento realmente falhou: um cheque que foi compensado no banco e depois anulado faz a escrituração dizer que o pagamento não aconteceu. Depois, confira o método contábil e o que o cheque pagou. Um negócio no regime de caixa deduz um custo no ano em que o paga; um negócio no regime de competência o deduz no ano em que ele é gerado (Publication 538). Se uma declaração no regime de caixa deduziu um custo que nunca foi pago, como no segundo exemplo abaixo, a escrituração e a declaração entregue diferem, então compare e decida se vale retificar.
Se os números de um ano entregue mudaram, isso muda a declaração que já entreguei?
Não. A declaração continua como foi entregue até que uma declaração retificadora a substitua. A escrituração é o registro por trás dela. O que importa é se o valor alterado é um item da declaração: o IRS lista mudanças em renda, deduções, créditos e imposto devido como motivos para retificar (IRS). Uma alteração que não mexe em nenhum item da declaração pode não exigir uma retificadora, mas a escrituração deixa de bater com a declaração, e essa diferença deve ser anotada.
| Declaração | Como se corrige uma declaração entregue |
|---|---|
| Empresário individual (Schedule C) | Form 1040-X (IRS) |
| Sociedade de pessoas | Um Form 1065 retificador com a caixa de declaração retificadora marcada, se entregue pela internet, ou o Form 1065-X, se entregue em papel, e um Schedule K-1 retificador para cada sócio cujos valores mudaram. Uma sociedade de pessoas sujeita ao regime centralizado de auditoria entrega, em vez disso, um pedido de ajuste administrativo; esse é o padrão, a menos que uma sociedade elegível tenha optado por sair do regime na declaração do ano entregue no prazo (IRS) |
| Corporação S | Um Form 1120-S retificador, com uma explicação de cada linha retificada, o valor corrigido e o motivo, mais os Schedules K-1 retificadores (IRS) |
| Corporação C | Form 1120-X (IRS) |
Os proprietários de uma sociedade de pessoas ou de uma corporação S podem precisar retificar as próprias declarações quando os valores retificados dos K-1 chegam a eles, e uma mudança federal pode afetar uma declaração estadual (IRS). Um pedido de ajuste administrativo funciona de outro jeito: a sociedade de pessoas geralmente paga qualquer imposto devido a menos presumido (imputed underpayment), com juros e multas, quando o entrega, a menos que opte por repassar todos os ajustes a seus sócios. Os ajustes repassados aos sócios vão no Form 8986, e não em Schedules K-1 retificadores, e os sócios pessoas físicas informam sua parte no Form 8978 (IRS).
Quando preciso retificar uma declaração entregue, e de quanto tempo disponho?
Se a declaração entregue está errada, a regulamentação espera uma declaração retificadora dentro do prazo aplicável. Saber se uma alteração na escrituração torna a declaração errada depende dos fatos; a regulamentação diz que o contribuinte que descobre que deixou renda de fora de um ano anterior deve, dentro do prazo de prescrição, entregar uma declaração retificadora e pagar o imposto devido, e pedir restituição se incluiu renda por engano (26 CFR 1.451-1).
| Pergunta | Prazo |
|---|---|
| Quanto tempo para pedir restituição por declaração retificadora | 3 anos após a entrega da declaração original ou 2 anos após o pagamento do imposto, o que ocorrer por último (IRS; 26 USC 6511) |
| Quanto tempo o IRS tem para lançar mais imposto | 3 anos depois da entrega da declaração (26 USC 6501) |
| Se a renda omitida passa de 25% da renda bruta da declaração (num negócio, a receita antes do custo das vendas), ou se a renda omitida ligada a ativos financeiros estrangeiros específicos passa de $5.000, mesmo quando nenhum relatório de ativos estrangeiros era exigido. A renda informada na declaração ou em um anexo, com detalhes suficientes para dizer ao IRS o que é e quanto é, não conta como omitida, exceto um custo ou custo-base superestimado, que conta mesmo se divulgado (26 USC 6501(e)) | 6 anos |
| Sociedade de pessoas sujeita ao regime centralizado de auditoria que entrega um pedido de ajuste administrativo | 3 anos depois da data posterior entre a da entrega da declaração da sociedade e a do vencimento sem prorrogações, e nunca depois de o IRS enviar o aviso de um procedimento administrativo para esse ano (26 USC 6227) |
| Declaração não entregue, ou declaração fraudulenta | Sem limite |
Uma declaração entregue antes do vencimento conta como entregue na data de vencimento, sem considerar nenhuma prorrogação, para o prazo de lançamento (26 USC 6501) e para um pedido de restituição (26 USC 6513). O prazo de restituição vale para um pedido de dinheiro de volta; numa correção que aumenta o imposto, os prazos de lançamento definem por quanto tempo o IRS pode lançá-lo. Um prazo de lançamento não é prazo para pagar: o imposto adicional geralmente tem juros desde o vencimento original, mesmo com prorrogação, e podem incidir multas (26 USC 6601). Renda omitida de declarações passadas: como retificar por renda omitida de declarações passadas. Erros em despesas da empresa, com juros e multas: como retificar uma declaração por erros em despesas da empresa.
Posso corrigir um erro antigo na escrituração deste ano em vez de reabrir o ano entregue?
Um lançamento de correção pode ter a data de hoje, mas a declaração entregue não muda com ele. A declaração anterior continua com o erro, e a renda e as deduções são, em geral, informadas no ano a que pertencem.
O IRS e a regulamentação dizem que corrigir um erro de conta ou de lançamento não é mudança de método contábil (Publication 538; 26 CFR 1.446-1). Um simples erro geralmente é corrigido no ano que ele afetou. Um jeito de tratar quando uma renda ou dedução conta pode ser um método, mais ainda quando é aplicado de forma consistente, e mudar um método exige a aprovação do IRS no Form 3115 (Publication 538; 26 CFR 1.446-1). Saber se um erro é pontual ou um método depende dos fatos. Estoque que faltou é um caso comum: como corrigir estoque que faltou em declarações passadas.
Por que meus saldos iniciais e meu patrimônio líquido não batem mais com a declaração entregue?
Uma edição dentro do ano entregue muda o lucro e os saldos de fim desse ano, e o ano seguinte parte dos valores alterados, enquanto a declaração ainda mostra os valores como foram entregues. Se a escrituração batia com a declaração quando você entregou, a diferença deve ser igual às alterações feitas depois da entrega. Uma diferença também pode ser anterior às edições, por exemplo quando os lançamentos de fim de ano do preparador nunca foram feitos na escrituração.
Patrimônio líquido que não bate: lucros acumulados que não batem com a declaração do ano passado. Uma conciliação bancária que começa errada: saldo inicial da conciliação errado. Quais relatórios alimentam a declaração: da escrituração à declaração de imposto da empresa.
Exemplo
Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.
Uma corporação S exclui uma despesa de dezembro
Uma corporação S entrega a declaração de um ano que termina em dezembro, em março. Em junho, um responsável contábil exclui uma despesa de dezembro de US$8.000. Com uma data de fechamento em 31 de dezembro, a exclusão teria acionado o aviso ou o pedido de senha. Sem ela, a escrituração agora mostra US$8.000 a mais de lucro do que a declaração. Se a despesa era real, restaurá-la com a data original devolve a escrituração à situação da declaração. Se era pessoal ou errada, a dedução entregue estava alta demais, e a declaração pode precisar ser retificada, com Schedules K-1 retificadores.
Um empresário individual anula o cheque do ano passado
Um empresário individual no regime de caixa lançou como despesa, no ano passado, um cheque de US$2.500 para materiais da empresa, e o Schedule C entregue o deduziu. Neste ano, o cheque é anulado, então o lucro do ano passado sobe US$2.500 na escrituração. Se a anulação foi um erro, revertê-la devolve a escrituração à situação de quando a declaração foi entregue. Se o cheque nunca foi entregue e os materiais não foram pagos de outra forma, o Schedule C entregue pode ter deduzido um custo não pago, e a questão é se o Form 1040-X é necessário. Um cheque que pagou um empréstimo ou uma retirada do proprietário, ou uma empresa no regime de competência, exige outra análise.
Uma loja online ignora um aviso
Uma loja online define uma data de fechamento em 31 de dezembro com a opção de aviso. Um ajudante de meio período ignora o aviso e edita uma venda de novembro de US$1.200. O relatório Exceptions to Closing Date lista a edição, e o proprietário a compara com a declaração entregue. Com a opção de senha e a senha em poder do proprietário, o ajudante não teria conseguido prosseguir sem ela.
E no seu caso?
- O patrimônio líquido ou os saldos não batem mais com a declaração, e você não sabe o que mudou nem se é preciso uma declaração retificadora: comparar cada alteração com a declaração entregue é trabalho de responsável contábil ou de preparador; veja ajuda com a escrituração contábil.
- Os lucros acumulados ou o patrimônio líquido do proprietário não batem com a declaração do ano passado: siga lucros acumulados que não batem.
- O saldo inicial de uma conciliação bancária mudou em um período fechado: veja saldo inicial da conciliação errado.
- Vários anos entregues mudaram, ou a escrituração está meses atrasada: veja como atualizar uma escrituração atrasada e ajuda com a escrituração contábil.
- A alteração afeta uma despesa da empresa, ou faltou estoque em declarações passadas: veja como retificar por erros em despesas da empresa ou como corrigir estoque que faltou em declarações passadas.
- O IRS já escreveu sobre o ano: leia uma carta do IRS para a sua empresa antes de mudar a escrituração.
Valores nesta página
| Indicador | Valor | Fonte |
|---|---|---|
| Prazo geral para pedir restituição retificada do imposto de renda Pela section 6511(a) do IRC, para pedido feito depois da entrega de uma declaração original. Os limites de retroação do pagamento e exceções específicas podem mudar a restituição disponível. | 3 anos após a entrega da declaração original ou 2 anos após o pagamento do imposto, o que ocorrer por último | IRS: prazo para pedir um crédito ou restituição Verificado |
| Prazo geral de lançamento do IRS para uma declaração de imposto de renda Após a entrega da declaração; uma declaração entregue antes do vencimento conta como entregue na data de vencimento (26 U.S.C. 6501(a) e (b)(1)). Prazos mais longos ou ilimitados valem nos casos da seção 6501(c) e (e). | 3 anos | US Code: 26 U.S.C. 6501, prazos para lançamento de imposto Verificado |
| Renda bruta omitida que estende o prazo de lançamento do IRS para 6 anos Mais do que esta parcela da renda bruta informada na declaração (26 U.S.C. 6501(e)(1)(A)(i)); para um negócio, renda bruta significa a receita total antes do custo das mercadorias vendidas | 25% | US Code: 26 U.S.C. 6501, prazos para lançamento de imposto Verificado |
| Renda estrangeira omitida que amplia o prazo de lançamento para 6 anos Renda de ativos financeiros estrangeiros específicos deixada fora da renda bruta | $5.000 | IRS: instruções do Form 8938 Verificado |
| Prazo de lançamento do IRS quando a renda omitida passa o teste de omissão substancial Depois que a declaração foi entregue, quando a renda omitida é maior do que a parcela da renda bruta informada na declaração definida em us.assessment.substantial-omission-threshold (26 U.S.C. 6501(e)(1)(A)). | 6 anos | US Code: 26 U.S.C. 6501, prazos para lançamento de imposto Verificado |
| Prazo geral de entrega do AAR da sociedade de pessoas A partir da data de entrega da declaração da sociedade de pessoas ou da data de vencimento sem prorrogação, o que for posterior; um aviso de procedimento administrativo em geral impede a entrega. | 3 anos | IRS: como entregar um pedido de ajuste administrativo de uma sociedade de pessoas BBA Verificado |
Fontes primárias
- Ajuda do QuickBooks Online: travar a escrituração
- Ajuda do QuickBooks Online: editar uma escrituração fechada
- IRS: como entregar uma declaração retificadora
- IRS: sobre o Form 1120-X
- IRS: instruções do Form 1120-S
- IRS: instruções do Form 1065
- IRS: Publication 538, períodos e métodos contábeis
- IRS: por quanto tempo devo guardar os registros?
- 26 CFR 1.446-1, regra geral sobre métodos contábeis (GovInfo)
- 26 CFR 1.451-1, regra geral sobre o ano em que a renda é incluída (GovInfo)
- US Code: 26 U.S.C. 6501, prazos para lançamento de imposto
- US Code: 26 U.S.C. 6511, prazos para crédito ou restituição
- US Code: 26 U.S.C. 6513, data em que a declaração é considerada entregue e o imposto, pago
- US Code: 26 U.S.C. 6227, pedido de ajuste administrativo de uma sociedade de pessoas
- US Code: 26 U.S.C. 6601, juros sobre imposto pago a menos
- IRS: como entregar um pedido de ajuste administrativo de uma sociedade de pessoas BBA
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