استكمال الدفاتر المتأخرة قبل موعد تقديم الإقرار الضريبي

ماذا يجب أن تُظهر دفاتري قبل تقديم الإقرار الضريبي؟

يجب أن تُظهر دفاترك إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات الضريبية بوضوح كافٍ لدعم الإقرار الضريبي. ويجب أيضًا أن تميّز بين الأموال المكتسبة والإيداعات التي ليست مبيعات، وبين الإنفاق التجاري والإنفاق الشخصي. تسمح مصلحة الإيرادات الداخلية الأمريكية (IRS) بأي نظام مناسب، لكنها تشترط سجلات تكفي لإثبات المبالغ المذكورة في الإقرار (إرشادات IRS حول حفظ السجلات؛ 26 CFR 1.6001-1).

إعادة البناء الجاهزة للإقرار الضريبي لا تكتفي بقائمة العمليات البنكية، بل تنتج هذه الفحوص:

توضح IRS أن دفاتر النشاط التجاري تلخص العمليات الموضحة في المستندات الداعمة. ابدأ بأقدم شهر ناقص، وسوِّه، ثم تقدّم إلى ما بعده حتى لا تنتقل أخطاء الأشهر الأولى إلى الأرصدة اللاحقة. الإقرار الذي تُدرج فيه هذه الإجماليات يعتمد على نوع الكيان؛ راجع الإقرارات التي يقدمها نشاطك التجاري.

هل يمكنني طلب تمديد أثناء إنهاء الدفاتر؟

عادةً نعم: اطلب التمديد المناسب قبل الموعد الأصلي لاستحقاق الإقرار. النموذجان 4868 و7004 يمدّدان عادةً موعد التقديم لا موعد السداد، لذا قدّر الضريبة المستحقة وادفعها بحلول ذلك الموعد، واحتفظ بتأكيد التمديد. أما المواطنون أو المقيمون الأمريكيون المؤهلون الذين يقع مقر عملهم وإقامتهم خارج البلاد أو يخدمون عسكريًا في الخارج، وبعض الشراكات والشركات، فلديهم مهلة حتى اليوم 15 من الشهر السادس بعد نهاية السنة للتقديم والسداد. أثبت الأهلية ببيان يُرفق بالإقرار، أو بخانة الأهلية في النموذج 4868 أو 7004 إذا طلبت مهلة تقديم إضافية بحلول ذلك الموعد. وتظل الفائدة تُحتسب على الضريبة غير المسددة منذ الموعد العادي (إرشادات IRS حول التمديد؛ 26 CFR 1.6081-5؛ تعليمات النموذج 7004).

تمديد الكيان لا يمدّد إقرار المالك الفردي؛ اطلب ذلك التمديد بشكل منفصل عند الحاجة (تعليمات IRS للنموذج 7004؛ IRS الموضوع 304). والتمديد لا ينهي الدفاتر ولا يغطي كل الالتزامات المنفصلة، مثل إيداعات الرواتب أو ضريبة المبيعات في الولاية. لمعرفة مواعيد استحقاق الإقرارات ونماذج الكيانات، راجع الإقرارات التي يقدمها نشاطك التجاري. وإذا كان الإقرار متأخرًا بالفعل، راجع غرامات التأخر في التقديم والسداد.

ما السجلات التي أحتاج إلى إعادة بنائها، ومن أين أحصل على نسخ منها؟

اجمع سجلات كل شهر ناقص قبل تصنيف العمليات. كشوف الحساب البنكي هي نقطة البداية، لكن الفواتير وتقارير المدفوعات وسجلات الرواتب والإقرار المقدَّم في السنة الماضية هي ما يفسّر معنى الإيداعات والسحوبات (IRS المنشور 583).

بالنسبة إلى المالك الفردي، يمكن أن يساعد كشف IRS للأجور والدخل في العثور على نماذج المعلومات الصادرة برقم تعريفه الضريبي، لكنه يعرض فقط النماذج المقدَّمة إلى IRS. ويمكن للشراكات والشركات طلب كشف إقرار النشاط التجاري إذا فُقدت نسخة السنة الماضية؛ وهو يعرض معظم بنود الإقرار لا كل المرفقات. اطلب من الجهة المصدرة المستندات الأصلية الناقصة.

هل يمكنني استخدام كشوف البنك وبطاقات الائتمان بدل الإيصالات؟

الكشوف تساعد على إثبات انتقال الأموال، لكنها وحدها قد لا تثبت ما الذي اشتُري أو غرضه التجاري. تذكر IRS الكشوف ضمن المستندات الداعمة الممكنة، لكنها تقول إنه قد يلزم مزيج من المستندات لإثبات المستفيد والمبلغ والدفع والتاريخ والوصف التجاري (إرشادات IRS حول حفظ السجلات).

طابق بنود الكشف مع الفواتير والإيصالات وسجلات الطلبات والعقود، أو مع توضيحات مكتوبة تدعمها أدلة أخرى. الدفعة بالبطاقة الظاهرة في الحساب البنكي هي تحويل يسدد رصيد البطاقة؛ أما مشتريات البطاقة نفسها فهي المصروفات المحتملة. لا تخصم الاثنين معًا. وبالنسبة إلى السفر والهدايا والوجبات واستخدام المركبة، يصف المنشور 463 إثباتات إضافية للمبلغ والوقت والمكان والغرض التجاري. والخصم البنكي وحده لا يوفر ذلك كله.

ماذا لو فقدت الإيصالات أو لم أحتفظ بها أصلًا؟

حاول إعادة بناء الإثبات الناقص من سجلات مستقلة، وأشر إلى أي مصروف لا يمكنك إثباته قبل إعداد الإقرار. اطلب نسخًا مكررة من الفواتير أو الإيصالات، واقرنها بالكشوف، ودوّن الغرض التجاري ما دمت تستطيع تذكره. تشترط IRS مستندات داعمة لكل قيد في الدفاتر والإقرارات.

غياب الإيصالات لا يمنع تلقائيًا كل مصروف، لكن التخمين غير آمن. بالنسبة إلى السفر والهدايا وتكاليف المركبة، يقول المنشور 463 إن السجلات الناقصة تحتاج إلى بيان محدد مع أدلة أخرى كافية، ولا يكفي تقدير المبالغ تقريبًا. وإذا دُمّرت السجلات لظروف خارجة عن إرادتك، يتيح المنشور 463 إعادة بناء السجلات أو المصروفات. احتفظ بقائمة منفصلة بالبنود التي لا يزال مبلغها أو غرضها غير مؤكد ليقرر معدّ الإقرار ما يمكن إثباته.

كيف أفصل الإنفاق الشخصي عن التجاري في حساب واحد؟

صنّف كل عملية بحسب ما كانت عليه فعلًا لا بحسب الحساب الذي مرت به. توصي IRS بإبقاء الحسابات التجارية والشخصية منفصلة وتحديد مصدر الإيداعات ونوع المصروف (IRS المنشور 583).

أولًا، طابق التحويلات بين حساباتك ومدفوعات البطاقات وعائدات القروض مع الطرف المقابل لها؛ ولا تصفها بأنها مبيعات أو تكاليف تشغيل لمجرد أنها مرت بالحساب. عائدات القرض الحقيقي ليست دخلًا (IRS المنشور 334). ثم ضع على كل إيداع وكل عملية سحب وسمًا: تجاري أو شخصي أو تحويل أو قرض أو غير محسوم. وفي عملية الدفع ذات الاستخدام المختلط، سجّل فقط الجزء التجاري المدعوم كتكلفة تجارية محتملة، واحتفظ بأساس التقسيم (IRS المنشور 334). أبقِ الإنفاق الشخصي وسحوبات المالك منفصلة. فبالنسبة إلى المالك الفردي، السحب الشخصي ليس مصروفًا تجاريًا. أما في الشراكة أو الشركة، فقد تخضع المدفوعات للمالكين لمعاملة ضريبية مختلفة؛ فلا تصف دفعة بأنها قرض أو أجر أو توزيع دون اتفاق وسجلات تدعم ذلك. وعلى وجه الخصوص، قد تُعدّ مدفوعات شركة S لمالك يعمل فيها أجورًا حتى لو سُمّيت توزيعات (إرشادات IRS).

هل يجب أن تتطابق إجماليات دخلي مع النموذجين 1099-K و1099-NEC؟

يجب أن تفسّر دفاترك كل فرق؛ ولا يلزم أن يساوي إجمالي الدخل الخاضع للضريبة مجموع النماذج. فالنموذج 1099-K يبلّغ عن إجمالي المدفوعات المعالجة قبل الرسوم والمبالغ المستردة والتعديلات الأخرى، بينما قد تتضمن سجلاتك أيضًا نقدًا ومدفوعات مباشرة لا تظهر في ذلك النموذج (إرشادات IRS حول النموذج 1099-K).

سوِّ كل نموذج مع العمليات الأساسية خلفه. إذا حصّل حساب دفع أموالًا عن أكثر من نشاط، فوزّع المدفوعات بحسب النشاط باستخدام سجلات العمليات (إرشادات IRS حول النموذج 1099-K). طابق مبالغ النموذج 1099-NEC مع الفواتير والمدفوعات، وتحقق مما إذا كانت أي دفعة تظهر أيضًا في تقرير معالج الدفع، واحسب كل عملية بيع مرة واحدة. قارن إجمالي المدفوعات المعالجة بالمبالغ المستردة والرسوم والإيداعات الصافية التي وصلت إلى البنك. تحقق من أي نموذج صدر باسم دافع ضرائب خاطئ أو بمبلغ غير صحيح، واطلب تصحيحه من الجهة المصدرة. وبالنسبة إلى الشراكة أو الشركة، تحقق مما إذا كان النموذج 1099-K يذكر مالكًا فرديًا مع أن الكيان هو من أجرى المبيعات؛ واطلب من الجهة المصدرة تصحيحه، واحتفظ بسجلات المبيعات. لا تؤخر التقديم انتظارًا لنموذج 1099-K مصحَّح (إرشادات IRS حول النموذج 1099-K). الدخل غير المذكور في أي نموذج يجب أن يُسجَّل في الدفاتر أيضًا. وللاطلاع على المعاملة الضريبية لمبيعات الأسواق الإلكترونية، راجع ضريبة الدخل للبائعين عبر الإنترنت.

أي طريقة محاسبية يجب أن تتبعها دفاتر الاستكمال؟

أعد بناء الدفاتر بالطريقة المحاسبية المستخدمة في الإقرار الضريبي للنشاط التجاري، ما لم يُجرَ تغيير مشروع للطريقة. استكمال الدفاتر لا يحوّل بحد ذاته النشاط من المحاسبة النقدية إلى محاسبة الاستحقاق. ففي الطريقة النقدية يُبلَّغ عن الدخل عمومًا عند استلامه، وتُخصم المصروفات أو تُرسمل عادةً عند دفعها؛ وفي محاسبة الاستحقاق يُبلَّغ عن الدخل عمومًا عند اكتسابه، وتُخصم المصروفات أو تُرسمل عند تكبّدها (IRS المنشور 583).

راجع آخر إقرار مقدَّم وكيفية معاملة المخزون قبل توزيع العمليات على السنوات الضريبية. وقد تنطبق على النشاط الذي يبيع مخزونًا قواعد واستثناءات إضافية للمخزون؛ وإعادة البناء من كشوف البنك وحدها قد تغفل البضائع الموجودة أو فواتير العملاء غير المدفوعة. وتقول IRS إن تغيير الطريقة المحاسبية يتطلب عمومًا موافقتها، وغالبًا ما يُطلب بالنموذج 3115 (IRS المنشور 583؛ IRS النموذج 3115). أحِل أي طريقة يُشتبه في خطئها إلى المراجعة الضريبية بدل تغيير إجماليات هذه السنة بصمت.

هل تحتاج الشراكة أو الشركة إلى ميزانية عمومية تتطابق مع إقرار السنة الماضية؟

إذا كان على الكيان استكمال Schedule L، فيجب أن تتفق ميزانيته العمومية مع دفاتره وسجلاته. وبعض الشراكات والشركات الأصغر مؤهلة لإغفال Schedule L، فراجع تعليمات الإقرار المعمول بها بدل افتراض أنه مطلوب دائمًا (النموذج 1065؛ النموذج 1120-S؛ النموذج 1120).

ابدأ إعادة البناء بالأرصدة الختامية السابقة للنقد والذمم المدينة والمخزون والأصول والقروض وحقوق الملكية. سوِّ كلًا منها مع الكشوف والسجلات الحالية قبل ترحيل الأشهر الناقصة. وتقول تعليمات النموذج 1065 إن إجمالي الأصول في بداية السنة يجب عمومًا أن يساوي إجمالي الأصول في نهاية السنة السابقة؛ وأي فرق غير مفسَّر يحتاج إلى بيان. وقد يحتاج خطأ في سنة سابقة إلى مراجعة مستقلة. لا تُجبر الميزانية الجديدة على التطابق باختلاق رقم موازِن أو بمعاملة فرق افتتاحي على أنه دخل للسنة الحالية.

ما الذي قد تُظهره الدفاتر المعاد بناؤها من مبالغ مستحقة عليّ؟

قد يكشف استكمال الدفاتر التزامات خارج إقرار ضريبة الدخل. راجع سجلات المدفوعات والمبيعات للتحقق من الإبلاغ عن المقاولين والرواتب وضريبة المبيعات قبل اعتبار العمل منتهيًا (IRS المنشور 583).

تعتمد قواعد التقديم لهذه المسائل على الدافع والكيان والولاية. راجع راتب مالك شركة S لمعرفة أجر المالك، واستكمال ضريبة المبيعات غير المحصّلة لضريبة المبيعات. وإذا كانت عدة سنوات ضريبية بلا إقرار، فاستخدم استكمال الإقرارات التجارية غير المقدَّمة.

كم أحتفظ بالسجلات بعد تقديم الإقرار؟

احتفظ بالدفاتر المعاد بناؤها ومستنداتها الداعمة طوال المدة التي يمكن فيها تعديل الإقرار أو تدقيقه؛ وبعض السجلات يجب أن تبقى أطول. احتفظ بنسخ من الإقرارات المقدَّمة لتنقل الأرصدة والطرق المحاسبية إلى السنوات اللاحقة (إرشادات IRS حول مدة الاحتفاظ).

هذه ليست المدد الوحيدة الممكنة: فـIRS تذكر مددًا أطول لبعض المطالبات والدخل غير المُبلَّغ عنه. وقد تختلف قواعد الولايات. فعلى سبيل المثال، يشترط مكتب المراقب المالي في تكساس حفظ سجلات ضريبة المبيعات والاستخدام أربع سنوات على الأقل، وينصح بالاحتفاظ بها حتى تُحسم أي مراجعة أو نزاع متصل بها. وإذا استبدلت المستندات الورقية الأصلية بسجلات إلكترونية، فيجب أن يحافظ نظام التخزين على نسخ مقروءة وقابلة للاسترجاع وفق قواعد IRS (IRS المنشور 583).

مثال

للتوضيح فقط؛ جميع المبالغ بالدولار الأمريكي. يُظهر النموذج 1099-K وتقرير معالج الدفع لمستشار يعمل لحسابه الخاص مبلغ 50,000 دولار محصّلة من العملاء. يردّ المعالج 5,000 دولار، ويخصم 2,000 دولار رسومًا، ويودع 43,000 دولار. وتصل إلى البنك مدفوعات مباشرة من العملاء بقيمة 30,000 دولار، وهي مذكورة أيضًا في النموذج 1099-NEC. وتحويل بقيمة 10,000 دولار من حساب التوفير الخاص بالمستشار إيداع آخر.

تُظهر الدفاتر 80,000 دولار محصّلة من العملاء، و5,000 دولار من المبالغ المستردة، و75,000 دولار من إيرادات العملاء بعد الاسترداد. وبعد رسوم المعالج البالغة 2,000 دولار، يبلغ مجموع مدفوعات العملاء المودعة في البنك 73,000 دولار. ويبلغ إجمالي الإيداعات البنكية 83,000 دولار شاملةً تحويل التوفير البالغ 10,000 دولار، وهو ليس عملية بيع. والنموذج 1099-NEC لا يضيف 30,000 دولار أخرى من الدخل. ولا يزال المستشار بحاجة إلى سجلات للمصروفات الأخرى قبل أن يصبح الإقرار جاهزًا.

هل وضعك مختلف؟

• إقرارات عدة سنوات ناقصة: استخدم استكمال الإقرارات التجارية غير المقدَّمة لتحديد ترتيب التقديم.
• تُظهر الدفاتر فجوات في الرواتب، أو مالك شركة S بلا راتب: راجع راتب مالك شركة S واطلب المساعدة في مسك الدفاتر بشأن سجلات الرواتب.
• كانت ضريبة المبيعات مستحقة لكنها لم تُحصَّل قط: راجع استكمال ضريبة المبيعات غير المحصّلة.
• مالك أجنبي لديه LLC بعضو واحد في الولايات المتحدة: تحتاج سجلات النموذج 5472 الخاصة بها إلى اهتمام منفصل؛ راجع تقديم إقرارات LLC بعضو واحد المملوكة لأجنبي.
• الشركة كندية: راجع القوائم المالية لنهاية السنة للشركة لمعرفة متطلبات T2.
• النشاط متأخر أكثر من سنة، أو فيه رواتب أو ضريبة مبيعات غير محسومة، أو يحتاج إلى ميزانية عمومية للكيان: اجمع كشوف البنك والبطاقات وتقارير المدفوعات والنماذج 1099 وكشوف القروض وسجلات الرواتب وآخر إقرار مقدَّم قبل طلب المساعدة في مسك الدفاتر. وبعد أن تصبح الدفاتر محدَّثة، قارن بين مسك الدفاتر بنفسك وتعيين مسؤول مسك دفاتر.