QuickBooks: Abschlussdatum nach der Steuererklärung setzen

Was bewirkt ein Abschlussdatum (Sperrdatum) in QuickBooks, und verhindert es Änderungen?

Nein. Ein Abschlussdatum bremst Änderungen; es macht ein Jahr nicht schreibgeschützt. Bei Buchungen auf oder vor diesem Datum warnt QuickBooks Online oder verlangt ein Passwort, bevor jemand eine Buchung ändert oder löscht (QuickBooks-Online-Hilfe). Mit der Warnoption kann der Benutzer fortfahren; mit der Passwortoption kann es jeder, der das Passwort kennt. Ein Primary Admin oder Company Admin kann das Datum oder das Passwort außerdem ändern (QuickBooks-Hilfe, abgeschlossene Bücher bearbeiten).

Eine Sperre macht eine eingereichte Steuererklärung auch nicht richtig. Sie begrenzt spätere Änderungen an den Büchern; bereits erfolgte Änderungen kann sie nicht rückgängig machen. Hat sich das Jahr schon verschoben, friert ein Abschlussdatum es so ein, wie es an diesem Tag steht, Änderungen eingeschlossen, deshalb kommt es auf die Reihenfolge an:

1. Vergleichen Sie jetzt die Jahresabschlussberichte mit den Kopien, die Sie bei der Einreichung gespeichert haben, und listen Sie jeden Unterschied auf.
2. Sperren Sie das Jahr, damit kein neuer Unterschied entsteht, während Sie die Liste abarbeiten.
3. Stellen Sie bei jedem Unterschied den ursprünglichen Eintrag wieder her oder entscheiden Sie, ob die Steuererklärung geändert werden muss.

Diese Schritte gelten für QuickBooks Online. Nutzen Sie bei Xero oder QuickBooks Desktop die Hilfe des jeweiligen Produkts, um vergangene Zeiträume zu sperren; der Rest dieser Seite gilt für jede Software.

Ein eingereichtes Jahr ist kein einfacher Fall, wenn:

• die Bücher bereits von der eingereichten Steuererklärung abweichen und Sie den Grund nicht erkennen;
• die Steuererklärung die einer Personengesellschaft oder S Corporation war und Zahlen auf Schedules K-1 an die Eigentümer meldete (Anteil jedes Eigentümers an Einkünften und Abzügen);
• die Änderung Einkünfte, einen Abzug oder eine Bilanzzahl betrifft, die die Steuererklärung enthält;
• sich mehr als ein eingereichtes Jahr geändert hat.

Trifft einer dieser Punkte zu, besteht die Aufgabe darin, die Bücher mit der eingereichten Steuererklärung zu vergleichen und zu entscheiden, was gegebenenfalls zu ändern ist; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.

Sammeln Sie vor dem Start:

• die eingereichte Steuererklärung mit allen Schedules;
• die Jahresbilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung, wie sie bei der Einreichung waren;
• das Audit Log (Änderungsverlauf) der Software für das Jahr, falls sie eines führt;
• die Eröffnungssalden und Eigenkapitalwerte, die jetzt für das nächste Jahr angezeigt werden.

Kann ich einen Zeitraum sperren, sobald er abgestimmt ist, und wann setze ich das Datum?

Ist die Steuererklärung schon eingereicht, ist das übliche Datum der letzte Tag des eingereichten Jahres, gesetzt, nachdem Sie die Bücher mit der Steuererklärung verglichen haben. Vor der Einreichung wird ein früherer Monat meist gesperrt, sobald seine Bücher vollständig und abgestimmt sind; das Jahr selbst wartet meist auf die Einreichung, weil zuerst die Jahresabschlussbuchungen des Erstellers der Steuererklärung gebucht sein müssen. Die QuickBooks-Hilfe beginnt mit einer Prüfung: Bestätigen Sie, dass die Daten vollständig und richtig sind, erfassen Sie offene Rechnungen, Ausgaben und Zahlungen und stimmen Sie die Konten bis zum Sperrdatum ab (QuickBooks-Online-Hilfe). Sie koppelt die Sperre nicht an das Einreichungsdatum, der Zeitpunkt liegt also bei Ihnen.

Ein Abschlussdatum deckt jedes frühere Datum ab; schieben Sie es daher vor, sobald ein Monat oder Jahr endgültig ist. Das Jahr vor der Einreichung abschließen: Checkliste zum Jahresabschluss.

Wie setze ich ein Abschlussdatum in QuickBooks Online: Warnung oder Warnung plus Passwort?

Nur die Passwortoption stoppt eine Änderung durch jemanden, der das Passwort nicht kennt; die Warnoption lässt jeden Benutzer fortfahren. Die Schritte laut QuickBooks-Online-Hilfe:

1. Melden Sie sich als Primary Admin oder Company Admin an.
2. Stimmen Sie die Konten bis zu dem Datum ab, das Sie sperren.
3. Wählen Sie das Zahnradsymbol, dann Account and settings, dann die Registerkarte Advanced.
4. Wählen Sie im Abschnitt Accounting die Option Edit.
5. Schalten Sie Close the books ein und geben Sie das Closing date ein.
6. Wählen Sie die Sicherheitsoption im Dropdown-Menü, dann Save.

Laut QuickBooks-Hilfe löst jeder Versuch, eine Buchung auf oder vor dem Sperrdatum zu ändern oder zu löschen, die Warnung oder die Passwortabfrage aus (QuickBooks-Online-Hilfe). Sie sagt nicht, wie automatische Einträge wie Zuordnungen aus dem Bank-Feed behandelt werden; prüfen Sie daher nach dem ersten Monatsende den Ausnahmebericht, statt es anzunehmen.

QuickBooks ändert die Menünamen von Zeit zu Zeit; folgen Sie der aktuellen Hilfeseite.

Wer kann das Abschlussdatum setzen oder ändern, und wer sollte das Passwort haben?

Nur ein Primary Admin oder Company Admin kann das Abschlussdatum oder das Passwort setzen oder ändern (QuickBooks-Hilfe, abgeschlossene Bücher bearbeiten). Das Passwort ist die ganze Kontrolle: Wer es kennt, kann ein eingereichtes Jahr ändern.

• Je weniger Personen das Passwort kennen, desto stärker die Kontrolle.
• Ein Passwort, das mehrere Personen teilen, wirkt wie die reine Warnoption.
• Ein Passwort, das ein früherer Buchhalter kannte, funktioniert weiter, bis es geändert wird: Account and settings, Advanced, Edit im Abschnitt Accounting, dann ein neues eingeben und bestätigen.

Einem Buchhalter Zugriff geben, ohne ihm die Kontrolle zu geben: Buchhalter Zugriff auf Ihre Konten geben.

Wie liste ich die Buchungen auf, die nach dem Abschlussdatum geändert wurden?

Führen Sie den Bericht Exceptions to Closing Date aus: Reports, dann Standard reports, dann nach dem Namen suchen (QuickBooks-Hilfe, abgeschlossene Bücher bearbeiten). Laut QuickBooks-Hilfe zeigt er Änderungen, die nach dem Abschluss der Bücher gemacht wurden; er kann also keine Änderungen zeigen, die vor dem Setzen der Sperre erfolgten.

Vergleichen Sie bei einem eingereichten Jahr, das sich schon verschoben hat, stattdessen. Öffnen Sie die Jahresbilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung, wie sie jetzt stehen, legen Sie sie neben die Kopien, die Sie bei der Einreichung gespeichert haben, und verfolgen Sie jeden Unterschied im Audit Log (Änderungsverlauf). Bewahren Sie den Vergleich auf: Die Treasury-Vorschriften nennen eine Abstimmung aller Unterschiede zwischen den Büchern und der Steuererklärung als Beispiel für aufzubewahrende Unterlagen (26 CFR 1.446-1). Wer eine Buchung geändert hat und wie Sie eine bearbeitete, gelöschte oder stornierte Buchung wiederherstellen: falscher Anfangssaldo bei der Abstimmung.

Für jeden Unterschied gilt: War die Änderung ein Fehler, stellen Sie die Buchung wieder her, wie sie war, mit ursprünglichem Betrag, Datum und Konten; das bringt die Bücher wieder in Einklang mit der eingereichten Steuererklärung. Erfassen Sie eine gelöschte Buchung erst neu, nachdem Sie geprüft haben, dass sie nicht schon wiederhergestellt oder ersetzt wurde, sonst zählt sie doppelt. War es eine echte Korrektur, etwa eine Ausgabe, die sich als privat erwies, oder eine Zahlung, die nie stattfand, ändert sie eine Position, die die Steuererklärung enthält, und die Frage lautet, ob Sie ändern müssen. Notieren Sie jeden Unterschied und was entschieden wurde, geändert oder nicht.

Wie storniere ich einen Scheck, der in einem abgeschlossenen Zeitraum datiert ist?

Eine Stornierung ändert eine Buchung mit Datum in diesem Zeitraum; bei einem gesperrten Datum ist daher mit der Warnung oder Passwortabfrage zu rechnen. Die QuickBooks-Hilfe nennt Stornierungen nicht; prüfen Sie daher im Bericht Exceptions to Closing Date, ob sie erfasst sind. Klären Sie zuerst, ob die Zahlung wirklich fehlgeschlagen ist: Ein Scheck, den die Bank eingelöst hat und der dann storniert wurde, lässt die Bücher sagen, die Zahlung sei nicht erfolgt. Prüfen Sie dann die Gewinnermittlungsmethode und wofür der Scheck gezahlt wurde. Ein Unternehmen mit Zufluss-Abfluss-Methode zieht eine Ausgabe in dem Jahr ab, in dem es sie zahlt; ein Unternehmen mit periodengerechter Methode in dem Jahr, in dem sie entsteht (Publication 538). Hat eine Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode eine Ausgabe abgezogen, die nie gezahlt wurde, wie im zweiten Beispiel unten, weichen die Bücher und die eingereichte Steuererklärung ab; vergleichen Sie also und entscheiden Sie, ob Sie ändern.

Die Zahlen eines eingereichten Jahres haben sich geändert: Ändert das die Steuererklärung, die ich schon eingereicht habe?

Nein. Die Steuererklärung bleibt wie eingereicht, bis eine geänderte Steuererklärung sie ersetzt. Die Bücher sind der Nachweis dahinter. Entscheidend ist, ob die geänderte Zahl eine Position der Steuererklärung ist: Der IRS nennt Änderungen bei Einkünften, Abzügen, Steuergutschriften und Steuerschuld als Gründe für eine Änderung (IRS). Eine Änderung, die jede Position der Steuererklärung unberührt lässt, braucht möglicherweise keine geänderte Steuererklärung, aber die Bücher stimmen dann trotzdem nicht mehr mit der Steuererklärung überein, und dieser Unterschied sollte festgehalten werden.

Eigentümer einer Personengesellschaft oder S Corporation müssen möglicherweise ihre eigenen Steuererklärungen ändern, wenn geänderte K-1-Zahlen sie erreichen, und eine Änderung auf Bundesebene kann eine Steuererklärung des Bundesstaates betreffen (IRS). Ein Administrative Adjustment Request funktioniert anders: Die Personengesellschaft zahlt eine etwaige Imputed Underpayment (fiktive Nachzahlung) samt Zinsen und Strafzuschlägen in der Regel bei der Einreichung, es sei denn, sie wählt, alle Anpassungen an ihre Gesellschafter weiterzugeben. Weitergegebene Anpassungen gehen in Form 8986, nicht in geänderte Schedules K-1, und einzelne Gesellschafter melden ihren Anteil in Form 8978 (IRS).

Wann muss ich eine eingereichte Steuererklärung ändern, und wie lange habe ich Zeit?

Ist die eingereichte Steuererklärung falsch, erwarten die Vorschriften eine geänderte Steuererklärung innerhalb der jeweils geltenden Frist. Ob eine bestimmte Änderung der Bücher die Steuererklärung falsch macht, hängt von den Tatsachen ab; die Vorschriften sagen, dass ein Steuerpflichtiger, der feststellt, dass Einkünfte in einem früheren Jahr ausgelassen wurden, innerhalb der Verjährungsfrist eine geänderte Steuererklärung einreichen und die fällige Steuer zahlen soll, und einen Erstattungsantrag stellen soll, wenn Einkünfte zu Unrecht erfasst wurden (26 CFR 1.451-1).

Eine vor dem Fälligkeitstermin eingereichte Steuererklärung gilt für die Festsetzungsfrist (26 USC 6501) und für einen Erstattungsantrag (26 USC 6513) als am Fälligkeitstermin eingereicht, ohne eine Fristverlängerung zu berücksichtigen. Die Erstattungsfrist gilt für einen Antrag auf Geld zurück; bei einer Korrektur, die die Steuer erhöht, bestimmen die Festsetzungsfristen, wie lange der IRS sie festsetzen kann. Eine Festsetzungsfrist ist keine Zeit zum Zahlen: Zusätzliche Steuer wird in der Regel ab dem ursprünglichen Fälligkeitstermin verzinst, auch mit Fristverlängerung, und es können Strafzuschläge anfallen (26 USC 6601). Ausgelassene Einkünfte früherer Steuererklärungen: Änderung wegen ausgelassener Einkünfte früherer Jahre. Fehler bei Geschäftsausgaben, mit Zinsen und Strafzuschlägen: Steuererklärung wegen Fehlern bei Geschäftsausgaben ändern.

Kann ich einen alten Fehler in den Büchern dieses Jahres korrigieren, statt das eingereichte Jahr wieder zu öffnen?

Eine Korrekturbuchung kann das heutige Datum tragen, aber die eingereichte Steuererklärung ändert sich damit nicht. Die frühere Steuererklärung enthält den Fehler weiter, und Einkünfte und Abzüge werden in der Regel für das Jahr gemeldet, zu dem sie gehören.

Der IRS und die Vorschriften sagen, dass die Korrektur eines Rechen- oder Buchungsfehlers keine Änderung der Gewinnermittlungsmethode ist (Publication 538; 26 CFR 1.446-1). Ein einfacher Fehler wird in der Regel für das Jahr korrigiert, das er betraf. Eine Art, den Zeitpunkt von Einkünften oder Abzügen zu behandeln, kann eine Methode sein, meist wenn sie durchgängig angewandt wird, und die Änderung einer Methode braucht die Genehmigung des IRS auf Form 3115 (Antrag auf Änderung der Gewinnermittlungsmethode) (Publication 538; 26 CFR 1.446-1). Ob ein Fehler ein Einzelfall oder eine Methode ist, hängt von den Tatsachen ab. Fehlender Warenbestand ist ein häufiger Fall: fehlenden Warenbestand in früheren Steuererklärungen korrigieren.

Warum stimmen meine Eröffnungssalden und mein Eigenkapital nicht mehr mit der eingereichten Steuererklärung überein?

Eine Änderung innerhalb des eingereichten Jahres ändert den Gewinn dieses Jahres und die Salden zum Jahresende, und das nächste Jahr beginnt mit den geänderten Zahlen, während die Steuererklärung die Zahlen wie eingereicht zeigt. Stimmten die Bücher bei der Einreichung mit der Steuererklärung überein, sollte die Lücke den Änderungen nach der Einreichung entsprechen. Eine Lücke kann auch älter sein als die Änderungen, etwa wenn die Jahresabschlussbuchungen des Erstellers der Steuererklärung nie in die Bücher übernommen wurden.

Eigenkapital, das nicht abstimmt: einbehaltene Gewinne, die nicht zur Steuererklärung des Vorjahres passen. Eine Bankabstimmung, die falsch beginnt: falscher Anfangssaldo bei der Abstimmung. Welche Berichte in die Steuererklärung einfließen: von den Büchern zur Steuererklärung des Unternehmens.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Eine S Corporation löscht eine Ausgabe vom Dezember

Eine S Corporation mit Geschäftsjahresende im Dezember reicht ihre Steuererklärung im März ein. Im Juni löscht ein Buchhalter eine Ausgabe vom Dezember über US$8.000. Mit einem Abschlussdatum zum 31. Dezember hätte das Löschen die Warnung oder Passwortabfrage ausgelöst. Ohne eines zeigen die Bücher jetzt US$8.000 mehr Gewinn als die Steuererklärung. War die Ausgabe echt, bringt ihre Wiederherstellung mit dem ursprünglichen Datum die Bücher wieder in Einklang mit der Steuererklärung. War sie privat oder falsch, war der eingereichte Abzug zu hoch, und die Steuererklärung muss möglicherweise geändert werden, mit geänderten Schedules K-1.

Ein Einzelunternehmer storniert einen Scheck vom Vorjahr

Ein Einzelunternehmer mit Zufluss-Abfluss-Methode hat im Vorjahr einen Scheck über US$2.500 für Büromaterial als Ausgabe erfasst, und die eingereichte Schedule C hat ihn abgezogen. In diesem Jahr wird der Scheck storniert, sodass der Gewinn des Vorjahres in den Büchern um US$2.500 steigt. War die Stornierung ein Fehler, stellt ihre Umkehrung die Bücher so wieder her, wie sie bei der Einreichung waren. Wurde der Scheck nie zugestellt und das Material nicht anders bezahlt, hat die eingereichte Schedule C möglicherweise Kosten abgezogen, die nicht bezahlt wurden, und die Frage lautet, ob Form 1040-X nötig ist. Ein Scheck, der ein Darlehen oder eine Entnahme des Eigentümers bezahlte, oder ein Unternehmen mit periodengerechter Methode braucht eine andere Analyse.

Ein Online-Shop klickt eine Warnung weg

Ein Online-Shop setzt ein Abschlussdatum zum 31. Dezember mit der Warnoption. Eine Teilzeithilfe klickt die Warnung weg und ändert einen Verkauf vom November über US$1.200. Der Bericht Exceptions to Closing Date führt die Änderung auf, und der Eigentümer vergleicht sie mit der eingereichten Steuererklärung. Mit der Passwortoption und dem Passwort allein beim Eigentümer hätte die Hilfe ohne es nicht fortfahren können.

Anders in Ihrem Fall?

• Eigenkapital oder Salden stimmen nicht mehr mit der Steuererklärung überein, und Sie können nicht sagen, was sich geändert hat oder ob eine geänderte Steuererklärung nötig ist: Jede Änderung mit der eingereichten Steuererklärung zu vergleichen ist Aufgabe eines Buchhalters oder Erstellers der Steuererklärung; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Einbehaltene Gewinne oder das Eigenkapital des Eigentümers stimmen nicht mit der Steuererklärung des Vorjahres überein: folgen Sie einbehaltene Gewinne, die nicht passen.
• Der Anfangssaldo einer Bankabstimmung hat sich in einem abgeschlossenen Zeitraum geändert: siehe falscher Anfangssaldo bei der Abstimmung.
• Mehrere eingereichte Jahre haben sich geändert, oder die Bücher sind monatelang im Rückstand: siehe Rückstände in der Buchhaltung aufholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Änderung betrifft eine Geschäftsausgabe, oder Warenbestand fehlte in früheren Steuererklärungen: siehe Änderung wegen Fehlern bei Geschäftsausgaben oder fehlenden Warenbestand in früheren Steuererklärungen korrigieren.
• Der IRS hat bereits wegen des Jahres geschrieben: lesen Sie ein IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen, bevor Sie die Bücher ändern.