خطأ الرصيد الافتتاحي في تسوية QuickBooks: السبب والحل

لماذا الرصيد الافتتاحي في تسوية QuickBooks خاطئ أو يختلف عن كشف الحساب؟

السبب المعتاد أن شيئًا تغيّر في عنصر سبقت تسويته، أو أن الرصيد الافتتاحي كان خاطئًا من الأصل. يبني QuickBooks Online هذا الرصيد من القيود المعلَّمة بالحرف R أي «مسوّاة» (مساعدة الشركة المنتجة). وتذكر الشركة المنتجة هذه الأسباب (مساعدة الشركة المنتجة):

• رصيد افتتاحي خاطئ أُدخل عند إنشاء الحساب؛
• معاملة مسوّاة عُدّلت أو حُذفت أو أُبطلت أو نُقلت أو أُلغيت تسويتها؛
• معاملة من التغذية البنكية صُنّفت ثم أُلغيت وعادت إلى حالة «Pending» (معلّقة)؛
• معاملة وُضعت عليها علامة «مسوّاة» يدويًا، خارج أي عملية تسوية.

السبب غالبًا قيد قديم وليس كشف الحساب الجديد. لمعرفة أي قيد هو، افتح تقرير Reconcile Discrepancy Report؛ خطواته في القسم التالي. تنصح مصلحة الإيرادات الداخلية الأمريكية (IRS) بتسوية الحساب الجاري للنشاط كل شهر، وتقول إن السجلات المحوسبة يجب أن تتطابق مع الدفاتر والإقرار (المنشور 583). خطوات البرنامج هنا مأخوذة من صفحات المساعدة التي تنشرها الشركة المنتجة نفسها. وهي تصف المنتج وليست قاعدة ضريبية، وأسماء القوائم تتغير.

تكون الحالة بسيطة عندما يذكر التقرير بضعة عناصر، وتقع في فترة لم يُقدَّم إقرارها بعد، وإذا استعدتَها عاد الفرق إلى صفر. وتكون غير بسيطة في هذه الحالات:

• الفرق في سنة قُدّم إقرارها بالفعل؛
• تغيّرت عناصر كثيرة دفعة واحدة، أو لا يطابق مجموع التقرير الفرق؛
• حذف شخص عناصر أو أبطلها أثناء تنظيف الدفاتر ولا أحد يعرف السبب؛
• ما زالت الدفاتر تخالف الكشوف بعد اتباع التقرير.

اجمع هذه الأشياء قبل أن تبدأ:

• المبلغ الدقيق الذي يختلف به الرصيد الافتتاحي؛
• كشوف الحسابات البنكية وحسابات البطاقات منذ آخر تسوية طابقت الكشف؛
• تقارير التسوية المحفوظة لتلك الفترات؛
• سجل التغييرات (audit log) للحساب؛
• الإقرار المقدَّم لأي سنة تمسّها التغييرات.

كيف أعرف أي معاملة تغيّرت ومن غيّرها ومتى؟

افتح تقرير Reconcile Discrepancy Report. يُظهر عموده What happened ما الذي تغيّر ومتى ومن غيّره. تحتاج صلاحية مسؤول (admin) لعرض التسويات وتعديلها (مساعدة الشركة المنتجة).

1. اكتب المبلغ الدقيق الذي يختلف به الرصيد الافتتاحي. ويجب أن يساوي مجموعُ التغييرات التي تجدها هذا المبلغ.
2. اذهب إلى Reconcile واختر الحساب. وعند تنبيه الرصيد الافتتاحي اختر We can help you fix it.
3. انزل في التقرير معاملة معاملة. يعرض Review in tray التفاصيل، ويعرض View History بجانبه السجل الكامل للمعاملة.
4. طبّق الإصلاح المقترح، أو صحّح المعاملة من سجلاتك أنت.

إذا كان التقرير واضحًا ولا يزال الرصيد مختلفًا، فهناك نوعان من التغييرات لا يظهران فيه. للمعاملات المحذوفة أو المبطلة، افتح Audit log وصفّه حسب الحساب والفترة منذ آخر تسوية مكتملة. وللقيود التي وُضعت عليها علامة «مسوّاة» خارج التسوية المعتادة، افتح سجل الحساب (register) من دليل الحسابات، وصفّه حسب حالة التسوية، وابحث عن قيود R لا تفسّرها أي تسوية مكتملة.

يُعدّ الرصيد مُصلَحًا عندما يظهر Total discrepancy difference صفرًا، ويساوي مجموعُ التغييرات التي وجدتها المبلغ الذي دوّنته، ويطابق الرصيد الافتتاحي كشف الحساب. ولا يكفي الصفر وحده دليلًا، لأن التقرير قد يفوّت بعض التغييرات. بعد ذلك سوِّ الفترة: تقول IRS إن رصيد الكشف بعد التعديل يجب أن يساوي رصيد دفتر الشيكات بعد التعديل (المنشور 583).

كيف أصلح معاملة عُدّلت أو حُذفت أو أُبطلت أو أُلغيت تسويتها؟

أصلح العنصر الذي يذكره التقرير، وأعده إلى ما كان عليه إلا إذا كان التغيير صحيحًا. هذه إصلاحات الشركة المنتجة لكل نوع من التغيير (مساعدة الشركة المنتجة):

التغيير الذي أجراه شخص عن قصد ليس خطأً تلقائيًا. اسأل من أجراه ولماذا قبل أن تعيده. وإذا كان التغيير صحيحًا، فإعادته إصلاح خاطئ: عندها تختلف الدفاتر عن الكشف لسبب يحتاج إلى قرار. وتقول الشركة المنتجة أن تراجع محاسبك عندما يمسّ التصحيح فترة مسوّاة أو الرصيد الافتتاحي ولا تكون متأكدًا.

إذا كان تاريخ إقفال يغطي الفترة، فكل تعديل يُظهر التحذير أو يطلب كلمة المرور (مساعدة الشركة المنتجة). دوّن التاريخ قبل أن تنقله، وأعده بعد ذلك.

لماذا لم تصلح إعادة التسوية الرصيد الافتتاحي؟

لأن الرصيد الافتتاحي يأتي من القيود السابقة وليس من الكشف الجديد. يفحصه البرنامج أولًا في كل تسوية، وهو مجموع القيود المعلَّمة بالحرف R (مساعدة الشركة المنتجة). وبدء تسوية أخرى يعيد استخدام المجموع نفسه، فيبقى الفرق حتى يُعاد القيد الذي تغيّر أو تُلغى التسوية السابقة.

إجبار التسوية الجديدة على الإغلاق بقيد موازنة يجعل المجاميع تتطابق، لكنه لا يبيّن ما الذي تغيّر.

هل يمكنني التراجع عن تسوية، ومتى تكون إعادة الفترة أنظف؟

نعم. تقول الشركة المنتجة إن المسؤول الرئيسي أو المحاسب يستطيع التراجع عن تسوية من شاشة History by account، ولا تذكر خطوات أخرى (مساعدة الشركة المنتجة). تأكد على الشاشة هل تستطيع التراجع عن تسوية واحدة أم عن الأخيرة فقط. التراجع يزيل تلك التسوية، فيجب أن تُسوّى كل فترة تتراجع عنها من جديد مقابل كشفها. تراجع فقط إلى آخر فترة طابقت كشفها، ولا تتراجع إلى سنة قُدّم إقرارها دون محاسبك. احفظ تقارير التسوية الحالية أولًا لتقارن قبل التغيير وبعده.

اختيار إصلاح عنصر واحد أو إعادة فترة كاملة قرار تقديري، وليس قاعدة من الشركة المنتجة أو من IRS. وهذا اختبار عملي:

ماذا لو كانت هذه أول تسوية وأُدخل الرصيد الافتتاحي خطأً؟

في أول تسوية يجب أن يكون الرصيد الافتتاحي هو القيد الوحيد المسوّى، فخطأ الرصيد الافتتاحي يعني عادةً أن قيد الافتتاح خاطئ، أو أن قيدًا آخر وُضعت عليه العلامة R بالخطأ (مساعدة الشركة المنتجة). افحص قيد الافتتاح أولًا:

1. افتح سجل الحساب من دليل الحسابات. ابحث عن القيد الذي يظهر في عمود الحساب اسم Opening Balance Equity، ودوّن تاريخه ومبلغه.
2. قارنه برصيد كشف الحساب البنكي أو كشف البطاقة في اليوم نفسه. وفي البطاقة هذا هو المبلغ المستحق عليك.
3. إذا اختلفا، فعدّل المبلغ واحفظ.
4. يجب أن يحمل قيد الافتتاح العلامة R. وكل قيد آخر يجب أن يكون فارغًا أو معلَّمًا بالحرف C (cleared، أي مُقاصّ). أزل أي علامة R أخرى وُضعت بالخطأ. وإذا كانت هناك تسوية سابقة فعلًا، فتراجع عنها بدل تعديل قيد الافتتاح.

الطرف الآخر من قيد الافتتاح موجود في Opening Balance Equity، وهو الحساب الذي يقابل أي رصيد بدائي. وتصفيته لها دليلها الخاص: Opening Balance Equity.

هل أقبل الفرق وأترك البرنامج يسجّل تعديلًا؟

في الغالب لا. في نهاية التسوية تتيح الشركة المنتجة أن تنهي وتقبل فرقًا لا تجد سببه، فينشئ البرنامج قيد يومية يعدّل دفاترك بذلك المبلغ. وتقول الشركة المنتجة إن عليك أن تكلّم محاسبك أولًا، وإن الأفضل عادةً حل الفروق (مساعدة الشركة المنتجة). ولا تذكر صفحتها أي حساب يُسجَّل فيه القيد، فابحث عنه بعد ذلك.

يجعل القيد المجاميع تتطابق لكنه لا يبيّن ما الذي تغيّر. وإذا كان السبب معاملة تغيّرت، فتبقى متغيّرة، وفي سنة قُدّم إقرارها قد تبتعد الدفاتر عن الإقرار. قبول الفرق قرار تتخذه أنت ومحاسبك بعد أن تستنفدا التقرير وسجل التغييرات والكشوف؛ ودوّن سبب القبول.

ماذا لو وقع التغيير في سنة قُدّم إقرارها؟

يبقى الإقرار المقدَّم كما قُدّم حتى يُصحَّح، بإقرار معدَّل أو، في الشراكة الخاضعة لنظام التدقيق المركزي للشراكات، بطلب تعديل إداري (administrative adjustment request) (IRS). قبل أن تستعيد أو تعيد أي فترة مؤرخة في سنة قُدّم إقرارها، احفظ التقارير الحالية، وقارن تلك السنة بالإقرار المقدَّم، وقرّر مع محاسبك.

قارن تاريخ كل تغيير في سجل التغييرات (audit log) بتاريخ إعداد الإقرار. فالتعديل الذي جرى قبل الإقرار ربما استُخدم فيه، فإعادة العنصر تبعد الدفاتر عن الإقرار. أما التعديل الخاطئ الذي جرى بعد الإقرار فمختلف: إعادته ترجع الدفاتر إلى الإقرار. والتغيير الصحيح يترك الدفاتر والإقرار مختلفين، ويجب أن يقرّر أحدٌ هل تغيّر بند في الإقرار.

قد يحرّك التغيير في حساب دخل أو مصروف الإقرار: ففي إقرار الفرد، تعدّ IRS تغيّر الدخل أو الخصومات أو الائتمانات أو الالتزام الضريبي سببًا لتعديل الإقرار (IRS). أما التغيير الذي يمسّ حساب ميزانية فقط، مثل قيد الافتتاح في حساب بطاقة جديد، فقد لا يحرّك إقرار صاحب المنشأة الفردية. وقد تتأثر الشركة أو الشراكة التي تعبّئ Schedule L، وهي الميزانية العمومية في إقرارها: فالتعليمات تقول إن هذه الميزانيات يجب أن تتفق مع الدفاتر والسجلات (تعليمات النموذج 1120 و⁦1120-S⁩ و1065).

تصحيح خطأ حسابي أو خطأ في القيد ليس تغييرًا في الطريقة المحاسبية ولا يحتاج إلى موافقة IRS. أما طريقة ثابتة في توقيت بند ما فقد تُعدّ طريقة محاسبية، وتغيير الطريقة يحتاج عادةً إلى موافقة بالنموذج 3115 (المنشور 538).

أي نموذج يعدّل كل نوع من الإقرارات، والمهل الزمنية، وقفل سنة قُدّم إقرارها: تاريخ الإقفال بعد تقديم الضرائب.

كيف أمنع تغيّر الفترات المسوّاة مجددًا؟

حدّد تاريخ إقفال بخيار كلمة المرور، وقصّر صلاحية المسؤول، واحتفظ بسجل التغييرات، وسوِّ الحساب كل شهر.

• تاريخ الإقفال. يجعل تاريخ الإقفال البرنامج يحذّر أو يطلب كلمة مرور قبل أن يغيّر أحد معاملة في هذا التاريخ أو قبله (مساعدة الشركة المنتجة). الخطوات وخيارا الأمان ومن يجب أن يحتفظ بكلمة المرور: تاريخ الإقفال بعد تقديم الضرائب.
• صلاحية المسؤول. يعرض المسؤولون التسويات ويعدّلونها، ففكّر في منح صلاحية المسؤول لمن يحتاجها فقط.
• سجل التغييرات. احتفظ بالسجل (audit log). تقول IRS إن وثائق النظام المحوسب يجب أن تبيّن الضوابط المستخدمة لمنع إضافة السجلات المحفوظة أو تغييرها أو حذفها دون تفويض (المنشور 583).
• التسوية الشهرية. عندها يظهر أي خلل خلال شهر. والحساب البنكي المربوط ليس تسوية: التغذية البنكية ليست تسوية.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ والمبالغ بالدولار الأمريكي.

إيداع واحد جرى تعديله

يظهر الرصيد الافتتاحي 41,250 دولار بينما يظهر الكشف 39,800 دولار، أي فرق قدره 1,450 دولار. ويذكر تقرير Reconcile Discrepancy Report إيداعًا واحدًا في مارس تغيّر من 3,950 دولار إلى 5,400 دولار. والفرق 1,450 دولار، فهو يفسّر الفرق كله. افترض أن مارس في سنة لم يُقدَّم إقرارها بعد، وأن كشف مارس يُظهر 3,950 دولار. يتحقق المالك من الذي أجرى التعديل ولماذا، ثم يعيد Review in tray المبلغ الأصلي فينخفض الفرق إلى صفر.

ثلاثة شيكات مسوّاة جرى حذفها

أثناء تنظيف الدفاتر، يحذف مسؤول مسك الدفاتر ثلاثة شيكات مسوّاة مجموعها 2,100 دولار. أحد الشيكات مؤرخ في سنة قُدّم إقرارها بالفعل، فيقارن المحاسب دفاتر تلك السنة وسجلاتها بالإقرار المقدَّم ويتأكد من سبب حذف كل شيك قبل إعادة أي شيء. وإذا كانت عمليات الحذف أخطاءً، فإعادة الشيكات، أو إعادة إنشائها بتواريخها ومبالغها الأصلية ووضع علامة «مسوّاة» عليها، يجب أن تزيل ما في التقرير.

حساب بطاقة جديد

تُظهر أول تسوية لحساب بطاقة جديد رصيدًا افتتاحيًا قدره 0 دولار، بينما يُظهر الكشف 6,800 دولار مستحقة في تاريخ الافتتاح. أُدخل قيد الافتتاح بمبلغ 0 دولار. وتصحيح هذا القيد الوحيد إلى 6,800 دولار يجب أن يصلح الرصيد الافتتاحي إذا لم يكن هناك قيد آخر معلَّم بأنه مسوّى، ويتحرك معه طرف Opening Balance Equity.

الأمر مختلف عندك؟

• الفرق في سنة قُدّم إقرارها، أو تغيّرت عناصر كثيرة دفعة واحدة، أو ما زالت الدفاتر والكشوف مختلفة بعد اتباع التقرير: احصل على مساعدة في مسك الدفاتر لتحديد الفترات التي تُعاد، وهل يحتاج أي إقرار مقدَّم إلى تعديل، وكيف تقفل الدفاتر بعد ذلك. أحضر الكشوف وتقارير التسوية وسجل التغييرات والإقرار المقدَّم.
• حقوق الملكية لم تعد تطابق إقرار السنة الماضية: راجع الأرباح المحتجزة التي لا تطابق إقرار السنة الماضية.
• انتقلت من QuickBooks Desktop إلى Online: راجع الأرصدة المختلفة بعد الانتقال.
• غيّرت المحاسب أو البرنامج وجاء الرصيد الافتتاحي من تقارير قديمة: راجع الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب.
• تنظيف أجراه مسؤول مسك الدفاتر غيّر عناصر مسوّاة ولا تعرف السبب: راجع مراجعة عمل مسؤول مسك الدفاتر.
• توقفت التغذية البنكية وفقدت أشهر: راجع توقف استيراد التغذية البنكية.
• الدفاتر متأخرة بأشهر: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة.