报税后在 QuickBooks 设置结账日期（锁账日期）

QuickBooks 里的结账日期（锁账日期）有什么作用？能阻止修改吗？

不能。结账日期只是让修改变慢，并不会让一年的账目变成只读。在该日期当天或之前，有人修改或删除交易时，QuickBooks Online 会先弹出警告或要求输入密码（QuickBooks Online 帮助）。选警告选项时，用户可以继续；选密码选项时，知道密码的人都可以继续。主管理员或公司管理员也可以更改日期或密码（QuickBooks 帮助，修改已结账的账目）。

锁账也不会让已提交的税表变得正确。它只限制之后对账目的改动，无法撤销已经发生的改动。如果这一年的账目已经变了，结账日期会把它冻结在当天的状态，包括其中的修改，所以顺序很重要：

1. 现在就把年末报表与提交税表时保存的副本对照，列出每一处差异。
2. 锁定这一年，这样在您整理清单期间，不会再出现新的差异。
3. 对每处差异，要么恢复原来的分录，要么判断税表是否需要更正。

这些步骤针对 QuickBooks Online。Xero 或 QuickBooks Desktop 请按各产品自己的帮助锁定过去的期间；本页其余内容适用于任何软件。

已报税年度不简单的情形：

• 账目已经与提交的税表不同，而您看不出原因；
• 税表是合伙企业或 S 公司的税表，已通过 Schedule K-1（每位所有人应分得的收入和扣除）把数字发给了所有人；
• 改动涉及税表中所列的收入、扣除或资产负债表数字；
• 不止一个已报税年度发生了变化。

如果其中任何一项符合，要做的工作是把账目与提交的税表对照，并决定要不要更正、更正什么；请看记账协助。

开始之前，先备齐：

• 已提交的税表及所有附表；
• 提交时的年末资产负债表和损益表；
• 软件当年的审计日志或更改记录（如果有）；
• 下一年目前显示的期初余额和权益数字。

对账完成后，可以锁定期间吗？什么时候设置日期？

如果税表已经提交，通常把日期设为已报税年度的最后一天，并且在您把账目与税表对照之后再设置。提交之前，较早的月份通常在账目完整并已核对后锁定；整个年度通常要等到提交之后，因为报税人员的年末分录必须先入账。QuickBooks 帮助以一次复查为起点：确认数据完整准确，录入尚未处理的发票、费用和付款，并把账户核对到锁账日期（QuickBooks Online 帮助）。它没有把锁账与提交日期挂钩，所以时间由您决定。

一个结账日期涵盖它之前的所有日期，所以每个月或每一年最终确定后，就把它往后移。提交之前完成这一年：年末结账清单。

在 QuickBooks Online 里怎么设置结账日期：只警告，还是警告加密码？

只有密码选项能阻止不知道密码的人修改；警告选项允许任何用户继续。QuickBooks Online 帮助给出的步骤如下：

1. 以主管理员或公司管理员的身份登录。
2. 把账户核对到您要锁定的日期。
3. 点击齿轮图标，再点击 Account and settings，然后点击 Advanced 选项卡。
4. 在 Accounting 部分，点击 Edit。
5. 打开 Close the books，并输入 Closing date。
6. 在下拉菜单中选择安全选项，然后点击 Save。

QuickBooks 帮助说，任何修改或删除锁账日期当天或之前交易的尝试，都会触发警告或密码提示（QuickBooks Online 帮助）。它没有说明自动生成的分录（例如银行数据匹配）如何处理，所以请在第一个月末之后查看例外报告，不要想当然。

QuickBooks 会不时更改菜单名称；请以它当前的帮助页面为准。

谁可以设置或更改结账日期，谁应该掌握密码？

只有主管理员或公司管理员可以设置或更改结账日期或密码（QuickBooks 帮助，修改已结账的账目）。密码就是全部的控制：知道密码的人都可以修改已报税年度。

• 知道密码的人越少，控制越强。
• 几个人共用一个密码，作用就相当于只有警告的选项。
• 前任记账员知道的密码在更改之前一直有效：进入 Account and settings，Advanced，点击 Accounting 部分的 Edit，然后输入并确认新密码。

让记账员有权限但不掌握控制权：给记账员开放账户权限。

怎样列出结账日期之后被改动的交易？

运行 Exceptions to Closing Date 报告：依次点击 Reports、Standard reports，再搜索报告名称（QuickBooks 帮助，修改已结账的账目）。QuickBooks 帮助把它描述为显示结账之后所做的改动，所以它显示不出设置锁账之前所做的修改。

对于数字已经变动的已报税年度，要改为对照。打开年末资产负债表和损益表的当前版本，与提交时保存的副本并排放置，并通过审计日志追查每一处差异。把对照结果保留下来：财政部条例把账目与税表之间任何差异的核对，列为应保存记录的一个例子（26 CFR 1.446-1）。追查是谁改了某笔交易，以及恢复被编辑、删除或作废的交易，请看对账期初余额有误。

对每处差异：如果修改是错误，就把交易按原样放回去，包括原来的金额、日期和科目；这样账目就与已提交的税表重新一致。重新录入已删除的交易之前，先确认它没有被恢复或替换过，否则会被重复计算。如果这是一次真正的更正，例如发现某笔费用其实是个人的，或某笔付款从未发生，它改变的是税表上所列的项目，这时问题就变成是否要更正税表。写下每处差异，以及作出的决定，不论是否更正。

怎样作废一张日期在已结账期间的支票？

作废会改变日期在该期间的交易，所以在已锁定的日期上，会出现警告或密码提示。QuickBooks 帮助没有提到作废，所以请查看 Exceptions to Closing Date 报告来确认。先弄清这笔付款是否真的没有成功：一张已经被银行兑付、之后又被作废的支票，会让账目显示这笔付款没有发生。然后检查会计方法和这张支票支付的是什么。收付实现制的企业在付款的那一年扣除费用；权责发生制的企业在费用发生的那一年扣除（第 538 号出版物）。如果收付实现制的税表扣除了一笔从未支付的费用，如下面第二个示例，账目与已提交的税表就不同了，所以要对照并决定是否更正。

已报税年度的数字变了：这会改变我已经提交的税表吗？

不会。在更正税表取代它之前，税表保持提交时的样子。账目是它背后的记录。关键在于变动的数字是否是税表上的项目：IRS 把收入、扣除、抵免和应纳税额的变化列为需要更正的原因（IRS）。如果改动没有触及税表上的任何项目，可能不需要更正税表，但账目仍然与税表不符，这个差异应该写下来。

合伙企业或 S 公司的所有人，在收到更正后的 K-1 数字时，可能需要更正自己的税表；联邦层面的变化也可能影响州税表（IRS）。行政调整申请的运作方式不同：合伙企业在提交时，一般要缴纳任何推算少缴税款及其利息和罚款，除非它选择把所有调整转给合伙人。转给合伙人的调整填在 8986 表上，而不是更正后的 Schedule K-1，个人合伙人在 8978 表上报告自己的份额（IRS）。

我什么时候必须更正已提交的税表？有多长时间？

如果已提交的税表有误，条例要求在适用的期限内提交更正税表。某一处账目变动是否使税表有误，取决于事实；条例规定，发现以前年度漏报收入的纳税人，应在时效期限内提交更正税表并补缴税款，如果收入被错误计入，则应提出退税申请（26 CFR 1.451-1）。

在到期日之前提交的税表，就核定期限（26 USC 6501）和退税申请（26 USC 6513）而言，视为在到期日提交，不考虑任何延期。退税期限适用于要回钱的申请；对于增加税款的更正，由核定期限决定 IRS 可以核定多久。核定期限不是缴税的宽限期：补缴的税款一般从原到期日起计息，即使有延期也一样，并且可能有罚款（26 USC 6601）。以前年度漏报收入：为以前年度漏报的收入更正税表。企业费用错误，含利息和罚款：因企业费用错误而更正税表。

我可以在今年的账目里更正旧错误，而不重新打开已报税年度吗？

更正分录可以使用今天的日期，但已提交的税表不会随之改变。以前的税表仍带着这个错误，收入和扣除一般要在其所属的年度申报。

IRS 和条例都说，更正计算或过账错误不是会计方法的变更（第 538 号出版物；26 CFR 1.446-1）。单纯的错误，一般在其影响的年度更正。决定收入或扣除何时计入的做法，可能构成一种方法，最常见的是一贯采用的做法，而变更方法需要通过 3115 表取得 IRS 批准（第 538 号出版物；26 CFR 1.446-1）。某个错误是一次性的还是一种方法，取决于事实。漏记存货是常见的情形：更正以前税表中漏记的存货。

为什么我的期初余额和权益与已提交的税表不一致了？

在已报税年度内的修改，会改变那一年的利润和年末余额，下一年从改动后的数字开始，而税表仍显示提交时的数字。如果提交时账目与税表是一致的，差额应当等于提交之后所做的改动。差额也可能早于这些修改，例如报税人员的年末分录从未入账。

权益对不上：留存收益与上一年税表不符。银行对账期初余额不对：对账期初余额有误。哪些报表用于税表：从账目到企业税表。

示例

这些示例仅作说明；金额均为美元。

S 公司删除了 12 月的一笔费用

一家 12 月底结账的 S 公司在 3 月提交了税表。6 月，一名记账员删除了 12 月的一笔 US$8,000 费用。如果结账日期设在 12 月 31 日，这次删除会触发警告或密码提示。没有结账日期时，账目现在显示的利润比税表多 US$8,000。如果这笔费用是真实的，按原日期把它恢复，账目就与税表重新一致。如果它是个人费用或有误，已提交的扣除就偏高，税表可能需要更正，并附更正后的 Schedule K-1。

独资经营者作废了去年的一张支票

一位采用收付实现制的独资经营者，去年把一张 US$2,500 的企业用品支票记为费用，已提交的 Schedule C 扣除了它。今年这张支票被作废，所以账目中去年的利润增加了 US$2,500。如果作废是个错误，冲回即可让账目恢复到提交税表时的样子。如果支票从未送出，用品也没有用别的方式付款，已提交的 Schedule C 可能扣除了一笔没有支付的费用，那么问题就是是否需要提交 1040-X 表。如果支票付的是贷款或所有人提款，或企业采用权责发生制，则要另作分析。

网店无视警告继续修改

一家网店把结账日期设为 12 月 31 日，选警告选项。一名兼职帮手点过警告，修改了一笔 11 月的 US$1,200 销售记录。Exceptions to Closing Date 报告列出了这次修改，所有人把它与已提交的税表对照。如果选了密码选项，并且密码只在所有人手里，帮手没有密码就无法继续。

您的情况不同？

• 权益或余额不再与税表一致，您看不出改了什么，也不知道要不要更正税表： 把每处改动与已提交的税表对照，是记账员或报税人员的工作；请看记账协助。
• 留存收益或所有人权益与上一年税表对不上： 请按留存收益不符处理。
• 银行对账的期初余额在已结账期间发生了变化： 请看对账期初余额有误。
• 有好几个已报税年度发生了变化，或账目落后好几个月： 请看补做逾期账目和记账协助。
• 改动影响到企业费用，或以前的税表漏记了存货： 请看因企业费用错误而更正税表或更正以前税表中漏记的存货。
• IRS 已经就这一年写信给您： 在修改账目之前，请先阅读IRS 寄给您企业的通知。