QuickBooks 마감일 설정: 신고 후 장부 잠그기

QuickBooks의 마감일(잠금 날짜)은 어떤 기능이고, 수정을 막아 주나요?

아니요. 마감일은 수정을 늦출 뿐, 그 연도를 읽기 전용으로 만들지는 않습니다. 그 날짜 또는 그 이전의 거래를 바꾸거나 삭제하려고 하면 QuickBooks Online이 경고를 표시하거나 비밀번호를 묻습니다(QuickBooks Online 도움말). 경고 옵션에서는 사용자가 그대로 진행할 수 있고, 비밀번호 옵션에서는 비밀번호를 아는 사람은 누구든 진행할 수 있습니다. primary admin이나 company admin은 날짜를 옮기거나 비밀번호를 바꿀 수도 있습니다(QuickBooks 도움말, 마감된 장부 수정).

잠금이 제출한 신고서를 바로잡아 주지도 않습니다. 잠금은 이후의 장부 변경을 제한할 뿐, 이미 일어난 변경을 되돌리지는 못합니다. 그 해가 이미 바뀌었다면 마감일은 그날 기준의 상태, 즉 수정 내용까지 그대로 고정합니다. 그래서 순서가 중요합니다.

1. 연말 보고서를 지금 뽑아 신고할 때 저장해 둔 사본과 비교하고, 차이를 모두 적어 두세요.
2. 그 해를 잠가서, 목록을 정리하는 동안 새로운 차이가 생기지 않게 하세요.
3. 차이마다 원래 입력을 복원하거나, 신고서를 수정해야 하는지 결정하세요.

이 단계는 QuickBooks Online 기준입니다. Xero나 QuickBooks Desktop에서는 해당 제품의 도움말로 과거 기간을 잠그세요. 이 페이지의 나머지는 어떤 소프트웨어에도 적용됩니다.

신고를 마친 연도가 간단하지 않은 경우는 다음과 같습니다.

• 장부가 이미 제출한 신고서와 다른데 이유를 알 수 없는 경우
• 파트너십이나 S corporation 신고서여서 Schedule K-1(소유주별 소득·공제 배분 명세서)로 소유주에게 숫자를 전달한 경우
• 신고서에 반영된 소득, 공제, 재무상태표 숫자가 바뀐 경우
• 제출한 연도가 둘 이상 바뀐 경우

하나라도 해당한다면 할 일은 장부를 제출한 신고서와 비교하고 수정할 것이 있는지 결정하는 것입니다. 장부 관리 도움을 참고하세요.

시작하기 전에 준비할 자료:

• 모든 명세서를 포함한 제출 신고서
• 신고 당시의 연말 재무상태표와 손익계산서
• 해당 연도에 소프트웨어가 보관하는 감사 로그(audit log) 또는 변경 이력
• 다음 연도에 지금 표시되는 기초 잔액과 자본 숫자

대사를 마친 기간을 잠그는 방법이 있나요? 날짜는 언제 설정하나요?

신고서를 이미 제출했다면 보통 신고한 연도의 마지막 날을 마감일로 하며, 장부를 신고서와 비교한 뒤에 설정합니다. 제출 전이라면 장부가 완성되고 대사가 끝난 이전 달을 잠그는 것이 보통입니다. 해당 연도는 신고 대행인의 연말 분개를 먼저 입력해야 하므로 보통 제출 이후로 미룹니다. QuickBooks 도움말은 먼저 점검하라고 안내합니다. 데이터가 완전하고 정확한지 확인하고, 미결 청구서·비용·결제를 입력하고, 잠금 날짜까지 계좌를 대사하라는 것입니다(QuickBooks Online 도움말). 잠금을 제출일과 연결하지는 않으므로 시점은 직접 정합니다.

마감일 하나가 그 이전의 모든 날짜를 포함하므로, 달이나 해가 확정될 때마다 앞으로 옮기세요. 제출 전에 연도를 마무리하는 방법은 연말 마감 체크리스트에 있습니다.

QuickBooks Online에서 마감일은 어떻게 설정하나요? 경고만 쓸까요, 경고와 비밀번호를 함께 쓸까요?

비밀번호를 모르는 사람의 수정을 막는 것은 비밀번호 옵션뿐입니다. 경고 옵션은 어느 사용자든 그대로 진행할 수 있습니다. QuickBooks Online 도움말의 단계는 다음과 같습니다.

1. primary admin이나 company admin으로 로그인합니다.
2. 잠글 날짜까지 계좌를 대사합니다.
3. 톱니바퀴 아이콘을 선택한 다음 Account and settings, Advanced 탭을 선택합니다.
4. Accounting 섹션에서 Edit를 선택합니다.
5. Close the books를 켜고 Closing date를 입력합니다.
6. 드롭다운에서 보안 옵션을 고른 뒤 Save를 선택합니다.

QuickBooks 도움말은 잠금 날짜 또는 그 이전 날짜의 거래를 바꾸거나 삭제하려는 시도는 모두 경고나 비밀번호 요청을 띄운다고 설명합니다(QuickBooks Online 도움말). 은행 피드 매칭 같은 자동 입력이 어떻게 처리되는지는 나와 있지 않으므로, 가정하지 말고 첫 월말 후에 예외 보고서를 확인하세요.

QuickBooks는 메뉴 이름을 가끔 바꿉니다. 현재 도움말 페이지를 따르세요.

마감일은 누가 설정하거나 바꿀 수 있고, 비밀번호는 누가 가져야 하나요?

마감일이나 비밀번호는 primary admin이나 company admin만 설정하거나 바꿀 수 있습니다(QuickBooks 도움말, 마감된 장부 수정). 통제는 전적으로 비밀번호에 달려 있습니다. 비밀번호를 아는 사람은 신고한 연도를 수정할 수 있습니다.

• 비밀번호를 아는 사람이 적을수록 통제가 강해집니다.
• 여러 사람이 공유하는 비밀번호는 경고만 쓰는 옵션과 비슷하게 작동합니다.
• 이전 장부 담당자가 알던 비밀번호는 바꾸기 전까지 계속 유효합니다. Account and settings, Advanced, Accounting 섹션의 Edit를 선택한 뒤 새 비밀번호를 입력하고 확인하세요.

통제권은 주지 않고 장부 담당자에게 접근 권한만 주는 방법: 장부 담당자에게 계정 접근 권한 주기.

마감일 이후에 바뀐 거래 목록은 어떻게 보나요?

Exceptions to Closing Date 보고서를 실행하세요. Reports, Standard reports 순서로 선택한 뒤 이름을 검색합니다(QuickBooks 도움말, 마감된 장부 수정). QuickBooks 도움말은 이 보고서가 장부를 마감한 후의 변경을 보여 준다고 설명하므로, 잠금을 설정하기 전의 수정은 보여 주지 못합니다.

이미 바뀐 신고 연도는 대신 비교하세요. 지금 상태의 연말 재무상태표와 손익계산서를 열어 신고할 때 저장한 사본 옆에 놓고, 차이마다 감사 로그로 추적하세요. 비교 자료를 남겨 두세요. 재무부 규정은 장부와 신고서 사이의 차이를 대사한 자료를 보관해야 할 기록의 예로 듭니다(26 CFR 1.446-1). 누가 거래를 바꿨는지 추적하는 방법과 수정, 삭제, 무효 처리된 거래를 복원하는 방법은 대사 시작 잔액이 틀린 경우에 있습니다.

차이마다 다음과 같이 하세요. 수정이 실수였다면 거래를 원래 금액, 날짜, 계정 그대로 되돌리세요. 그러면 장부가 제출한 신고서와 다시 맞습니다. 삭제된 거래는 이미 복원되었거나 다른 것으로 대체되지 않았는지 확인한 뒤에만 다시 입력하세요. 아니면 두 번 계상됩니다. 개인 지출로 밝혀진 비용이나 실제로는 이루어지지 않은 결제처럼 실제 정정이었다면, 신고서에 반영된 항목이 바뀐 것이므로 수정 신고 여부가 문제가 됩니다. 수정 신고를 하든 안 하든 차이마다 무엇을 결정했는지 적어 두세요.

마감된 기간에 발행한 수표는 어떻게 무효 처리하나요?

무효 처리는 그 기간 날짜의 거래를 바꾸므로, 잠긴 날짜에서는 경고나 비밀번호 요청이 뜰 것으로 예상하세요. QuickBooks 도움말은 무효 처리를 따로 언급하지 않으므로 Exceptions to Closing Date 보고서로 확인하세요. 먼저 결제가 정말 실패했는지 확인하세요. 은행에서 결제된 수표를 무효 처리하면 장부는 결제가 없었다고 말하게 됩니다. 그다음 회계 방식과 수표로 낸 항목을 확인하세요. 현금주의 사업은 비용을 지급한 해에 공제하고, 발생주의 사업은 발생한 해에 공제합니다(Publication 538). 현금주의 신고서가 지급하지 않은 비용을 공제했다면, 아래 두 번째 예시처럼 장부와 제출한 신고서가 달라지므로 비교하고 수정 여부를 결정하세요.

신고한 연도의 숫자가 바뀌면 이미 제출한 신고서도 바뀌나요?

아니요. 수정 신고서가 대체하기 전까지 신고서는 제출한 그대로입니다. 장부는 그 뒤에 있는 기록입니다. 중요한 것은 바뀐 숫자가 신고서에 반영된 항목인지입니다. IRS는 소득, 공제, 세액공제, 납부할 세금의 변경을 수정 신고 사유로 듭니다(IRS). 신고서의 어떤 항목도 바꾸지 않는 변경은 수정 신고서가 필요 없을 수 있지만, 장부가 신고서와 더 이상 맞지 않는 것은 사실이므로 그 차이를 적어 두어야 합니다.

파트너십이나 S corporation의 소유주는 수정된 K-1 숫자를 받으면 본인 신고서도 수정해야 할 수 있으며, 연방 변경은 주 신고서에도 영향을 줄 수 있습니다(IRS). 행정 조정 신청은 다르게 작동합니다. 파트너십이 모든 조정을 파트너에게 넘기겠다고 선택하지 않는 한, 일반적으로 파트너십이 제출할 때 추정 미납세액(imputed underpayment)을 이자와 가산세와 함께 직접 납부합니다. 파트너에게 넘긴 조정은 수정 Schedule K-1이 아니라 Form 8986에 기재하며, 개별 파트너는 자신의 몫을 Form 8978로 신고합니다(IRS).

제출한 신고서는 언제까지 수정해야 하고, 기한은 얼마나 되나요?

제출한 신고서가 틀렸다면 규정은 해당하는 기간 안에 수정 신고서를 내라고 합니다. 장부의 특정 변경이 신고서를 틀리게 만드는지는 사실관계에 달려 있습니다. 규정은 이전 연도에 소득이 누락된 것을 발견한 납세자는 제척기간 안에 수정 신고서를 제출하고 세금을 납부해야 하며, 소득이 잘못 포함되었다면 환급 청구를 해야 한다고 합니다(26 CFR 1.451-1).

기한 전에 제출한 신고서는 부과 기간(26 USC 6501)과 환급 청구(26 USC 6513) 모두에서 연장을 무시한 기한 당일에 제출한 것으로 봅니다. 환급 기간은 돈을 돌려받는 청구에 적용되고, 세금이 늘어나는 정정에는 IRS가 부과할 수 있는 기간이 부과 기간으로 정해집니다. 부과 기간은 납부할 시간이 아닙니다. 추가 세금에는 연장을 받았더라도 일반적으로 원래 기한부터 이자가 붙고 가산세가 적용될 수 있습니다(26 USC 6601). 이전 신고서에서 누락한 소득은 과거 신고서의 누락 소득 수정 신고를, 이자·가산세를 포함한 사업 비용 실수는 사업 비용 실수에 대한 신고서 수정을 참고하세요.

신고한 연도를 다시 열지 않고 올해 장부에서 예전 오류를 고쳐도 되나요?

정정 분개에 오늘 날짜를 넣을 수는 있지만 제출한 신고서가 그에 따라 바뀌지는 않습니다. 이전 신고서에는 여전히 오류가 남아 있고, 소득과 공제는 일반적으로 해당하는 연도에 신고합니다.

IRS와 규정은 계산이나 입력 오류를 바로잡는 것은 회계 방식의 변경이 아니라고 설명합니다(Publication 538; 26 CFR 1.446-1). 단순한 실수는 일반적으로 영향을 받은 연도에서 바로잡습니다. 소득이나 공제를 언제 인식하는지에 대한 처리 방식은 하나의 방식일 수 있고, 특히 일관되게 적용했을 때 그렇습니다. 방식을 바꾸려면 Form 3115(회계 방식 변경 신청서)로 IRS 승인을 받아야 합니다(Publication 538; 26 CFR 1.446-1). 오류가 일회성인지 방식인지는 사실관계에 달려 있습니다. 재고 누락이 흔한 사례입니다. 과거 신고서에 빠진 재고 바로잡기를 참고하세요.

기초 잔액과 자본이 제출한 신고서와 왜 맞지 않나요?

신고한 연도 안의 수정은 그해의 이익과 연말 잔액을 바꾸고, 다음 연도는 바뀐 숫자에서 시작하는데 신고서에는 여전히 제출한 숫자가 있습니다. 신고할 때 장부가 신고서와 맞았다면 차이는 신고 후 이루어진 변경과 같아야 합니다. 신고 대행인의 연말 분개가 장부에 입력된 적이 없는 경우처럼, 차이가 수정보다 앞서 있을 수도 있습니다.

자본이 맞지 않을 때: 작년 신고서와 맞지 않는 이익잉여금. 시작부터 틀린 은행 계좌 대사: 대사 시작 잔액이 틀린 경우. 신고서에 쓰이는 보고서: 장부에서 사업 세금 신고서로.

예시

아래 예시는 설명용이며 금액은 미국 달러입니다.

S corporation이 12월 비용을 삭제한 경우

12월 결산인 S corporation이 3월에 신고서를 제출합니다. 6월에 장부 담당자가 12월의 US$8,000 비용을 삭제합니다. 12월 31일에 마감일이 있었다면 삭제 때 경고나 비밀번호 요청이 떴을 것입니다. 마감일이 없으면 장부는 이제 신고서보다 이익이 US$8,000 많게 나옵니다. 비용이 실제였다면 원래 날짜로 복원해 장부를 신고서와 맞추면 됩니다. 개인 지출이거나 잘못된 비용이었다면 신고서에서 공제가 과다했던 것이므로 수정 Schedule K-1과 함께 수정 신고가 필요할 수 있습니다.

개인사업자가 작년 수표를 무효 처리한 경우

현금주의 개인사업자가 사업용 소모품 구입 수표 US$2,500을 작년에 비용으로 기록했고 제출한 Schedule C에서 공제했습니다. 올해 그 수표를 무효 처리해서 장부상 작년 이익이 US$2,500 늘었습니다. 무효 처리가 실수였다면 되돌려서 신고 당시의 장부 상태로 돌려놓습니다. 수표가 전달되지 않았고 소모품 대금이 다른 방법으로 지급되지도 않았다면, 제출한 Schedule C가 지급하지 않은 비용을 공제했을 수 있으므로 Form 1040-X가 필요한지가 문제가 됩니다. 대출 상환이나 소유주 인출금을 지급한 수표, 또는 발생주의 사업은 다른 분석이 필요합니다.

온라인 쇼핑몰이 경고를 넘기고 진행한 경우

온라인 쇼핑몰이 경고 옵션으로 12월 31일에 마감일을 설정했습니다. 파트타임 도우미가 경고를 넘기고 US$1,200의 11월 매출을 수정합니다. Exceptions to Closing Date 보고서에 이 수정이 나오고, 소유주는 이를 제출한 신고서와 비교합니다. 비밀번호 옵션을 쓰고 비밀번호를 소유주만 알았다면 도우미는 비밀번호 없이 진행할 수 없었을 것입니다.

상황이 다르다면?

• 자본이나 잔액이 신고서와 맞지 않는데 무엇이 바뀌었는지, 수정 신고가 필요한지 모르겠다면: 변경마다 제출한 신고서와 비교하는 일은 장부 담당자나 신고 대행인의 일입니다. 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 이익잉여금이나 소유주 자본이 작년 신고서와 맞지 않는다면: 작년 신고서와 맞지 않는 이익잉여금을 따라 하세요.
• 마감된 기간에서 은행 대사의 시작 잔액이 바뀌었다면: 대사 시작 잔액이 틀린 경우를 참고하세요.
• 신고한 연도가 여러 개 바뀌었거나 장부가 몇 달 밀렸다면: 밀린 장부 정리와 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 변경이 사업 비용에 영향을 주거나 과거 신고서에 재고가 빠졌다면: 사업 비용 실수에 대한 수정 신고 또는 과거 신고서에 빠진 재고 바로잡기를 참고하세요.
• IRS가 이미 해당 연도에 대해 서신을 보냈다면: 장부를 바꾸기 전에 사업체에 온 IRS 통지서를 읽어 보세요.