Date de clôture dans QuickBooks après la production

À quoi sert une date de clôture (date de verrouillage) dans QuickBooks, et empêche-t-elle les modifications?

Non. Une date de clôture ralentit les modifications; elle ne rend pas une année en lecture seule. À cette date ou avant, QuickBooks Online avertit, ou demande un mot de passe, avant que quiconque modifie ou supprime une opération (aide de QuickBooks Online). Avec l'option d'avertissement, l'utilisateur peut poursuivre; avec l'option de mot de passe, quiconque connaît le mot de passe le peut. Un administrateur principal ou un administrateur de l'entreprise peut aussi déplacer la date ou changer le mot de passe (aide de QuickBooks, modifier les livres clos).

Un verrou ne rend pas non plus une déclaration produite exacte. Il limite les modifications ultérieures des livres; il ne peut pas annuler celles qui ont déjà été faites. Si l'année a déjà bougé, une date de clôture la fige telle qu'elle est ce jour-là, modifications comprises; l'ordre compte donc :

1. Comparez maintenant les rapports de fin d'année avec les copies enregistrées lors de la production, et listez chaque écart.
2. Verrouillez l'année, pour qu'aucun nouvel écart n'apparaisse pendant que vous triez la liste.
3. Pour chaque écart, rétablissez l'écriture d'origine ou décidez si la déclaration doit être modifiée.

Ces étapes valent pour QuickBooks Online. Pour Xero ou QuickBooks Desktop, utilisez l'aide propre à ce produit pour verrouiller les périodes passées; le reste de cette page s'applique à tout logiciel.

Une année produite n'est pas un cas simple lorsque :

• les livres diffèrent déjà de la déclaration produite et que vous ne voyez pas pourquoi;
• la déclaration était celle d'une société de personnes ou d'une société de type S qui a transmis des chiffres aux propriétaires sur des annexes K-1 (la part de chaque propriétaire dans le revenu et les déductions);
• le changement touche un revenu, une déduction ou un chiffre du bilan que la déclaration reprend;
• plus d'une année produite a changé.

Si l'un de ces cas vous concerne, le travail consiste à comparer les livres avec la déclaration produite et à décider ce qu'il faut modifier, le cas échéant; voyez l'aide en tenue de livres.

À rassembler avant de commencer :

• la déclaration produite, avec toutes ses annexes;
• le bilan de fin d'année et l'état des résultats tels qu'ils étaient lors de la production;
• le journal d'audit ou l'historique des modifications du logiciel pour l'année, s'il en tient un;
• les soldes d'ouverture et les capitaux propres qui s'affichent maintenant pour l'année suivante.

Peut-on verrouiller une période une fois rapprochée, et quand fixer la date?

Si la déclaration est déjà produite, la date habituelle est le dernier jour de l'année produite, fixée après que vous avez comparé les livres avec la déclaration. Avant la production, on verrouille habituellement un mois antérieur une fois ses livres complets et rapprochés; l'année elle-même attend généralement la production, parce que les écritures de fin d'année du préparateur doivent d'abord être passées. L'aide de QuickBooks commence par une révision : confirmer que les données sont complètes et exactes, saisir les factures, dépenses et paiements en suspens, et rapprocher les comptes jusqu'à la date de verrouillage (aide de QuickBooks Online). Elle ne lie pas le verrou à la date de production; le moment est donc votre choix.

Une seule date de clôture couvre toutes les dates antérieures; avancez-la donc à mesure que chaque mois ou chaque année devient définitif. Pour terminer l'année avant la production : liste de vérification de la clôture de fin d'année.

Comment fixer une date de clôture dans QuickBooks Online : avertissement, ou avertissement et mot de passe?

Seule l'option de mot de passe empêche une modification par quelqu'un qui ne connaît pas le mot de passe; l'option d'avertissement laisse n'importe quel utilisateur poursuivre. Voici les étapes, tirées de l'aide de QuickBooks Online :

1. Ouvrez une session comme administrateur principal ou administrateur de l'entreprise.
2. Rapprochez les comptes jusqu'à la date que vous allez verrouiller.
3. Sélectionnez l'icône d'engrenage, puis Account and settings, puis l'onglet Advanced.
4. Dans la section Accounting, sélectionnez Edit.
5. Activez Close the books et entrez la Closing date.
6. Choisissez l'option de sécurité dans la liste déroulante, puis Save.

L'aide de QuickBooks indique que toute tentative de modifier ou de supprimer une opération datée du jour du verrou ou d'avant déclenche l'avertissement ou la demande de mot de passe (aide de QuickBooks Online). Elle ne dit pas comment sont traitées les écritures automatiques, comme les rapprochements du flux bancaire; vérifiez donc le rapport d'exceptions après le premier mois plutôt que de le supposer.

QuickBooks change de temps à autre le nom de ses menus; suivez sa page d'aide actuelle.

Qui peut fixer ou changer la date de clôture, et qui devrait détenir le mot de passe?

Seul un administrateur principal ou un administrateur de l'entreprise peut fixer ou changer la date de clôture ou le mot de passe (aide de QuickBooks, modifier les livres clos). Le mot de passe est tout le contrôle : quiconque le connaît peut modifier une année produite.

• Moins il y a de personnes qui connaissent le mot de passe, plus le contrôle est solide.
• Un mot de passe partagé entre plusieurs personnes fonctionne comme l'option d'avertissement seulement.
• Un mot de passe que connaissait un ancien spécialiste de la tenue de livres fonctionne toujours tant qu'on ne le change pas : Account and settings, Advanced, Edit dans la section Accounting, puis saisissez et confirmez-en un nouveau.

Donner accès à un spécialiste de la tenue de livres sans lui donner le contrôle : donner à un spécialiste de la tenue de livres l'accès à vos comptes.

Comment lister les opérations modifiées après la date de clôture?

Exécutez le rapport Exceptions to Closing Date : Reports, puis Standard reports, puis cherchez le nom (aide de QuickBooks, modifier les livres clos). L'aide de QuickBooks le décrit comme montrant les changements faits après la clôture des livres; il ne peut donc pas montrer les modifications faites avant la pose du verrou.

Pour une année produite qui a déjà bougé, comparez plutôt. Ouvrez le bilan de fin d'année et l'état des résultats tels qu'ils sont maintenant, placez-les à côté des copies enregistrées lors de la production, et retracez chaque écart dans le journal d'audit. Conservez la comparaison : les règlements du Trésor américain citent le rapprochement de tout écart entre les livres et la déclaration comme exemple des registres à conserver (26 CFR 1.446-1). Pour retrouver qui a modifié une opération et pour rétablir une opération modifiée, supprimée ou annulée : solde de départ du rapprochement incorrect.

Pour chaque écart : si la modification était une erreur, remettez l'opération telle qu'elle était, avec son montant, sa date et ses comptes d'origine; les livres concordent alors de nouveau avec la déclaration produite. Ne saisissez de nouveau une opération supprimée qu'après avoir vérifié qu'elle n'a pas déjà été rétablie ou remplacée, sinon elle sera comptée deux fois. Si c'était une vraie correction, comme une dépense qui s'est révélée personnelle ou un paiement qui n'a jamais eu lieu, elle change un élément que la déclaration reprend; la question devient alors de savoir s'il faut modifier la déclaration. Notez chaque écart et ce qui a été décidé, modification ou non.

Comment annuler un chèque daté d'une période close?

Une annulation modifie une opération datée de cette période; sur une date verrouillée, attendez-vous donc à l'avertissement ou à la demande de mot de passe. L'aide de QuickBooks ne mentionne pas les annulations; consultez donc le rapport Exceptions to Closing Date pour le confirmer. Établissez d'abord si le paiement a vraiment échoué : un chèque encaissé par la banque puis annulé fait dire aux livres que le paiement n'a pas eu lieu. Vérifiez ensuite la méthode comptable et ce que le chèque payait. Une entreprise en méthode de caisse déduit un frais dans l'année où elle le paie; une entreprise en méthode d'exercice le déduit dans l'année où il est engagé (Publication 538). Si une déclaration en méthode de caisse a déduit un frais jamais payé, comme dans le deuxième exemple plus bas, les livres et la déclaration produite diffèrent; comparez donc et décidez s'il faut modifier la déclaration.

Les chiffres d'une année produite ont changé : cela change-t-il la déclaration que j'ai déjà produite?

Non. La déclaration reste telle que produite jusqu'à ce qu'une déclaration modifiée la remplace. Les livres sont le registre qui la soutient. Ce qui compte, c'est de savoir si le chiffre modifié est un élément de la déclaration : l'IRS cite les changements de revenu, de déductions, de crédits et d'impôt à payer comme motifs de modification (IRS). Un changement qui laisse intact chaque élément de la déclaration n'exige peut-être pas de déclaration modifiée, mais les livres ne concordent alors plus avec la déclaration, et cet écart doit être noté.

Les propriétaires d'une société de personnes ou d'une société de type S peuvent devoir modifier leurs propres déclarations lorsque les chiffres modifiés des K-1 leur parviennent, et un changement fédéral peut toucher une déclaration d'État (IRS). Une demande de rajustement administratif fonctionne autrement : la société de personnes paie généralement tout sous-paiement imputé, avec les intérêts et les pénalités, au moment de la produire, sauf si elle choisit de transférer tous les rajustements à ses associés. Les rajustements transférés aux associés figurent sur le formulaire 8986, et non sur des annexes K-1 modifiées, et chaque associé particulier déclare sa part sur le formulaire 8978 (IRS).

Quand dois-je modifier une déclaration produite, et de combien de temps est-ce que je dispose?

Si la déclaration produite est inexacte, les règlements s'attendent à une déclaration modifiée dans le délai applicable. Savoir si un changement donné dans les livres rend la déclaration inexacte dépend des faits; selon les règlements, un contribuable qui constate qu'un revenu a été omis une année antérieure devrait, dans le délai de prescription, produire une déclaration modifiée et payer l'impôt dû, et produire une demande de remboursement si un revenu a été inclus par erreur (26 CFR 1.451-1).

Une déclaration produite avant son échéance est réputée produite à la date d'échéance, sans tenir compte d'une prolongation, pour la période de cotisation (26 USC 6501) et pour une demande de remboursement (26 USC 6513). Le délai de remboursement vise une demande de remboursement; pour une correction qui augmente l'impôt, ce sont les périodes de cotisation qui fixent le temps dont l'IRS dispose pour l'établir. Une période de cotisation n'est pas un délai de paiement : l'impôt supplémentaire porte généralement intérêt depuis la date d'échéance d'origine, même avec une prolongation, et des pénalités peuvent s'appliquer (26 USC 6601). Pour un revenu omis dans des déclarations passées : modifier pour un revenu omis dans des déclarations passées. Pour les erreurs de dépenses d'entreprise, avec intérêts et pénalités : modifier une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise.

Puis-je corriger une vieille erreur dans les livres de cette année au lieu de rouvrir l'année produite?

Une écriture de correction peut porter la date du jour, mais la déclaration produite ne change pas pour autant. La déclaration antérieure comporte toujours l'erreur, et les revenus et les déductions sont généralement déclarés pour l'année à laquelle ils appartiennent.

L'IRS et les règlements disent que la correction d'une erreur de calcul ou d'écriture n'est pas un changement de méthode comptable (Publication 538; 26 CFR 1.446-1). Une simple erreur est généralement corrigée pour l'année qu'elle a touchée. Une façon de traiter le moment où un revenu ou une déduction compte peut être une méthode, le plus souvent lorsqu'elle est appliquée de façon constante, et changer de méthode exige l'approbation de l'IRS sur le formulaire 3115 (Publication 538; 26 CFR 1.446-1). Savoir si une erreur est ponctuelle ou relève d'une méthode dépend des faits. Les stocks manquants en sont un cas courant : corriger des stocks manquants dans des déclarations passées.

Pourquoi mes soldes d'ouverture et mes capitaux propres ne concordent-ils plus avec la déclaration produite?

Une modification à l'intérieur de l'année produite change le bénéfice de cette année et les soldes de fin d'année, et l'année suivante part des chiffres modifiés, alors que la déclaration montre toujours les chiffres tels que produits. Si les livres concordaient avec la déclaration lors de la production, l'écart devrait égaler les changements faits depuis. Un écart peut aussi précéder les modifications, par exemple lorsque les écritures de fin d'année du préparateur n'ont jamais été passées dans les livres.

Des capitaux propres qui ne concordent pas : bénéfices non répartis qui ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier. Un rapprochement bancaire qui part du mauvais pied : solde de départ du rapprochement incorrect. Les rapports qui alimentent la déclaration : des livres à la déclaration de revenus de l'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Une société de type S supprime une dépense de décembre

Une société de type S produit en mars sa déclaration pour un exercice se terminant en décembre. En juin, un spécialiste de la tenue de livres supprime une dépense de décembre de 8 000 $ US. Avec une date de clôture au 31 décembre, la suppression aurait déclenché l'avertissement ou la demande de mot de passe. Sans elle, les livres montrent maintenant 8 000 $ US de bénéfice de plus que la déclaration. Si la dépense était réelle, la rétablir avec sa date d'origine remet les livres en accord avec la déclaration. Si elle était personnelle ou erronée, la déduction produite était trop élevée, et la déclaration peut devoir être modifiée, avec des annexes K-1 modifiées.

Un entrepreneur individuel annule le chèque de l'an dernier

Un entrepreneur individuel en méthode de caisse a inscrit l'an dernier en charge un chèque de 2 500 $ US pour des fournitures d'entreprise, et l'annexe C produite l'a déduit. Cette année, le chèque est annulé; le bénéfice de l'an dernier augmente donc de 2 500 $ US dans les livres. Si l'annulation était une erreur, l'inverser remet les livres comme ils étaient lors de la production de la déclaration. Si le chèque n'a jamais été remis et que les fournitures n'ont pas été payées autrement, l'annexe C produite a peut-être déduit un frais non payé; la question est alors de savoir si le formulaire 1040-X est nécessaire. Un chèque qui a payé un prêt ou un retrait du propriétaire, ou une entreprise en méthode d'exercice, exige une autre analyse.

Une boutique en ligne ignore un avertissement

Une boutique en ligne fixe une date de clôture au 31 décembre avec l'option d'avertissement. Un aide à temps partiel clique sur l'avertissement pour passer outre et modifie une vente de novembre de 1 200 $ US. Le rapport Exceptions to Closing Date signale la modification, et le propriétaire la compare à la déclaration produite. Avec l'option de mot de passe, et le mot de passe détenu par le propriétaire, l'aide n'aurait pas pu poursuivre sans lui.

Votre situation est différente?

• Les capitaux propres ou les soldes ne concordent plus avec la déclaration, et vous ne savez pas ce qui a changé ni si une déclaration modifiée s'impose : comparer chaque changement avec la déclaration produite est un travail de spécialiste de la tenue de livres ou de préparateur; voyez l'aide en tenue de livres.
• Les bénéfices non répartis ou les capitaux propres du propriétaire ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier : suivez bénéfices non répartis qui ne concordent pas.
• Le solde de départ d'un rapprochement bancaire a changé dans une période close : voyez solde de départ du rapprochement incorrect.
• Plusieurs années produites ont changé, ou les livres ont des mois de retard : voyez rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• Le changement touche une dépense d'entreprise, ou des stocks manquaient dans des déclarations passées : voyez modifier pour des erreurs de dépenses d'entreprise ou corriger des stocks manquants dans des déclarations passées.
• L'IRS a déjà écrit au sujet de l'année : lisez un avis de l'IRS à votre entreprise avant de modifier les livres.