Fecha de cierre en QuickBooks después de presentar la declaración

¿Qué hace una fecha de cierre (fecha de bloqueo) en QuickBooks, y evita las ediciones?

No. Una fecha de cierre frena las ediciones; no hace que un año sea de solo lectura. En esa fecha o antes, QuickBooks Online advierte, o pide una contraseña, antes de que alguien cambie o elimine una transacción (ayuda de QuickBooks Online). Con la opción de advertencia, el usuario puede continuar; con la opción de contraseña, puede continuar cualquiera que la conozca. Un administrador principal o de la empresa también puede mover la fecha o cambiar la contraseña (ayuda de QuickBooks, editar libros cerrados).

Un bloqueo tampoco hace correcta una declaración presentada. Limita los cambios posteriores a la contabilidad; no puede deshacer los cambios ya hechos. Si el año ya se movió, la fecha de cierre lo congela tal como está ese día, ediciones incluidas, así que el orden importa:

1. Compare ahora los informes de cierre del año con las copias guardadas cuando presentó, y haga una lista de cada diferencia.
2. Bloquee el año, para que no aparezcan diferencias nuevas mientras ordena la lista.
3. Para cada diferencia, restaure el asiento original o decida si la declaración necesita enmendarse.

Estos pasos son para QuickBooks Online. Para Xero o QuickBooks Desktop, use la ayuda de ese producto para bloquear períodos pasados; el resto de esta página se aplica a cualquier software.

Un año presentado no es un caso sencillo cuando:

• la contabilidad ya difiere de la declaración presentada y no se ve por qué;
• la declaración era de una sociedad de personas o de una corporación S que envió cifras a los propietarios en los Schedules K-1 (la parte de cada propietario en los ingresos y las deducciones);
• el cambio afecta un ingreso, una deducción o una cifra del balance general que lleva la declaración;
• cambió más de un año presentado.

Si alguno de estos casos aplica, la tarea es comparar la contabilidad con la declaración presentada y decidir qué enmendar, si corresponde; vea ayuda con la contabilidad.

Reúna antes de empezar:

• la declaración presentada, con todos los anexos;
• el balance general y el estado de resultados de cierre del año tal como estaban cuando presentó;
• el registro de auditoría o el historial de cambios del año en el software, si lo guarda;
• el saldo inicial y las cifras de patrimonio que ahora aparecen para el año siguiente.

¿Hay una forma de bloquear un período una vez conciliado, y cuándo fijo la fecha?

Si la declaración ya se presentó, la fecha habitual es el último día del año presentado, fijada después de comparar la contabilidad con la declaración. Antes de presentar, normalmente se bloquea un mes anterior una vez que su contabilidad está completa y conciliada; el año en sí suele esperar a la presentación, porque primero deben registrarse los asientos de cierre del preparador. La ayuda de QuickBooks empieza con una revisión: confirmar que los datos estén completos y sean exactos, ingresar las facturas, los gastos y los pagos pendientes, y conciliar las cuentas hasta la fecha de bloqueo (ayuda de QuickBooks Online). No vincula el bloqueo con la fecha de presentación, así que el momento lo elige usted.

Una fecha de cierre cubre todas las fechas anteriores, así que avánzela a medida que cada mes o año quede definitivo. Cómo terminar el año antes de presentar: lista de verificación del cierre del año.

¿Cómo fijo una fecha de cierre en QuickBooks Online: solo advertencia, o advertencia más contraseña?

Solo la opción de contraseña detiene una edición de quien no la conoce; la opción de advertencia deja continuar a cualquier usuario. Los pasos, según la ayuda de QuickBooks Online:

1. Inicie sesión como administrador principal o administrador de la empresa.
2. Concilie las cuentas hasta la fecha que va a bloquear.
3. Seleccione el ícono de engranaje, luego Account and settings (cuenta y configuración) y luego la pestaña Advanced (avanzado).
4. En la sección Accounting (contabilidad), seleccione Edit (editar).
5. Active Close the books (cerrar los libros) e ingrese la Closing date (fecha de cierre).
6. Elija la opción de seguridad en el menú desplegable y luego Save (guardar).

La ayuda de QuickBooks dice que cualquier intento de cambiar o eliminar una transacción con fecha igual o anterior a la fecha de bloqueo activa la advertencia o la solicitud de contraseña (ayuda de QuickBooks Online). No dice cómo se tratan los asientos automáticos, como las conciliaciones de la conexión bancaria, así que revise el informe de excepciones después del primer cierre mensual en lugar de suponerlo.

QuickBooks cambia de vez en cuando los nombres de sus menús; siga su página de ayuda actual.

¿Quién puede fijar o cambiar la fecha de cierre, y quién debe tener la contraseña?

Solo un administrador principal o de la empresa puede fijar o cambiar la fecha de cierre o la contraseña (ayuda de QuickBooks, editar libros cerrados). La contraseña es todo el control: quien la conoce puede editar un año presentado.

• Cuantas menos personas conozcan la contraseña, más fuerte es el control.
• Una contraseña compartida entre varias personas funciona como la opción de solo advertencia.
• Una contraseña que conocía un responsable contable anterior sigue funcionando hasta que se cambie: Account and settings, Advanced, Edit en la sección Accounting, y luego ingrese y confirme una nueva.

Cómo dar acceso a un responsable contable sin darle el control: cómo dar acceso a sus cuentas a un responsable contable.

¿Cómo listo las transacciones cambiadas después de la fecha de cierre?

Ejecute el informe Exceptions to Closing Date (excepciones a la fecha de cierre): Reports, luego Standard reports, y busque el nombre (ayuda de QuickBooks, editar libros cerrados). La ayuda de QuickBooks lo describe como un informe de los cambios hechos después de cerrar los libros, por lo que no puede mostrar las ediciones hechas antes de fijar el bloqueo.

Para un año presentado que ya se movió, compare en cambio. Abra el balance general y el estado de resultados de cierre del año tal como están ahora, póngalos junto a las copias guardadas cuando presentó, y rastree cada diferencia en el registro de auditoría. Conserve la comparación: los reglamentos del Tesoro citan una conciliación de las diferencias entre la contabilidad y la declaración como ejemplo de los registros que deben conservarse (26 CFR 1.446-1). Cómo rastrear quién cambió una transacción y cómo restaurar una editada, eliminada o anulada: saldo inicial incorrecto en la conciliación.

Para cada diferencia: si la edición fue un error, devuelva la transacción a como estaba, con su monto, fecha y cuentas originales; así la contabilidad vuelve a coincidir con la declaración presentada. Vuelva a ingresar una eliminada solo después de comprobar que no se restauró ni se reemplazó ya, o se contará dos veces. Si fue una corrección real, como un gasto que resultó ser personal o un pago que nunca ocurrió, cambia una partida que lleva la declaración, y entonces la pregunta es si debe enmendar. Anote cada diferencia y lo que se decidió, se enmiende o no.

¿Cómo anulo un cheque con fecha en un período cerrado?

Anular cambia una transacción con fecha en ese período, así que en una fecha bloqueada espere la advertencia o la solicitud de contraseña. La ayuda de QuickBooks no menciona las anulaciones, así que revise el informe Exceptions to Closing Date para confirmarlo. Primero determine si el pago realmente falló: un cheque que el banco cobró y luego se anuló deja la contabilidad diciendo que el pago no ocurrió. Después revise el método contable y qué pagó el cheque. Un negocio con método de efectivo deduce un costo en el año en que lo paga; uno con método de acumulación lo deduce en el año en que se incurre (Publication 538). Si una declaración con método de efectivo dedujo un costo que nunca se pagó, como en el segundo ejemplo de abajo, la contabilidad y la declaración presentada difieren, así que compare y decida si debe enmendar.

Las cifras de un año presentado cambiaron: ¿cambia eso la declaración que ya presenté?

No. La declaración queda como se presentó hasta que una declaración enmendada la reemplace. La contabilidad es el registro que la respalda. Lo que importa es si la cifra cambiada es una partida de la declaración: el IRS incluye los cambios en ingresos, deducciones, créditos e impuesto adeudado entre los motivos para enmendar (IRS). Un cambio que no toca ninguna partida de la declaración puede no requerir una declaración enmendada, pero la contabilidad ya no coincide con la declaración, y esa diferencia debe quedar por escrito.

Los propietarios de una sociedad de personas o de una corporación S pueden necesitar enmendar sus propias declaraciones cuando les llegan cifras enmendadas del K-1, y un cambio federal puede afectar una declaración estatal (IRS). Una solicitud de ajuste administrativo funciona de otra manera: en general, la sociedad de personas paga cualquier pago insuficiente imputado, con intereses y multas, cuando la presenta, salvo que elija trasladar todos los ajustes a sus socios. Los ajustes trasladados a los socios van en el Form 8986, no en Schedules K-1 enmendados, y los socios individuales informan su parte en el Form 8978 (IRS).

¿Cuándo debo enmendar una declaración presentada, y de cuánto tiempo dispongo?

Si la declaración presentada es incorrecta, los reglamentos esperan una declaración enmendada dentro del plazo que corresponda. Si un cambio concreto de la contabilidad hace incorrecta la declaración depende de los hechos; los reglamentos dicen que un contribuyente que descubre que se omitió un ingreso de un año anterior debe, dentro del plazo de prescripción, presentar una declaración enmendada y pagar el impuesto adeudado, y presentar un reclamo de reembolso si el ingreso se incluyó por error (26 CFR 1.451-1).

Una declaración presentada antes de su fecha de vencimiento cuenta como presentada en la fecha de vencimiento, sin tener en cuenta ninguna prórroga, para el plazo de determinación (26 USC 6501) y para un reclamo de reembolso (26 USC 6513). El plazo de reembolso se aplica a un reclamo de dinero de vuelta; para una corrección que aumenta el impuesto, los plazos de determinación fijan cuánto tiempo tiene el IRS para determinarlo. Un plazo de determinación no es tiempo para pagar: el impuesto adicional en general genera intereses desde la fecha de vencimiento original, incluso con una prórroga, y pueden aplicarse multas (26 USC 6601). Ingresos omitidos en declaraciones anteriores: cómo enmendar por ingresos omitidos en declaraciones anteriores. Errores en gastos del negocio, con intereses y multas: cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio.

¿Puedo corregir un error antiguo en la contabilidad de este año en lugar de reabrir el año presentado?

Un asiento de corrección puede llevar la fecha de hoy, pero la declaración presentada no cambia con él. La declaración anterior sigue llevando el error, y los ingresos y las deducciones en general se informan en el año al que pertenecen.

El IRS y los reglamentos dicen que corregir un error de cálculo o de registro no es un cambio de método contable (Publication 538; 26 CFR 1.446-1). Un simple error en general se corrige en el año al que afectó. Una forma de tratar cuándo cuenta un ingreso o una deducción puede ser un método, más a menudo cuando se aplica de manera uniforme, y cambiar un método requiere la aprobación del IRS en el Form 3115 (Publication 538; 26 CFR 1.446-1). Si un error es algo aislado o un método depende de los hechos. El inventario que falta es un caso común: cómo corregir el inventario que falta en declaraciones anteriores.

¿Por qué mis saldos iniciales y mi patrimonio ya no coinciden con la declaración presentada?

Una edición dentro del año presentado cambia la utilidad de ese año y los saldos de cierre, y el año siguiente empieza con las cifras cambiadas mientras la declaración sigue mostrando las cifras como se presentaron. Si la contabilidad coincidía con la declaración cuando presentó, la brecha debería ser igual a los cambios hechos después de presentar. Una brecha también puede ser anterior a las ediciones, por ejemplo cuando los asientos de cierre del preparador nunca se registraron en la contabilidad.

Patrimonio que no cuadra: utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año pasado. Una conciliación bancaria que empieza mal: saldo inicial incorrecto en la conciliación. Qué informes alimentan la declaración: de la contabilidad a la declaración de impuestos del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Una corporación S elimina un gasto de diciembre

Una corporación S con cierre en diciembre presenta su declaración en marzo. En junio, un responsable contable elimina un gasto de diciembre de US$8,000. Con una fecha de cierre al 31 de diciembre, la eliminación habría activado la advertencia o la solicitud de contraseña. Sin ella, la contabilidad ahora muestra US$8,000 más de utilidad que la declaración. Si el gasto era real, restaurarlo con su fecha original devuelve la contabilidad a la concordancia con la declaración. Si era personal o incorrecto, la deducción presentada era demasiado alta y la declaración puede necesitar una enmienda, con Schedules K-1 enmendados.

Un propietario único anula el cheque del año pasado

Un propietario único con método de efectivo registró el año pasado como gasto un cheque de US$2,500 por suministros del negocio, y el Schedule C presentado lo dedujo. Este año el cheque se anula, así que la utilidad del año pasado sube US$2,500 en la contabilidad. Si la anulación fue un error, revertirla deja la contabilidad como estaba cuando se presentó la declaración. Si el cheque nunca se entregó y los suministros no se pagaron de otra forma, el Schedule C presentado pudo haber deducido un costo no pagado, así que la pregunta es si se necesita el Form 1040-X. Un cheque que pagó un préstamo o un retiro del propietario, o un negocio con método de acumulación, requiere un análisis distinto.

Una tienda en línea pasa por alto una advertencia

Una tienda en línea fija una fecha de cierre al 31 de diciembre con la opción de advertencia. Un ayudante de medio tiempo pasa por alto la advertencia y edita una venta de noviembre de US$1,200. El informe Exceptions to Closing Date muestra la edición, y el propietario la compara con la declaración presentada. Con la opción de contraseña y la contraseña en manos del propietario, el ayudante no habría podido continuar sin ella.

¿Su caso es distinto?

• El patrimonio o los saldos ya no coinciden con la declaración, y no sabe qué cambió ni si hace falta una declaración enmendada: comparar cada cambio con la declaración presentada es trabajo de un responsable contable o de un preparador; vea ayuda con la contabilidad.
• Las utilidades retenidas o el patrimonio del propietario no cuadran con la declaración del año pasado: siga utilidades retenidas que no coinciden.
• El saldo inicial de una conciliación bancaria cambió en un período cerrado: vea saldo inicial incorrecto en la conciliación.
• Cambiaron varios años presentados, o la contabilidad está atrasada varios meses: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.
• El cambio afecta un gasto del negocio, o faltaba inventario en declaraciones anteriores: vea cómo enmendar por errores en gastos del negocio o cómo corregir el inventario que falta en declaraciones anteriores.
• El IRS ya escribió sobre el año: lea un aviso del IRS a su negocio antes de cambiar la contabilidad.