قائمة إقفال الدفاتر في نهاية السنة للأعمال الصغيرة

ماذا يعني إقفال الدفاتر في نهاية السنة، وما الذي أجمعه أولًا؟

إقفال الدفاتر هو تسوية ومراجعة أخيرة لسجلات السنة الضريبية، وليس تقديم إقرار. تشترط IRS دفاتر تُظهر إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات، في أي نظام يُظهر الدخل والمصروفات بوضوح. يجعل الإقفال الدفاتر موثوقة بما يكفي ليبني معدّ الإقرارات الإقرار عليها.

تتبع الدفاتر السنة الضريبية: السنة التقويمية هي الأكثر شيوعًا، لذا تقفل معظم الأعمال الصغيرة في 31 ديسمبر. أما النشاط ذو السنة المالية فيقفل في نهاية سنته (راجع السنة التقويمية أو السنة المالية). اعتمد في الدفاتر الطريقة المحاسبية نفسها التي يعتمدها الإقرار (المنشور 583)؛ فإن اعتمدت أساسًا آخر، فاحتفظ بتسوية مكتوبة للفروق لمعدّ الإقرار (⁦26 CFR 1.446-1⁩؛ راجع دفاتر على أساس الاستحقاق المحاسبي مع إقرار ضريبي على الأساس النقدي).

يكون الإقفال روتينيًا مع حساب بنكي واحد ودون رواتب ودون مخزون. وتزيد الأمور التالية صعوبته:

• شراكة أو شركة. يجب أن تتوافق الميزانية العمومية في الإقرار (Schedule L)، حين تكون مطلوبة، مع الدفاتر (تعليمات النموذج 1065 والنموذج ⁦1120-S⁩ والنموذج 1120).
• المخزون. يحدد الجرد في نهاية السنة تكلفة البضاعة المباعة.
• الرواتب أو المقاولون. نماذجهم مستحقة في الشهر التالي لنهاية السنة ويجب أن تتطابق مع الدفاتر.
• حسابات كثيرة، أو دفاتر متأخرة أكثر من شهر. تقول IRS إن عليك تسوية الحساب الجاري كل شهر؛ وتحوّل الدفاتر المتأخرة الإقفال إلى استكمال متأخرات.
• بنود غير مصنفة، أو حسابات لا تتسوّى، أو أموال المالك مختلطة. القائمة تقفل الدفاتر النظيفة. أما الدفاتر في هذه الحال فتحتاج إلى إصلاح قبل أن يستعملها معدّ الإقرار: راجع قائمة تنظيف الدفاتر.

اجمع هذه أولًا:

• كشوف ديسمبر لكل حساب بنكي وبطاقة وقرض ومعالج دفع
• تقارير الرواتب وإجماليات أجور السنة
• مدفوعات المقاولين، مع النموذج ⁦W-9⁩ (رقم التعريف الضريبي) لكل مستلم
• كشوف القروض التي تبيّن الرصيد في 31 ديسمبر وفوائد السنة
• الأصول التي اشتُريت أو بيعت أو أُتلفت خلال السنة
• أوراق جرد المخزون، إن كنت تبيع بضائع
• النموذجان ⁦1099-K⁩ و⁦1099-NEC⁩ المرسلان إليك؛ وقد لا يساوي النموذج ⁦1099-K⁩ دخلك
• إقرار السنة الماضية

ما الذي أسوّيه أولًا في قائمة إقفال نهاية السنة؟

سوِّ كل حساب بنكي وبطاقة وقرض حتى رصيده في 31 ديسمبر. يقول المنشور 583 إن عليك تسوية الحساب الجاري كل شهر؛ والاختبار أن رصيد الكشف المعدَّل (بعد الإيداعات التي لم تظهر بعد والشيكات التي لم تُصرف) يساوي رصيد الدفاتر المعدَّل (بعد الرسوم البنكية والتصحيحات).

1. احصل على كشوف ديسمبر. الإقفال قبل وصولها يترك ديسمبر دون مطابقة. وإن انتهت دورة البطاقة أو القرض قبل ذلك، فاطلب الرصيد في 31 ديسمبر.
2. ابدأ من رصيد إقفال السنة الماضية. أي رصيد افتتاحي خاطئ يأتي أولًا: راجع رصيد البداية الخاطئ.
3. طابق الإيداعات والمدفوعات. يختلف الكشف عن الدفاتر بسبب رسوم بنكية لم تُدخل بعد، أو إيداعات أُجريت بعد تاريخ الكشف، أو شيكات لم تُصرف. أدخل الرسوم؛ وسجّل الشيكات غير المصروفة كبنود معلّقة.
4. البطاقات والقروض. سوِّ كل بطاقة مع كشفها؛ وسداد البطاقة تحويل وليس مصروفًا ثانيًا (مدفوعات البطاقات الائتمانية). طابق كل قرض مع كشف المقرض في 31 ديسمبر؛ والفائدة مصروف، والأصل يخفض القرض (تسجيل قرض تجاري).
5. الحسابات الأخرى التي تحمل أموال النشاط، مثل أرصدة معالجات الدفع والنقد: راجع مطابقة المبيعات والدفعات.

الربط البنكي يستورد المعاملات؛ لكنه لا يثبت أن الدفاتر تطابق الكشف. راجع الربط البنكي ليس تسوية.

كيف أعالج المبيعات والفواتير والرواتب التي تمتد عبر نهاية السنة؟

في الإقرار، ضع كل بند في السنة التي تتطلبها طريقتك المحاسبية الضريبية (المنشور 538)، ونبّه معدّ الإقرار إلى أي فرق عن دفاترك:

للمستلزمات قاعدة خاصة بها في كلتا الطريقتين: ما تتتبعه أو تجرده يُخصم عمومًا عند أول استعمال أو استهلاك؛ وما تحتفظ به دون سجلات استعمال أو جرد يُخصم عند الدفع (وعلى أساس الاستحقاق المحاسبي، عند نشوء الالتزام). وقد يغيّر اختيار المشتريات الصغيرة أدناه ذلك (⁦26 CFR 1.162-3⁩؛ المخزون أو المستلزمات للبائعين الصغار).

التزم بالطريقة التي استعملها إقرار السنة الماضية: تغييرها يحتاج عمومًا إلى موافقة IRS، وتُطلب بالنموذج 3115، الذي يُرفق في التغيير التلقائي بإقرار سنة التغيير (تعليمات النموذج 3115). والنشاط الذي لديه مخزون يعتمد عمومًا أساس الاستحقاق المحاسبي للمشتريات والمبيعات، مع استثناء للأعمال الصغيرة أدناه. راجع الأساس النقدي أو أساس الاستحقاق المحاسبي للأعمال الصغيرة.

ثلاثة بنود قد تمتد عبر السنتين:

• فاتورة أُرسلت في ديسمبر ودُفعت في يناير: راجع فاتورة تُدفع في السنة الضريبية التالية.
• إيجار أو تأمين أو تكاليف أخرى مدفوعة مقدمًا: راجع المصروفات المدفوعة مقدمًا في نهاية السنة.
• رواتب ديسمبر المدفوعة في يناير: تستند مبالغ النموذج ⁦W-2⁩ إلى الأجور المدفوعة خلال السنة التقويمية، لذا تدخل أجور عمل ديسمبر المدفوعة في 1 يناير في النموذج ⁦W-2⁩ للسنة التالية (تعليمات ⁦W-2⁩). أما هل المصروف من ديسمبر فيتوقف على الطريقة المحاسبية وعلى من يُدفع له: الأجر المستحق لشخص مرتبط يعتمد الأساس النقدي يُخصم فقط عند دفعه (المنشور 538). راجع الرواتب المستحقة في نهاية السنة.

أي نماذج الرواتب والمقاولين تعتمد على الدفاتر، ومتى موعدها؟

نماذج الموظفين والمقاولين مستحقة في الشهر الأول بعد نهاية السنة، قبل إقرار النشاط التجاري، لذا أقفل الرواتب ومدفوعات المقاولين أولًا.

الموعد الذي يصادف عطلة أسبوع أو عطلة رسمية ينتقل إلى يوم العمل التالي (مواعيد IRS)؛ والتواريخ أعلاه تراعي ذلك بالفعل. وإن أودعت كل الضرائب في وقتها، فيجوز أن تقدّم النموذج 941 أو النموذج 940 بحلول 10 فبراير 2027 بدلًا من ذلك (تعليمات النموذج 941). وأصحاب العمل الذين يقدّمون 10 إقرارات معلوماتية أو أكثر (⁦W-2⁩ و1099 معًا) يجب أن يقدّموها إلكترونيًا (IRS).

الرواتب. سوِّ تقارير الرواتب مع حسابات الأجور والاستقطاع وضريبة صاحب العمل، وفسّر فروق التوقيت، مثل أجور ديسمبر المدفوعة في يناير، بدل إجبار المجاميع على التطابق. تطابق IRS بين النماذج 941 الأربعة ربع السنوية ومجاميع ⁦W-2⁩ في النموذج ⁦W-3⁩ (ضريبة الدخل المستقطعة، وأجور وإكراميات الضمان الاجتماعي، وأجور وإكراميات Medicare) وقد تتصل بك إذا اختلفت (تعليمات النموذج 941). وللرصيد الذي لا يُصفّى: راجع التزامات الرواتب التي لا تُصفّى. والضريبة المستقطعة التي لا تُورَّد قد تجعل الشخص المسؤول مسؤولًا شخصيًا عن غرامة تساوي الضريبة، إذا كان التخلف متعمدًا (المادة 6672)؛ ولدى IRS عمومًا 3 سنوات من 15 أبريل بعد سنة الرواتب، أو من تاريخ تقديم لاحق، لتقدير الغرامة (IRM 5.7.3). راجع غرامة استرداد ضريبة الأمانة.

المقاولون. اكتب قائمة بكل مستلم دفعت له خلال السنة مقابل خدمات مبلغ الحد أو أكثر، بما يشمل القطع والمواد، مع ⁦W-9⁩ في ملفك. المدفوعات ببطاقة ائتمان أو بطاقة خصم أو شبكة دفع طرف ثالث تبلّغ عنها شركة الدفع في النموذج ⁦1099-K⁩، فتُرفع من قائمة ⁦1099-NEC⁩ (تعليمات 1099). من يستلم نموذجًا، ومنهم الشركات والاستقطاع الاحتياطي: أي المقاولين يستلمون نموذجًا ضريبيًا. مستلم يرفض إعطاء الرقم: جمع أرقام التعريف الضريبي من المقاولين. موعد فائت: نماذج المقاولين والموظفين المتأخرة.

ماذا أفعل بالمخزون والأصول الثابتة والإهلاك في نهاية السنة؟

اجرد المخزون واكتب قائمة الأصول بتواريخها وتكاليفها.

المخزون

النشاط الذي يصنع بضائع أو يشتريها للبيع يقيّم مخزونه في بداية كل سنة ضريبية ونهايتها لإيجاد تكلفة البضاعة المباعة. وتشترط IRS جردًا فعليًا على فترات معقولة، ويجب تعديل المبلغ في الدفاتر ليتفق معه؛ ونهاية السنة هي الوقت العملي لذلك. تكلفة البضاعة المباعة هي المخزون الافتتاحي مضافًا إليه المشتريات والتكاليف الأخرى، مطروحًا منه المخزون الختامي.

• المخزون الافتتاحي يساوي عادةً المخزون الختامي للسنة الماضية؛ وأي فرق يجب تفسيره (المنشور 334).
• البضائع التي يأخذها المالك للاستعمال الشخصي تخرج من المشتريات وتذهب إلى حساب سحب المالك.
• أوراق الجرد يجب أن تبيّن من عدّ ومن سعّر الأصناف، ويجب أن تبقى طريقة التقييم ثابتة من سنة إلى أخرى (المنشور 334).

النشاط الذي يبلغ متوسط إجمالي إيراداته السنوية للسنوات الثلاث السابقة 32,000,000 دولار أو أقل (وهو الحد المعدَّل بحسب التضخم؛ وتُحتسب إيرادات الأنشطة التي تُعامل كصاحب عمل واحد معًا، بحسب المنشور 538)، وليس ملاذًا ضريبيًا، يجوز له أن يختار عدم مسك مخزون، لكن عليه أن يستعمل طريقة تُظهر الدخل بوضوح (المنشور 538). حدّد أي الحالتين تنطبق قبل أن تتجاوز الجرد. المخزون الذي لا يُباع: شطب المخزون الراكد.

الأصول الثابتة والإهلاك

يبدأ الإهلاك حين يوضع الممتلك في الخدمة: جاهزًا ومتاحًا لاستعماله المحدد، ولو لم تستعمله بعد. وللنشاط ذي السنة التقويمية يكون الحد الفاصل 31 ديسمبر. المعدات التي سُلّمت في ديسمبر ولم تُركّب وتعمل إلا في يناير أصل من يناير.

اكتب كل أصل مع وصفه وتكلفته وبائعه وتاريخ وضعه في الخدمة ونسبة استعماله التجاري وأي بيع أو إتلاف أو نقل إلى الاستعمال الشخصي. يشترط المنشور 946 سجلات للاستعمال التجاري والاستثماري والشخصي، ويوقف الإهلاك حين يُباع الممتلك أو ينتقل إلى الاستعمال الشخصي أو يُهجر أو يُتلف أو يتلف. ويستعمل معدّ الإقرار القائمة للإهلاك، في النموذج 4562 حيث يكون مطلوبًا (تعليمات النموذج 4562).

• المشتريات الصغيرة: يجوز للنشاط أن يختار، في إقرار مقدَّم في موعده، تحميل البنود حتى 2,500 دولار للفاتورة أو للبند كمصروف (وهو الحد حين لا توجد قوائم مالية معتمدة)، إذا اتبعت دفاتره سياسة تحميل ثابتة كانت قائمة في بداية السنة؛ والمخزون مستثنى (قواعد IRS للممتلكات الملموسة). راجع تحميل المشتريات الصغيرة كمصروف أو رسملتها.
• إهلاك فائت: الإهلاك المسموح الذي لم يُؤخذ في سنة سابقة لا يمكن أخذه ببساطة هذه السنة؛ وقد يحتاج التصحيح إلى إقرار معدَّل أو إلى تغيير في الطريقة المحاسبية. راجع إعادة بناء جدول إهلاك مفقود.

كيف أصفّي البنود غير المصنفة ومعاملات المالك؟

أعطِ كل معاملة تصنيفًا ومستندًا. يجب أن تُظهر الدفاتر إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات (المنشور 583)، والبند غير المصنف لا يُظهر شيئًا منها. وإثبات الدفع وحده لا يثبت الخصم: احتفظ بالفاتورة أو الإيصال أيضًا. ويقع عبء الإثبات على دافع الضرائب. راجع المصروفات غير المصنفة قبل موسم الضرائب.

السحوبات والتوزيعات ورأس المال المُدخل وأصل القرض تبقى خارج دخل النشاط ومصروفاته. أما أجور المالك والدفعات المضمونة فلا: كل منهما بند مستقل. وتختلف وجهتها بحسب النشاط:

الإنفاق الشخصي المدفوع من حساب النشاط ليس مصروفًا تجاريًا: الجزء الشخصي من المصروف غير قابل للخصم عمومًا. سجّله كما في الجدول: تسجيل سحوبات المالك والدفعات المضمونة مقابل سحوبات الشريك. وراجع مصروفات شخصية مدفوعة من حساب النشاط، وللشركات شركة S تدفع مصروفات شخصية أو شركة C تدفع مصروفات المالك.

ما التقارير والسجلات التي يحتاجها معدّ الإقرار؟

أرسل أرباح السنة وخسائرها (قائمة الدخل)، والميزانية العمومية في 31 ديسمبر (ويجب أن يتفق معها Schedule L في الإقرار، إن وُجد)، وتفاصيل المعاملات، والتسويات مع كشوف ديسمبر، وجداول الرواتب والمقاولين والأصول والمخزون والمالك من الخطوات أعلاه. وأضف إقرار السنة الماضية للمخزون الافتتاحي وجدول الإهلاك وحقوق الملكية الافتتاحية.

أي تقرير يغذي أي سطر في الإقرار تجده في من الدفاتر إلى إقرار الضريبة التجاري. وحقوق الملكية التي لا تطابق إقرار السنة الماضية: الأرباح المحتجزة غير المتطابقة.

متى موعد إقرار النشاط التجاري، وكم من الوقت أملك؟

إقرار الشراكة أو شركة S مستحق في اليوم الـ15 من الشهر الثالث بعد نهاية السنة؛ وإقرار صاحب المنشأة الفردية أو شركة C في الشهر الرابع. ونماذج الرواتب والمقاولين تأتي قبلها. للسنة التقويمية:

LLC اختارت وضع شركة S أو شركة C تتبع صف تلك الشركة؛ وLLC بعضو واحد تملكها شراكة أو شركة تُدرج في إقرار مالكها (IRS). والتاريخ الذي يصادف عطلة أسبوع أو عطلة رسمية ينتقل إلى يوم العمل التالي. أما إقرارات الولايات وتقارير رواتب الولايات وإقرارات ضريبة المبيعات فلها تواريخها الخاصة.

أمام الشراكة أو شركة S نحو شهرين ونصف بعد 31 ديسمبر، وتستغرق نماذج الرواتب والمقاولين الشهر الأول منها. والنموذج 7004 المقدَّم في وقته لإقرار النشاط التجاري، أو النموذج 4868 للنموذج 1040، يمدّد مهلة التقديم لا مهلة السداد: راجع تمديد حين تكون الدفاتر غير جاهزة. اسأل معدّ الإقرار عن الموعد الذي يحتاج فيه الدفاتر؛ وهو عادةً أبكر من موعد الاستحقاق.

هل أقفل السنة بعد أن تصبح الدفاتر نهائية؟

في الغالب أقفل السنة بعد تقديم الإقرار، لا حين تنتهي من الدفاتر. القفل (تاريخ الإقفال) إعداد في برنامج المحاسبة وليس قاعدة ضريبية. فإن ضُبط على 31 ديسمبر قبل أن ينتهي معدّ الإقرار، فلا يمكنه ترحيل قيود التعديل، مثل الإهلاك أو تصحيح المخزون، دون فك القفل. وبعد التقديم، يمنع القفل تغيّر السنة المقدَّمة بالخطأ. راجع تاريخ الإقفال بعد تقديم الضرائب.

ما الذي أحتفظ به، ولكم من الوقت؟

احتفظ بالسجلات وراء كل بند في الإقرار حتى تنتهي فترة التقادم لذلك الإقرار، واحتفظ بنسخ من الإقرارات المقدَّمة.

بعض الحالات تطول مدتها، وسجلات الإقرار الذي لم يُقدَّم أبدًا أو الإقرار الاحتيالي تُحفظ إلى أجل غير مسمى. وقد يطلب المؤمّنون والدائنون سجلات لمدة أطول مما تطلبه IRS. ويجب أن تستوفي المسوحات الضوئية متطلبات التخزين لدى IRS قبل أن تحل محل الورق: راجع إيصالات ممسوحة ضوئيًا بدل الورق. والقائمة الكاملة في مدة حفظ سجلات النشاط التجاري؛ وسجلات الرواتب في الاحتفاظ بسجلات الرواتب.

مثال

هذه أمثلة توضيحية؛ وكل المبالغ بالدولار الأمريكي.

مصمم يعمل لحسابه الخاص بحساب واحد وبطاقة واحدة

مصمم إيراداته 120,000 دولار يسوّي حساب النشاط والبطاقة حتى 31 ديسمبر. شيك واحد بقيمة 800 دولار لم يُصرف بعد ويبقى في قائمة البنود المعلّقة. و6,000 دولار حُوّلت إلى حساب شخصي تُسجَّل سحوبات لا مصروفات. ومن بين ثلاثة مستقلين بلا شركة دُفع لهم مقابل خدمات خلال السنة، من دُفع له 3,500 دولار بتحويل بنكي يحتاج إلى ⁦W-9⁩ وإلى ⁦1099-NEC⁩، لأن الحد 2,000 دولار؛ ومن دُفع له 1,200 دولار لا يحتاج إليهما عمومًا؛ ومن دُفع له 2,500 دولار ببطاقة ائتمان يُستبعد، لأن شركة البطاقة تبلّغ عن مدفوعات البطاقات في النموذج ⁦1099-K⁩. ويصدّر المصمم قائمة الدخل والميزانية العمومية لمعدّ الإقرار.

شركة S لديها موظفان

شركة S إيراداتها 600,000 دولار ولها مالك ومساهم واحد، تجد أن تقرير الرواتب يُظهر 150,000 دولار إجمالي أجور بينما تُظهر الدفاتر 138,000 دولار، لأن آخر كشفين للرواتب لم يُدخلا. تدخلهما قبل إرسال نماذج ⁦W-2⁩، ثم تطابق النماذج 941 الأربعة مع مجاميع ⁦W-2⁩. وأجور المالك تمر عبر كشوف الرواتب. أما 30,000 دولار التي سحبها المالك أيضًا فتُسجَّل توزيعًا (أو سدادًا لقرض، إن كانت كذلك)، لا أجورًا ولا مصروفًا. وهل الأجور مرتفعة بما يكفي سؤال مستقل: راجع راتب مالك شركة S.

متجر إلكتروني لديه مخزون

متجر إلكتروني مبيعاته 250,000 دولار يجرد مخزونه في 31 ديسمبر فيجده 40,000 دولار. كانت الدفاتر تُظهر 46,000 دولار، فينخفض المبلغ في الدفاتر بمقدار 6,000 دولار وترتفع تكلفة البضاعة المباعة بالمقدار نفسه. المخزون الافتتاحي هو إقفال السنة الماضية، 30,000 دولار. وكانت المشتريات 120,000 دولار، دون تكاليف بضائع أخرى، مطروحًا منها 2,000 دولار من بضائع أخذها المالك إلى بيته. تكلفة البضاعة المباعة هي 30,000 دولار زائد 118,000 دولار ناقص 40,000 دولار، أي 108,000 دولار، فيبقى 142,000 دولار إجمالي ربح.

الأمر مختلف عندك؟

• دفاترك فيها بنود غير مصنفة، أو حسابات لا تتسوّى، أو أموال مالك مختلطة: اتبع قائمة تنظيف الدفاتر. وإن لم تعرف أي البنود تُنهي وأيها تُعيد بناءه، أو كان موعد الإقرار قريبًا، فراجع مساعدة في مسك الدفاتر.
• دفاترك متأخرة أشهرًا أو سنة، أو لن تكون جاهزة بحلول موعد الإقرار: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة وتمديد حين تكون الدفاتر غير جاهزة ومساعدة في مسك الدفاتر.
• أنت شركة S أو شركة C، أو لديك مخزون أو رواتب: يجب أن تتفق الميزانية العمومية في الإقرار مع الدفاتر، وتواريخ الرواتب تأتي أولًا. راجع من الدفاتر إلى إقرار الضريبة التجاري ومساعدة في مسك الدفاتر.
• مضى موعد الرواتب أو 1099، أو تأخر الإقرار: راجع نماذج المقاولين والموظفين المتأخرة وغرامات التأخر في التقديم والسداد. وإن كانت الدفاتر وراء هذه النماذج غير منتهية أيضًا، فراجع مساعدة في مسك الدفاتر.
• يملك شخص غير أمريكي الـ LLC أو الشركة: تُبلَّغ بعض المعاملات بين الشركة ومالكها الأجنبي في النموذج 5472، لذا يجب أن تتتبعها الدفاتر. راجع مسك الدفاتر لشركة أمريكية مملوكة لأجانب ومساعدة في مسك الدفاتر.
• تغيّرت طريقة خضوع النشاط للضريبة خلال السنة، أو انضم مالك أو غادر: تاريخ السريان حد فاصل للدفاتر. وشركة S التي ينتهي اختيارها في منتصف السنة تقدّم إقرارًا لسنة قصيرة كشركة S وسنة قصيرة كشركة C (تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩). واختيار S جديد (النموذج 2553) مستحق خلال 2 شهر و15 يومًا من بداية السنة التي يغطيها، أو في أي وقت في السنة السابقة (تعليمات النموذج 2553). راجع الدفاتر بعد اختيار وضع شركة S وتسجيل شراء حصة شريك ومساعدة في مسك الدفاتر.
• يعتمد نشاطك سنة مالية، أو شركتك كندية: راجع السنة التقويمية أو السنة المالية أو قائمة إقفال نهاية السنة للشركة الكندية.