QuickBooks 結帳日期（鎖帳）：報稅後怎樣鎖定年度

QuickBooks 的結帳日期（鎖定日期）有什麼作用？它能阻止修改嗎？

不能。結帳日期只是讓修改變慢，並不會讓一個年度變成唯讀。在該日期當天或之前，QuickBooks Online 會在有人更改或刪除交易前顯示警告或要求輸入密碼（QuickBooks Online 說明）。選擇警告選項時，用戶可以繼續；選擇密碼選項時，知道密碼的人都可以繼續。主要管理員或公司管理員也可以更改日期或密碼（QuickBooks 說明，編輯已結帳的帳簿）。

鎖定也不會讓已提交的稅表變正確。它只限制日後對帳簿的更改，不能撤銷已經發生的更改。如果這一年已經被改動，結帳日期會把它凍結在當天的狀態，包括那些修改，所以順序很重要：

1. 現在就把年末報表與提交時存的副本對照，並列出每一處差異。
2. 鎖定該年度，這樣在您整理清單時就不會再出現新的差異。
3. 對每一處差異，恢復原來的分錄，或判斷稅表是否需要更正。

這些步驟適用於 QuickBooks Online。Xero 或 QuickBooks Desktop 請參考該產品自己的說明來鎖定過去的期間；本頁其餘內容適用於任何軟體。

已報稅的年度在下列情況下就不簡單：

• 帳簿已與提交的稅表不同，而您看不出原因；
• 稅表是合夥企業或 S 公司的稅表，並透過 Schedule K-1（每位所有者應得的收入和扣除額份額）向所有者提供了數字；
• 改動涉及稅表所列的收入、扣除額或資產負債表數字；
• 不止一個已報稅年度發生了改動。

如果其中任何一項符合，工作就是把帳簿與已提交的稅表對照，並判斷有什麼（如果有）需要更正；見記帳協助。

開始前先準備好：

• 提交的稅表，連同每一份附表；
• 提交時的年末資產負債表和損益表；
• 軟體的稽核記錄或該年度的變更記錄（如果有的話）；
• 下一年度現在顯示的期初餘額和權益數字。

有沒有辦法在期間對帳完成後鎖定它？什麼時候設定日期？

如果稅表已經提交，通常的日期是已報稅年度的最後一天，在您把帳簿與稅表對照之後設定。提交之前，較早的月份通常在帳簿完整並已對帳後鎖定；整個年度通常要等到提交之後，因為報稅員的年末分錄必須先過帳。QuickBooks 的說明從審核開始：確認資料完整準確，輸入尚未入帳的發票、費用和付款，並把各帳戶對帳到鎖定日期（QuickBooks Online 說明）。它沒有把鎖定與提交日期掛鉤，所以時機由您選擇。

一個結帳日期涵蓋它之前的每一天，所以每當一個月或一個年度定稿，就把日期往後移。提交前完成年度結帳：年結檢查清單。

我怎樣在 QuickBooks Online 設定結帳日期：只警告，還是警告加密碼？

只有密碼選項能阻止不知道密碼的人修改；警告選項讓任何用戶都可以繼續。以下是 QuickBooks Online 說明中的步驟：

1. 以主要管理員或公司管理員身份登入。
2. 把各帳戶對帳到您要鎖定的日期。
3. 選擇齒輪圖示，然後選擇 Account and settings，再選擇 Advanced 分頁。
4. 在 Accounting 區段選擇 Edit。
5. 開啟 Close the books，並輸入 Closing date。
6. 從下拉選單選擇安全選項，然後選擇 Save。

QuickBooks 說明指出，任何更改或刪除鎖定日期當天或之前的交易的嘗試，都會觸發警告或密碼提示（QuickBooks Online 說明）。它沒有說明銀行串接配對等自動分錄如何處理，所以請在第一個月底之後檢查例外報表，而不要想當然。

QuickBooks 會不時更改選單名稱；請以其最新的說明頁面為準。

誰可以設定或更改結帳日期，誰應該持有密碼？

只有主要管理員或公司管理員可以設定或更改結帳日期或密碼（QuickBooks 說明，編輯已結帳的帳簿）。密碼就是全部的控制：知道密碼的人都可以編輯已報稅的年度。

• 知道密碼的人越少，控制越強。
• 幾個人共用一個密碼，作用就和只用警告的選項差不多。
• 前任記帳員知道的密碼在更改之前仍然有效：依次選擇 Account and settings、Advanced、Accounting 區段中的 Edit，然後輸入並確認新密碼。

讓記帳員有權限查看帳目，又不給他們控制權：給記帳員存取您的帳戶。

我怎樣列出結帳日期之後被更改的交易？

執行 Exceptions to Closing Date 報表：Reports，然後 Standard reports，再搜尋名稱（QuickBooks 說明，編輯已結帳的帳簿）。QuickBooks 說明描述它顯示的是您結帳之後所做的更改，所以它不會顯示設定鎖定之前所做的修改。

對於已經被改動的已報稅年度，要改用對照的辦法。打開現在的年末資產負債表和損益表，與提交時存的副本並排放置，再透過稽核記錄追查每一處差異。保留這份對照：財政部法規把帳簿與稅表之間任何差異的調節，列為應保存的記錄的一個例子（26 CFR 1.446-1）。追查誰更改了交易，以及恢復被編輯、刪除或作廢的交易：對帳期初餘額有誤。

對每一處差異：如果這項編輯是錯誤，就把交易恢復原狀，用原來的金額、日期和帳戶；這樣帳簿就與已提交的稅表重新一致。重新輸入已刪除的交易之前，要先確認它沒有被恢復或取代，否則會重複計算。如果它是真正的更正，例如一筆費用被證明是個人的，或一筆付款從未發生，它改動的就是稅表所列的項目，問題就變成是否要更正稅表。寫下每一處差異以及決定的結果，無論是否更正。

我怎樣作廢一張日期落在已結帳期間的支票？

作廢會更改該期間內的交易，所以在已鎖定的日期上，預期會出現警告或密碼提示。QuickBooks 說明沒有提到作廢，所以請查看 Exceptions to Closing Date 報表來確認。首先要確定這筆付款是否真的失敗：已被銀行兌現再作廢的支票，會讓帳簿說這筆付款沒有發生。然後檢查會計方法以及這張支票支付了什麼。現金收付制的企業在支付費用的年度扣除；權責發生制的企業在費用發生的年度扣除（Publication 538）。如果現金收付制的稅表扣除了一筆從未支付的費用（如下面第二個例子），帳簿與已提交的稅表就不同，所以要對照並決定是否更正稅表。

已報稅年度的數字改變了：這會改變我已提交的稅表嗎？

不會。稅表維持提交時的樣子，直到更正稅表取代它。帳簿是支持它的記錄。關鍵是改變的數字是不是稅表上的項目：IRS 把收入、扣除額、抵免和納稅義務的變化列為更正的理由（IRS）。沒有動到稅表上任何項目的變更，可能不需要更正稅表，但帳簿仍與稅表不一致，這個差異也應該寫下來。

合夥企業或 S 公司的所有者，在收到更正後的 K-1 數字時，可能需要更正自己的稅表，聯邦層面的變更也可能影響州稅表（IRS）。行政調整申請的運作方式不同：合夥企業在提交時，一般要就任何推算的少繳稅款繳納稅款、利息和罰款，除非它選擇把所有調整轉給合夥人。轉給合夥人的調整填在 8986 表上，而不是更正後的 Schedule K-1，個別合夥人則在 8978 表上申報自己的份額（IRS）。

我什麼時候必須更正已提交的稅表？有多長時間？

如果提交的稅表有誤，法規期望在適用的期限內提交更正稅表。帳簿的某項變更是否使稅表有誤，取決於事實；法規規定，納稅人發現以前年度遺漏收入時，應在時效期內提交更正稅表並繳納應繳稅款；如果收入計入有誤，則應提出退稅申請（26 CFR 1.451-1）。

在到期日之前提交的稅表，就評定期限（26 USC 6501）和退稅申請（26 USC 6513）而言，視為在到期日提交，不考慮任何延期。退稅期限適用於要求退款的申請；對於會增加稅款的更正，評定期限決定 IRS 可以評定多久。評定期限不是繳稅期限：補繳的稅款一般從原到期日起就有利息，即使有延期也一樣，並且可能有罰款（26 USC 6601）。以前年度遺漏的收入：為以前年度遺漏的收入更正稅表。企業費用錯誤，含利息和罰款：更正稅表中的企業費用錯誤。

我可以在今年的帳簿裡改正舊錯誤，而不重新打開已報稅的年度嗎？

更正分錄可以帶上今天的日期，但已提交的稅表不會隨之改變。較早的稅表仍帶著那個錯誤，收入和扣除額一般要在其所屬的年度申報。

IRS 和法規都說，更正數學錯誤或過帳錯誤，不屬於會計方法的變更（Publication 538；26 CFR 1.446-1）。單純的錯誤，一般在它影響的年度更正。處理收入或扣除額何時計入的方式，可能構成一種方法，最常見於一貫適用的情況，而變更方法需要在 3115 表上取得 IRS 批准（Publication 538；26 CFR 1.446-1）。一個錯誤是一次性的還是一種方法，取決於事實。遺漏存貨是常見的例子：修正以前稅表中遺漏的存貨。

為什麼我的期初餘額和權益與已提交的稅表不再相符？

已報稅年度內的編輯會改變該年度的利潤和年末餘額，下一年從改變後的數字開始，而稅表仍顯示提交時的數字。如果提交時帳簿與稅表相符，差額應等於提交後所做的更改。差額也可能早於這些編輯，例如報稅員的年末分錄從未過帳到帳簿。

對不上的權益：留存收益與去年稅表不符。從錯誤的起點開始的銀行對帳：對帳期初餘額有誤。哪些報表供稅表使用：從帳簿到企業稅表。

舉例

以下舉例僅作說明；金額以美元計。

S 公司刪除了 12 月的一筆費用

一家 12 月年結的 S 公司在 3 月提交稅表。6 月，一位記帳員刪除了 12 月一筆 US$8,000 的費用。如果在 12 月 31 日設有結帳日期，這次刪除會觸發警告或密碼提示。沒有設的話，帳簿現在顯示的利潤比稅表多 US$8,000。如果這筆費用是真實的，以原來的日期恢復它，就能讓帳簿與稅表重新一致。如果它是個人的或有誤的，則提交的扣除額過高，稅表可能需要更正，並附上更正後的 Schedule K-1。

獨資經營者作廢了去年的一張支票

一位採用現金收付制的獨資經營者，去年把一張 US$2,500 的企業用品支票記為費用，提交的 Schedule C 也扣除了它。今年這張支票被作廢，所以帳簿中去年的利潤增加 US$2,500。如果作廢是個錯誤，沖回它就能讓帳簿回到提交稅表時的狀態。如果支票從未送出，用品也沒有用其他方式付款，提交的 Schedule C 可能扣除了一筆未支付的費用，問題就是是否需要 1040-X 表。用於還貸款或所有者提款的支票，或採用權責發生制的企業，則需要另行分析。

網店繞過了警告

一家網店把結帳日期設為 12 月 31 日，並選擇警告選項。一位兼職幫手點過警告，編輯了一筆 US$1,200 的 11 月銷售。Exceptions to Closing Date 報表列出了這次編輯，所有者再把它與提交的稅表對照。若選擇密碼選項，且密碼只有所有者持有，幫手不輸入密碼就無法繼續。

您的情況不同？

• 權益或餘額與稅表不再相符，而您看不出哪裡改了，也不知道是否需要更正稅表：把每一處變更與提交的稅表對照，是記帳員或報稅員的工作；見記帳協助。
• 留存收益或所有者權益與去年的稅表對不上：請參閱留存收益不符。
• 已結帳期間內，銀行對帳的期初餘額改變了：見對帳期初餘額有誤。
• 多個已報稅年度被改動，或帳簿已落後數月：見補做逾期的帳和記帳協助。
• 這項變更影響企業費用，或以前的稅表遺漏了存貨：見更正企業費用錯誤或修正以前稅表中遺漏的存貨。
• IRS 已就該年度來函：更改帳簿之前，請先閱讀IRS 寄給您企業的通知。