دفعت لمقاول من الباطن نقدًا بلا إيصال: الخصم ونموذج 1099

هل أستطيع خصم مبلغ دفعته نقدًا لمقاول من الباطن دون إيصال؟

تُخصم الدفعة النقدية للمقاول من الباطن عندما تكون تكلفة عادية وضرورية للنشاط وتثبتها السجلات. يسمح قانون الضرائب بخصم أجر معقول عن خدمات أُنجزت فعلًا، وتشترط اللوائح دفاتر وسجلات كافية لإثبات كل خصم. وباستثناء حالات قليلة، لا يشترط القانون نوعًا معينًا من السجلات، فالإيصال طريقة لإثبات التكلفة وليس الطريقة الوحيدة. لكن الإثبات عليك أنت: تقول IRS احتفظ بسجلات كافية أو بأدلة كافية تدعم أقوالك، وإنه يجب عليك عمومًا أن تملك أدلة مستندية مثل الإيصالات أو الشيكات الملغاة أو الفواتير (IRS: عبء الإثبات). ومع النقد، على السجلات الأخرى أن تحمل المطالبة.

النقد هو نقطة الضعف، لا القاعدة. تقول IRS إن المستندات الداعمة للمصروف ينبغي أن تحدد المستلم والمبلغ وإثبات الدفع والتاريخ والخدمة المستلمة، وإنه قد يلزم أكثر من مستند. والدفعة النقدية لا تترك سطرًا في كشف الحساب يبين من تسلّم المال. وتاريخ الدفع مهم أيضًا: ففي الطريقة النقدية تُخصم التكلفة عمومًا في سنة الدفع، ويتبع النموذج 1099 السنة نفسها.

الحالة النقدية ليست بسيطة عندما:

• يكون المبلغ النقدي كبيرًا أو متكررًا، أو ذهب إلى عدة مقاولين من الباطن أو امتد عبر عدة سنوات؛
• لا يكون لديك اسم المقاول أو عنوانه أو رقمه الضريبي، أو لا تستطيع العثور عليه؛
• جاء النقد من مدفوعات عملاء لم تودعها، فلا تتطابق الدفاتر مع البنك؛
• يعمل من دفعت لهم وفق جدولك وبأدواتك لأشهر (راجع قسم وضع العامل أدناه)؛ أو
• سبق أن طالب إقرار بالتكلفة، أو طلبت منك IRS أو ولايتك إثباتها.

اجمع أولًا:

• كشوف الحساب المصرفي وكشوف الصراف الآلي لكل حساب قد يكون مصدر النقد؛
• قائمة الأعمال: العقد والعرض وتغييرات الطلبات والجدول والتصاريح والصور؛
• كل اسم ورقم هاتف وعنوان لديك لكل مقاول من الباطن، وأي نموذج ⁦W-9⁩ أو فاتورة؛
• الرسائل النصية ورسائل البريد الإلكتروني وسجلات المكالمات عن السعر والتواريخ والدفع.

ما الذي أستطيع استخدامه إثباتًا عند عدم وجود إيصال؟

كوّن ملفًا من سجلات متفقة على من دُفع له وكم ومتى ولماذا (IRS: السجلات).

في الدفعة النقدية دون إيصال، تقول IRS إنه ينبغي أن تكتب في سجلاتك شرحًا كافيًا وقت الدفع. والبيان الذي يوقّعه المقاول الآن سجل أُعدّ لاحقًا. ويمكن أن يفيد مع ذلك؛ فاقرنه بالسحوبات وسجل العمل والرسائل، وأبقِ عليه مؤرَّخًا. ولا تضع IRS قائمة ببدائل مقبولة لإيصال النقد، فبيان المستلم الموقّع دليل لا ملاذ آمن؛ ويتوقف وزنه على الوقائع وبقية الملف.

للإيصالات الضائعة عمومًا، راجع الإيصالات الضائعة لمصروفات النشاط التجاري. ولمعرفة ما يجب أن يظهره الإيصال، راجع متطلبات IRS للإيصالات.

كيف أسجّل الدفعة، ولماذا يجب ألا أنشئ إيصالًا أو أؤرخه بتاريخ سابق؟

سجّل كل دفعة نقدية في سطر مستقل، في يوم الدفع، ولا تنشئ إيصالًا أبدًا ولا تؤرخه بتاريخ سابق. ويتضمن السطر تاريخ الدفع، واسم المقاول من الباطن، والعمل، والمبلغ، وما كان العمل، وأين يُحفظ الإثبات. صف كل سجل كما هو. وإذا أُعيد بناء سجل فاذكر أنه أُعيد بناؤه ومتى.

1. إذا جاء النقد من حساب تجاري، فسجّل السحب تحويلًا إلى حساب النقد في اليد، ليبقى كشف الحساب المصرفي متطابقًا.
2. إذا جاء النقد من مدفوعات عملاء لم تودعها، فسجّل دفعة العميل كاملة دخلًا ودفعة المقاول من الباطن تكلفةً منفصلة. ولا تقاصّ إحداهما بالأخرى؛ كل دخل تتلقاه يُحتسب.
3. سجّل كل دفعة من ذلك الحساب عمالةً متعاقدًا عليها، أو تكلفة المقاول من الباطن للعمل، بتاريخ يوم دفعها.
4. ضع اسم المقاول من الباطن وعنوانه والعمل وملف الإثبات في الملاحظة. وإذا كنت تسجّل الدفعة الآن، فأبقِ يوم الدفع تاريخًا للمعاملة، ودوّن يوم إدخالك للقيد وأنه أُعيد بناؤه من السجلات المذكورة.
5. إذا جاء النقد من جيبك لا من حساب تجاري، فسجّله مساهمة من المالك أو تسديدًا له؛ راجع إصلاح اختلاط الأموال التجارية والشخصية.

يبلغ مالك المنشأة الفردية عمومًا عن العمالة المتعاقد عليها في Schedule C، السطر 11، ما لم تُخصم التكلفة في موضع آخر، مثل تكلفة البضاعة المباعة. وتخصمها الشراكات والشركات في إقراراتها وفق قواعد الإثبات نفسها. ولتكاليف الأعمال، راجع احتساب تكاليف مشاريع البناء.

لا تؤرخ سجلًا بتاريخ سابق: فتقديم مستند إلى IRS تعلم أنه كاذب في أمر جوهري عن عمد قد يكون جريمة بموجب المادة 7207. وكذلك توقيع بيان تحت طائلة شهادة الزور لا تعتقد أنه صحيح، بموجب المادة 7206. أما البيان الذي يقول «كُتب في هذا التاريخ، من هذه السجلات» فهو سجل صادق عن الفجوة؛ ولا يجعل الخصم مسموحًا بحد ذاته.

هل يغيّر الدفع نقدًا واجبي في تقديم النموذج ⁦1099-NEC⁩؟

لا. يتوقف النموذج ⁦1099-NEC⁩ على ما دفعته ولماذا، لا على كيف. تقدّمه عمومًا عن كل شخص ليس موظفًا لديك دفعت له، في سياق تجارتك أو نشاطك، مقابل خدمات (بما فيها القطع أو المواد التي وفّرها حين كان ذلك تبعيًا للخدمة)، متى بلغت المدفوعات 2,000 دولار في السنة (تعليمات IRS). واستخدمت سنوات الدفع السابقة حدًا قدره 600 دولار. وموعد تقديم النموذج 1 فبراير 2027 للمدفوعات في هذه السنة الضريبية.

المدفوعات إلى شركة، بما فيها LLC تُعامل ضريبيًا كشركة، لا تحتاج عمومًا إلى النموذج ⁦1099-NEC⁩. وتجد من يحصل على نموذج، وكيف تُعامل المدفوعات بالبطاقة وبالتطبيقات وعبر الشبكات، في أي المتعاقدين يحصلون على نموذج ضريبي. وقد تضيف الولايات إبلاغها الخاص عن المتعاقدين؛ وتتناول هذه الصفحة القواعد الاتحادية.

يسأل Schedule C لمالك المنشأة الفردية هل أجرى النشاط مدفوعات تستوجب نماذج 1099 وهل قدّمها أو سيقدّمها. ولا يحسم غياب النموذج وحده الخصم؛ راجع نماذج 1099 المتأخرة وتخفيف الغرامة.

ليس لدي رقم ضريبي أو لا أجد المقاول من الباطن. ماذا تعني ⁦W-9⁩ والاستقطاع الاحتياطي وغرامة التقديم؟

من دون رقم ضريبي، يجب عليك عمومًا أن تحجز ⁦24%⁩ من دفعة تستوجب النموذج 1099 وترسله إلى IRS، وقد يكلّف النموذج المفقود أو المتأخر غرامة عن كل نموذج. والنموذج ⁦W-9⁩ الذي تجمعه قبل أن تدفع هو طريقك إلى الرقم الذي يحتاجه الاثنان.

• النموذج ⁦W-9⁩. يحصّل النموذج ⁦W-9⁩ الرقم الضريبي الصحيح للمقاول من الباطن (رقم الضمان الاجتماعي (SSN) أو رقم التعريف الضريبي الفردي (ITIN) أو رقم تعريف صاحب العمل (EIN)) للنموذج. وفي اختبار السبب المعقول للغرامة (سبب بحسن نية قد تقبله IRS للإعفاء)، تبحث IRS عن طلب قُدّم عند بدء العلاقة، شفويًا أو كتابيًا، وطلبات سنوية إذا بقي الرقم مفقودًا (المنشور 1586). ومقاول من الباطن يرفض تقديم الرقم تجد حالته في جمع الأرقام الضريبية من المتعاقدين.
• الاستقطاع الاحتياطي. من دون رقم ضريبي، قد ينطبق الاستقطاع الاحتياطي: فالدافع يجب أن يستقطع ⁦24%⁩ من الدفعة (IRS: الاستقطاع الاحتياطي). ويحكم الحد نفسه الاستقطاع (تعليمات IRS). وبموجب المادة ⁦3406(b)(6)⁩، يبدأ بالدفعة كاملة التي يبلغ بها مجموع ما دُفع للمقاول من الباطن في السنة 2,000 دولار ويشمل كل دفعة لاحقة، أو بالدفعة الأولى إذا كان عليك تقديم النموذج 1099 لذلك المقاول أو الاستقطاع منه في السنة السابقة. وفي أجر كأجر المقاول من الباطن، لا توجد فترة انتظار حتى لو قال المقاول إن الرقم في الطريق. وقد يُحمَّل الدافع الذي لم يستقطع المبلغ غير المحصَّل، فقد تترك دفعة نقدية كاملة بلا رقم الدافع مدينًا بالضريبة. ويمكن لـ IRS أن تعفي من الضريبة، لا من الغرامات أو الفوائد، إذا أبلغ المقاول من الباطن عن الدخل ودفع الضريبة عليه، ويُثبت ذلك النموذج 4669 الذي يوقّعه المقاول (المادة ⁦3402(d)⁩)؛ والمقاول الذي لا تستطيع العثور عليه لا يستطيع توقيعه. وتجد الإيداعات والإبلاغ وهذا الإعفاء في جمع الأرقام الضريبية من المتعاقدين.
• غرامة التقديم. تُفرض غرامة على النموذج ⁦1099-NEC⁩ المتأخر أو المفقود أو غير الصحيح عن كل نموذج يُقدَّم إلى IRS، وبصورة منفصلة عن النسخة المستحقة للمقاول من الباطن. وللنماذج المستحقة في موسم التقديم القادم تتراوح الغرامة من 60 دولارًا عن كل نموذج أو نسخة عند التصحيح خلال 30 يومًا إلى 340 دولارًا عند التصحيح بعد 1 أغسطس أو عدم التقديم أبدًا، وتكون أعلى عندما يكون الإخفاق متعمدًا (ما لا يقل عن 690 دولارًا). وقد يخفف السبب المعقول الغرامة أو يلغيها؛ وتجد المبالغ والإعفاء في نماذج 1099 المتأخرة وتخفيف الغرامة.

لدي الرقم الضريبي لكن لا أجد المقاول من الباطن

إذا أعطاك المقاول من الباطن رقمًا ضريبيًا لكنك لا تستطيع الوصول إليه الآن، فيمكن أن يحمل النموذج الاسم والعنوان والرقم لديك؛ احتفظ بالرسالة أو الملاحظة التي تبين مصدر الرقم. وقد يجلب الرقم الخاطئ إشعارًا وغرامة؛ ويتناول جمع الأرقام الضريبية من المتعاقدين كيفية التحقق من رقم. وإذا كنت تعرف الاسم والعنوان لكن بلا رقم، فقدّم النموذج ⁦1099-NEC⁩ في موعده تاركًا خانة الرقم الضريبي فارغة (التعليمات العامة من IRS)؛ وقد يجلب الرقم المفقود غرامة مع ذلك. سجّل كل محاولة للوصول إلى المقاول (التاريخ والطريقة والنتيجة) واحتفظ بالسجل في ملف الإثبات. وتربط التعليمات واجب التقديم بـالدفعة، لا بالوصول إلى المقاول. ويطلب النموذج الاسم الكامل للمستلم وعنوانه، ولا تقول التعليمات ما يُقدَّم حين تعرف اسمًا أول ورقم هاتف فقط؛ اطلب المساعدة قبل الموعد النهائي.

ماذا يدين به المقاول من الباطن، وهل يغيّر إبلاغه خصمي؟

المقاول من الباطن الذي هو فرد أو مالك منشأة فردية يدين عمومًا بضريبة الدخل على كل دخل تلقاه عن العمل، سواء قدّم أحد نموذج 1099 أم لا، وبضريبة العمل الحر على صافي الأرباح (المنشور 334)؛ أما الشركة فتبلغ عن دخلها بنفسها. والمقاول الذي استُقطعت منه ضريبة يطالب بها ائتمانًا في إقرار.

إبلاغ المقاول من الباطن لا يحسم خصمك؛ سجلاتك هي التي تحسمه. لكن الأمرين مرتبطان: فـ IRS تستخدم النموذج للتحقق هل أبلغ المستلم عن الدفعة، والتقديم يضع المستلم والمبلغ في السجل.

الدفع نقدًا لا يوجب عليك تقديم النموذج 8300. يقدّم هذا النموذج نشاط تجاري يتلقى أكثر من 10,000 دولار نقدًا في معاملة واحدة أو معاملات مترابطة (IRS: النموذج 8300). وإذا دفع لك عميل هذا المبلغ نقدًا، فالتقديم عليك، بحلول اليوم الـ15 بعد استلامك النقد (التعليمات).

متى يبدو المقاول من الباطن الذي يُدفع له نقدًا موظفًا؟

عندما تتحكم في وقت العمل ومكانه وطريقته، أو يعمل الشخص لديك باستمرار في صميم نشاطك. والنقد لا يغير ذلك: قد يكون الأجر نقدًا أو بأشكال أخرى، والوضع يتوقف على العلاقة. وتنظر IRS إلى التحكم السلوكي والتحكم المالي والعلاقة، من دون حقيقة واحدة حاسمة (المنشور ⁦15-A⁩).

إذا عاملت موظفًا بوصفه متعاقدًا دون أساس معقول، فقد تكون مسؤولًا عن ضرائب التوظيف عن العامل، إضافة إلى غرامة. وقد يكون ذلك تعرضًا أكبر من غياب إيصال. ويشترط إعفاء المادة 530 أن تكون نماذج 1099 المطلوبة قُدّمت في موعدها، ويشترط برنامج تسوية التصنيف الطوعي أن تكون جميع نماذج 1099 المطلوبة قد قُدّمت للسنوات الثلاث السابقة، وتتضاعف معدلات المسؤولية المخفضة في المادة 3509 عند عدم تقديمها، ما لم يكن الإخفاق لسبب معقول. وإذا كان عدم الاستقطاع تجاهلًا متعمدًا، فلا تنطبق المادة 3509 وتضيع المعدلات المخفضة. وتجد تصحيح الوضع والتقديمات المتأخرة والإعفاء في متعاقدون قد يكونون موظفين. وقد تختلف اختبارات الولايات عن اختبار IRS.

ما الذي ينبغي أن أغيّره من الآن؟

1. احصل على النموذج ⁦W-9⁩ قبل أول دفعة. احتفظ به في ملف لكل مقاول من الباطن.
2. احصل على فاتورة مكتوبة أو اتفاق عمل موقّع يتضمن اسم المقاول من الباطن وعنوانه ونطاق العمل والسعر.
3. ادفع بشيك أو بتحويل مصرفي من الحساب التجاري. وتنصح IRS بـالدفع بشيك لتوثيق مصروفات الأعمال، ويبين كشف الحساب المستلم والمبلغ والتاريخ.
4. إذا كان النقد لا مفر منه، فاطلب من المقاول من الباطن أن يوقّع ويؤرّخ إيصال دفع حين تدفع، واكتب الشرح في سجلاتك في اليوم نفسه.
5. احتفظ بسجل دفعات لكل مقاول من الباطن: التاريخ والعمل والمبلغ والطريقة. اجمعه لكل مقاول في كل ديسمبر وقارنه بحد 2,000 دولار.
6. قدّم النموذج ⁦1099-NEC⁩ في موعده واحتفظ بالملف طالما قد تهم السجلات؛ راجع مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط التجاري.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وبالدولار الأمريكي.

نجّار هياكل دُفع له 4,000 دولار نقدًا

دفع مقاول يبني شرفات خشبية إلى نجّار هياكل 4,000 دولار نقدًا، دفعة واحدة ودون نموذج ⁦W-9⁩. لا يعرف المقاول إلا الاسم الأول وليس لديه إيصال. الملف: سحوبات من الصراف الآلي في تواريخ متطابقة، وصور مؤرَّخة للعمل، ورسائل نصية فيها السعر ويوم الدفع، وفاتورة المقاول نفسه إلى صاحب المنزل، وبيان موقّع إذا أمكن الوصول إلى النجّار. تتجاوز الدفعة حد 1099، فيُستحق عمومًا النموذج ⁦1099-NEC⁩ ما لم يكن النجّار شركة، وقد يكون الاستقطاع الاحتياطي قد انطبق: ⁦24%⁩ من 4,000 دولار تساوي 960 دولار. ويطلب النموذج الاسم الكامل والعنوان ويسمح بترك خانة الرقم الضريبي فارغة؛ ومع اسم أول فقط، يسجّل المقاول كل محاولة للوصول إلى النجّار ويطلب المساعدة في كيفية التقديم قبل الموعد النهائي.

ثلاثة مقاولين من الباطن دُفع لكل منهم 2,500 دولار

دفع مقاول تنسيق حدائق لثلاثة مقاولين من الباطن 2,500 دولار لكل منهم نقدًا خلال السنة، دون نماذج ⁦W-9⁩. مجموع كل منهم يتجاوز الحد، فيُستحق عمومًا النموذج ⁦1099-NEC⁩ عن كل مقاول ما لم يكن شركة. ومن دون أرقام ضريبية، قد يكون الاستقطاع الاحتياطي قد انطبق. وإذا تلقى كل مقاول دفعة واحدة قدرها 2,500 دولار، فإن ⁦24%⁩ من 2,500 دولار تساوي 600 دولار لكل مقاول، أي 1,800 دولار في المجموع، وقد تكون مستحقة إذا لم تُستقطع؛ ومع دفعات أصغر يبدأ الاستقطاع عمومًا بالدفعة كاملة التي تبلغ الحد، أو بالدفعة الأولى إذا كان النموذج 1099 أو الاستقطاع مطلوبًا لذلك المقاول في السنة السابقة. وهل يدعم إبلاغ المقاولين أنفسهم الإعفاء، وكيف يُرد على إشعار غرامة، تجده في نماذج 1099 المتأخرة وتخفيف الغرامة.

عامل دُفع له 18,000 دولار على مدى ثمانية أشهر

دفع مقاول ترميم لعامل واحد 18,000 دولار نقدًا على مدى ثمانية أشهر، وفق جدول أسبوعي ثابت، مستخدمًا أدوات المقاول وتعليماته. هذه وقائع تحكّم تشير نحو التوظيف. وإذا كان الوضع محل شك، فهذه المسألة أكبر من غياب الإيصال. يعيد المقاول بناء سجل المدفوعات أسبوعًا بأسبوع، ويراجع فئات IRS الثلاث كلها، ويتحقق هل قُدّمت أي نماذج 1099، لأن ذلك يؤثر في برنامج التسوية وخيارات الإعفاء الواردة في متعاقدون قد يكونون موظفين. وتسمية العامل مقاولًا من الباطن لا تحسم وضعه.

هل وضعك مختلف؟

• المبلغ النقدي كبير أو متكرر، أو لا تستطيع العثور على المقاول، أو يتعلق الأمر بعدة مقاولين أو سنوات: ما الإثبات الذي لا يزال ممكنًا بناؤه، وأي السنوات تُعاد بناؤها أولًا، وهل كانت نماذج 1099 أو الاستقطاع الاحتياطي مستحقة، كلها أحكام تقديرية على وقائعك؛ احصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• استُخدم نقد العملاء لدفع المقاولين من الباطن ولم يُودَع: يجب تسجيل الدخل والتكلفة معًا، سنة بسنة؛ احصل على مساعدة في مسك الدفاتر لإعادة بناء الدفاتر.
• يبدو من دفعت لهم موظفين: أصلح وضع العامل أولًا؛ راجع متعاقدون قد يكونون موظفين واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر لإعادة بناء سجل المدفوعات.
• لم تُقدَّم نماذج 1099 لسنة أو أكثر، أو وصلك الإشعار 972CG: راجع نماذج 1099 المتأخرة وتخفيف الغرامة. وإذا ذهب النقد إلى عدة مقاولين أو عبر عدة سنوات، فيجب إعادة بناء سجل المدفوعات أولًا؛ احصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• يرفض مقاول من الباطن تقديم النموذج ⁦W-9⁩ أو الرقم الضريبي، أو لا تجده: راجع جمع الأرقام الضريبية من المتعاقدين. وهل كان الاستقطاع الاحتياطي مستحقًا على مدفوعات سبق دفعها يتوقف على قائمة مدفوعاتك؛ احصل على مساعدة في مسك الدفاتر لبنائها.
• طلبت منك IRS أو ولايتك إثبات تكلفة نقدية: راجع الإيصالات الضائعة لمصروفات النشاط التجاري لمعرفة ما ترسله، واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر لتجهيز الملف قبل أن ترد.
• لست متأكدًا أن المقاول يحتاج إلى نموذج 1099 (شركة، مدفوعات بالبطاقة): راجع أي المتعاقدين يحصلون على نموذج ضريبي.
• أنت في كاليفورنيا: تستخدم الولاية اختبارها الخاص لوضع العامل، وقد يختلف عن اختبار IRS؛ راجع اختبار ABC في كاليفورنيا. وعلى الدافع الذي يجب أن يجري الاستقطاع الاحتياطي الاتحادي أن يستقطع لكاليفورنيا أيضًا، مع استثناءات محدودة (FTB)؛ راجع جمع الأرقام الضريبية من المتعاقدين.
• تدفع لمقاولين من الباطن خارج الولايات المتحدة: راجع الدفع للمتعاقدين في الخارج.
• إقرار مقدَّم سبق أن طالب بتكلفة لا تستطيع إثباتها: راجع تعديل إقرار بسبب أخطاء في مصروفات الأعمال واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر لإعادة بناء السنة.
• أنت شراكة أو شركة: يقدّم الكيان نماذج 1099 ويدين بأي استقطاع احتياطي كان ينبغي أن يجريه. ويدين به مالك المنشأة الفردية شخصيًا، والشركاء العامون مسؤولون عمومًا بموجب قانون الولاية عن ديون الشراكة (دليل IRS). ويمكن أن يدين المالك أو الشريك أو المسؤول أو أي شخص تحكّم في الدفع بغرامة استرداد أموال الصندوق الاستئماني بموجب المادة 6672 إذا كان عدم التحصيل أو الدفع متعمدًا (تعليمات النموذج 945)، ويمكن عمومًا تقديرها خلال ثلاث سنوات بعد الأحدث من 15 أبريل التالي وتاريخ تقديم النموذج 945، ولا حد زمنيًا إن لم يُقدَّم (دليل IRS). راجع نماذج 1099 المتأخرة وتخفيف الغرامة، واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر إذا كانت في السجلات فجوات.