1099 وW-2 المتأخرة: التقديم وتخفيف الغرامة

فاتني موعد تقديم نماذج 1099-NEC للمقاولين. ماذا أفعل الآن؟

سلّم كل مقاول النموذج 1099-NEC الناقص، وقدّم النسخة A إلى IRS فور التأكد من المبالغ وبيانات المستفيد. فالتقديم والتسليم واجبان منفصلان؛ وإتمام أحدهما لا يُتمّ الآخر (IRS: الإبلاغ عبر الإقرارات المعلوماتية).

تتطلب بوابة IRIS رمز التحكم بالمرسِل (Transmitter Control Code)؛ قدّم طلبًا للحصول عليه الآن عند الحاجة، لأن المعالجة قد تستغرق وقتًا (IRS: المنشور 1099). ولتسليم النموذج 1099 إلكترونيًا، احصل على موافقة إلكترونية صريحة من المقاول تُظهر قدرته على الاطلاع على الصيغة؛ وإلا فسلّمه نسخة ورقية (IRS: المنشور 1099).

بالنسبة للمدفوعات خلال السنة الضريبية لهذا الدليل، يُبلغ النموذج 1099-NEC عمومًا عن تعويضات غير الموظفين المؤهلة البالغة 2,000 دولار أو أكثر؛ أما سنوات الدفع السابقة فاستخدمت حدًا مختلفًا. تحقّق مما إذا كانت الدفعة واجبة الإبلاغ في سنة دفعها قبل إعداد نموذج متأخر (IRS: الأسئلة الشائعة عن النموذج 1099-NEC). أما مسألة ما إذا كانت الدفعة تتطلب نموذجًا، ومنها استثناءات طريقة الدفع، فتتعلق بـسجلات مسك الدفاتر الخاصة بالمقاولين.

الموعد المعتاد للنموذج 1099-NEC هو 31 يناير من السنة التالية لسنة الدفع، وينتقل إلى يوم العمل التالي إذا صادف عطلة نهاية أسبوع أو عطلة رسمية. وبالنسبة لمدفوعات 2026، يكون الموعد 1 فبراير 2027. ولا يوجد تمديد تلقائي لمهلة تقديم النموذج 1099-NEC. ويشترط IRS عمومًا التقديم الإلكتروني عندما يبلغ مجموع الإقرارات المعلوماتية 10 أو أكثر، مع جمع أنواع النماذج المختلفة معًا؛ وإلا فقد يُسمح بالتقديم الورقي (IRS: المنشور 1099؛ IRS: النموذج 1099-NEC).

لم أرسل نماذج W-2 للموظفين ولم أقدّمها. كيف أتدارك الأمر؟

بالنسبة للموظفين الذين تتطلب أجورهم النموذج W-2، سلّم النموذج الناقص وقدّم تقارير الأجور الأصلية إلى إدارة الضمان الاجتماعي الآن. وراجع سجلات الرواتب مقابل نماذج W-2 قبل إرسالها، لأن W-2 يبلغ عن الأجور والاستقطاع، لا عن المبلغ المودَع في حساب الموظف المصرفي فقط (IRS: تعليمات W-2).

تقبل إدارة الضمان الاجتماعي نماذج W-2 الأصلية عبر خدمة تقديم الأجور في Business Services Online، أو ورقيًا حيث يُسمح بذلك؛ ويجب أن تكون النسخة A الورقية نموذجًا رسميًا قابلًا للمسح الضوئي، لا مطبوعة من ملف PDF (IRS: النموذج W-2). وتنطبق قاعدة التقديم الإلكتروني عمومًا عند 10 إقرارات معلوماتية أو أكثر في المجموع، بما فيها نماذج 1099 (SSA: طرق التقديم). والموعد المعتاد لتقديم W-2 إلى إدارة الضمان الاجتماعي وتوزيعها على الموظفين هو 31 يناير، ويُعدَّل إلى يوم العمل التالي: 1 فبراير 2027 لأجور 2026. وإذا أغلقت النشاط التجاري، فيستحق واجبا W-2 كلاهما مع النموذج النهائي 941 أو 944 (IRS: تعليمات W-2).

إذا اختلفت إجماليات الأجور عن النموذج 941 المقدَّم، فسوِّها قبل افتراض أن W-2c وحده يحل المشكلة. وللإيداعات الفائتة أو إقرارات النموذج 941 قواعد مختلفة؛ راجع التأخر في ضرائب الرواتب.

هذه خطوات تقديم فيدرالية. وقد يتطلب الإبلاغ عن أجور الولاية والمقاولين إقرارات ومواعيد منفصلة.

كم تبلغ غرامة التقديم المتأخر وغرامة الكشف المتأخر؟ وهل يفيد التقديم الآن؟

يجوز لـ IRS فرض غرامة عن كل إقرار متأخر أو غير صحيح يُقدَّم للحكومة، وغرامة منفصلة عن كل كشف متأخر أو غير صحيح يُسلَّم للعامل. والتقديم أو التسليم في وقت أبكر قد ينقل المخالفة إلى شريحة غرامة أدنى (IRS: غرامات الإقرارات المعلوماتية).

حدّد أولًا سنة الدفع أو سنة الأجور. فحد الإبلاغ يتبع سنة الدفع؛ ومبالغ الغرامة تتبع السنة التي استحق فيها النموذج. ويغطي هذا الجدول نماذج مدفوعات أو أجور 2026، وموعدها عمومًا في 2027. أما النماذج المتأخرة الأقدم فتخضع لمعدلات سنة استحقاقها.

تنطبق الأسقف السنوية بشكل منفصل على مخالفات التقديم ومخالفات التسليم. والنشاط التجاري الصغير هو الذي لا يتجاوز متوسط إجمالي إيراداته السنوية 5,000,000 دولار في أحدث ثلاث سنوات ضريبية. وينشر IRS هذه المبالغ للنماذج المستحقة في 2027، لكن صفوف الشريحة الوسطى لديه تذكر «1 أغسطس 2026». والقانون يضع ذلك الموعد في السنة التي يستحق فيها الإقرار أو الكشف (IRS: الإجراء الضريبي 2025-32؛ قانون الولايات المتحدة: القسمان 6721 و6722؛ القسم 7503). وتبلغ غرامة التجاهل المتعمد الأكبر بين 690 دولارًا و10% من المبلغ الواجب الإبلاغ عنه عن كل إقرار وكل كشف، دون سقف سنوي (IRS: الإجراء الضريبي 2025-32). وقد يتعرض الإقرار المتأخر الذي فيه خطأ آخر لغرامة على الخطأ غير المصحح؛ ويستخدم IRS عمومًا أعلى غرامة تقديم منطبقة على ذلك الإقرار، ولا يجمع غرامات تقديم لنفس الإقرار (IRS: المنشور 1586).

لدى IRS عمومًا ثلاث سنوات بعد الأحدث من موعد استحقاق الإقرار أو تاريخ تقديمه الفعلي لتقدير غرامة التقديم المتأخر أو غير الصحيح. وإذا لم يُقدَّم إقرار معلوماتي مطلوب أبدًا، فلا يوجد موعد نهائي للتقدير (IRS: حدود تقدير غرامات الإقرارات المعلوماتية).

لم يعطني مقاول النموذج W-9 أو رقمه الضريبي. ماذا أفعل؟

إذا كان المقاول شخصًا أمريكيًا (US person)، فاطلب النموذج W-9 ووثّق تاريخ طلبك. وقد يكون للمستفيدين الأجانب نماذج لإثبات الوضع الضريبي وقواعد إبلاغ مختلفة؛ راجع الدفع للمقاولين في الخارج. وغياب رقم التعريف الضريبي (TIN) لا يُسقط النموذج 1099-NEC المطلوب أصلًا: فتعليمات IRS تقول بترك خانة TIN فارغة إذا لم يُقدَّم رقم، وقد يؤدي غياب الرقم أو خطؤه إلى غرامة بحد ذاته (IRS: المنشور 1099).

بالنسبة للمدفوعات الواجبة الإبلاغ إلى مقاول أمريكي ليس لديه TIN صالح، قد ينطبق الاستقطاع الاحتياطي بنسبة 24%. ويحكم حد 2026 البالغ 2,000 دولار أيضًا الاستقطاع الاحتياطي على هذه المدفوعات؛ أما اللوائح الأقدم فتعرض رقمًا أقل (IRS: الحد القانوني لعام 2026). ويقول IRS إن على الدافع بدء الاستقطاع فورًا إذا لم يُقدَّم TIN أو كان الرقم خاطئًا بوضوح، وأن يبلغ عن الاستقطاع الاحتياطي في النموذج 945 ونموذج 1099 المنطبق (IRS: برنامج B؛ IRS: الاستقطاع الاحتياطي). وإذا جرى الاستقطاع الاحتياطي، فقدّم النموذج 1099-NEC وسلّمه حتى لو كانت الدفعة دون حد الإبلاغ المعتاد (IRS: المنشور 1099). والنموذج W-9 الذي يُجمع لاحقًا يوجّه الإبلاغ والاستقطاع في المستقبل؛ ولا يفي بأثر رجعي بواجب استقطاع سابق.

إذا فات الاستقطاع الاحتياطي المطلوب، فالدافع مدين به بموجب القسمين 3406 و3403؛ ويدين به صاحب المنشأة الفردية بصفته الدافع. أما في الشراكة أو الشركة، فقد يواجه المالك أو الشريك أو المسؤول التنفيذي أو أي شخص آخر تحكّم في الدفع، بشكل منفصل، غرامة استرداد الضرائب المؤتمَن عليها (Trust Fund Recovery Penalty) بموجب القسم 6672 إذا كان مسؤولًا عن الضريبة وكان التقصير متعمدًا. ولدى IRS عمومًا ثلاث سنوات بعد الأحدث من 15 أبريل التالي أو تقديم النموذج 945 لتقدير الاستقطاع وتلك الغرامة؛ وعدم تقديم النموذج 945 قد يُبقي الأمرين مفتوحين (IRS: إجراءات الاستقطاع الاحتياطي؛ IRS: تعليمات النموذج 945؛ IRS: حدود غرامة الضرائب المؤتمَن عليها). وإذا أبلغ المقاول عن الدفعة وسدّد الضريبة، فاطلب الإعفاء بموجب القسم 3402(d) بنموذج 4669 موقّع من ذلك المقاول والنموذج 4670 من الدافع. ولا يزيل هذا الإعفاء الفوائد أو الغرامات، ولا يغطي ضريبة استُقطعت فعلًا ولم تُحوَّل (IRS: النموذج 4669؛ IRS: إجراءات الاستقطاع الاحتياطي).

احتفظ بسجل الطلبات. فالمنشور 1586 يصف الطلب الأولي، والطلبات السنوية عند اللزوم، للحصول على TIN ناقص، بوصفها جزءًا من إثبات السلوك المسؤول. أما إشعار CP2100 أو CP2100A عن TIN غير صحيح فله خطوات إشعار B الخاصة به؛ وهو يختلف عن الإشعار 972CG (IRS: المنشور 1586).

أرسل IRS الإشعار 972CG. ماذا يقترح وكيف أرد؟

يقترح الإشعار 972CG غرامة تقديم إقرار معلوماتي، غالبًا بسبب التقديم المتأخر أو طريقة التقديم غير الصحيحة أو غياب أرقام التعريف الضريبي أو خطئها؛ وهو ليس التقدير النهائي بعد. ويسرد الإشعار الإقرارات المقدَّمة المعنية ويوفّر صفحة للرد (IRS: المنشور 1586).

1. اقرأ تاريخ الإشعار وموعد الرد. وردّ خلال 45 يومًا تقويميًا من ذلك التاريخ، أو 60 يومًا تقويميًا للمقدّم الأجنبي. واطلب كتابةً، عند الحاجة، مهلة إضافية من العنوان المذكور في الإشعار قبل انتهاء المدة.
2. طابق كل نموذج مدرج مع ما قدّمته، وتاريخ قبوله، والاسم وTIN اللذين كانا لديك. وافصل النماذج التي تقر بتأخرها عن البنود التي تعترض عليها.
3. صحّح أي نماذج ناقصة أو خاطئة عبر قناة التقديم المناسبة. وأرسل قسيمة الرد بحسب الحالة: موافقة كاملة أو جزئية أو اعتراض، مع دفع أي مبلغ توافق عليه.
4. إذا كنت تطلب إعفاءً، فأرسل شرحًا كتابيًا موقّعًا يبين السبب والخطوات المتخذة قبل المخالفة وبعدها والوقائع الداعمة. وأرفق التصريح تحت طائلة عقوبة شهادة الزور المطلوب في المنشور. واحتفظ بنسخ وإثبات للتسليم.

يذكر المنشور 1586 أن IRS قد يطلب أدلة إضافية. وإذا لم ترد بحلول موعد الإشعار، فيقول IRS إنه سيقدّر المبلغ المقترح ويرسل إشعار رصيد مستحق. والإشعار 972CG نفسه يقترح غرامة تقديم بموجب القسم 6721؛ وقد تنطبق أيضًا غرامة منفصلة عن الكشف المتأخر بموجب القسم 6722 (IRS: المنشور 1586).

هل يمكن للسبب المعقول أن يلغي الغرامة؟

نعم، لكن IRS يشترط دليلًا على أن المخالفة نجمت عن سبب معقول لا عن إهمال متعمد. وعلى النشاط التجاري أن يثبت سلوكًا مسؤولًا قبل المخالفة وبعدها وعوامل مخففة مهمة أو ظروفًا خارجة عن إرادته؛ ولا يثبت ذلك مجرد التقديم المتأخر (IRS: غرامات الإقرارات المعلوماتية؛ IRS: المنشور 1586).

بالنسبة للنماذج التي قُدمت في موعدها ثم تبيّن أنها غير صحيحة، تلغي قاعدة منفصلة غرامة التقديم عن الأكبر بين 10 إقرارات أو 0.5% من جميع الإقرارات المطلوبة إذا صُحّحت بحلول 1 أغسطس من سنة استحقاقها، أو يوم العمل التالي إذا صادف ذلك التاريخ عطلة نهاية أسبوع أو عطلة رسمية. ولا تعفي هذه القاعدة الإقرارات الأصلية المتأخرة (IRS: المنشور 1099؛ IRS: تعليمات W-2). أما «الإعفاء لأول مرة» (First Time Abate) وخليفته التلقائي فيغطيان غرامات محددة للإقرارات الضريبية والإيداعات، لا غرامات الإقرارات المعلوماتية هذه (IRS: الإعفاء الإداري من الغرامات).

عند غياب TIN أو خطئه، بيّن متى طُلب النموذج W-9 أو غيره للحصول على TIN، وأي طلبات متابعة مطلوبة، ومتى وصل الرقم الصحيح. وعند التقديم المتأخر، اشرح الحدث المحدد، وما منع التقديم في موعده، وكيف تصرف النشاط التجاري لتفادي المشكلة، ومتى صحّحها. ويذكر المنشور 1586 أن طلب الإعفاء عن التقديم المتأخر أو عدم التقديم إلكترونيًا يحتاج شرحًا كتابيًا مستقلًا (IRS: المنشور 1586).

قد يقبل IRS الشرح أو يرفضه أو يسمح به لبعض المخالفات فقط. قارن الإشعار مع تأكيدات التقديم ونماذج W-9 للمقاولين وتقارير الرواتب والمراسلات والجدول الزمني للأحداث قبل الرد. وإذا كانت مجموعة النماذج كبيرة أو اختلط التأخر في التقديم بأخطاء TIN، فيلزم فحص كل مخالفة على حدة.

هل أستطيع خصم دفعة تجارية إذا تأخر نموذج 1099 الخاص بها أو غاب؟

لا يحسم تأخر النموذج 1099 أو غيابه وحده ما إذا كانت الدفعة نفسها قابلة للخصم. فلا يزال على المصروف أن يستوفي قواعد المصروفات التجارية العادية والضرورية، وعلى النشاط التجاري أن يتمكن من إثباته؛ وواجب الإقرار المعلوماتي يظل منفصلًا (IRS: المنشور 334؛ IRS: حفظ السجلات).

احتفظ بالفاتورة أو العقد وسجل الدفع واسم المستفيد والتاريخ والمبلغ ووصف العمل. ويقول IRS إن سجلات المصروفات ينبغي أن تثبت من دُفع له المبلغ وقيمته وإثبات الدفع ووقت تكبّد المصروف وغرضه التجاري؛ وقد يلزم أكثر من مستند (IRS: حفظ السجلات). وراجع المعاملة الضريبية للدفعة بشكل منفصل إذا كانت شخصية أو رأسمالية أو دُفعت لشخص وضعه كعامل غير مؤكد.

قدّمت نموذج 1099 أو W-2 وفيه خطأ. كيف أصححه؟

تحقّق أولًا من قاعدة الخطأ الضئيل بالدولار. فبالنسبة لإقرار أو كشف قُدّم أو سُلّم في موعده، يعامل IRS عمومًا كل مبلغ يختلف بما لا يزيد على 100 دولار وكل مبلغ ضريبة مستقطعة يختلف بما لا يزيد على 25 دولارًا على أنه صحيح لأغراض الغرامة. ويجوز للمستلم اختيار التصحيح كتابةً لمقدّم النموذج بحلول الأحدث من 30 يومًا بعد موعد استحقاق الكشف أو 15 أكتوبر من تلك السنة. ثم قدّم النماذج المصححة وسلّمها؛ وفعل ذلك خلال 30 يومًا من الاختيار قد يثبت السبب المعقول للخطأ. ولا تعفي القاعدة من التأخر (IRS: المنشور 1099؛ IRS: لوائح الاختيار).

بالنسبة للنموذج 1099-NEC، تعتمد طريقة التصحيح لدى IRS على ما إذا كان الأصل قد قُدّم إلكترونيًا أو ورقيًا وعلى نوع الخطأ (IRS: المنشور 1099).

بالنسبة لنموذج 1099 فيه غياب TIN أو خطؤه فقط، يقول IRS إن التصحيح غير لازم ما لم يحتج مبلغ أيضًا إلى تصحيح؛ واستخدم TIN الذي تحققت منه في الإقرارات المقبلة. أما خطأ رقم الضمان الاجتماعي في W-2 فصحّحه بالنموذج W-2c حتى لو كان الخطأ الوحيد (IRS: المنشور 1586).

لا تستخدم خانة VOID في نموذج 1099 لتصحيح نموذج قُدّم فعلًا؛ فهي تخبر IRS بتجاهل ذلك النموذج الورقي. وبالنسبة لأخطاء W-2، تطلب إدارة الضمان الاجتماعي تقديم W-2c وW-3c في أقرب وقت ممكن، مع W-3c منفصل لكل سنة يجري تصحيحها (IRS: المنشور 1099؛ SSA: إرشادات W-2c). وإذا لم يُقدَّم النموذج أبدًا، فأرسل نموذجًا أصليًا متأخرًا بدلًا من وصفه بأنه مصحَّح.

مثال

مبالغ توضيحية بالدولار الأمريكي. دفع نشاط تجاري 4,000 دولار لكل من ثلاثة مقاولين في 2026 مقابل خدمات مؤهلة، لكنه لم يسلّم نماذج 1099-NEC الخاصة بهم ولم يقدّمها بحلول الموعد. واكتشف المشكلة بعد 20 يومًا من موعد الاستحقاق المنطبق، وتحقّق من سجلات الدفع ونماذج W-9، وسلّم الكشوف الثلاثة، وقدّم الإقرارات الثلاثة في اليوم نفسه.

عند شريحة التصحيح المبكر البالغة 60 دولارًا، تبلغ غرامة التقديم المحتملة 3 × 60 دولارًا = 180 دولارًا. وقد تضيف كشوف المقاولين الثلاثة المتأخرة 180 دولارًا أخرى، فيصبح المجموع 360 دولارًا قبل أي إعفاء. ولو انتظر النشاط التجاري حتى بعد فترة التصحيح المبكر، لانطبقت شرائح غرامة أعلى. ويحتفظ النشاط التجاري بإثبات كل تسليم وتقديم، لا بنسخ من النماذج المكتملة فقط.

هل الأمر مختلف في حالتك؟

• يساورك شك في ما إذا كانت دفعة المقاول تتطلب نموذج 1099 في سنة دفعها: راجع سجلات مسك الدفاتر الخاصة بالمقاولين.
• إيداعات الرواتب أو إقرارات النموذج 941 متأخرة أيضًا: راجع التأخر في ضرائب الرواتب.
• ربما كان المقاول موظفًا: راجع المقاولون الذين قد يكونون موظفين.
• إقرار ضريبة دخل نشاطك التجاري غير مقدَّم أيضًا: راجع تدارك الإقرارات التجارية غير المقدَّمة.
• لديك عدة نماذج ناقصة، أو إشعار 972CG، أو مشكلات في أرقام تعريف المستفيدين والاستقطاع: اجمع دفتر المدفوعات ونماذج W-9 وتقارير الأجور والنسخ المقدَّمة وتأكيدات الإرسال والإشعارات للحصول على مساعدة في مسك الدفاتر.