Pagamento em dinheiro a subcontratado sem recibo: dedução e 1099

Ainda posso deduzir um subcontratado que paguei em dinheiro, sem recibo?

Um pagamento em dinheiro a um subcontratado é dedutível quando foi um custo comum e necessário do negócio e os registros o comprovam. O código tributário dos EUA permite a dedução de remuneração razoável por serviços efetivamente prestados, e os regulamentos exigem livros e registros suficientes para comprovar cada dedução. Salvo em poucos casos, a lei não exige um tipo específico de registro; por isso, o recibo é uma forma de provar um custo, não a única. Mas provar é tarefa sua: o IRS diz que você deve manter registros adequados ou provas suficientes para sustentar o que declarou, e que em geral precisa de provas documentais, como recibos, cheques compensados ou faturas (IRS: ônus da prova). No pagamento em dinheiro, os outros registros é que têm de sustentar a dedução.

O dinheiro em espécie é o ponto fraco, não a regra. O IRS diz que os documentos que sustentam uma despesa devem identificar o beneficiário, o valor, a prova do pagamento, a data e o serviço recebido, e que pode ser preciso mais de um documento. Um pagamento em dinheiro não deixa uma linha de extrato que mostre quem recebeu. A data do pagamento também importa: no regime de caixa, o custo em geral é deduzido no ano em que é pago, e o 1099 segue o mesmo ano.

Um caso de pagamento em dinheiro deixa de ser simples quando:

• o valor em dinheiro é alto ou se repetiu, ou foi para vários subcontratados ou ao longo de vários anos;
• você não tem nome, endereço ou número fiscal do subcontratado, ou não consegue encontrá-lo;
• o dinheiro veio de pagamentos de clientes que você nunca depositou, e por isso os livros não batem com o banco;
• as pessoas que você pagou trabalham no seu horário, com as suas ferramentas, por meses (veja a seção sobre a classificação do trabalhador abaixo); ou
• uma declaração já deduziu o custo, ou o IRS ou o seu estado pediu que você o comprove.

Reúna primeiro:

• os extratos bancários e de caixa eletrônico de todas as contas que poderiam ter fornecido o dinheiro;
• a lista dos trabalhos: contrato, orçamento, alterações de pedido, cronograma, licenças, fotos;
• todo nome, telefone e endereço que você tem de cada subcontratado, e qualquer W-9 ou fatura;
• mensagens de texto, e-mails e registros de chamadas sobre preço, datas e pagamento.

Que prova posso usar quando não há recibo?

Monte um dossiê de registros que concordem sobre quem foi pago, quanto, quando e por quê (IRS: registros).

Para um pagamento em dinheiro sem recibo, o IRS diz que você deve fazer uma explicação adequada nos seus registros no momento do pagamento. Uma declaração que o subcontratado assina agora é um registro feito depois. Ela ainda pode ajudar; combine-a com os saques, o registro do trabalho e as mensagens, e mantenha-a datada. O IRS não define uma lista de substitutos aceitos para o recibo de um pagamento em dinheiro; por isso, a declaração assinada pelo beneficiário é uma prova, não uma garantia, e o peso dela depende dos fatos e do resto do dossiê.

Para recibos perdidos em geral, veja recibos perdidos de despesas do negócio. Para o que um recibo deve mostrar, veja exigências do IRS para recibos.

Como registro o pagamento, e por que nunca devo criar ou antedatar um recibo?

Registre cada pagamento em dinheiro em uma linha própria, no dia em que pagar, e nunca crie nem antedate um recibo. A linha traz a data do pagamento, o nome do subcontratado, o trabalho, o valor, o que foi o serviço e onde a prova está guardada. Descreva cada registro pelo que ele é. Se um registro foi refeito, diga que foi refeito e quando.

1. Se o dinheiro saiu de uma conta da empresa, lance o saque como transferência para uma conta de dinheiro em caixa, para que o extrato bancário continue batendo.
2. Se o dinheiro veio de pagamentos de clientes que você nunca depositou, registre o pagamento inteiro do cliente como receita e o pagamento ao subcontratado como um custo separado. Não compense um com o outro; toda a renda que você recebe conta.
3. Lance cada pagamento dessa conta como mão de obra contratada (contract labor), ou como custo de subcontratado do trabalho, com a data em que foi pago.
4. Escreva no campo de observação o nome, o endereço, o trabalho do subcontratado e o dossiê de provas. Se você lança o pagamento agora, mantenha o dia do pagamento como data da transação, e anote o dia em que fez o lançamento e que ele foi refeito a partir dos registros listados.
5. Se o dinheiro saiu do seu bolso, e não de uma conta da empresa, registre-o como aporte do proprietário ou reembolso; veja como corrigir a mistura de fundos da empresa e pessoais.

Um empresário individual em geral informa a mão de obra contratada na linha 11 do Schedule C, a menos que o custo seja deduzido em outro lugar, como no custo das mercadorias vendidas. Sociedades de pessoas e corporações o deduzem nas próprias declarações, sob as mesmas regras de prova. Para custos de obras, veja apuração de custos de obras na construção.

Nunca antedate um registro: entregar ao IRS, de forma intencional, um documento que você sabe ser falso em ponto relevante pode ser crime pela section 7207. Assinar uma declaração, sob pena de perjúrio, que você não acredita ser verdadeira também pode ser, pela section 7206. Uma declaração que diz “escrita nesta data, a partir destes registros” é um registro honesto da lacuna; ela, sozinha, não torna a dedução admissível.

O pagamento em dinheiro muda minha obrigação do 1099-NEC?

Não. O Form 1099-NEC depende do que você pagou e do motivo, não da forma. Em geral, você o entrega para cada pessoa que não é seu empregado e que você pagou, no curso do seu comércio ou negócio, por serviços (inclusive peças ou materiais fornecidos pela pessoa quando isso era acessório ao serviço), a partir do momento em que os pagamentos chegam a $2.000 no ano (instruções do IRS). Os anos de pagamento anteriores usavam um limite de $600. O formulário vence em 1º de fevereiro de 2027 para os pagamentos feitos neste ano fiscal.

Pagamentos a uma corporação, inclusive a uma LLC tributada como corporação, em geral não exigem o Form 1099-NEC. Quem recebe um formulário, e como são tratados os pagamentos por cartão, aplicativo e rede, está em quais prestadores de serviços recebem um formulário fiscal. Os estados podem acrescentar seus próprios relatórios sobre prestadores de serviços; esta página trata das regras federais.

O Schedule C de um empresário individual pergunta se o negócio fez pagamentos que exigiam Forms 1099 e se entregou ou vai entregar esses formulários. A falta de um formulário, sozinha, não decide a dedução; veja Forms 1099 atrasados e alívio de multas.

Não tenho o número fiscal ou não encontro o subcontratado. O que significam o W-9, a retenção adicional e a multa por entrega?

Sem o número fiscal, você em geral deve reter 24% de um pagamento que exige um Form 1099 e enviar o valor ao IRS, e um formulário ausente ou atrasado pode custar uma multa por formulário. Um W-9 coletado antes de você pagar é como se obtém o número de que as duas coisas precisam.

• W-9. O Form W-9 obtém o número fiscal correto do subcontratado (um número de Social Security, ITIN ou EIN) para o formulário. No teste de motivo razoável da multa (uma razão de boa-fé que o IRS pode aceitar para dar alívio), o IRS procura um pedido feito quando a relação começa, oral ou escrito, e pedidos anuais se o número continuar faltando (Publication 1586). O caso de um subcontratado que não quer fornecê-lo está em como obter o número fiscal dos prestadores de serviços.
• Retenção adicional (backup withholding). Sem o número fiscal, a retenção adicional pode se aplicar: quem paga deve reter 24% do pagamento (IRS: retenção adicional). O mesmo limite vale para a retenção (instruções do IRS). Pela section 3406(b)(6), ela começa com o pagamento inteiro que leva o total do subcontratado no ano a $2.000 e cobre todos os pagamentos seguintes, ou com o primeiro pagamento, se você tinha de entregar um 1099 para esse subcontratado, ou reter dele, no ano anterior. Para um pagamento como o de um subcontratado, não há período de espera, mesmo que o subcontratado diga que o número está a caminho. Quem pagou e não reteve pode responder pelo valor que deixou de ser recolhido; por isso, um pagamento integral em dinheiro, feito sem um número, pode deixar quem pagou devendo o imposto. O IRS pode dispensar o imposto, mas não as multas nem os juros, se o subcontratado declarou a renda e pagou o imposto sobre ela, o que se comprova com um Form 4669 assinado pelo subcontratado (section 3402(d)); um subcontratado que você não encontra não pode assiná-lo. Depósitos, declaração e esse alívio estão em como obter o número fiscal dos prestadores de serviços.
• Multa por entrega. Um Form 1099-NEC atrasado, ausente ou incorreto gera multa por formulário entregue ao IRS, e separadamente pela cópia devida ao subcontratado. Para formulários que vencem na próxima temporada de entregas, o valor vai de $60 por formulário ou cópia, quando corrigido em até 30 dias, a $340, quando corrigido depois de 1º de agosto ou nunca entregue, e é maior quando a falha é intencional (no mínimo $690). O motivo razoável pode reduzir ou eliminar a multa; os valores e o alívio estão em Forms 1099 atrasados e alívio de multas.

Tenho o número fiscal, mas não encontro o subcontratado

Se o subcontratado deu a você um número fiscal, mas você não consegue falar com ele agora, o formulário ainda pode levar o nome, o endereço e o número que você tem; guarde a mensagem ou a anotação que mostra de onde veio o número. Um número errado pode gerar um aviso e uma multa próprios; como obter o número fiscal dos prestadores de serviços explica como conferi-lo. Se você sabe o nome e o endereço, mas não tem o número, entregue o 1099-NEC no prazo com a caixa do número fiscal em branco (instruções gerais do IRS); um número ausente ainda pode gerar multa. Registre cada tentativa de falar com o subcontratado (data, meio, resultado) e guarde o registro no dossiê de provas. As instruções ligam a obrigação de entrega ao pagamento, e não ao contato com o subcontratado. O formulário pede o nome completo e o endereço do beneficiário, e as instruções não dizem o que entregar quando você sabe apenas um primeiro nome e um telefone; busque ajuda antes do prazo.

O que o subcontratado deve, e a declaração dele muda a minha dedução?

Um subcontratado que é pessoa física ou empresário individual em geral deve imposto de renda sobre toda a renda recebida pelo trabalho, quer alguém entregue um 1099 ou não, e imposto de autônomo (self-employment tax) sobre o lucro líquido (Publication 334); uma corporação informa a própria renda. Um subcontratado que teve imposto retido o reivindica como crédito em uma declaração.

A declaração do subcontratado não decide a sua dedução; seus registros decidem. Os dois ainda estão ligados: o IRS usa o formulário para conferir se o beneficiário declarou o pagamento, e a entrega deixa registrados o beneficiário e o valor.

Pagar em dinheiro não obriga você a entregar o Form 8300. Esse formulário é entregue por uma empresa que recebe mais de $10.000 em dinheiro em uma transação ou em transações relacionadas (IRS: Form 8300). Se um cliente pagou a você esse valor em dinheiro, a entrega é sua, até o 15º dia após o recebimento do dinheiro (instruções).

Quando um subcontratado pago em dinheiro parece um empregado?

Quando você controla quando, onde e como o trabalho é feito, ou a pessoa trabalha para você de forma contínua no centro do seu negócio. O dinheiro não muda isso: o pagamento pode ser em dinheiro ou em outras formas, e a classificação depende da relação. O IRS examina o controle comportamental, o controle financeiro e a relação, sem um único fato decisivo (Publication 15-A).

Se você trata um empregado como prestador de serviços sem uma base razoável, pode responder pelos impostos sobre o emprego referentes ao trabalhador, mais uma multa. Isso pode ser uma exposição maior do que um recibo ausente. O alívio da Section 530 exige que os 1099 exigidos tenham sido entregues no prazo; o Voluntary Classification Settlement Program exige que todos os 1099 exigidos tenham sido entregues nos três anos anteriores; e as alíquotas reduzidas de responsabilidade da seção 3509 dobram quando não foram entregues, a menos que a falha tenha tido motivo razoável. Se a falta de retenção foi desprezo intencional, a section 3509 não se aplica e as alíquotas reduzidas se perdem. Corrigir a classificação, as entregas atrasadas e o alívio estão em prestadores de serviços que podem ser empregados. Os testes estaduais podem ser diferentes do teste do IRS.

O que devo mudar daqui para a frente?

1. Peça um W-9 antes do primeiro pagamento. Guarde-o em uma pasta para cada subcontratado.
2. Peça uma fatura por escrito ou um contrato de trabalho assinado com o nome, o endereço, o escopo e o preço do subcontratado.
3. Pague por cheque ou transferência bancária a partir da conta da empresa. O IRS recomenda pagar por cheque para documentar despesas do negócio, e o extrato mostra o beneficiário, o valor e a data.
4. Se o dinheiro em espécie for inevitável, peça que o subcontratado assine e date um comprovante de pagamento quando você pagar, e escreva a explicação nos seus registros nesse mesmo dia.
5. Mantenha um registro de pagamentos por subcontratado: data, trabalho, valor, forma de pagamento. Some o total de cada um todo dezembro e compare com o limite de $2.000.
6. Entregue o 1099-NEC no prazo e guarde o dossiê pelo tempo em que os registros possam importar; veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Um carpinteiro de estrutura pago com US$4.000 em dinheiro

Um construtor de decks pagou US$4.000 em dinheiro a um carpinteiro de estrutura, em um único pagamento e sem W-9. O construtor sabe só o primeiro nome e não tem recibo. O dossiê: saques no caixa eletrônico em datas correspondentes, fotos datadas do trabalho, mensagens com o preço e o dia do pagamento, a própria fatura do construtor ao proprietário da casa e uma declaração assinada, se o carpinteiro puder ser encontrado. O pagamento está acima do limite do 1099, então em geral é devido um Form 1099-NEC, a menos que o carpinteiro seja uma corporação, e a retenção adicional pode ter se aplicado: 24% de US$4.000 são US$960. O formulário pede nome completo e endereço e permite deixar em branco a caixa do número fiscal; com só o primeiro nome, o construtor registra cada tentativa de falar com o carpinteiro e busca ajuda sobre como entregar antes do prazo.

Três subcontratados pagos com US$2.500 cada

Um paisagista pagou US$2.500 a cada um de três subcontratados em dinheiro durante o ano, sem W-9. O total de cada um está acima do limite, então em geral é devido um Form 1099-NEC para cada subcontratado, a menos que seja uma corporação. Sem números fiscais, a retenção adicional pode ter se aplicado. Se cada subcontratado recebeu um pagamento de US$2.500, 24% de US$2.500 são US$600 por subcontratado, ou US$1.800 no total, valor que pode ser devido se não foi retido; com pagamentos menores, a retenção em geral começa com o pagamento inteiro que chega ao limite, ou com o primeiro pagamento se um 1099 ou uma retenção era exigido desse subcontratado no ano anterior. Se a declaração dos próprios subcontratados sustenta o alívio, e como responder a um aviso de multa, está em Forms 1099 atrasados e alívio de multas.

Um trabalhador pago com US$18.000 em oito meses

Um reformador pagou US$18.000 em dinheiro a um trabalhador ao longo de oito meses, em um cronograma semanal fixo, com as ferramentas e as instruções do reformador. Esses fatos de controle indicam emprego. Se a classificação está em dúvida, essa dúvida é maior do que o recibo ausente. O reformador refaz o histórico de pagamentos por semana, revê as três categorias do IRS e confere se algum 1099 foi entregue, porque isso afeta o programa de acordo e as opções de alívio em prestadores de serviços que podem ser empregados. Chamar o trabalhador de subcontratado não resolve a classificação.

E no seu caso?

• O valor em dinheiro é alto ou se repetiu, você não encontra o subcontratado, ou há vários subcontratados ou anos envolvidos: que prova ainda pode ser montada, quais anos refazer primeiro e se havia 1099 ou retenção adicional a fazer são decisões de julgamento sobre os seus fatos; busque ajuda com escrituração contábil.
• O dinheiro de clientes foi usado para pagar subcontratados e nunca foi depositado: a renda e o custo precisam ser registrados, ano a ano; busque ajuda com escrituração contábil para refazer os livros.
• As pessoas que você pagou parecem empregados: corrija primeiro a classificação do trabalhador; veja prestadores de serviços que podem ser empregados e busque ajuda com escrituração contábil para refazer o histórico de pagamentos.
• Os 1099 nunca foram entregues em um ou mais anos, ou você recebeu o Notice 972CG: veja Forms 1099 atrasados e alívio de multas. Se o dinheiro foi para vários subcontratados ou ao longo de vários anos, o histórico de pagamentos precisa ser refeito primeiro; busque ajuda com escrituração contábil.
• Um subcontratado não quer dar o W-9 ou o número fiscal, ou você não o encontra: veja como obter o número fiscal dos prestadores de serviços. Se a retenção adicional era devida nos pagamentos já feitos depende da sua lista de pagamentos; busque ajuda com escrituração contábil para montá-la.
• O IRS ou o seu estado pediu que você comprove um custo pago em dinheiro: veja recibos perdidos de despesas do negócio para saber o que enviar, e busque ajuda com escrituração contábil para montar o dossiê antes de responder.
• Você não tem certeza de que o subcontratado precisa de um 1099 (uma corporação, pagamentos por cartão): veja quais prestadores de serviços recebem um formulário fiscal.
• Você está na Califórnia: o estado usa seu próprio teste de classificação do trabalhador, que pode ser diferente do teste do IRS; veja o teste ABC da Califórnia. Quem precisa fazer a retenção adicional federal também precisa reter para a Califórnia, com exceções limitadas (FTB); veja como obter o número fiscal dos prestadores de serviços.
• Você paga subcontratados fora dos EUA: veja pagar prestadores de serviços no exterior.
• Uma declaração já entregue deduziu um custo que você não consegue comprovar: veja retificar uma declaração por erros em despesas do negócio e busque ajuda com escrituração contábil para refazer o ano.
• Você é uma sociedade de pessoas ou uma corporação: a entidade entrega os 1099 e deve a retenção adicional que deveria ter feito. Um empresário individual a deve pessoalmente, e os sócios gerais (general partners) em geral respondem, pela lei estadual, pelas dívidas da sociedade (manual do IRS). Um proprietário, sócio, diretor ou outra pessoa que controlava os pagamentos pode dever a multa de recuperação de tributos retidos da section 6672 se a falta de retenção ou de recolhimento foi intencional (instruções do Form 945), que em geral pode ser lançada até três anos após o que ocorrer depois: o 15 de abril seguinte ou a entrega do Form 945, sem limite se nenhum foi entregue (manual do IRS). Veja Forms 1099 atrasados e alívio de multas, e busque ajuda com escrituração contábil se os registros tiverem lacunas.