하도급업자에게 현금 지급, 영수증 없음: 공제와 1099

영수증 없이 현금으로 준 하도급업자 비용도 공제받을 수 있나요?

하도급업자에게 현금으로 지급한 비용은 사업에 필요하고 통상적인 비용이며 기록으로 입증되면 공제됩니다. 세법은 실제로 제공된 용역에 대한 적정한 대가의 공제를 허용하고, 규정은 각 공제를 입증하기에 충분한 장부와 기록을 요구합니다. 몇 가지 경우를 제외하면 법이 특정 종류의 기록을 요구하지는 않으므로 영수증은 비용을 입증하는 한 가지 방법일 뿐 유일한 방법은 아닙니다. 하지만 입증은 본인의 몫입니다. IRS는 충분한 기록을 보관하거나 본인의 진술을 뒷받침할 충분한 증거를 갖추라고 하며, 일반적으로 영수증, 취소된 수표, 청구서 같은 서면 증거가 있어야 한다고 설명합니다(IRS: 입증 책임). 현금이라면 다른 기록들이 공제 주장을 받쳐 줘야 합니다.

현금이 규칙 위반은 아니지만 약한 고리입니다. IRS는 비용의 증빙 서류가 수령인, 금액, 지급 증거, 날짜, 받은 용역을 확인할 수 있어야 하며, 서류가 하나 이상 필요할 수 있다고 설명합니다. 현금 지급은 누가 돈을 받았는지 보여 주는 명세서 항목을 남기지 않습니다. 지급 날짜도 중요합니다. 현금주의 방식에서는 비용을 일반적으로 지급한 연도에 공제하며, 1099도 같은 연도를 따릅니다.

다음과 같으면 현금 사례가 간단하지 않습니다.

• 현금 금액이 크거나 반복되었거나, 하도급업자 여러 명 또는 여러 해에 걸쳐 있음
• 하도급업자의 이름, 주소, 납세자 번호가 없거나 하도급업자를 찾을 수 없음
• 현금이 입금하지 않은 고객 결제금에서 나와서 장부가 은행 거래와 맞지 않음
• 지급한 사람들이 본인의 일정에 맞춰 본인의 도구로 몇 달씩 일함(아래 근로자 신분 항목 참고)
• 이미 제출한 신고서에서 그 비용을 공제했거나, IRS나 주 정부가 입증을 요구함

먼저 모아 둘 자료는 다음과 같습니다.

• 현금의 출처가 될 수 있는 모든 계좌의 은행·ATM 명세서
• 작업 목록: 계약서, 견적서, 변경 주문서, 일정, 허가서, 사진
• 하도급업자마다 갖고 있는 모든 이름, 전화번호, 주소와 W-9나 청구서
• 가격, 날짜, 지급에 관한 문자 메시지, 이메일, 통화 기록

영수증이 없을 때 증빙으로 무엇을 쓸 수 있나요?

누구에게, 얼마를, 언제, 무엇을 위해 줬는지가 서로 일치하는 기록 묶음을 만드세요(IRS: 기록).

영수증 없는 현금 지급에 대해 IRS는 지급 당시 기록에 충분한 설명을 남겨야 한다고 설명합니다. 하도급업자가 지금 서명해 주는 확인서는 나중에 만든 기록입니다. 그래도 도움이 될 수 있으니 인출 내역, 작업 기록, 메시지와 함께 묶고 날짜를 표시해 보관하세요. IRS는 현금 영수증을 대신할 수 있는 인정 목록을 정해 두지 않았으므로, 수령인의 서명 확인서는 증거일 뿐 안전장치(safe harbor)가 아닙니다. 얼마나 인정되는지는 사실관계와 나머지 파일에 달려 있습니다.

영수증을 잃어버린 일반적인 경우는 사업 비용 영수증 분실을, 영수증에 무엇이 있어야 하는지는 IRS 영수증 요건을 참고하세요.

지급을 어떻게 기록하나요? 영수증을 만들거나 날짜를 앞당겨 쓰면 안 되는 이유는 무엇인가요?

현금 지급은 지급한 날 한 건씩 별도 줄에 기록하세요. 영수증을 새로 만들거나 날짜를 앞당겨 쓰면 안 됩니다. 한 줄에 지급 날짜, 하도급업자 이름, 작업명, 금액, 작업 내용, 증빙을 보관한 곳을 적습니다. 모든 기록은 있는 그대로 설명하세요. 기록을 다시 만들었다면 다시 만들었다는 사실과 시점을 적으세요.

1. 현금이 사업 계좌에서 나왔다면 인출을 보유 현금 계정으로의 이체로 기록해, 은행 명세서와 계속 맞게 하세요.
2. 현금이 입금하지 않은 고객 결제금에서 나왔다면 고객 결제금 전체를 수입으로, 하도급업자 지급을 별도 비용으로 기록하세요. 한쪽에서 다른 쪽을 빼서 순액으로 기록하지 마세요. 받은 모든 소득이 포함됩니다.
3. 그 계정에서 나간 각 지급은 외주 인건비 또는 해당 작업의 하도급 비용으로 지급한 날짜에 맞춰 기록하세요.
4. 메모에 하도급업자의 이름, 주소, 작업, 증빙 파일을 적으세요. 지금 입력하는 것이라면 거래 날짜는 실제 지급한 날로 두고, 입력한 날짜와 위에 나열한 기록들을 바탕으로 다시 만들었다는 사실을 따로 적으세요.
5. 현금이 사업 계좌가 아니라 본인 주머니에서 나왔다면 소유주 출자 또는 상환으로 기록합니다. 사업 자금과 개인 자금이 섞였을 때 바로잡기를 참고하세요.

개인사업자는 일반적으로 외주 인건비를 Schedule C 11번 줄에 신고하되, 매출원가처럼 다른 곳에서 공제하는 비용은 제외합니다. 파트너십과 법인은 같은 입증 규칙에 따라 각자의 신고서에서 공제합니다. 작업별 원가는 건설 작업별 원가 계산을 참고하세요.

기록의 날짜를 앞당기지 마세요. 중요한 부분이 허위임을 알면서 고의로 IRS에 서류를 제출하면 section 7207에 따라 범죄가 될 수 있습니다. 사실이라고 믿지 않는 진술서에 위증 처벌을 전제로 서명하는 것도 section 7206에 따라 마찬가지입니다. "이 날짜에, 이 기록들을 바탕으로 작성함"이라고 적은 진술서는 공백을 있는 그대로 남기는 기록이며, 그것만으로 공제가 인정되지는 않습니다.

현금으로 지급해도 1099-NEC 제출 의무는 달라지나요?

아니요. Form 1099-NEC는 무엇을 위해 얼마를 지급했느냐에 따라 정해지며 어떤 방법으로 지급했는지는 상관없습니다. 일반적으로 본인의 직원이 아니면서 사업 과정에서 용역의 대가로 지급한 사람(용역에 부수해 그 사람이 공급한 부품이나 자재 포함)에게 연간 지급액이 $2,000에 이르면 제출합니다(IRS 작성 안내). 이전 지급 연도에는 기준액이 $600이었습니다. 이번 과세연도에 한 지급에 대한 양식 기한은 2027년 2월 1일입니다.

법인(법인으로 과세되는 LLC 포함)에 대한 지급은 일반적으로 Form 1099-NEC가 필요하지 않습니다. 누가 양식을 받는지, 카드·앱·결제망 지급은 어떻게 취급하는지는 어떤 계약자에게 세금 신고 양식을 보내야 하나에서 다룹니다. 주 정부가 계약자 보고를 별도로 요구할 수 있으며, 이 페이지는 연방 규칙을 다룹니다.

개인사업자의 Schedule C에는 Form 1099가 필요한 지급을 했는지, 그 양식을 제출했거나 제출할 것인지 묻는 질문이 있습니다. 양식이 없다고 해서 그것만으로 공제가 결정되지는 않습니다. 늦은 1099와 가산세 구제를 참고하세요.

납세자 번호가 없거나 하도급업자를 찾을 수 없습니다. W-9, 백업 원천징수, 제출 가산세는 무슨 뜻인가요?

납세자 번호가 없으면 일반적으로 Form 1099가 필요한 지급액의 24%를 떼어 IRS에 납부해야 하고, 양식이 누락되거나 늦으면 양식마다 가산세가 붙을 수 있습니다. 지급 전에 받아 둔 W-9가 둘 다에 필요한 번호를 얻는 방법입니다.

• W-9. Form W-9로 양식에 쓸 하도급업자의 정확한 납세자 번호(사회보장번호, ITIN 또는 EIN)를 받습니다. 가산세 정당한 사유 판단(IRS가 구제를 인정할 수 있는 선의의 사유)에서 IRS는 거래 관계가 시작될 때 구두나 서면으로 요청했는지, 번호가 계속 없다면 해마다 요청했는지를 봅니다(Publication 1586). 번호를 주지 않으려는 하도급업자는 계약자의 납세자 번호 받기에서 다룹니다.
• 백업 원천징수. 납세자 번호가 없으면 백업 원천징수가 적용될 수 있습니다. 지급하는 쪽은 지급액의 24%를 원천징수해야 합니다(IRS: 백업 원천징수). 원천징수에도 같은 기준액이 적용됩니다(IRS 작성 안내). section 3406(b)(6)에 따르면, 그해 하도급업자에게 준 합계가 $2,000에 이르게 되는 지급 전체부터 이후 모든 지급에 적용되고, 전년도에 그 하도급업자에게 1099를 제출하거나 원천징수해야 했다면 첫 지급부터 적용됩니다. 하도급업자 보수 같은 지급에는 하도급업자가 번호가 곧 나온다고 말하더라도 유예 기간이 없습니다. 원천징수하지 않은 지급자는 징수하지 못한 금액에 대해 책임을 질 수 있으므로, 번호 없이 전액 현금으로 지급하면 지급자가 그 세금을 내야 할 수 있습니다. 하도급업자가 그 소득을 신고하고 세금을 냈다면 IRS가 그 세금을 면제할 수 있으며(가산세와 이자는 제외), 하도급업자가 서명한 Form 4669로 증명합니다(section 3402(d)). 찾을 수 없는 하도급업자는 서명할 수 없습니다. 납부, 신고, 이 구제는 계약자의 납세자 번호 받기에서 다룹니다.
• 제출 가산세. 늦거나 누락되거나 잘못된 Form 1099-NEC에는 IRS에 제출하는 양식마다, 하도급업자에게 주는 사본마다 별도로 가산세가 붙습니다. 다음 제출 시즌에 기한이 돌아오는 양식은 30일 안에 바로잡으면 양식 또는 사본마다 $60이고, 8월 1일 이후에 바로잡거나 아예 제출하지 않았다면 $340까지 올라가며, 고의적 불이행이면 더 높습니다(최소 $690). 정당한 사유가 있으면 줄이거나 없앨 수 있습니다. 금액과 구제는 늦은 1099와 가산세 구제에서 다룹니다.

납세자 번호는 있는데 하도급업자를 찾을 수 없습니다

하도급업자가 납세자 번호를 줬지만 지금은 연락이 안 된다면, 갖고 있는 이름, 주소, 번호로 양식을 작성할 수 있습니다. 번호를 어디서 받았는지 보여 주는 메시지나 메모를 보관하세요. 잘못된 번호는 별도의 통지와 가산세로 이어질 수 있으며, 번호 확인은 계약자의 납세자 번호 받기에서 다룹니다. 이름과 주소는 알지만 번호가 없다면 납세자 번호 칸을 비워 두고 기한 안에 1099-NEC를 제출하세요(IRS 일반 작성 안내). 번호가 없으면 여전히 가산세가 붙을 수 있습니다. 하도급업자에게 연락하려 한 시도마다 날짜, 방법, 결과를 기록하고 그 기록부를 증빙 파일에 보관하세요. 작성 안내는 제출 의무를 하도급업자와의 연락이 아니라 지급에 연결합니다. 양식에는 수령인의 전체 이름과 주소가 필요한데, 이름의 앞부분과 전화번호만 아는 경우 무엇을 제출해야 하는지는 작성 안내에 나와 있지 않으므로 기한 전에 도움을 받으세요.

하도급업자는 무슨 세금을 내나요? 하도급업자의 신고가 제 공제에 영향을 주나요?

개인이나 개인사업자인 하도급업자는 1099를 제출하는 사람이 있든 없든 그 일로 받은 모든 소득에 대해 일반적으로 소득세를 내고, 순소득에 대해 자영업세를 냅니다(Publication 334). 법인은 자기 소득을 직접 신고합니다. 세금이 원천징수된 하도급업자는 신고서에서 이를 세액공제로 청구합니다.

하도급업자의 신고가 본인의 공제를 결정하지는 않으며, 본인의 기록이 결정합니다. 그래도 두 가지는 연결되어 있습니다. IRS는 양식을 통해 수령인이 그 지급을 신고했는지 확인하며, 제출하면 수령인과 금액이 기록에 남습니다.

현금으로 지급했다고 해서 Form 8300을 제출해야 하는 것은 아닙니다. 이 양식은 한 번의 거래나 관련된 거래에서 $10,000를 넘는 현금을 받은 사업체가 제출합니다(IRS: Form 8300). 고객이 그만큼 현금으로 냈다면 제출 의무는 본인에게 있으며, 현금을 받은 날부터 15일째 되는 날까지 제출해야 합니다(작성 안내).

현금으로 지급받는 하도급업자는 언제 직원처럼 보이나요?

일하는 시기, 장소, 방법을 본인이 통제하거나, 그 사람이 사업의 핵심 업무를 꾸준히 해 줄 때입니다. 현금이라고 달라지지 않습니다. 보수는 현금이나 다른 형태로 지급할 수 있고, 신분은 관계가 결정합니다. IRS는 행동 통제, 재정 통제, 관계를 보며, 하나의 사실만으로 결정하지 않습니다(Publication 15-A).

직원을 합리적인 근거 없이 계약자로 취급하면 그 근로자의 고용세에 대한 책임을 질 수 있고, 가산세도 붙을 수 있습니다. 영수증이 없는 것보다 더 큰 부담일 수 있습니다. Section 530 구제를 받으려면 필요한 1099를 제때 제출했어야 하고, Voluntary Classification Settlement Program은 최근 3년간 필요한 모든 1099를 제출했어야 하며, section 3509의 낮춘 책임 요율은 제출하지 않았을 때 두 배가 됩니다. 정당한 사유로 인한 불이행은 예외입니다. 원천징수 불이행이 고의적 무시였다면 section 3509는 적용되지 않고 낮춘 요율을 받을 수 없습니다. 신분 바로잡기, 과거 제출, 구제는 직원일 수 있는 계약자에서 다룹니다. 주 정부의 판단 기준은 IRS 기준과 다를 수 있습니다.

앞으로 무엇을 바꿔야 하나요?

1. 첫 지급 전에 W-9를 받으세요. 하도급업자마다 파일에 보관하세요.
2. 서면 청구서나 서명한 작업 계약서를 받으세요. 하도급업자의 이름, 주소, 작업 범위, 가격이 들어 있어야 합니다.
3. 사업 계좌에서 수표나 계좌 이체로 지급하세요. IRS는 사업 비용을 입증하려면 수표로 지급하라고 조언하며, 명세서에는 수령인, 금액, 날짜가 나옵니다.
4. 현금이 불가피하다면 지급할 때 하도급업자가 지급 전표에 서명하고 날짜를 적게 하고, 그날 기록에 설명을 남기세요.
5. 하도급업자별 지급 기록부를 만드세요. 날짜, 작업, 금액, 지급 방법을 적습니다. 매년 12월에 하도급업자별로 합산해 $2,000 기준액과 비교하세요.
6. 1099-NEC를 기한 안에 제출하고 기록이 필요할 수 있는 기간 동안 파일을 보관하세요. 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 미국 달러를 사용합니다.

현금 $4,000를 받은 골조 작업자

데크 시공업체가 W-9 없이 골조 작업자에게 한 번에 $4,000를 현금으로 지급했습니다. 업체는 이름의 앞부분만 알고 영수증도 없습니다. 파일에는 같은 날짜의 ATM 인출 내역, 날짜가 있는 작업 사진, 가격과 지급일이 담긴 문자 메시지, 업체가 집주인에게 보낸 청구서, 골조 작업자와 연락이 되면 받을 서명 확인서가 있습니다. 이 지급은 1099 기준액을 넘으므로, 골조 작업자가 법인이 아닌 한 일반적으로 Form 1099-NEC를 제출해야 하고 백업 원천징수가 적용되었을 수 있습니다. $4,000의 24%는 $960입니다. 양식에는 전체 이름과 주소가 필요하고 납세자 번호 칸은 비워 둘 수 있습니다. 이름의 앞부분만 아는 경우 업체는 골조 작업자에게 연락하려 한 시도를 모두 기록하고, 기한 전에 제출 방법에 대해 도움을 받습니다.

각각 $2,500를 받은 하도급업자 세 명

조경업체가 한 해 동안 W-9 없이 하도급업자 세 명에게 각각 $2,500를 현금으로 지급했습니다. 각자의 합계가 기준액을 넘으므로, 하도급업자가 법인이 아닌 한 일반적으로 하도급업자마다 Form 1099-NEC를 제출해야 합니다. 납세자 번호가 없으므로 백업 원천징수가 적용되었을 수 있습니다. 각 하도급업자가 $2,500를 한 번 받았다면 $2,500의 24%는 하도급업자 1명당 $600, 전체 $1,800이며, 원천징수하지 않았다면 이 금액을 내야 할 수 있습니다. 지급액이 더 작았다면 원천징수는 일반적으로 기준액에 이르게 되는 지급 전체부터, 또는 전년도에 그 하도급업자에 대해 1099 제출이나 원천징수가 필요했다면 첫 지급부터 시작됩니다. 하도급업자 본인의 신고가 구제 근거가 되는지와 가산세 통지에 어떻게 답할지는 늦은 1099와 가산세 구제에서 다룹니다.

8개월 동안 $18,000를 받은 근로자 한 명

리모델링 업체가 근로자 한 명에게 8개월 동안 매주 정해진 일정에 따라 업체의 도구와 지시를 사용하게 하며 현금으로 $18,000를 지급했습니다. 이런 통제 사실은 고용 관계를 가리킵니다. 신분에 의문이 있다면 그 문제가 영수증이 없는 문제보다 큽니다. 업체는 주별 지급 내역을 다시 만들고, IRS의 세 가지 분류를 모두 검토하고, 제출한 1099가 있는지 확인합니다. 이것이 직원일 수 있는 계약자에 나오는 합의 프로그램과 구제 방안에 영향을 주기 때문입니다. 근로자를 하도급업자라고 부른다고 해서 신분이 정해지지는 않습니다.

상황이 다르다면?

• 현금 금액이 크거나 반복되었거나, 하도급업자를 찾을 수 없거나, 하도급업자와 연도가 여럿입니다. 어떤 증빙을 아직 만들 수 있는지, 어느 연도를 먼저 복원할지, 1099나 백업 원천징수가 필요했는지는 사실관계에 따른 판단이므로 장부 관리 도움을 받으세요.
• 고객에게서 받은 현금으로 하도급업자에게 지급하고 입금하지 않았습니다. 수입과 비용을 모두 연도별로 기록해야 합니다. 장부를 다시 만들려면 장부 관리 도움을 받으세요.
• 지급한 사람들이 직원처럼 보입니다. 근로자 신분을 먼저 바로잡으세요. 직원일 수 있는 계약자를 참고하고, 지급 내역을 다시 만들려면 장부 관리 도움을 받으세요.
• 한 해 이상 1099를 제출하지 않았거나 Notice 972CG를 받았습니다. 늦은 1099와 가산세 구제를 참고하세요. 현금이 여러 하도급업자에게 가거나 여러 해에 걸쳐 있다면 지급 내역부터 다시 만들어야 하므로 장부 관리 도움을 받으세요.
• 하도급업자가 W-9나 납세자 번호를 주지 않거나 하도급업자를 찾을 수 없습니다. 계약자의 납세자 번호 받기를 참고하세요. 이미 한 지급에 백업 원천징수가 필요했는지는 지급 목록에 달려 있으므로, 목록을 만들려면 장부 관리 도움을 받으세요.
• IRS나 주 정부가 현금 비용의 입증을 요구했습니다. 무엇을 보내야 하는지는 사업 비용 영수증 분실을 참고하고, 답변하기 전에 파일을 정리하려면 장부 관리 도움을 받으세요.
• 하도급업자에게 1099가 필요한지 확실하지 않습니다(법인, 카드 지급). 어떤 계약자에게 세금 신고 양식을 보내야 하나를 참고하세요.
• 캘리포니아 주에 있습니다. 캘리포니아 주는 자체 근로자 신분 판단 기준을 쓰며 IRS 기준과 다를 수 있습니다. 캘리포니아 ABC 테스트를 참고하세요. 연방 백업 원천징수를 해야 하는 지급자는 제한적인 예외를 제외하고 캘리포니아 주 몫도 원천징수해야 합니다(FTB). 계약자의 납세자 번호 받기를 참고하세요.
• 미국 밖의 하도급업자에게 지급합니다. 해외 계약자에게 지급하기를 참고하세요.
• 제출한 신고서에서 이미 입증할 수 없는 비용을 공제했습니다. 사업 비용 오류에 따른 신고서 수정을 참고하고, 해당 연도를 다시 만들려면 장부 관리 도움을 받으세요.
• 파트너십이나 법인입니다. 사업체가 1099를 제출하고, 원천징수했어야 할 백업 원천징수 세금도 사업체가 냅니다. 개인사업자는 개인이 부담하며, 일반 파트너는 일반적으로 주 법에 따라 파트너십 채무에 대해 책임을 집니다(IRS 매뉴얼). 소유주, 파트너, 임원 또는 지급을 통제한 다른 사람은 징수나 납부 불이행이 고의적이었다면 section 6672 신탁기금 회수 가산세를 질 수 있으며(Form 945 작성 안내), 일반적으로 다음 해 4월 15일 또는 Form 945 제출일 중 늦은 날부터 3년 동안 부과할 수 있고 제출하지 않았다면 기간 제한이 없습니다(IRS 매뉴얼). 늦은 1099와 가산세 구제를 참고하고, 기록에 빈틈이 있다면 장부 관리 도움을 받으세요.