Subcontratista pagado en efectivo sin recibo: deducción y 1099

¿Puedo deducir todavía a un subcontratista al que pagué en efectivo y sin recibo?

Un pago en efectivo a un subcontratista es deducible cuando fue un costo ordinario y necesario del negocio y los registros lo prueban. El código tributario permite deducir una remuneración razonable por servicios efectivamente prestados, y los reglamentos exigen libros y registros suficientes para establecer cada deducción. Salvo en pocos casos, la ley no exige ningún tipo específico de registro, así que un recibo es una forma de probar un costo, no la única. Pero probarlo es su tarea: el IRS indica que debe conservar registros adecuados o tener pruebas suficientes que respalden su propia declaración, y que por lo general debe contar con evidencia documental como recibos, cheques cancelados o facturas (IRS: carga de la prueba). Con efectivo, los demás registros tienen que sostener el reclamo.

El efectivo es el punto débil, no la regla. El IRS indica que los documentos de respaldo de un gasto deben identificar al beneficiario, el monto, la prueba de pago, la fecha y el servicio recibido, y que puede hacer falta más de un documento. Un pago en efectivo no deja en ningún estado de cuenta una línea que muestre quién recibió el dinero. La fecha del pago también importa: con el método de efectivo, el costo por lo general se deduce en el año en que se paga, y el 1099 sigue el mismo año.

Un caso con efectivo no es sencillo cuando:

• el efectivo es mucho o se repitió, o fue a varios subcontratistas o abarcó varios años;
• no tiene nombre, dirección ni número de identificación fiscal del subcontratista, o no lo encuentra;
• el efectivo salió de pagos de clientes que nunca depositó, de modo que los libros no concilian con el banco;
• las personas a quienes pagó trabajan en su horario, con sus herramientas, durante meses (vea la sección sobre la situación del trabajador más abajo); o
• una declaración ya reclamó el costo, o el IRS o su estado le han pedido que lo pruebe.

Reúna primero:

• los estados de cuenta bancarios y de cajeros automáticos de toda cuenta que pudo haber dado el efectivo;
• la lista de trabajos: contrato, cotización, órdenes de cambio, calendario, permisos, fotos;
• todo nombre, teléfono y dirección que tenga de cada subcontratista, y cualquier W-9 o factura;
• mensajes de texto, correos y registros de llamadas sobre el precio, las fechas y el pago.

¿Qué puedo usar como prueba cuando no hay recibo?

Arme un expediente de registros que coincidan en a quién se pagó, cuánto, cuándo y por qué (IRS: registros).

Para un pago en efectivo sin recibo, el IRS indica que debe dejar en sus registros una explicación adecuada en el momento del pago. Una declaración que el subcontratista firma ahora es un registro hecho después. Aun así puede ayudar; combínela con los retiros, el registro del trabajo y los mensajes, y consérvela con fecha. El IRS no fija una lista de sustitutos aceptados de un recibo en efectivo, así que la declaración firmada del beneficiario es evidencia, no una protección automática; cuánto peso tiene depende de los hechos y del resto del expediente.

Para los recibos perdidos en general, consulte recibos perdidos de gastos del negocio. Para saber qué debe mostrar un recibo, consulte requisitos del IRS para los recibos.

¿Cómo registro el pago, y por qué nunca debo crear ni poner fecha anterior a un recibo?

Registre cada pago en efectivo en su propia línea, el día en que paga, y nunca cree un recibo ni le ponga una fecha anterior. La línea incluye la fecha de pago, el nombre del subcontratista, el trabajo, el monto, en qué consistió el trabajo y dónde está la prueba. Describa cada registro como lo que es. Si un registro se reconstruyó, diga que se reconstruyó y cuándo.

1. Si el efectivo salió de una cuenta del negocio, registre el retiro como una transferencia a una cuenta de efectivo en caja, para que el estado de cuenta del banco siga conciliando.
2. Si el efectivo salió de pagos de clientes que nunca depositó, registre el pago completo del cliente como ingreso y el pago al subcontratista como un costo aparte. No reste uno del otro; cuenta todo el ingreso que recibe.
3. Registre cada pago de esa cuenta como mano de obra contratada, o como costo de subcontratista del trabajo, con la fecha en que se pagó.
4. Anote en la descripción el nombre del subcontratista, su dirección, el trabajo y el expediente de prueba. Si registra el pago ahora, conserve el día en que se pagó como fecha de la transacción, y anote el día en que hizo el asiento y que se reconstruyó con los registros enumerados.
5. Si el efectivo salió de su propio bolsillo y no de una cuenta del negocio, regístrelo como un aporte del propietario o un reembolso; consulte cómo corregir fondos del negocio y personales mezclados.

Un propietario único por lo general informa la mano de obra contratada en la línea 11 del Schedule C, a menos que el costo se deduzca en otra parte, como en el costo de los bienes vendidos. Las sociedades de personas y las corporaciones lo deducen en sus propias declaraciones con las mismas reglas de prueba. Para los costos por trabajo, consulte costeo de trabajos en la construcción.

Nunca ponga fecha anterior a un registro: entregar al IRS, con intención, un documento que sabe que es falso en un aspecto importante puede ser un delito según la sección 7207. También lo es firmar bajo pena de perjurio una declaración que usted no cree verdadera, según la sección 7206. Una nota que diga «escrito en esta fecha, a partir de estos registros» es un registro honesto de la brecha; por sí sola no hace que la deducción sea admisible.

¿Pagar en efectivo cambia mi obligación de presentar el 1099-NEC?

No. El Form 1099-NEC depende de lo que usted pagó y por qué, no de cómo lo pagó. Por lo general, lo presenta por cada persona que no es su empleada y a quien usted pagó, en el curso de su oficio o negocio, por servicios (incluidas las piezas o los materiales que la persona suministró cuando eran incidentales al servicio), una vez que los pagos del año llegan a $2,000 (instrucciones del IRS). Los años de pago anteriores usaban un umbral de $600. La fecha límite del formulario para los pagos de este año fiscal es 1 de febrero de 2027.

Los pagos a una corporación, incluida una LLC que tributa como tal, por lo general no requieren el Form 1099-NEC. Quién recibe un formulario y cómo se tratan los pagos con tarjeta, aplicaciones y redes se explica en qué contratistas reciben un formulario de impuestos. Los estados pueden agregar su propio reporte de contratistas; esta página cubre las reglas federales.

El Schedule C de un propietario único pregunta si el negocio hizo pagos que requerían Forms 1099 y si los presentó o los presentará. La falta de un formulario no decide por sí sola la deducción; consulte 1099 tardíos y alivio de multas.

No tengo número de identificación fiscal o no encuentro al subcontratista. ¿Qué significan el W-9, la retención adicional y la multa por presentación?

Sin número de identificación fiscal, por lo general debe retener 24% de un pago que requiere un Form 1099 y enviarlo al IRS, y un formulario faltante o tardío puede costar una multa por formulario. Un W-9 que se reúne antes de pagar es la forma de obtener el número que ambos necesitan.

• W-9. El Form W-9 obtiene el número de identificación fiscal correcto del subcontratista (un número de Seguro Social, ITIN o EIN) para el formulario. Para la prueba de causa razonable de la multa (un motivo de buena fe que el IRS puede aceptar para dar alivio), el IRS busca una solicitud hecha al comenzar la relación, oral o escrita, y solicitudes anuales si el número sigue faltando (Publication 1586). Qué hacer con un subcontratista que no quiere dar el número se explica en cómo obtener los números de identificación fiscal de los contratistas.
• Retención adicional. Sin número de identificación fiscal, puede aplicarse la retención adicional: el pagador debe retener 24% del pago (IRS: retención adicional). El mismo umbral rige la retención (instrucciones del IRS). Según la sección 3406(b)(6), empieza con el pago completo que lleva el total del año del subcontratista a $2,000 y cubre todos los pagos posteriores, o con el primer pago si tuvo que presentar un 1099 para ese subcontratista, o retenerle, el año anterior. Para un pago como el de un subcontratista, no hay período de espera, aunque el subcontratista diga que el número viene en camino. Un pagador que no retuvo puede ser responsable del monto no cobrado, así que un pago completo en efectivo hecho sin un número puede dejar al pagador debiendo el impuesto. El IRS puede perdonar el impuesto, no las multas ni los intereses, si el subcontratista informó el ingreso y pagó el impuesto correspondiente, lo cual se prueba con un Form 4669 firmado por el subcontratista (sección 3402(d)); un subcontratista al que no encuentra no puede firmarlo. Los depósitos, el reporte y ese alivio se explican en cómo obtener los números de identificación fiscal de los contratistas.
• Multa por presentación. Un Form 1099-NEC tardío, faltante o incorrecto tiene una multa por cada formulario presentado al IRS, y por separado por la copia que se debe al subcontratista. Para los formularios con vencimiento en la próxima temporada de presentación, el monto va de $60 por formulario o copia, si se corrige dentro de 30 días, a $340, si se corrige después del 1 de agosto o nunca se presenta, y es mayor cuando la falta es intencional (al menos $690). La causa razonable puede reducirla o eliminarla; los montos y el alivio se explican en 1099 tardíos y alivio de multas.

Tengo el número de identificación fiscal, pero no encuentro al subcontratista

Si el subcontratista le dio un número de identificación fiscal pero ahora no puede localizarlo, el formulario puede llevar de todos modos el nombre, la dirección y el número que tiene; conserve el mensaje o la nota que muestre de dónde salió el número. Un número equivocado puede generar su propio aviso y su propia multa; cómo obtener los números de identificación fiscal de los contratistas explica cómo verificarlo. Si conoce el nombre y la dirección pero no tiene número, presente el 1099-NEC a más tardar en la fecha límite con la casilla del número de identificación fiscal en blanco (instrucciones generales del IRS); un número faltante todavía puede generar una multa. Anote cada intento de comunicarse con el subcontratista (fecha, medio, resultado) y guarde ese registro en el expediente de prueba. Las instrucciones vinculan la obligación de presentar con el pago, no con poder contactar al subcontratista. El formulario pide el nombre completo y la dirección del receptor, y las instrucciones no dicen qué presentar cuando solo conoce un nombre de pila y un teléfono; obtenga ayuda antes de la fecha límite.

¿Qué debe el subcontratista, y cambia mi deducción lo que el subcontratista informe?

Un subcontratista que es persona física o propietario único por lo general debe el impuesto sobre la renta de todo el ingreso recibido por el trabajo, presente o no alguien un 1099, y el impuesto por trabajo independiente sobre sus ganancias netas (Publication 334); una corporación informa su propio ingreso. Un subcontratista a quien se le retuvo impuesto lo reclama como crédito en una declaración.

Lo que el subcontratista informe no decide su deducción; la deciden sus registros. Aun así, ambos están vinculados: el IRS usa el formulario para verificar si el receptor informó el pago, y al presentarlo quedan registrados el beneficiario y el monto.

Pagar en efectivo no lo obliga a presentar el Form 8300. Ese formulario lo presenta el negocio que recibe más de $10,000 en efectivo en una transacción o en transacciones relacionadas (IRS: Form 8300). Si un cliente le pagó tanto en efectivo, le corresponde presentarlo a usted, a más tardar el día 15 después de que recibió el efectivo (instrucciones).

¿Cuándo un subcontratista pagado en efectivo parece un empleado?

Cuando usted controla cuándo, dónde y cómo se hace el trabajo, o la persona trabaja para usted de forma constante en el centro de su negocio. El efectivo no cambia eso: el pago puede ser en efectivo u otras formas, y la situación del trabajador depende de la relación. El IRS examina el control del comportamiento, el control financiero y la relación, sin que un solo hecho decida (Publication 15-A).

Si trata a un empleado como contratista sin una base razonable, puede ser responsable de los impuestos de empleo del trabajador, más una multa. Eso puede ser una exposición mayor que la falta de un recibo. El alivio de la sección 530 exige que los 1099 requeridos se hayan presentado a tiempo; el Voluntary Classification Settlement Program, que se hayan presentado todos los 1099 requeridos de los tres años anteriores; y las tasas reducidas de responsabilidad de la sección 3509 se duplican cuando no se presentaron, a menos que la omisión se deba a una causa razonable. Si la falta de retención fue una omisión intencional, la sección 3509 no se aplica y se pierden las tasas reducidas. Cómo corregir la situación del trabajador, las presentaciones atrasadas y el alivio se explican en contratistas que podrían ser empleados. Las pruebas estatales pueden ser distintas de la prueba del IRS.

¿Qué debo cambiar de ahora en adelante?

1. Obtenga un W-9 antes del primer pago. Guárdelo en un expediente por cada subcontratista.
2. Obtenga una factura por escrito o un acuerdo de trabajo firmado con el nombre, la dirección, el alcance y el precio del subcontratista.
3. Pague con cheque o transferencia bancaria desde la cuenta del negocio. El IRS aconseja pagar con cheque para documentar los gastos del negocio, y un estado de cuenta muestra el beneficiario, el monto y la fecha.
4. Si el efectivo es inevitable, pida al subcontratista que firme y feche un comprobante de pago cuando le pague, y escriba la explicación en sus registros ese mismo día.
5. Lleve un registro de pagos por subcontratista: fecha, trabajo, monto, método. Súmelo por subcontratista cada diciembre y compárelo con el umbral de $2,000.
6. Presente el 1099-NEC a tiempo y conserve el expediente mientras los registros puedan importar; consulte cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Un carpintero de estructuras pagado con $4,000 en efectivo

Un constructor de terrazas le pagó a un carpintero de estructuras $4,000 en efectivo, en un solo pago y sin W-9. El constructor solo sabe un nombre de pila y no tiene recibo. El expediente: retiros de cajero automático en fechas que coinciden, fotos fechadas del trabajo, mensajes con el precio y el día del pago, la propia factura del constructor al propietario de la casa y una declaración firmada si se puede ubicar al carpintero. El pago supera el umbral del 1099, así que por lo general debe presentarse un Form 1099-NEC, a menos que el carpintero sea una corporación, y es posible que se haya aplicado la retención adicional: 24% de $4,000 es $960. El formulario pide un nombre completo y una dirección y permite dejar en blanco la casilla del número de identificación fiscal; con solo un nombre de pila, el constructor anota cada intento de comunicarse con el carpintero y obtiene ayuda sobre cómo presentar antes de la fecha límite.

Tres subcontratistas pagados con $2,500 cada uno

Un paisajista pagó en efectivo a tres subcontratistas $2,500 a cada uno durante el año, sin W-9. Cada total supera el umbral, así que por lo general debe presentarse un Form 1099-NEC por cada subcontratista, a menos que sea una corporación. Sin números de identificación fiscal, es posible que se haya aplicado la retención adicional. Si cada subcontratista recibió un solo pago de $2,500, 24% de $2,500 es $600 por subcontratista, o $1,800 en total, que puede deberse si no se retuvo; con pagos menores, la retención por lo general empieza con el pago completo que llega al umbral, o con el primer pago si ese subcontratista requería un 1099 o una retención el año anterior. Si lo que informen los propios subcontratistas respalda el alivio, y cómo responder a un aviso de multa, se explica en 1099 tardíos y alivio de multas.

Un trabajador pagado con $18,000 durante ocho meses

Un remodelador pagó en efectivo $18,000 a un trabajador durante ocho meses, con un horario semanal fijo, con las herramientas y las instrucciones del remodelador. Estos hechos de control apuntan a una relación laboral. Si la situación del trabajador está en duda, esa duda es más grande que la falta del recibo. El remodelador reconstruye un historial de pagos por semana, revisa las tres categorías del IRS y verifica si se presentó algún 1099, porque eso afecta el programa de resolución y las opciones de alivio de contratistas que podrían ser empleados. Llamar subcontratista al trabajador no define su situación.

¿Su caso es distinto?

• El efectivo es mucho o se repitió, no puede encontrar al subcontratista, o hay varios subcontratistas o años: qué prueba todavía se puede armar, qué años reconstruir primero y si se debían los 1099 o la retención adicional son decisiones de criterio según sus hechos; obtenga ayuda con el registro contable.
• Se usó efectivo de clientes para pagar a subcontratistas y nunca se depositó: hay que registrar tanto el ingreso como el costo, año por año; obtenga ayuda con el registro contable para reconstruir los libros.
• Las personas a quienes pagó parecen empleados: corrija primero la situación del trabajador; consulte contratistas que podrían ser empleados y obtenga ayuda con el registro contable para reconstruir el historial de pagos.
• Nunca se presentaron los 1099 de uno o más años, o recibió el Notice 972CG: consulte 1099 tardíos y alivio de multas. Si el efectivo fue a varios subcontratistas o abarcó varios años, primero hay que reconstruir el historial de pagos; obtenga ayuda con el registro contable.
• Un subcontratista no quiere dar un W-9 o un número de identificación fiscal, o no puede encontrarlo: consulte cómo obtener los números de identificación fiscal de los contratistas. Si se debía la retención adicional sobre pagos ya hechos depende de su lista de pagos; obtenga ayuda con el registro contable para armarla.
• El IRS o su estado le han pedido que pruebe un costo pagado en efectivo: consulte recibos perdidos de gastos del negocio para saber qué enviar, y obtenga ayuda con el registro contable para armar el expediente antes de responder.
• No está seguro de que el subcontratista necesite un 1099 (una corporación, pagos con tarjeta): consulte qué contratistas reciben un formulario de impuestos.
• Está en California: el estado usa su propia prueba de la situación del trabajador, que puede diferir de la prueba del IRS; consulte la prueba ABC de California. Un pagador que debe aplicar la retención adicional federal también debe retener para California, con excepciones limitadas (FTB); consulte cómo obtener los números de identificación fiscal de los contratistas.
• Paga a subcontratistas fuera de EE. UU.: consulte pagos a contratistas en el extranjero.
• Una declaración presentada ya reclamó un costo que no puede respaldar: consulte cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio y obtenga ayuda con el registro contable para reconstruir el año.
• Es una sociedad de personas o una corporación: la entidad presenta los 1099 y debe la retención adicional que debió aplicar. Un propietario único la debe personalmente, y los socios generales por lo general responden según la ley estatal por las deudas de la sociedad (manual del IRS). Un propietario, socio, ejecutivo u otra persona que controló el pago puede deber la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso de la sección 6672 si la omisión de retener o pagar fue intencional (instrucciones del Form 945), que por lo general puede determinarse durante tres años después de lo que ocurra más tarde entre el siguiente 15 de abril o la presentación del Form 945, sin límite si no se presentó (manual del IRS). Consulte 1099 tardíos y alivio de multas, y obtenga ayuda con el registro contable si los registros tienen vacíos.