دفاتر المقاولات: تكاليف المشاريع وفواتير AIA والمبالغ المحتجزة

كيف أمسك دفاتر شركة مقاولات حتى يُظهر كل مشروع ربحه؟

تعامل مع كل عقد كأنه دفاتر مستقلة: ميزانية، وكل تكلفة مرمَّزة على المشروع، وكل فاتورة مرتبطة بالعقد، ومقارنة شهرية بين التكلفة والفوترة والإيراد المكتسب. وربح المشروع هو سعر العقد، شاملًا أوامر التغيير المعتمدة (تغييرات مكتوبة في السعر أو النطاق)، ناقص التكاليف المحمَّلة عليه. وتبقى التكاليف العامة خارج المشروع، فهذا ربح قبل التكاليف العامة: اجمع ربح المشاريع كل شهر واطرح التكاليف العامة لتعرف هل ربح النشاط.

الروتين الشهري:

1. افتح مشروعًا لكل عقد موقّع، بسعره وميزانية موزعة على رموز التكلفة.
2. رمّز كل تكلفة على مشروع ورمز تكلفة عند إدخالها: الفواتير، وساعات العمل، ومشتريات البطاقات، والمعدات.
3. فوتر من جدول القيم، لا بمبلغ إجمالي واحد.
4. في نهاية الشهر، قدّر تكلفة إنهاء كل مشروع مفتوح واحسب نسبة الإنجاز.
5. قارن الإيراد المكتسب بالفواتير، وعدّل الدفاتر بحسب الفرق.
6. قارن ربح كل مشروع بالميزانية الأصلية.

تكون الحالة ليست بسيطة عندما:

• لا تستطيع أن تقول أي المشاريع ربحت أو خسرت، ولماذا؛
• يحين أول طلب دفعة كبير ولا يوجد جدول قيم؛
• تُحتجز المبالغ على الجانبين، فصاحب المشروع يحتجز مبالغك وأنت تحتجز مبالغ المقاولين من الباطن، ويُظهر آخر السنة أرصدة بلا تفاصيل المشاريع؛
• المشروع عام أو ممول فيدراليًا أو بأجور سائدة؛
• تمتد المشاريع عبر نهاية السنة، فقد تُظهر الدفاتر والطريقة الضريبية دخلين مختلفين؛
• يُدفع للمقاولين من الباطن قبل اكتمال أوراقهم؛
• الدفاتر على الأساس النقدي ومبنية من التغذية المصرفية (bank feed).

اجمع العقد وأوامر التغيير وجدول القيم وطلبات الدفعات واتفاقيات المقاولين من الباطن وفواتيرهم وتنازلات حقوق الامتياز وكشوف الرواتب لكل مشروع. ويقول IRS إن دفاتر النشاط يجب أن تُظهر إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات، مدعومة بمستندات (المنشور 583).

كيف أنشئ ميزانية المشروع، وأي التكاليف تُحمَّل عليه؟

ابنِ الميزانية من التقدير، بندًا بندًا، باستخدام رموز التكلفة نفسها التي ستستخدمها الدفاتر للتكاليف الفعلية. رمز التكلفة رقم قصير لنوع من العمل أو التكلفة، مثل الهيكل الخشبي أو الكهرباء. وتنتمي التكلفة إلى المشروع عندما توجد بسببه؛ أما التكلفة التي كانت ستوجد على أي حال فهي من التكاليف العامة.

مدير المشروع أو طاقم الساحة الذي يخدم عدة مشاريع إما يُحمَّل على المشاريع بقاعدة ثابتة، مثل الساعات أو حجم المشروع، وإما يبقى ضمن التكاليف العامة. اختر قاعدة واحدة وطبّقها على كل مشروع.

حمّل المالك الذي يعمل في الموقع على المشاريع بسعر ساعة محدد، وإلا بدت المشاريع أكثر ربحًا مما هي عليه. وإذا لم يكن المالك على كشف الرواتب، فأبقِ هذا السعر في تقرير المشروع فقط.

لا تكتب فوق الميزانية الأصلية أبدًا. أضف كل أمر تغيير معتمد كسطر مستقل ليظهر الهامش الأصلي والمعدَّل معًا. وتقع تكاليف المشروع المباشرة عادة فوق مجمل الربح؛ راجع تكلفة البضاعة المباعة في نشاط خدمي. وهل تنطبق ضريبة المبيعات على المواد مذكور في ضريبة مبيعات المقاولين على المواد.

كيف أسجّل الفوترة المرحلية بجدول القيم (فوترة AIA)؟

يقسّم جدول القيم سعر العقد إلى بنود، مثل الهدم والهيكل الخشبي والكهرباء. ثم يبيّن طلب الدفعة على نمط AIA (على غرار نموذج المعهد الأمريكي للمهندسين المعماريين، ويُسمى غالبًا pay app) لكل بند العمل المنجز في هذه الفترة، والمنجز حتى تاريخه، والمواد المخزنة، والمبلغ المحتجز، والمبلغ المستحق الآن. وطلب الدفعة هو مستند الفوترة؛ والدفاتر تتبعه.

وعقود الإنشاءات الفيدرالية ذات السعر الثابت تطلب تفصيلًا مشابهًا. يجب أن يفصّل طلب المقاول المبالغ حسب عنصر العمل، ويذكر المبلغ لعمل كل مقاول من الباطن، ويحمل إقرارًا بأن الدفعات السابقة للمقاولين من الباطن قد سُددت (FAR 52.232-5). وفي العمل الخاص يحدد العقد ما يمكن فوترته ومتى.

سجّل كل طلب دفعة كفاتورة واحدة لكل مشروع، مرقمة بما يطابقه:

يُوصل التعديل الشهري في قسم الفوترة الزائدة والناقصة أدناه الإيراد إلى المبلغ المكتسب.

ما المبالغ المحتجزة (retainage)، وكيف أسجّلها؟

المبالغ المحتجزة (retainage، وتسمى أيضًا retention) هي الجزء الذي يحتجزه صاحب المشروع من كل دفعة مرحلية إلى أن ينتهي العمل أو يُقبل. وتظهر في الدفاتر على الجانبين: مبالغ محتجزة مستحقة القبض من صاحب المشروع، ومبالغ محتجزة مستحقة الدفع للمقاولين من الباطن الذين تحتجز جزءًا من فواتيرهم.

المبالغ المحتجزة المستحقة القبض عمل مكتسب لم يدفع صاحب المشروع ثمنه بعد، فمكانها في الفوترة. وإن تركتها خارجها بدا المشروع ناقص الفوترة. تتبّع الرصيدين لكل مشروع، لأن كلًّا منهما يُفرج عنه في تاريخه. ورصيد المبالغ المحتجزة في آخر السنة بلا تفاصيل المشاريع يعني عادة أن أحدًا لم يتتبعه. والموافقة على الإفراج ليست دفعًا: سجّل النقد عند تحرك المال.

متى أحصّل المبالغ المحتجزة، وماذا تقول القواعد الولائية والفيدرالية عن الإفراج عنها؟

يحدد العقد النسبة وتاريخ الإفراج، ضمن الحدود التي يضعها القانون لذلك النوع من المشاريع. وللمشاريع العامة أوضح القوانين. أما حدود المشاريع الخاصة فتختلف بين الولايات، فاقرأ قانون ولايتك قبل أن توقّع.

والأعمال العامة تحدّ أيضًا مما تحتجزه من المقاولين من الباطن ومتى تدفع لهم. فقد يحتجز عقد باطن فيدرالي نسبة محددة (FAR 52.232-27)، لكن المقاول يقرّ بأن طلب الدفع لديه يستبعد المبالغ التي ينوي احتجازها من مقاول من الباطن (FAR 52.232-5). كما يشترط العقد الرئيسي الفيدرالي أن يلزم كل عقد باطن المقاول بدفع المقاول من الباطن خلال 7 أيام بعد أن تدفع الحكومة للمقاول، مع فوائد على الدفعات المتأخرة، وأن ينقل هذه البنود إلى المستويات الأدنى. والاستثناءات هي المبالغ المحتجزة المتفق عليها والاحتجاز بعد إشعار مناسب (FAR 52.232-27). وفي فلوريدا، عندما تدفع جهة عامة مبالغ محتجزة تعود إلى المقاولين من الباطن، يجب على المقاول تمريرها في الوقت المناسب (Fla. Stat. 255.078). وفي واشنطن، لا يجوز للمقاول في مشروع عام أن يحتجز من مقاول من الباطن أكثر من ⁦5%⁩، ويدين له بفائدة بالمعدل الذي يكسبه المقاول على الأموال المحتجزة (RCW 60.28.011).

ويعتمد الإفراج غالبًا على أكثر من التقويم: الإنجاز، وقائمة الملاحظات النهائية (punch list، وهي قائمة صاحب المشروع لآخر الإصلاحات قبل القبول)، ومستندات الإغلاق، وتنازلات حقوق الامتياز. سجّل شرط الإفراج لكل مشروع.

ما الفوترة الزائدة والناقصة، وأين تظهران في ميزانيتي العمومية؟

في الدفاتر على أساس الاستحقاق المحاسبي، تعني الفوترة الزائدة أنك فوترت أكثر مما اكتسبت، وتظهر التزامًا. وتعني الفوترة الناقصة أنك اكتسبت أكثر مما فوترت، وتظهر أصلًا. وهذه مصطلحات محاسبية لا ضريبية، ولا يعرّفها أي مصدر رسمي؛ وتختلف أسماء الحسابات. والدفاتر على الأساس النقدي لا تُظهر أيًّا من الرصيدين؛ أبقِ المقارنة في جدول الأعمال قيد التنفيذ، خارج دفتر الأستاذ.

لقياسهما:

1. نسبة الإنجاز = التكلفة حتى تاريخه مقسومة على التكلفة الإجمالية المقدّرة. وتستخدم بعض الشركات الوحدات المركّبة أو تقدير مهندس بدلًا من ذلك. وقد تدفع المواد المشتراة وغير المركّبة التكلفة حتى تاريخه إلى ما يتقدم على العمل الفعلي، لذا يستبعدها كثير من المقاولين إلى أن تُركَّب.
2. الإيراد المكتسب = سعر العقد × نسبة الإنجاز.
3. قارن الإيراد المكتسب بالفواتير حتى تاريخه.

جدول القيم المثقل بالعمل المبكر يخلق فوترة زائدة، وتبدو ربحًا لكنها نقد تحتجزه مقابل عمل لم يُنجز بعد. ورصيد فوترة زائدة متنامٍ في مشروع تتأخر تكاليفه إنذار. أما الفوترة الناقصة فتعني أن العمل أُنجز ولم يُفوتر؛ فوتر في الطلب التالي ما يسمح لك العقد بفوترته، وتتبع ما لا يسمح به بعد.

في الدفاتر الإدارية على أساس الاستحقاق، اضبط التزام الفوترة الزائدة أو أصل الفوترة الناقصة لكل مشروع على الفرق التراكمي بين الفواتير والإيراد المكتسب، وسجّل فقط التغيير عن رصيد الشهر الماضي. فزيادة الفوترة الناقصة تُحمَّل مدينًا على الأصل ودائنًا على إيرادات العقد؛ وزيادة الفوترة الزائدة تُحمَّل مدينًا على إيرادات العقد ودائنًا على الالتزام.

كيف أتتبع الأعمال قيد التنفيذ والتكلفة المقدّرة للإنهاء؟

احتفظ بجدول الأعمال قيد التنفيذ: صف واحد لكل مشروع مفتوح، يُحدَّث كل شهر. يبيّن كل صف سعر العقد مع أوامر التغيير المعتمدة، والتكلفة الإجمالية المقدّرة، والتكلفة حتى تاريخه، ونسبة الإنجاز، والإيراد المكتسب، والمفوتر حتى تاريخه، والفوترة الزائدة أو الناقصة، والربح المتوقع.

التكلفة الإجمالية المقدّرة هي التكلفة حتى تاريخه مضافًا إليها تقدير جديد لتكلفة الإنهاء من الشخص الذي يدير المشروع. لا تستخدم الميزانية ناقص المنفق. فقد يكون المشروع قد أُنفق معظمه وبُني جزء منه فقط، ويخفي رقم الميزانية ناقص المنفق ذلك.

الربح المتوقع هو سعر العقد ناقص التكلفة الإجمالية المقدّرة. ويظهر المشروع الخاسر في الشهر الذي تتجاوز فيه التكلفة الإجمالية المقدّرة سعر العقد. وفي الممارسة المحاسبية على أساس الاستحقاق، تُسجَّل الخسارة المتوقعة كاملة بمجرد معرفتها في مشروع متوقع أن يخسر، فنبّه عليه حينها، لا عند الإغلاق. ومقارنة الربح المتوقع بهامش العطاء تبيّن أي أنواع العطاءات تخسر.

حمّل عمل المقاولين من الباطن المنجز الذي لم يُفوتر بعد. وإلا كانت التكلفة حتى تاريخه ونسبة الإنجاز أقل مما يجب وبدا المشروع أكثر ربحًا مما هو.

كيف أتعامل مع أوامر التغيير والعرابين وفواتير المقاولين من الباطن في المشروع؟

اربط كلًّا منها بمشروعه: أمر التغيير لا يرفع السعر إلا بعد اعتماده كتابةً، والعربون التزام إلى أن يُكتسب، وفاتورة المقاول من الباطن تكلفة مشروع.

• أوامر التغيير: أضفها إلى سعر العقد والميزانية فقط عند اعتمادها كتابةً. وإلى ذلك الحين تتبع المبلغ المعلق على حدة. وتكاليف العمل الإضافي تكاليف مشروع من اليوم الأول، سواء اعتُمد أم لا.
• العرابين: في الدفاتر على أساس الاستحقاق، العربون المقبوض قبل إنجاز العمل التزام مرتبط بالمشروع، لا إيراد. طبّقه على طلبات الدفعات كما يقول العقد، واعترف بالإيراد كلما اكتُسب العمل. ويتوقف وقت فرض الضريبة على العربون على الطريقة الضريبية؛ راجع العقود الطويلة الأجل.
• فواتير المقاولين من الباطن: رمّز كل فاتورة على مشروع ورمز تكلفة، واحتجز المبالغ كما يقول عقد الباطن، وقارن النسبة التي يفوترها المقاول من الباطن بفحصك الميداني قبل أن تدفع.

ما الأوراق التي أحتاجها من كل مقاول من الباطن؟

اجمع هذه قبل أول دفعة.

وهل العامل مقاول من الباطن أصلًا يتوقف على العلاقة كلها: التحكم السلوكي والتحكم المالي ونوع العلاقة (IRS). راجع المقاولون الذين قد يكونون موظفين. ودفع المقاول من الباطن نقدًا مذكور في الدفع للمقاولين من الباطن نقدًا.

هل يغيّر تتبع المشاريع بهذه الطريقة طريقتي الضريبية؟

ليس بحد ذاته، لكن الأمرين مرتبطان. يُحسب الدخل الخاضع للضريبة بالطريقة التي يستخدمها دافع الضرائب بانتظام في مسك دفاتره، وتغيير هذه الطريقة يحتاج عادة إلى موافقة IRS، تُطلب في النموذج 3115 (⁦26 U.S.C. 446⁩؛ تعليمات IRS). وجدول المشاريع الذي يقيس نسبة الإنجاز لا يختار طريقة الإقرار، لكن الفرق بين الدفاتر والإقرار يجب أن يكون اختيارًا مقصودًا.

يشترط القانون الفيدرالي طريقة نسبة الإنجاز لبعض العقود الطويلة الأجل ويعفي غيرها، ومنها بعض عقود الإنشاءات السكنية، وللنشاط ضمن حد إجمالي الإيرادات في المادة ⁦448(c)⁩ وليس ملاذًا ضريبيًا محظورًا، عقود الإنشاءات التي يتوقع إنهاءها خلال سنتين (⁦26 U.S.C. 460(e)⁩؛ Public Law 119-21، المادة 70430). وكل إعفاء اختبار محدد، فتعتمد أهلية العقد على مدته ونوعه وحجمك.

قواعد الطريقة والمبالغ المحتجزة والعرابين لأغراض الضريبة في العقود الطويلة الأجل. والدفاتر النقدية مقابل الدفاتر على أساس الاستحقاق في التحول من المحاسبة النقدية إلى أساس الاستحقاق.

مثال

تستخدم هذه الأمثلة الدولار الأمريكي وأرقامًا مقرّبة وتوضيحية.

مشروع ترميم ناقص الفوترة

يوقّع مقاول ترميم مشروعًا بقيمة 250,000 دولار وقد فوتر 125,000 دولار. والتكاليف حتى تاريخه 90,000 دولار من تكلفة إجمالية مقدّرة 150,000 دولار، فالمشروع منجز بنسبة ⁦60%⁩ والإيراد المكتسب 150,000 دولار. والفجوة البالغة 25,000 دولار فوترة ناقصة، وهي أصل في الميزانية العمومية. وإذا كان هذا أول تعديل للمشروع، فيجعل قيد نهاية الشهر التكاليف والأرباح المقدّرة الزائدة على الفواتير مدينة وإيرادات العقد دائنة بمبلغ 25,000 دولار. والربح المتوقع 100,000 دولار. وإذا سمح العقد، فينبغي أن يفوتر طلب الدفعة التالي ذلك العمل؛ وإن لم يسمح فتتبع ما يمنعه.

مبالغ محتجزة على الجانبين

عقد تجاري بقيمة 300,000 دولار يحتجز ⁦10%⁩. وبعد فوترة عمل بقيمة 200,000 دولار، يستحق 180,000 دولار الآن ويبقى 20,000 دولار في المبالغ المحتجزة المستحقة القبض. ويفوتر مقاول هيكل خشبي من الباطن 90,000 دولار، ويحتجز المقاول الرئيسي ⁦10%⁩: فيستحق الدفع الآن 81,000 دولار و9,000 دولار مبالغ محتجزة مستحقة الدفع. ويُصفّى رصيدا المبالغ المحتجزة عند دفع المال المفرج عنه، لا عند الفاتورة.

مشروع يخسر والنقد يبدو سليمًا

عُرض مشروع بقيمة 200,000 دولار بتكلفة 170,000 دولار. وبعد خمسة أشهر، التكاليف حتى تاريخه 110,000 دولار ويقدّر مدير المشروع 110,000 دولار أخرى للإنهاء، فالتكلفة الإجمالية المقدّرة 220,000 دولار والمشروع منجز بنسبة ⁦50%⁩. والإيراد المكتسب 100,000 دولار. وقد فوتر جدول قيم مثقل بالعمل المبكر 120,000 دولار، ودفعها صاحب المشروع، فالمشروع زائد الفوترة بمبلغ 20,000 دولار ويبدو الرصيد المصرفي سليمًا. والربح المتوقع خسارة 20,000 دولار، تظهر هذا الشهر بدل عند الإغلاق. والإيراد المكتسب ناقص التكلفة حتى تاريخه يُظهر خسارة 10,000 دولار فقط حتى الآن؛ وبحسب ممارسة تسجيل الخسارة كاملة أعلاه، سجّل 10,000 دولار الأخرى مخصصًا للخسارة المقبلة. وهذا قيد في الدفاتر؛ أما الضريبة فتتبع طريقة الإقرار.

هل وضعك مختلف؟

• تعرض عطاءات تخسر ولا تعرف السبب، أو يحين أول طلب دفعة كبير لك، أو يُظهر آخر السنة مبالغ محتجزة لم يتتبعها أحد: تُعدّ رموز التكلفة وجدول الأعمال قيد التنفيذ مرة واحدة، ويمكن بناء الدفاتر لتغذي أيًّا من الطرق الضريبية المنطبقة. ابدأ بـمساعدة في مسك الدفاتر.
• دفاترك متأخرة بأشهر: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة ومساعدة في مسك الدفاتر.
• دفاترك على الأساس النقدي وتمتد المشاريع عبر نهاية السنة: راجع التحول من المحاسبة النقدية إلى أساس الاستحقاق.
• يطلب بنك أو شركة كفالة قوائم مالية أو جدول أعمال قيد التنفيذ: راجع القوائم المالية لقرض مصرفي ومساعدة في مسك الدفاتر.
• تمتد العقود إلى ما بعد نهاية السنة، أو عليك اختيار طريقة ضريبية أو تغييرها: استخدم العقود الطويلة الأجل.
• نموذج 1099 لديك يُظهر مبلغ المشروع كاملًا لكن طواقم العمل دُفع لها منه: راجع تمرير مبالغ المقاولين من الباطن في Schedule C.
• قد يكون المقاولون من الباطن موظفين فعلًا: راجع المقاولون الذين قد يكونون موظفين.
• المشروع ممول فيدراليًا أو بأجور سائدة: يقدّم المقاولون الخاضعون كشوف رواتب أسبوعيًا، فتتبع الرواتب لكل مشروع وعامل منذ أول طلب دفعة. راجع مساعدة في مسك الدفاتر.