Hoa Kỳ · Tự kinh doanh · Hợp danh · Công ty

Trả tiền mặt cho nhà thầu phụ, không biên lai: khấu trừ, 1099

Khoản tiền mặt trả cho nhà thầu phụ vẫn có thể được khấu trừ nếu đó là chi phí kinh doanh thật và hồ sơ của bạn cho thấy ai được trả, bao nhiêu, khi nào và cho việc gì. Trả bằng tiền mặt không loại bỏ nghĩa vụ nộp Form 1099-NEC. Nếu không có mã số thuế, chính bạn có thể phải chịu khoản khấu trừ dự phòng, và những người lao động làm việc đều đặn dưới sự chỉ đạo của bạn có thể là nhân viên.

Di Lu, CPA
Di Lu, CPACPA tại Hoa Kỳ và Canada

Bạn có câu hỏi về trường hợp của mình?

Miễn phí · 15 phút · Cuộc gọi điện thoại

Tiếng Anh & tiếng Trung

Đặt cuộc gọiChọn thời gian phù hợp với bạn

Năm thuế 2026 · Cập nhật lần cuối  · Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh

Dành cho ai

  • Doanh nghiệp tại Hoa Kỳ đã trả tiền mặt cho nhà thầu phụ và không có biên lai
  • Chủ doanh nghiệp thiếu W-9, mã số thuế hoặc thông tin liên lạc của nhà thầu phụ mà họ đã trả tiền

Không đề cập ở đây

  • Ai nhận Form 1099-NEC, và các ngoại lệ theo loại pháp nhân
  • Xóa tiền phạt nộp biểu mẫu trễ và trả lời Notice 972CG
  • Phân loại người lao động chi tiết, VCSP và các kiểm tra của tiểu bang
  • Khoản trả cho nhà thầu phụ ở ngoài Hoa Kỳ

Tôi có còn khấu trừ được khoản đã trả tiền mặt cho nhà thầu phụ khi không có biên lai không?

Khoản tiền mặt trả cho nhà thầu phụ được khấu trừ khi đó là chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết và hồ sơ chứng minh được điều đó. Bộ luật thuế cho phép khấu trừ khoản thù lao hợp lý cho dịch vụ đã thực sự được thực hiện, và quy định yêu cầu sổ sách và hồ sơ đủ để chứng minh từng khoản khấu trừ. Trừ một vài trường hợp, luật không yêu cầu một loại hồ sơ cụ thể nào, nên biên lai là một cách chứng minh chi phí, không phải cách duy nhất. Nhưng việc chứng minh là trách nhiệm của bạn: IRS yêu cầu giữ hồ sơ đầy đủ hoặc có đủ bằng chứng để hỗ trợ lời khai của chính bạn, và nhìn chung bạn phải có chứng từ như biên lai, séc đã thanh toán hoặc hóa đơn (IRS: trách nhiệm chứng minh). Với tiền mặt, các hồ sơ khác phải gánh phần chứng minh cho khoản khấu trừ.

Tiền mặt là điểm yếu, không phải quy tắc. IRS cho biết chứng từ hỗ trợ một khoản chi phí nên nêu rõ người nhận tiền, số tiền, bằng chứng thanh toán, ngày và dịch vụ đã nhận, và có thể cần nhiều hơn một chứng từ. Một khoản tiền mặt không để lại dòng sao kê nào cho thấy ai nhận tiền. Ngày thanh toán cũng quan trọng: với phương pháp tiền mặt, chi phí nhìn chung được khấu trừ trong năm đã trả, và Form 1099 cũng tính theo cùng năm đó.

Một trường hợp trả tiền mặt không còn đơn giản khi:

  • số tiền mặt lớn hoặc lặp lại, hoặc đã trả cho nhiều nhà thầu phụ hoặc qua nhiều năm;
  • bạn không có tên, địa chỉ hay mã số thuế của nhà thầu phụ, hoặc không tìm được người đó;
  • tiền mặt đến từ khoản khách hàng trả mà bạn chưa bao giờ gửi vào ngân hàng, nên sổ sách không khớp với ngân hàng;
  • những người bạn trả tiền làm việc theo lịch của bạn, bằng dụng cụ của bạn, trong nhiều tháng (xem phần về tình trạng người lao động bên dưới); hoặc
  • một tờ khai đã khai khoản chi phí đó, hoặc IRS hay tiểu bang của bạn đã yêu cầu bạn chứng minh.

Hãy gom trước:

  • sao kê ngân hàng và ATM của mọi tài khoản có thể là nguồn tiền mặt;
  • danh sách công việc: hợp đồng, bảng chào giá, lệnh thay đổi, lịch làm việc, giấy phép, ảnh chụp;
  • mọi tên, số điện thoại và địa chỉ bạn có của từng nhà thầu phụ, cùng mọi W-9 hoặc hóa đơn;
  • tin nhắn, email và nhật ký cuộc gọi về giá, ngày tháng và việc thanh toán.

Khi không có biên lai, tôi dùng gì làm bằng chứng?

Hãy lập một bộ hồ sơ có các nội dung khớp nhau về ai được trả, bao nhiêu, khi nào và cho việc gì (IRS: hồ sơ).

Hồ sơGiúp chứng minh điều gìHạn chế
Bản xác nhận do nhà thầu phụ ký và ghi ngày: tên, địa chỉ, số tiền, ngày, công việc, "đã nhận bằng tiền mặt"Người nhận, số tiền, ngày, dịch vụViết sau sự việc; hãy ghi rõ ngày viết
Các lần rút tiền ngân hàng hoặc ATM vào đúng hoặc ngay trước ngày thanh toánTiền mặt có thật và đã rời khỏi tài khoản của bạnKhông cho biết ai nhận. Riêng bằng chứng đã thanh toán không đủ để có khoản khấu trừ
Hợp đồng, bảng chào giá, lệnh thay đổi, lịch công việc, giấy phépCông việc đã được đặt và đó là việc gìCho thấy giá đã thỏa thuận, không cho thấy đã trả
Hóa đơn bạn gửi khách hàng và ảnh công việc có ghi ngàyCông việc đã được làm và đã lập hóa đơnCần thêm hồ sơ về người đã làm
Tin nhắn, email, nhật ký cuộc gọiAi làm việc, giá bao nhiêu và khi nào bạn trảGiữ cả chuỗi trao đổi, có ngày tháng
W-9, hóa đơn hoặc bảng báo giá của nhà thầu phụ, giấy chứng nhận bảo hiểmTên pháp lý, địa chỉ và mã số thuế của nhà thầu phụKhông chứng minh việc đã thanh toán
Sổ ghi thanh toán hoặc bút toán sổ cái của bạnNgày, công việc, số tiền, hình thức thanh toánMạnh nhất khi ghi ngay trong ngày bạn trả

Với khoản tiền mặt không có biên lai, IRS cho biết bạn nên ghi một lời giải thích đầy đủ vào hồ sơ ngay tại thời điểm thanh toán. Bản xác nhận mà nhà thầu phụ ký bây giờ là hồ sơ được lập sau. Nó vẫn có thể giúp ích; hãy kết hợp với các lần rút tiền, hồ sơ công việc và tin nhắn, và ghi rõ ngày. IRS không đưa ra danh sách các thứ thay thế được chấp nhận cho biên lai tiền mặt, nên bản xác nhận có chữ ký của người nhận tiền là bằng chứng, không phải điều khoản bảo vệ tuyệt đối (safe harbor); nó có sức nặng đến đâu tùy vào dữ kiện và phần còn lại của hồ sơ.

Về biên lai bị mất nói chung, xem mất biên lai chi phí kinh doanh. Về những gì biên lai phải thể hiện, xem yêu cầu của IRS về biên lai.

Tôi ghi sổ khoản thanh toán thế nào, và vì sao không bao giờ được tạo hoặc ghi lùi ngày biên lai?

Hãy ghi mỗi khoản tiền mặt trên một dòng riêng, vào ngày bạn trả, và không bao giờ tạo hay ghi lùi ngày biên lai. Dòng đó gồm ngày trả, tên nhà thầu phụ, công việc, số tiền, nội dung công việc và nơi lưu bằng chứng. Hãy mô tả mỗi hồ sơ đúng bản chất của nó. Nếu một hồ sơ được dựng lại, hãy ghi rõ là dựng lại và vào ngày nào.

  1. Nếu tiền mặt đến từ tài khoản doanh nghiệp, hãy ghi việc rút tiền là chuyển sang tài khoản tiền mặt tại quầy, để sao kê ngân hàng vẫn khớp.
  2. Nếu tiền mặt đến từ khoản khách hàng trả mà bạn chưa bao giờ gửi vào ngân hàng, hãy ghi toàn bộ khoản khách hàng trả là thu nhập và khoản trả cho nhà thầu phụ là một chi phí riêng. Đừng bù trừ khoản này với khoản kia; mọi khoản thu nhập bạn nhận đều được tính.
  3. Hãy ghi từng khoản thanh toán từ tài khoản đó là chi phí nhân công theo hợp đồng, hoặc là chi phí nhà thầu phụ của công việc, đề ngày đã trả.
  4. Ghi tên, địa chỉ, công việc của nhà thầu phụ và hồ sơ bằng chứng vào phần ghi chú. Nếu bạn nhập khoản thanh toán bây giờ, hãy giữ ngày đã trả làm ngày giao dịch, và ghi chú ngày bạn nhập bút toán và rằng nó được dựng lại từ các hồ sơ đã liệt kê.
  5. Nếu tiền mặt lấy từ túi của chính bạn, không phải từ tài khoản doanh nghiệp, hãy ghi là khoản góp vốn của chủ sở hữu hoặc khoản hoàn chi phí; xem sửa lỗi lẫn lộn tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân.

Chủ doanh nghiệp một chủ nhìn chung khai chi phí nhân công theo hợp đồng ở Schedule C, line 11, trừ khi chi phí được khấu trừ ở nơi khác, như trong giá vốn hàng bán. Hợp danh và công ty khấu trừ khoản này trên tờ khai riêng của họ theo cùng quy tắc chứng minh. Về chi phí theo công trình, xem tính giá thành công trình xây dựng.

Không bao giờ ghi lùi ngày một hồ sơ: cố ý đưa cho IRS một tài liệu mà bạn biết là sai ở điểm trọng yếu có thể là tội hình sự theo section 7207. Ký một bản khai theo hình thức chịu trách nhiệm về khai man (penalties of perjury) mà bạn không tin là đúng cũng vậy, theo section 7206. Một ghi chú nêu "viết vào ngày này, từ các hồ sơ này" là bản ghi trung thực về khoảng trống đó; riêng nó không làm cho khoản khấu trừ được chấp nhận.

Trả bằng tiền mặt có làm thay đổi nghĩa vụ nộp Form 1099-NEC không?

Không. Form 1099-NEC căn cứ vào bạn đã trả cho việc gì và vì sao, không căn cứ vào cách trả. Nhìn chung bạn nộp biểu mẫu này cho mỗi người không phải nhân viên của bạn mà bạn đã trả tiền cho dịch vụ trong quá trình kinh doanh (kể cả phụ tùng hoặc vật liệu người đó cung cấp khi chỉ là phần phụ của dịch vụ), một khi các khoản trả đạt $2.000 trong năm (hướng dẫn của IRS). Các năm thanh toán trước đó dùng mức ngưỡng $600. Biểu mẫu có hạn nộp ngày 1 tháng 2 năm 2027 đối với các khoản chi trả trong năm thuế này.

Bạn đã trả nhà thầu phụ bằng cách nàoAi báo cáo
Tiền mặt, séc, hoặc khoản thanh toán khác không qua thẻ hay mạng lưới thanh toán của bên thứ baBạn báo cáo, trên Form 1099-NEC, khi các điều kiện nêu trên được đáp ứng
Thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ, hoặc khoản thanh toán đủ điều kiện qua mạng lưới của bên thứ baBên xử lý thanh toán báo cáo, trên Form 1099-K; không nằm trên Form 1099-NEC của bạn

Khoản trả cho một công ty, kể cả LLC chịu thuế như công ty, nhìn chung không cần Form 1099-NEC. Ai nhận biểu mẫu, và các khoản thanh toán bằng thẻ, ứng dụng và mạng lưới được xử lý thế nào, được trình bày trong nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế. Tiểu bang có thể đặt thêm quy định báo cáo nhà thầu của riêng họ; trang này nói về quy tắc liên bang.

Schedule C của chủ doanh nghiệp một chủ hỏi liệu doanh nghiệp có thực hiện các khoản thanh toán cần Form 1099 hay không và đã hoặc sẽ nộp chúng hay chưa. Thiếu biểu mẫu không tự nó quyết định khoản khấu trừ; xem Form 1099 nộp trễ và xóa tiền phạt.

Tôi không có mã số thuế hoặc không tìm được nhà thầu phụ. W-9, khấu trừ dự phòng và tiền phạt nộp biểu mẫu nghĩa là gì?

Khi không có mã số thuế, nhìn chung bạn phải giữ lại 24% của khoản thanh toán cần Form 1099 và nộp cho IRS, và biểu mẫu thiếu hoặc trễ có thể bị phạt theo từng biểu mẫu. W-9 thu trước khi bạn trả tiền là cách để có con số mà cả hai việc đều cần.

  • W-9. Form W-9 cho bạn mã số thuế đúng của nhà thầu phụ (số An sinh Xã hội, ITIN hoặc EIN) để điền vào biểu mẫu. Với kiểm tra lý do chính đáng về tiền phạt (lý do thiện chí mà IRS có thể chấp nhận để xóa phạt), IRS tìm yêu cầu được đưa ra khi mối quan hệ bắt đầu, bằng lời hoặc văn bản, và yêu cầu hằng năm nếu số vẫn còn thiếu (Publication 1586). Trường hợp nhà thầu phụ không chịu cung cấp được nói trong thu thập mã số thuế từ nhà thầu.
  • Khấu trừ dự phòng. Khi không có mã số thuế, khấu trừ dự phòng có thể áp dụng: bên trả tiền phải khấu trừ 24% của khoản thanh toán (IRS: khấu trừ dự phòng). Cùng một mức ngưỡng chi phối việc khấu trừ (hướng dẫn của IRS). Theo section 3406(b)(6), việc khấu trừ bắt đầu từ toàn bộ khoản thanh toán làm tổng của nhà thầu phụ trong năm đạt $2.000 và áp dụng cho mọi khoản trả sau đó, hoặc bắt đầu từ khoản trả đầu tiên nếu năm trước bạn phải nộp Form 1099 cho, hoặc khấu trừ từ, nhà thầu phụ đó. Với khoản trả như của nhà thầu phụ, không có thời gian chờ ngay cả khi nhà thầu phụ nói số sắp có. Bên trả tiền không khấu trừ có thể phải chịu trách nhiệm về số tiền chưa thu, nên một khoản tiền mặt trả đủ mà không có mã số có thể khiến bên trả tiền phải nợ khoản thuế đó. IRS có thể miễn thuế, nhưng không miễn tiền phạt hay tiền lãi, nếu nhà thầu phụ đã khai thu nhập và nộp thuế trên đó, được chứng minh bằng Form 4669 do nhà thầu phụ ký (section 3402(d)); nhà thầu phụ bạn không tìm được thì không thể ký. Việc nộp tiền, báo cáo và sự miễn trừ đó được trình bày trong thu thập mã số thuế từ nhà thầu.
  • Tiền phạt nộp biểu mẫu. Form 1099-NEC nộp trễ, thiếu hoặc sai bị phạt theo từng biểu mẫu nộp cho IRS, và tính riêng cho bản sao phải gửi nhà thầu phụ. Với các biểu mẫu đến hạn ở mùa nộp thuế tới, mức phạt dao động từ $60 mỗi biểu mẫu hoặc bản sao khi sửa trong vòng 30 ngày đến $340 khi sửa sau ngày 1 tháng 8 hoặc không bao giờ nộp, và cao hơn khi cố ý bỏ qua (ít nhất $690). Lý do chính đáng có thể giảm hoặc xóa tiền phạt; số tiền và việc xóa phạt được trình bày trong Form 1099 nộp trễ và xóa tiền phạt.

Tôi có mã số thuế nhưng không tìm được nhà thầu phụ

Nếu nhà thầu phụ đã đưa bạn mã số thuế nhưng bây giờ bạn không liên lạc được, biểu mẫu vẫn có thể ghi tên, địa chỉ và số bạn có; hãy giữ tin nhắn hoặc ghi chú cho thấy số đó đến từ đâu. Một số sai có thể dẫn đến thông báo và tiền phạt riêng; thu thập mã số thuế từ nhà thầu nói về cách kiểm tra. Nếu bạn biết tên và địa chỉ nhưng không có số, hãy nộp Form 1099-NEC đúng hạn với ô mã số thuế để trống (hướng dẫn chung của IRS); thiếu số vẫn có thể bị phạt. Hãy ghi lại mỗi lần cố liên lạc với nhà thầu phụ (ngày, cách thức, kết quả) và giữ nhật ký trong hồ sơ bằng chứng. Hướng dẫn gắn nghĩa vụ nộp biểu mẫu với khoản thanh toán, không phải với việc liên lạc được người nhận. Biểu mẫu yêu cầu họ và tên đầy đủ cùng địa chỉ của người nhận, và hướng dẫn không nói phải nộp thế nào khi bạn chỉ biết tên gọi và số điện thoại; hãy nhờ trợ giúp trước hạn nộp.

Nhà thầu phụ nợ thuế gì, và việc nhà thầu phụ khai báo có làm thay đổi khoản khấu trừ của tôi không?

Nhà thầu phụ là cá nhân hoặc chủ doanh nghiệp một chủ nhìn chung phải chịu thuế thu nhập trên toàn bộ thu nhập nhận được từ công việc, dù có ai nộp Form 1099 hay không, và chịu thuế tự kinh doanh trên thu nhập ròng (Publication 334); công ty tự khai thu nhập của mình. Nhà thầu phụ đã bị khấu trừ thuế được khai khoản đó như một khoản tín thuế trên tờ khai.

Việc nhà thầu phụ khai báo không quyết định khoản khấu trừ của bạn; hồ sơ của bạn mới quyết định. Hai việc này vẫn có liên quan: IRS dùng biểu mẫu để kiểm tra người nhận có khai khoản thanh toán hay không, và việc nộp biểu mẫu ghi nhận người nhận và số tiền.

Trả tiền mặt không khiến bạn phải nộp Form 8300. Biểu mẫu đó do doanh nghiệp nộp khi nhận hơn $10.000 tiền mặt trong một giao dịch hoặc các giao dịch liên quan (IRS: Form 8300). Nếu một khách hàng đã trả bạn chừng đó bằng tiền mặt, bạn là người phải nộp, chậm nhất vào ngày thứ 15 sau khi nhận tiền mặt (hướng dẫn).

Khi nào nhà thầu phụ được trả bằng tiền mặt trông giống một nhân viên?

Khi bạn kiểm soát thời gian, địa điểm và cách làm việc, hoặc người đó làm việc đều đặn cho bạn ở phần cốt lõi của doanh nghiệp. Tiền mặt không thay đổi điều đó: tiền công có thể trả bằng tiền mặt hoặc hình thức khác, và tình trạng được quyết định bởi mối quan hệ. IRS xem xét kiểm soát hành vi, kiểm soát tài chính và mối quan hệ, không có yếu tố nào quyết định riêng lẻ (Publication 15-A).

Nhóm của IRSNghiêng về nhà thầu phụNghiêng về nhân viên
Hành viNhà thầu phụ tự chọn phương pháp, dụng cụ và thứ tự công việcBạn quyết định khi nào, ở đâu và làm thế nào, dùng dụng cụ gì, và bạn huấn luyện
Tài chínhDụng cụ và chi phí riêng, trả phí cố định hoặc theo thời gian và vật liệu, có khách hàng khác, có khả năng lãi hoặc lỗTiền lương theo giờ hoặc theo tuần đều đặn, dụng cụ của bạn, chi phí được hoàn lại, không có khách hàng khác
Mối quan hệHợp đồng công việc bằng văn bản cho một dự án xác địnhKhông giới hạn thời gian, kéo dài, và công việc là phần quan trọng của doanh nghiệp bạn

Nếu bạn coi một nhân viên là nhà thầu mà không có cơ sở hợp lý, bạn có thể phải chịu trách nhiệm về thuế việc làm của người lao động đó, cộng thêm tiền phạt. Đó có thể là rủi ro lớn hơn một biên lai bị thiếu. Section 530 relief yêu cầu các Form 1099 bắt buộc đã được nộp đúng hạn, Voluntary Classification Settlement Program yêu cầu mọi Form 1099 bắt buộc của ba năm trước đã được nộp, và các mức trách nhiệm giảm trong section 3509 tăng gấp đôi khi chúng chưa được nộp, trừ khi việc không nộp là do lý do chính đáng. Nếu việc không khấu trừ là cố ý bỏ qua, section 3509 không áp dụng và mất các mức giảm. Việc sửa tình trạng, nộp bù và xóa phạt được trình bày trong nhà thầu có thể là nhân viên. Các kiểm tra của tiểu bang có thể khác kiểm tra của IRS.

Từ nay tôi nên thay đổi gì?

  1. Lấy W-9 trước khoản thanh toán đầu tiên. Giữ trong một hồ sơ riêng cho từng nhà thầu phụ.
  2. Lấy hóa đơn bằng văn bản hoặc hợp đồng công việc có chữ ký ghi tên, địa chỉ, phạm vi công việc và giá của nhà thầu phụ.
  3. Trả bằng séc hoặc chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản doanh nghiệp. IRS khuyên trả bằng séc để có chứng từ cho chi phí kinh doanh, và sao kê cho thấy người nhận, số tiền và ngày.
  4. Nếu không tránh được tiền mặt, hãy nhờ nhà thầu phụ ký và ghi ngày vào phiếu thanh toán khi bạn trả, và ghi lời giải thích vào hồ sơ của bạn ngay trong ngày.
  5. Giữ sổ ghi thanh toán theo từng nhà thầu phụ: ngày, công việc, số tiền, hình thức thanh toán. Cộng tổng cho từng người vào mỗi tháng 12 và so với mức ngưỡng $2.000.
  6. Nộp Form 1099-NEC đúng hạn và giữ hồ sơ lâu chừng nào hồ sơ còn có thể cần đến; xem giữ hồ sơ doanh nghiệp trong bao lâu.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Thợ dựng khung được trả $4.000 tiền mặt

Một thợ làm sàn ngoài trời trả cho thợ dựng khung $4.000 tiền mặt, trong một lần và không có W-9. Người thầu chỉ biết tên gọi và không có biên lai. Hồ sơ gồm: các lần rút tiền ATM vào ngày trùng khớp, ảnh công việc có ghi ngày, tin nhắn nêu giá và ngày trả, hóa đơn của chính người thầu gửi chủ nhà, và bản xác nhận có chữ ký nếu liên lạc được với thợ dựng khung. Khoản trả vượt mức ngưỡng 1099, nên nhìn chung phải nộp Form 1099-NEC trừ khi thợ dựng khung là công ty, và khấu trừ dự phòng có thể đã áp dụng: 24% của $4.000 là $960. Biểu mẫu yêu cầu họ tên và địa chỉ đầy đủ và cho phép để trống ô mã số thuế; chỉ có tên gọi, người thầu ghi lại mọi lần cố liên lạc với thợ dựng khung và nhờ trợ giúp về cách nộp trước hạn.

Ba nhà thầu phụ, mỗi người được trả $2.500

Một người làm cảnh quan trả cho ba nhà thầu phụ, mỗi người $2.500 tiền mặt trong năm, không có W-9. Tổng của mỗi người vượt mức ngưỡng, nên nhìn chung phải nộp Form 1099-NEC cho từng nhà thầu phụ trừ khi người đó là công ty. Không có mã số thuế, khấu trừ dự phòng có thể đã áp dụng. Nếu mỗi nhà thầu phụ nhận một khoản $2.500, thì 24% của $2.500 là $600 cho mỗi người, tổng cộng $1.800, khoản có thể phải nộp nếu chưa được khấu trừ; với các khoản trả nhỏ hơn, việc khấu trừ nhìn chung bắt đầu từ toàn bộ khoản trả làm tổng đạt mức ngưỡng, hoặc từ khoản trả đầu tiên nếu năm trước phải nộp Form 1099 hoặc khấu trừ cho nhà thầu phụ đó. Việc khai báo của chính các nhà thầu phụ có hỗ trợ xóa phạt hay không, và cách trả lời thông báo phạt, được trình bày trong Form 1099 nộp trễ và xóa tiền phạt.

Một người lao động được trả $18.000 trong tám tháng

Một người sửa nhà trả cho một người lao động $18.000 tiền mặt trong tám tháng, theo lịch hằng tuần cố định, dùng dụng cụ và chỉ dẫn của người sửa nhà. Các dữ kiện kiểm soát này nghiêng về quan hệ lao động. Nếu tình trạng đang bị đặt nghi vấn, vấn đề đó lớn hơn việc thiếu biên lai. Người sửa nhà dựng lại lịch sử thanh toán theo tuần, rà soát cả ba nhóm của IRS, và kiểm tra xem có Form 1099 nào đã được nộp không, vì điều đó ảnh hưởng đến chương trình giải quyết và các lựa chọn xóa phạt trong nhà thầu có thể là nhân viên. Gọi người lao động là nhà thầu phụ không quyết định được tình trạng.

Ghi sổ kế toán

Trả tiền mặt cho nhà thầu phụ mà không có biên lai hay mã số thuế?

Nếu tiền mặt đã trả cho nhiều nhà thầu phụ hoặc qua nhiều năm, không tìm được một nhà thầu phụ, hoặc tiền mặt của khách hàng đã trả cho nhà thầu phụ mà chưa từng được gửi vào ngân hàng, chúng tôi có thể dựng lại lịch sử thanh toán và sổ sách đi kèm. Cuộc gọi đầu tiên xem xét tình huống của bạn và xác định công việc bao gồm những năm nào.

  • Mọi hồ sơ về các khoản trả bằng tiền mặt: rút tiền ngân hàng, tin nhắn, ghi chú công việc, phiếu thanh toán có chữ ký.
  • Tên và thông tin liên hệ của từng nhà thầu phụ, mọi Form W-9 hoặc mã số thuế, và mọi Form 1099-NEC đã nộp.

Miễn phí · 15 phút

Dựng lại hồ sơ thanh toán của bạn

Ghi sổ kế toán

Trường hợp của bạn có khác không?

  • Số tiền mặt lớn hoặc lặp lại, bạn không tìm được nhà thầu phụ, hoặc liên quan nhiều nhà thầu phụ hay nhiều năm: còn dựng được bằng chứng nào, nên dựng lại năm nào trước, và Form 1099 hay khấu trừ dự phòng có phải áp dụng hay không là những quyết định cần đánh giá theo dữ kiện của bạn; hãy nhờ dịch vụ ghi sổ.
  • Tiền mặt của khách hàng được dùng để trả nhà thầu phụ và chưa bao giờ gửi vào ngân hàng: cả thu nhập và chi phí đều phải được ghi sổ, theo từng năm; hãy nhờ dịch vụ ghi sổ để dựng lại sổ sách.
  • Những người bạn trả tiền trông giống nhân viên: hãy sửa tình trạng người lao động trước; xem nhà thầu có thể là nhân viên và nhờ dịch vụ ghi sổ để dựng lại lịch sử thanh toán.
  • Form 1099 chưa bao giờ được nộp trong một hoặc nhiều năm, hoặc bạn nhận được Notice 972CG: xem Form 1099 nộp trễ và xóa tiền phạt. Nếu tiền mặt đã trả cho nhiều nhà thầu phụ hoặc qua nhiều năm, lịch sử thanh toán phải được dựng lại trước; hãy nhờ dịch vụ ghi sổ.
  • Nhà thầu phụ không chịu đưa W-9 hoặc mã số thuế, hoặc bạn không tìm được người đó: xem thu thập mã số thuế từ nhà thầu. Việc có phải khấu trừ dự phòng cho các khoản đã trả hay không tùy vào danh sách thanh toán của bạn; hãy nhờ dịch vụ ghi sổ để lập danh sách đó.
  • IRS hoặc tiểu bang của bạn đã yêu cầu bạn chứng minh một chi phí tiền mặt: xem mất biên lai chi phí kinh doanh để biết cần gửi gì, và nhờ dịch vụ ghi sổ tập hợp hồ sơ trước khi bạn trả lời.
  • Bạn không chắc nhà thầu phụ có cần Form 1099 hay không (công ty, khoản trả bằng thẻ): xem nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế.
  • Bạn ở California: tiểu bang dùng kiểm tra tình trạng người lao động riêng, có thể khác kiểm tra của IRS; xem kiểm tra ABC của California. Bên trả tiền phải khấu trừ dự phòng liên bang cũng phải khấu trừ cho California, với một số ngoại lệ hạn chế (FTB); xem thu thập mã số thuế từ nhà thầu.
  • Bạn trả tiền cho nhà thầu phụ ở ngoài Hoa Kỳ: xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.
  • Một tờ khai đã nộp đã khai một chi phí mà bạn không chứng minh được: xem điều chỉnh tờ khai khi sai chi phí kinh doanh và nhờ dịch vụ ghi sổ để dựng lại năm đó.
  • Bạn là hợp danh hoặc công ty: pháp nhân nộp các Form 1099 và nợ mọi khoản khấu trừ dự phòng lẽ ra phải giữ lại. Chủ doanh nghiệp một chủ nợ khoản đó với tư cách cá nhân, và các thành viên hợp danh chung nhìn chung chịu trách nhiệm theo luật tiểu bang đối với nợ của hợp danh (sổ tay của IRS). Chủ sở hữu, thành viên hợp danh, cán bộ điều hành hoặc người khác kiểm soát việc thanh toán có thể phải chịu tiền phạt thu hồi thuế ủy thác theo section 6672 nếu việc không thu hoặc không nộp là cố ý (hướng dẫn khai Form 945), nhìn chung có thể ấn định trong ba năm kể từ ngày muộn hơn giữa ngày 15 tháng 4 năm sau và ngày nộp Form 945, và không có giới hạn nếu chưa nộp (sổ tay của IRS). Xem Form 1099 nộp trễ và xóa tiền phạt, và nhờ dịch vụ ghi sổ nếu hồ sơ có chỗ trống.

Số liệu trên trang này

Số liệuGiá trịNguồn
Ngưỡng khai báo Form 1099-NEC đối với các khoản thanh toán thực hiện năm 2026
Thông thường, các khoản thanh toán dịch vụ phải khai báo cho một người nhận trong năm 2026; khấu trừ dự phòng có thể buộc phải nộp ở bất kỳ mức nào
$2.000
Năm thuế 2026
IRS: Tôi có phải nộp Form 1099 hoặc tờ khai thông tin khác không?
Đã kiểm tra
Ngưỡng báo cáo thù lao cho người không phải nhân viên trên Form 1099-NEC đối với khoản thanh toán đến hết năm 2025
Box 1 thù lao cho người không phải nhân viên từ $600 trở lên, theo hướng dẫn tháng 4 năm 2025; khoản thanh toán sau ngày 31 tháng 12 năm 2025 áp dụng ngưỡng cao hơn.
$600
Năm thuế 2025
IRS: Hướng dẫn cho Form 1099-MISC và Form 1099-NEC (bản sửa đổi tháng 4 năm 2025)
Đã kiểm tra
Hạn nộp Form 1099-NEC và hạn gửi người nhận cho các khoản thanh toán trong năm 2026
Ngày 31 tháng 1 thông thường rơi vào Chủ Nhật năm 2027, nên hạn chuyển sang ngày làm việc kế tiếp
Ngày 1 tháng 2 năm 2027
Năm thuế 2026
IRS: Hướng dẫn chung cho một số tờ khai thông tin
Đã kiểm tra
Mức khấu trừ dự phòng trên các khoản thanh toán phải khai báo
Mức khấu trừ dự phòng liên bang hiện hành đối với các khoản thanh toán thuộc diện áp dụng quy định này
24%IRS: Khấu trừ dự phòng
Đã kiểm tra
Tiền phạt cho mỗi tờ khai thông tin hoặc bản kê người nhận đến hạn năm 2027, được sửa trong vòng 30 ngày
Áp dụng riêng cho tờ khai và bảng kê gửi người nhận tiền (payee statement); các mẫu cho khoản thanh toán năm 2026 đến hạn vào năm 2027
$60
Năm thuế 2027
IRS: Revenue Procedure 2025-32
Đã kiểm tra
Tiền phạt cho mỗi tờ khai thông tin hoặc bản kê người nhận đến hạn năm 2027, được sửa sau ngày 1 tháng 8 hoặc không được sửa
Áp dụng riêng cho tờ khai và bảng kê gửi người nhận tiền (payee statement); các mẫu cho khoản thanh toán năm 2026 đến hạn vào năm 2027
$340
Năm thuế 2027
IRS: Revenue Procedure 2025-32
Đã kiểm tra
Tiền phạt cố ý bỏ qua tối thiểu cho mỗi tờ khai thông tin hoặc bảng kê cho người nhận đến hạn năm 2027
Đối với 1099-NEC và W-2, so sánh với 10% số tiền phải khai báo; không có mức trần hằng năm
$690
Năm thuế 2027
IRS: Revenue Procedure 2025-32
Đã kiểm tra
Ngưỡng phải khai khi nhận tiền mặt, Form 8300
Người kinh doanh nhận hơn số tiền mặt này trong một giao dịch hoặc các giao dịch liên quan phải nộp Form 8300; bên nhận nộp, không phải bên trả
$10.000IRS: Giới thiệu Form 8300
Đã kiểm tra

Nguồn chính

Về hướng dẫn này

Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh

Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.

Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc

  • : Xuất bản lần đầu.
Di Lu, CPA
Di Lu, CPACPA tại Hoa Kỳ và Canada

Bạn muốn trao đổi về bước tiếp theo?

Miễn phí · 15 phút · Cuộc gọi điện thoại

Tiếng Anh & tiếng Trung

Cuộc gọi đầu tiên để trao đổi về nhu cầu của bạn và cách chúng tôi có thể hỗ trợ.

Đặt cuộc gọiChọn thời gian phù hợp với bạn

Đặt lịch tư vấn

Miễn phí · 15 phút

Hiện tư vấn được cung cấp bằng tiếng Anh và tiếng Trung. Email xác nhận và cổng khách hàng có thể hiển thị tiếng Anh.

Khi đặt lịch, bạn đồng ý với chính sách quyền riêng tư của chúng tôi. Nếu bạn đến đây từ một quảng cáo, chúng tôi sẽ cho nền tảng quảng cáo đó biết khi bạn đặt lịch, và có thể cho biết cả khi bạn ở lại một trang một lúc, chạm vào số điện thoại của chúng tôi hoặc chọn giờ hẹn. Chúng tôi không bao giờ chia sẻ tên, email hay số điện thoại của bạn. Chính sách quyền riêng tư

Lịch không tải được? Đặt lịch tư vấn