Sous-traitant payé comptant sans reçu : déduction et 1099

Puis-je quand même déduire un sous-traitant payé comptant sans reçu?

Un paiement comptant à un sous-traitant est déductible quand il s'agit d'une dépense ordinaire et nécessaire de l'entreprise et que les registres le prouvent. Le code fiscal permet de déduire une rémunération raisonnable pour des services réellement rendus, et les règlements exigent des livres et des registres suffisants pour établir chaque déduction. Sauf quelques cas, la loi n'exige aucun type précis de registre : un reçu est donc une façon de prouver une dépense, pas la seule. Mais la preuve vous incombe : l'IRS dit de conserver des registres adéquats ou des éléments suffisants pour appuyer votre propre déclaration, et que vous devez généralement avoir des pièces écrites comme des reçus, des chèques payés ou des factures (IRS : fardeau de la preuve). Avec un paiement comptant, ce sont les autres registres qui doivent porter la demande.

Le comptant est le point faible, pas la règle. L'IRS dit que les pièces justificatives d'une dépense devraient indiquer le bénéficiaire, le montant, la preuve de paiement, la date et le service reçu, et que plus d'un document peut être nécessaire. Un paiement comptant ne laisse aucune ligne de relevé qui montre qui a reçu l'argent. La date du paiement compte aussi : selon la méthode de caisse, la dépense est généralement déduite dans l'année où elle est payée, et le 1099 suit la même année.

Un cas de paiement comptant n'est pas simple quand :

• la somme est importante ou répétée, ou a été versée à plusieurs sous-traitants ou sur plusieurs années;
• vous n'avez ni nom, ni adresse, ni numéro d'identification fiscale pour le sous-traitant, ou vous ne parvenez pas à le joindre;
• l'argent comptant provenait de paiements de clients que vous n'avez jamais déposés, et les livres ne concordent donc pas avec la banque;
• les personnes que vous avez payées travaillent selon votre horaire, avec vos outils, pendant des mois (voir la section sur le statut du travailleur ci-dessous); ou
• une déclaration a déjà réclamé la dépense, ou l'IRS ou votre État vous a demandé de la prouver.

À rassembler d'abord :

• les relevés bancaires et de guichet automatique de tous les comptes qui ont pu fournir l'argent comptant;
• la liste des travaux : contrat, soumission, ordres de modification, calendrier, permis, photos;
• tous les noms, numéros de téléphone et adresses dont vous disposez pour chaque sous-traitant, ainsi que tout W-9 ou toute facture;
• les textos, courriels et journaux d'appels sur le prix, les dates et le paiement.

Que puis-je utiliser comme preuve quand il n'y a pas de reçu?

Constituez un dossier de registres qui concordent sur qui a été payé, combien, quand et pour quoi (IRS : registres).

Pour un paiement comptant sans reçu, l'IRS dit que vous devriez inscrire une explication adéquate dans vos registres au moment du paiement. Une déclaration que le sous-traitant signe maintenant est un registre établi plus tard. Elle peut quand même aider; associez-la aux retraits, au dossier des travaux et aux messages, et gardez-la datée. L'IRS ne dresse aucune liste de substituts acceptés à un reçu comptant : la déclaration signée du bénéficiaire est donc un élément de preuve, pas une règle refuge; son poids dépend des faits et du reste du dossier.

Pour les reçus perdus en général, consultez reçus perdus pour des dépenses d'entreprise. Pour ce qu'un reçu doit montrer, consultez exigences de l'IRS pour les reçus.

Comment inscrire le paiement, et pourquoi ne jamais créer un reçu ni l'antidater?

Inscrivez chaque paiement comptant à sa propre ligne, le jour où vous payez, et ne créez ni n'antidatez jamais un reçu. La ligne contient la date du paiement, le nom du sous-traitant, les travaux, le montant, la nature du travail et l'endroit où la preuve est conservée. Décrivez chaque registre pour ce qu'il est. Si un registre a été reconstitué, dites-le et indiquez quand.

1. Si l'argent comptant provenait d'un compte d'entreprise, inscrivez le retrait comme un virement vers un compte d'encaisse, afin que le relevé bancaire concorde toujours.
2. Si l'argent comptant provenait de paiements de clients que vous n'avez jamais déposés, inscrivez le paiement complet du client comme un revenu et le paiement au sous-traitant comme une dépense distincte. Ne les compensez pas l'un avec l'autre; tout revenu que vous recevez compte.
3. Inscrivez chaque paiement fait à partir de ce compte comme main-d'œuvre à contrat, ou comme coût de sous-traitance des travaux, à la date où il a été payé.
4. Indiquez dans la note le nom, l'adresse et les travaux du sous-traitant ainsi que le dossier de preuve. Si vous saisissez le paiement maintenant, gardez le jour du paiement comme date de l'opération, et notez le jour de la saisie et que l'écriture a été reconstituée à partir des registres énumérés.
5. Si l'argent comptant venait de votre poche, et non d'un compte d'entreprise, inscrivez-le comme un apport du propriétaire ou un remboursement; consultez corriger le mélange des fonds de l'entreprise et des fonds personnels.

Un entrepreneur individuel déclare généralement la main-d'œuvre à contrat à la ligne 11 de l'annexe C, sauf si la dépense est déduite ailleurs, par exemple dans le coût des marchandises vendues. Les sociétés de personnes et les sociétés la déduisent dans leurs propres déclarations selon les mêmes règles de preuve. Pour les coûts des travaux, consultez le calcul des coûts par chantier.

N'antidatez jamais un registre : remettre volontairement à l'IRS un document que vous savez faux sur un point important peut être un crime selon l'article 7207. Signer une déclaration sous peine de parjure que vous ne croyez pas vraie en est un aussi, selon l'article 7206. Une déclaration qui dit « rédigée à cette date, à partir de ces registres » est un registre honnête de l'écart; elle ne rend pas la déduction admissible à elle seule.

Payer comptant change-t-il mon obligation de produire le 1099-NEC?

Non. Le formulaire 1099-NEC dépend de ce que vous avez payé et pourquoi, pas de la façon de payer. Vous le produisez généralement pour chaque personne qui n'est pas votre employée et que vous avez payée, dans le cadre de votre entreprise, pour des services (y compris les pièces ou les matériaux qu'elle a fournis lorsque cela était accessoire au service), dès que les paiements atteignent 2 000 $ dans l'année (instructions de l'IRS). Les années de paiement antérieures utilisaient un seuil de 600 $. Le formulaire est à produire au plus tard le 1er février 2027 pour les paiements faits durant cette année d'imposition.

Les paiements à une société, y compris une LLC imposée comme telle, n'exigent généralement aucun formulaire 1099-NEC. Qui reçoit un formulaire, et comment les paiements par carte, par application et par réseau sont traités, est expliqué dans quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal. Les États peuvent ajouter leurs propres déclarations sur les entrepreneurs; cette page traite des règles fédérales.

L'annexe C d'un entrepreneur individuel demande si l'entreprise a fait des paiements qui exigeaient des formulaires 1099 et si elle les a produits ou les produira. Un formulaire manquant ne décide pas à lui seul de la déduction; consultez les 1099 tardifs et l'allègement des pénalités.

Je n'ai pas de numéro d'identification fiscale ou je ne trouve pas le sous-traitant. Que signifient le W-9, la retenue de réserve et la pénalité de production?

Sans numéro d'identification fiscale, vous devez généralement retenir 24 % d'un paiement qui exige un formulaire 1099 et le verser à l'IRS, et un formulaire manquant ou tardif peut entraîner une pénalité par formulaire. Un W-9 recueilli avant de payer est la façon d'obtenir le numéro dont les deux ont besoin.

• W-9. Le formulaire W-9 permet d'obtenir le numéro d'identification fiscal exact du sous-traitant (un numéro de sécurité sociale, un ITIN ou un EIN) pour le formulaire. Pour le critère du motif raisonnable de la pénalité (une raison de bonne foi que l'IRS peut accepter pour accorder un allègement), l'IRS cherche une demande faite au début de la relation, verbale ou écrite, et des demandes annuelles si le numéro reste manquant (Publication 1586). Le cas d'un sous-traitant qui refuse d'en fournir un est traité dans obtenir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs.
• Retenue de réserve. Sans numéro d'identification fiscale, la retenue de réserve peut s'appliquer : le payeur doit retenir 24 % du paiement (IRS : retenue de réserve). Le même seuil s'applique à la retenue (instructions de l'IRS). Selon l'article 3406(b)(6), elle commence avec le paiement entier qui porte le total du sous-traitant pour l'année à 2 000 $ et couvre chaque paiement suivant, ou avec le premier paiement si vous deviez produire un 1099 pour ce sous-traitant, ou retenir sur ses paiements, l'année précédente. Pour une rémunération comme celle d'un sous-traitant, il n'y a aucun délai d'attente, même si le sous-traitant dit qu'un numéro s'en vient. Un payeur qui n'a pas retenu peut être tenu responsable du montant non perçu : un paiement comptant intégral fait sans numéro peut donc laisser le payeur redevable de l'impôt. L'IRS peut excuser l'impôt, mais pas les pénalités ni les intérêts, si le sous-traitant a déclaré le revenu et payé l'impôt dessus, ce qui se prouve par un formulaire 4669 signé par le sous-traitant (article 3402(d)); un sous-traitant que vous ne pouvez pas joindre ne peut pas le signer. Les dépôts, la déclaration et cet allègement sont traités dans obtenir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs.
• Pénalité de production. Un formulaire 1099-NEC tardif, manquant ou erroné est pénalisé par formulaire produit auprès de l'IRS, et séparément pour la copie due au sous-traitant. Pour les formulaires dus à la prochaine période de production, le montant va de 60 $ par formulaire ou copie lorsque l'erreur est corrigée dans les 30 jours à 340 $ lorsqu'elle est corrigée après le 1er août ou n'est jamais corrigée, et il est plus élevé en cas de manquement intentionnel (au moins 690 $). Un motif raisonnable peut le réduire ou l'annuler; les montants et l'allègement sont traités dans les 1099 tardifs et l'allègement des pénalités.

J'ai le numéro d'identification fiscale, mais je ne trouve pas le sous-traitant

Si le sous-traitant vous a donné un numéro d'identification fiscale mais que vous ne pouvez pas le joindre maintenant, le formulaire peut quand même porter le nom, l'adresse et le numéro dont vous disposez; conservez le message ou la note qui montre d'où vient le numéro. Un numéro erroné peut entraîner son propre avis et sa propre pénalité; obtenir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs explique comment le vérifier. Si vous connaissez le nom et l'adresse mais n'avez aucun numéro, produisez le 1099-NEC avant la date limite en laissant la case du numéro d'identification fiscale vide (instructions générales de l'IRS); un numéro manquant peut quand même entraîner une pénalité. Consignez chaque tentative de joindre le sous-traitant (date, moyen, résultat) et conservez ce journal dans le dossier de preuve. Les instructions lient l'obligation de produire au paiement, pas au fait de joindre le sous-traitant. Le formulaire demande le nom complet et l'adresse du bénéficiaire, et les instructions ne disent pas quoi produire quand vous ne connaissez qu'un prénom et un numéro de téléphone; obtenez de l'aide avant la date limite.

Que doit le sous-traitant, et sa déclaration change-t-elle ma déduction?

Un sous-traitant qui est un particulier ou un entrepreneur individuel doit généralement l'impôt sur le revenu sur tout le revenu reçu pour les travaux, qu'un 1099 soit produit ou non, et l'impôt sur le travail autonome sur ses gains nets (Publication 334); une société déclare son propre revenu. Un sous-traitant dont de l'impôt a été retenu le demande en crédit dans une déclaration.

La déclaration du sous-traitant ne décide pas de votre déduction; vos registres, si. Les deux restent pourtant liés : l'IRS utilise le formulaire pour vérifier si le bénéficiaire a déclaré le paiement, et la production consigne le bénéficiaire et le montant.

Payer comptant ne vous oblige pas à produire le formulaire 8300. Ce formulaire est produit par une entreprise qui reçoit plus de 10 000 $ en argent comptant dans une seule opération ou dans des opérations liées (IRS : formulaire 8300). Si un client vous a payé cette somme comptant, c'est à vous de le produire, au plus tard le 15e jour suivant la réception de l'argent (instructions).

Quand un sous-traitant payé comptant ressemble-t-il à un employé?

Quand vous contrôlez quand, où et comment le travail est fait, ou que la personne travaille pour vous de façon régulière au cœur de votre entreprise. Le comptant n'y change rien : la rémunération peut être en argent comptant ou sous d'autres formes, et le statut dépend de la relation. L'IRS examine le contrôle du comportement, le contrôle financier et la relation, sans qu'aucun fait ne soit décisif à lui seul (Publication 15-A).

Si vous traitez un employé comme un entrepreneur sans motif raisonnable, vous pouvez être tenu responsable des impôts sur l'emploi pour ce travailleur, plus une pénalité. Cela peut représenter un risque plus grand qu'un reçu manquant. L'allègement prévu à l'article 530 exige que les 1099 requis aient été produits à temps, le Voluntary Classification Settlement Program exige que tous les 1099 requis aient été produits pour les trois années précédentes, et les taux de responsabilité réduits de l'article 3509 doublent quand ils ne l'ont pas été, sauf si le défaut était dû à un motif raisonnable. Si le défaut de retenir était un mépris intentionnel, l'article 3509 ne s'applique pas et les taux réduits sont perdus. La correction du statut, les productions en retard et l'allègement sont traités dans entrepreneurs qui pourraient être des employés. Les critères des États peuvent différer de celui de l'IRS.

Que dois-je changer à partir de maintenant?

1. Obtenez un W-9 avant le premier paiement. Conservez-le dans un dossier pour chaque sous-traitant.
2. Obtenez une facture écrite ou une entente de travaux signée qui indique le nom, l'adresse, l'étendue des travaux et le prix du sous-traitant.
3. Payez par chèque ou par virement bancaire à partir du compte de l'entreprise. L'IRS conseille de payer par chèque pour documenter les dépenses d'entreprise, et un relevé montre le bénéficiaire, le montant et la date.
4. Si le comptant est inévitable, faites signer et dater un bordereau de paiement par le sous-traitant au moment du paiement, et rédigez l'explication dans vos registres le jour même.
5. Tenez un journal des paiements par sous-traitant : date, travaux, montant, mode de paiement. Faites le total par sous-traitant chaque décembre et comparez-le au seuil de 2 000 $.
6. Produisez le 1099-NEC à temps et conservez le dossier aussi longtemps que les registres peuvent compter; consultez combien de temps conserver les registres de l'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs et utilisent des dollars américains.

Un charpentier payé 4 000 $ comptant

Un constructeur de terrasses a payé un charpentier 4 000 $ comptant, en un seul paiement et sans W-9. Le constructeur ne connaît qu'un prénom et n'a aucun reçu. Le dossier : retraits au guichet automatique aux dates correspondantes, photos datées des travaux, textos avec le prix et le jour du paiement, la propre facture du constructeur au propriétaire, et une déclaration signée si le charpentier peut être joint. Le paiement dépasse le seuil du 1099, donc un formulaire 1099-NEC est généralement dû, sauf si le charpentier est une société, et la retenue de réserve a pu s'appliquer : 24 % de 4 000 $ font 960 $. Le formulaire demande un nom complet et une adresse et permet une case de numéro d'identification fiscale vide; avec un prénom seulement, le constructeur consigne chaque tentative de joindre le charpentier et obtient de l'aide sur la façon de produire avant la date limite.

Trois sous-traitants payés 2 500 $ chacun

Un paysagiste a payé trois sous-traitants 2 500 $ chacun comptant durant l'année, sans W-9. Chaque total dépasse le seuil : un formulaire 1099-NEC est donc généralement dû pour chaque sous-traitant, sauf si le sous-traitant est une société. Sans numéro d'identification fiscale, la retenue de réserve a pu s'appliquer. Si chaque sous-traitant a reçu un seul paiement de 2 500 $, 24 % de 2 500 $ font 600 $ par sous-traitant, soit 1 800 $ en tout, qui peuvent être dus s'ils n'ont pas été retenus; avec des paiements plus petits, la retenue commence généralement avec le paiement entier qui atteint le seuil, ou avec le premier paiement si un 1099 ou une retenue était requis pour ce sous-traitant l'année précédente. Savoir si la déclaration des sous-traitants eux-mêmes appuie un allègement, et comment répondre à un avis de pénalité, est traité dans les 1099 tardifs et l'allègement des pénalités.

Un travailleur payé 18 000 $ sur huit mois

Un rénovateur a payé un travailleur 18 000 $ comptant sur huit mois, selon un horaire hebdomadaire fixe, avec les outils et les directives du rénovateur. Ces faits de contrôle indiquent un emploi. Si le statut est en cause, cette question est plus grande que le reçu manquant. Le rénovateur reconstitue un historique de paiements par semaine, examine les trois catégories de l'IRS et vérifie si des 1099 ont été produits, car cela influe sur le programme de règlement et sur les options d'allègement dans entrepreneurs qui pourraient être des employés. Appeler le travailleur un sous-traitant ne règle pas le statut.

Votre situation est différente?

• La somme est importante ou répétée, vous ne trouvez pas le sous-traitant, ou plusieurs sous-traitants ou années sont en cause : quelle preuve peut encore être constituée, quelles années reconstituer d'abord, et si des 1099 ou une retenue de réserve étaient dus relèvent d'un jugement sur vos faits; obtenez de l'aide en tenue de livres.
• L'argent des clients a servi à payer des sous-traitants et n'a jamais été déposé : le revenu et la dépense doivent tous deux être inscrits, année par année; obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer les livres.
• Les personnes que vous avez payées ressemblent à des employés : corrigez d'abord le statut du travailleur; consultez entrepreneurs qui pourraient être des employés et obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer l'historique des paiements.
• Les 1099 n'ont jamais été produits pour une ou plusieurs années, ou vous avez reçu l'avis 972CG : consultez les 1099 tardifs et l'allègement des pénalités. Si de l'argent comptant est allé à plusieurs sous-traitants ou sur plusieurs années, l'historique des paiements doit d'abord être reconstitué; obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Un sous-traitant refuse de donner un W-9 ou un numéro d'identification fiscale, ou vous ne le trouvez pas : consultez obtenir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs. Savoir si la retenue de réserve était due sur les paiements déjà faits dépend de votre liste de paiements; obtenez de l'aide en tenue de livres pour la dresser.
• L'IRS ou votre État vous a demandé de prouver une dépense payée comptant : consultez reçus perdus pour des dépenses d'entreprise pour savoir quoi envoyer, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour monter le dossier avant de répondre.
• Vous n'êtes pas certain que le sous-traitant a besoin d'un 1099 (une société, des paiements par carte) : consultez quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal.
• Vous êtes en Californie : l'État applique son propre critère de statut du travailleur, qui peut différer de celui de l'IRS; consultez le critère ABC de la Californie. Un payeur qui doit appliquer la retenue de réserve fédérale doit aussi retenir pour la Californie, sauf exceptions limitées (FTB); consultez obtenir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs.
• Vous payez des sous-traitants à l'extérieur des États-Unis : consultez payer des entrepreneurs à l'étranger.
• Une déclaration produite a déjà réclamé une dépense que vous ne pouvez pas appuyer : consultez modifier une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise et obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer l'année.
• Vous êtes une société de personnes ou une société : l'entité produit les 1099 et doit toute retenue de réserve qu'elle aurait dû faire. Un entrepreneur individuel la doit personnellement, et les associés commandités sont généralement responsables des dettes de la société de personnes selon la loi de l'État (manuel de l'IRS). Un propriétaire, un associé, un dirigeant ou une autre personne qui contrôlait les paiements peut devoir la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie de l'article 6672 si le défaut de percevoir ou de verser était délibéré (instructions du formulaire 945), généralement cotisable pendant trois ans après la plus tardive des dates entre le 15 avril suivant et la production du formulaire 945, sans limite si aucun n'a été produit (manuel de l'IRS). Consultez les 1099 tardifs et l'allègement des pénalités, et obtenez de l'aide en tenue de livres si les registres ont des lacunes.