Taşerona Nakit Ödeme, Makbuz Yok: Gider İndirimi ve 1099

Makbuzsuz nakit ödediğim bir taşerona yapılan ödemeyi yine de indirebilir miyim?

Taşerona yapılan nakit ödeme, işin olağan ve gerekli bir gideriyse ve kayıtlar bunu kanıtlıyorsa indirilebilir. Vergi kanunu fiilen yapılan hizmetler için makul ödemenin indirilmesine izin verir; yönetmelikler ise her indirimi belirlemeye yeterli defter ve kayıt şart koşar. Birkaç durum dışında kanun belirli bir kayıt türü aramaz; yani makbuz, gideri kanıtlamanın bir yoludur, tek yolu değildir. Ama kanıtlamak sizin göreviniz: IRS, kendi beyanınızı destekleyecek yeterli kayıt veya delil tutmanızı, genellikle makbuz, ödenmiş çek veya fatura gibi belgeli kanıt bulundurmanız gerektiğini söyler (IRS: ispat yükü). Nakitte iddiayı diğer kayıtlar taşımak zorundadır.

Nakit kuraldışı bir durum değil, zayıf noktadır. IRS, bir gideri destekleyen belgelerin alıcıyı, tutarı, ödeme kanıtını, tarihi ve alınan hizmeti göstermesi gerektiğini, birden fazla belgenin gerekebileceğini söyler. Nakit ödeme, parayı kimin aldığını gösteren bir hesap özeti satırı bırakmaz. Ödeme tarihi de önemlidir: nakit esasında gider genellikle ödendiği yıl indirilir ve 1099 da aynı yılı izler.

Nakit durumu şu hallerde basit değildir:

• nakit tutar büyükse veya tekrar etmişse, birkaç taşerona ya da birkaç yıla yayılmışsa;
• taşeronun adı, adresi veya vergi kimlik numarası yoksa ya da taşeronu bulamıyorsanız;
• nakit, hiç bankaya yatırmadığınız müşteri ödemelerinden geldiyse ve bu yüzden kayıtlar bankayla uyuşmuyorsa;
• ödeme yaptığınız kişiler sizin programınızla, sizin araçlarınızla aylarca çalışıyorsa (aşağıdaki çalışan statüsü bölümüne bakın); veya
• bir beyanname gideri zaten talep etmişse ya da IRS veya eyaletiniz bunu kanıtlamanızı istemişse.

Önce şunları toplayın:

• nakdi sağlamış olabilecek her hesabın banka ve ATM hesap özetleri;
• iş listesi: sözleşme, teklif, değişiklik emirleri, takvim, izinler, fotoğraflar;
• her taşeron için elinizdeki tüm adlar, telefon numaraları ve adresler ile varsa W-9 veya fatura;
• fiyat, tarihler ve ödeme hakkındaki mesajlar, e-postalar ve arama kayıtları.

Makbuz yokken kanıt olarak neyi kullanabilirim?

Kime, ne kadar, ne zaman ve ne için ödendiği konusunda birbiriyle uyumlu kayıtlardan bir dosya oluşturun (IRS: kayıtlar).

Makbuzsuz nakit ödemede IRS, ödeme sırasında kayıtlarınıza yeterli bir açıklama yazmanızı söyler. Taşeronun şimdi imzaladığı bir beyan, sonradan yapılmış bir kayıttır. Yine de yardımcı olabilir; bunu çekimlerle, iş kaydıyla ve mesajlarla birlikte sunun ve tarihli tutun. IRS, nakit makbuzunun yerini tutan kabul edilmiş belgelerin bir listesini belirlemez. Bu yüzden alıcının imzalı beyanı bir delildir, güvenli liman değildir; ne kadar ağırlık taşıyacağı olgulara ve dosyanın geri kalanına bağlıdır.

Genel olarak kaybolan makbuzlar için işletme giderlerinde kaybolan makbuzlar rehberine bakın. Bir makbuzun neleri göstermesi gerektiği için IRS makbuz şartları rehberine bakın.

Ödemeyi nasıl kaydederim ve neden asla makbuz düzenlememeli veya makbuzu geriye tarihlememeliyim?

Her nakit ödemeyi kendi satırında, ödediğiniz gün kaydedin ve asla makbuz düzenlemeyin veya geriye tarihlemeyin. Satırda ödeme tarihi, taşeronun adı, iş, tutar, işin ne olduğu ve kanıtın nerede saklandığı yer alır. Her kaydı olduğu gibi tanımlayın. Bir kayıt sonradan yeniden oluşturulduysa, yeniden oluşturulduğunu ve ne zaman yapıldığını yazın.

1. Nakit bir işletme hesabından geldiyse çekimi nakit kasa hesabına transfer olarak kaydedin; böylece banka hesap özeti yine de kayıtlarla tutar.
2. Nakit, hiç bankaya yatırmadığınız müşteri ödemelerinden geldiyse müşterinin ödemesinin tamamını gelir, taşeron ödemesini ayrı bir gider olarak kaydedin. Birini diğerinden mahsup etmeyin; aldığınız tüm gelir sayılır.
3. O hesaptan yapılan her ödemeyi, ödendiği günün tarihiyle, sözleşmeli işçilik olarak veya işin taşeron gideri olarak kaydedin.
4. Taşeronun adını, adresini, işi ve kanıt dosyasını açıklama alanına yazın. Ödemeyi şimdi giriyorsanız işlem tarihi olarak ödendiği günü tutun; kaydı yaptığınız günü ve kaydın sayılan belgelerden yeniden oluşturulduğunu not edin.
5. Nakit bir işletme hesabından değil, kendi cebinizden çıktıysa bunu sahip katkısı veya geri ödeme olarak kaydedin; karışmış işletme ve kişisel paraların düzeltilmesi rehberine bakın.

Şahıs işletmesi sahibi sözleşmeli işçiliği genellikle Schedule C, line 11'de bildirir; gider satılan malın maliyeti gibi başka bir yerde indiriliyorsa orada bildirilir. Ortaklıklar ve şirketler aynı kanıt kurallarıyla kendi beyannamelerinde indirir. İş maliyetleri için inşaatta iş maliyetlendirmesi rehberine bakın.

Kaydı asla geriye tarihlemeyin: IRS'ye önemli yönden yanlış olduğunu bildiğiniz bir belgeyi bilerek vermek madde 7207 kapsamında suç olabilir. Doğru olduğuna inanmadığınız bir beyanı yalan yere yemin cezası altında imzalamak da madde 7206 kapsamında suç olabilir. “Bu tarihte, şu kayıtlardan yazılmıştır” diyen bir beyan, boşluğun dürüst bir kaydıdır; tek başına indirimi kabul edilebilir kılmaz.

Nakit ödeme yapmak Form 1099-NEC verme yükümlülüğümü değiştirir mi?

Hayır. Form 1099-NEC, nasıl değil, ne ve neden ödediğinize bağlıdır. Ticari veya iş faaliyetiniz sırasında hizmet karşılığında (kişinin hizmete ek olarak sağladığı parçalar veya malzemeler dahil) ödeme yaptığınız ve çalışanınız olmayan her kişi için, yıl içindeki ödemeler $2.000 tutarına ulaştığında genellikle bu formu verirsiniz (IRS talimatları). Önceki ödeme yıllarında eşik $600 idi. Bu vergi yılında yapılan ödemeler için form son tarihi 1 Şubat 2027 tarihidir.

Şirket olarak vergilendirilen bir LLC dahil bir şirkete yapılan ödemeler için genellikle Form 1099-NEC gerekmez. Kimin form alacağı ve kart, uygulama ve ağ ödemelerinin nasıl ele alındığı hangi yüklenicilere vergi formu verilir rehberinde anlatılır. Eyaletler kendi yüklenici bildirimlerini ekleyebilir; bu sayfa federal kuralları kapsar.

Şahıs işletmesi sahibinin Schedule C'si, işletmenin Form 1099 gerektiren ödemeler yapıp yapmadığını ve bu formları verip vermediğini ya da vereceğini sorar. Eksik bir form tek başına indirimi belirlemez; geç verilen 1099'lar ve ceza affı rehberine bakın.

Vergi kimlik numarasım yok veya taşeronu bulamıyorum. W-9, yedek stopaj ve beyan cezası ne anlama geliyor?

Vergi kimlik numarası yoksa genellikle Form 1099 gerektiren bir ödemenin %24 kadarını kesip IRS'ye göndermeniz gerekir; eksik veya geç verilen form da form başına ceza getirebilir. Ödemeden önce alınan bir W-9, ikisinin de ihtiyaç duyduğu numarayı almanın yoludur.

• W-9. Form W-9, form için taşeronun doğru vergi kimlik numarasını (Sosyal Güvenlik numarası, ITIN veya EIN) sağlar. Cezada makul sebep testi için (IRS'nin af için kabul edebileceği iyi niyetli bir gerekçe) IRS, ilişki başladığında sözlü veya yazılı yapılmış bir talep arar; numara eksik kalırsa her yıl yeni talep arar (Publication 1586). Numara vermeyen bir taşeron yüklenicilerden vergi kimlik numarası toplama rehberinde ele alınır.
• Yedek stopaj. Vergi kimlik numarası yoksa yedek stopaj uygulanabilir: ödeyen taraf ödemenin %24 kadarını kesmek zorundadır (IRS: yedek stopaj). Aynı eşik stopajı da belirler (IRS talimatları). Section 3406(b)(6) uyarınca stopaj, taşeronun yıllık toplamını $2.000 tutarına ulaştıran ödemenin tamamıyla başlar ve sonraki her ödemeyi kapsar; ya da önceki yıl o taşeron için 1099 vermeniz veya ondan stopaj yapmanız gerekmişse ilk ödemeyle başlar. Bir taşeronun ücreti gibi ödemelerde, taşeron numaranın yolda olduğunu söylese bile bekleme süresi yoktur. Stopaj yapmayan bir ödeyen tahsil edilmeyen tutardan sorumlu olabilir; dolayısıyla numara olmadan yapılan tam bir nakit ödeme, vergiyi ödeyenin üzerinde bırakabilir. Taşeron geliri bildirdiyse ve vergisini ödediyse, taşeronun imzaladığı bir Form 4669 ile bunu kanıtlarsa IRS vergiyi affedebilir; ceza ve faizi affetmez (madde 3402(d)). Bulamadığınız bir taşeron bunu imzalayamaz. Ödemeler, bildirimler ve bu af yüklenicilerden vergi kimlik numarası toplama rehberinde anlatılır.
• Beyan cezası. Geç verilen, eksik veya hatalı Form 1099-NEC için IRS'ye verilen her form başına ve taşerona gidecek nüsha için ayrıca ceza uygulanır. Gelecek beyan döneminde verilecek formlarda tutar, 30 gün içinde düzeltilirse form veya nüsha başına $60 ile 1 Ağustos'tan sonra düzeltilirse ya da hiç verilmezse $340 arasında değişir; ihmal kasıtlıysa daha yüksektir (en az $690). Makul sebep cezayı azaltabilir veya kaldırabilir; tutarlar ve af geç verilen 1099'lar ve ceza affı rehberinde yer alır.

Vergi kimlik numarası var ama taşeronu bulamıyorum

Taşeron size vergi kimlik numarası verdiyse ama şimdi ona ulaşamıyorsanız form yine de elinizdeki adı, adresi ve numarayı taşıyabilir; numaranın nereden geldiğini gösteren mesajı veya notu saklayın. Yanlış bir numara kendi bildirimini ve cezasını doğurabilir; numaranın nasıl kontrol edileceği için yüklenicilerden vergi kimlik numarası toplama rehberine bakın. Adı ve adresi biliyor ama numarayı bilmiyorsanız 1099-NEC'i vergi kimlik numarası kutusu boş olarak son tarihe kadar verin (IRS genel talimatları); eksik numara yine de ceza getirebilir. Taşerona ulaşma girişimlerinizin her birini (tarih, yöntem, sonuç) kaydedin ve kayıt listesini kanıt dosyasında tutun. Talimatlar beyan yükümlülüğünü taşerona ulaşmaya değil, ödemeye bağlar. Form alıcının tam adını ve adresini ister; yalnızca bir ön ad ve bir telefon numarası biliyorsanız ne verileceğini talimatlar söylemez. Son tarihten önce yardım alın.

Taşeron ne öder ve taşeronun beyanı indirimimi değiştirir mi?

Birey veya şahıs işletmesi olan bir taşeron, kimse 1099 vermese de iş karşılığı aldığı tüm gelir üzerinden gelir vergisi ve net kazancı üzerinden serbest çalışma vergisi öder (Publication 334); şirket ise kendi gelirini bildirir. Vergisi kesilen bir taşeron, bunu beyannamede kredi olarak talep eder.

Taşeronun beyanı sizin indiriminizi belirlemez; kayıtlarınız belirler. Yine de ikisi bağlantılıdır: IRS formu, alıcının ödemeyi bildirip bildirmediğini kontrol etmek için kullanır ve form verilmesi alıcıyı ve tutarı kayda geçirir.

Nakit ödemek sizi Form 8300 vermeye zorlamaz. Bu formu, tek bir işlemde veya ilişkili işlemlerde $10.000 tutarından fazla nakit alan bir işletme verir (IRS: Form 8300). Bir müşteri size bu kadar nakit ödediyse formu vermek size düşer; nakdi aldıktan sonraki 15. güne kadar verilir (talimatlar).

Nakit ödenen bir taşeron ne zaman çalışan gibi görünür?

İşin ne zaman, nerede ve nasıl yapılacağını siz belirliyorsanız ya da kişi işinizin merkezinde düzenli olarak sizin için çalışıyorsa. Nakit bunu değiştirmez: ödeme nakit veya başka biçimlerde olabilir, statüyü ilişki belirler. IRS davranış kontrolüne, mali kontrole ve ilişkiye bakar; tek belirleyici bir olgu yoktur (Publication 15-A).

Bir çalışanı makul bir dayanak olmadan yüklenici olarak ele alırsanız, işçi için istihdam vergilerinden artı bir cezadan sorumlu olabilirsiniz. Bu, eksik bir makbuzdan daha büyük bir risk olabilir. Section 530 affı için gerekli 1099'ların zamanında verilmiş olması gerekir; Voluntary Classification Settlement Program için önceki üç yıl boyunca gerekli tüm 1099'ların verilmiş olması gerekir. Section 3509'daki indirimli sorumluluk oranları, formlar verilmediğinde, verilmeme makul sebebe dayanmıyorsa iki katına çıkar. Stopaj yapılmamasının sebebi kasıtlı ihmalse section 3509 uygulanmaz ve indirimli oranlar kaybedilir. Statünün düzeltilmesi, geriye dönük beyanlar ve af, çalışan olabilecek yükleniciler rehberinde anlatılır. Eyalet testleri IRS testinden farklı olabilir.

Bundan sonra neyi değiştirmeliyim?

1. İlk ödemeden önce bir W-9 alın. Her taşeron için bir dosyada saklayın.
2. Yazılı bir fatura veya imzalı bir iş sözleşmesi alın; taşeronun adı, adresi, kapsamı ve fiyatı yazılı olsun.
3. İşletme hesabından çekle veya banka transferiyle ödeyin. IRS, işletme giderlerini belgelemek için çekle ödemeyi önerir; hesap özeti alıcıyı, tutarı ve tarihi gösterir.
4. Nakit kaçınılmazsa ödediğiniz sırada taşerona bir ödeme fişini imzalatıp tarihlendirin ve açıklamayı o gün kayıtlarınıza yazın.
5. Taşeron bazında bir ödeme listesi tutun: tarih, iş, tutar, yöntem. Her Aralık'ta taşeron başına toplayın ve $2.000 eşiğiyle karşılaştırın.
6. 1099-NEC'i zamanında verin ve dosyayı kayıtların önemli olabileceği süre boyunca saklayın; işletme kayıtları ne kadar saklanır rehberine bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarıyla verilmiştir.

Nakit olarak $4.000 ödenen bir karkas ustası

Bir teras yapımcısı, bir karkas ustasına tek ödemeyle ve W-9 olmadan $4.000 nakit öder. Yapımcı yalnızca bir ön adı biliyor ve makbuzu yok. Dosyada şunlar var: eşleşen tarihlerdeki ATM çekimleri, tarihli iş fotoğrafları, fiyatı ve ödeme gününü içeren mesajlar, yapımcının ev sahibine kestiği fatura ve karkas ustasına ulaşılabilirse imzalı bir beyan. Ödeme 1099 eşiğinin üzerindedir; bu nedenle karkas ustası bir şirket değilse genellikle Form 1099-NEC gerekir ve yedek stopaj uygulanmış olabilir: $4.000'ın %24'ü $960'tır. Form tam ad ve adres ister ve vergi kimlik numarası kutusunun boş bırakılmasına izin verir; yalnızca ön adı bildiği için yapımcı karkas ustasına ulaşma girişimlerinin her birini kaydeder ve son tarihten önce nasıl beyan vereceği konusunda yardım alır.

Her biri $2.500 alan üç taşeron

Bir peyzaj işletmecisi yıl içinde üç taşerona W-9 olmadan nakit olarak $2.500'er öder. Her toplam eşiğin üzerindedir; bu nedenle taşeron bir şirket değilse her taşeron için genellikle Form 1099-NEC gerekir. Vergi kimlik numarası olmadığı için yedek stopaj uygulanmış olabilir. Her taşeron tek bir $2.500 ödeme aldıysa $2.500'ın %24'ü taşeron başına $600, toplamda $1.800 eder ve stopaj yapılmadıysa bu tutar borç olabilir. Ödemeler daha küçükse stopaj genellikle eşiğe ulaşan ödemenin tamamıyla başlar; ya da önceki yıl o taşeron için 1099 veya stopaj gerekmişse ilk ödemeyle başlar. Taşeronların kendi beyanlarının af için destek olup olmadığı ve bir ceza bildirimine nasıl cevap verileceği geç verilen 1099'lar ve ceza affı rehberinde anlatılır.

Sekiz ayda $18.000 ödenen tek bir işçi

Bir tadilat müteahhidi, tek bir işçiye sekiz ay boyunca, belirli bir haftalık programla, kendi araçlarını ve talimatlarını kullandırarak nakit $18.000 öder. Bu kontrol olguları istihdama işaret eder. Statü tartışmalıysa bu soru eksik makbuzdan daha büyüktür. Tadilat müteahhidi haftalık bir ödeme geçmişi oluşturur, IRS'nin üç kategorisini de gözden geçirir ve 1099 verilip verilmediğini kontrol eder; çünkü bu, çalışan olabilecek yükleniciler rehberindeki uzlaşma programını ve af seçeneklerini etkiler. İşçiye taşeron demek statüyü belirlemez.

Sizin için farklı mı?

• Nakit tutar büyük veya tekrar ediyor, taşeronu bulamıyorsunuz ya da birkaç taşeron veya yıl söz konusu: hangi kanıtın hâlâ oluşturulabileceği, hangi yılların önce yeniden oluşturulacağı ve 1099 veya yedek stopajın gerekip gerekmediği, olgularınıza göre yargı gerektiren konulardır; muhasebe desteği alın.
• Müşteri nakdi taşeronlara ödendi ve hiç bankaya yatırılmadı: hem gelirin hem giderin yıl yıl kaydedilmesi gerekir; kayıtları yeniden oluşturmak için muhasebe desteği alın.
• Ödeme yaptığınız kişiler çalışana benziyor: önce çalışan statüsünü düzeltin; çalışan olabilecek yükleniciler rehberine bakın ve ödeme geçmişini yeniden oluşturmak için muhasebe desteği alın.
• Bir veya birkaç yıl için hiç 1099 verilmedi ya da Notice 972CG aldınız: geç verilen 1099'lar ve ceza affı rehberine bakın. Nakit birkaç taşerona veya birkaç yıla yayıldıysa önce ödeme geçmişinin yeniden oluşturulması gerekir; muhasebe desteği alın.
• Bir taşeron W-9 veya vergi kimlik numarası vermiyor ya da taşeronu bulamıyorsunuz: yüklenicilerden vergi kimlik numarası toplama rehberine bakın. Yapılmış ödemelerde yedek stopajın gerekip gerekmediği ödeme listenize bağlıdır; bu listeyi oluşturmak için muhasebe desteği alın.
• IRS veya eyaletiniz bir nakit gideri kanıtlamanızı istedi: ne göndereceğiniz için işletme giderlerinde kaybolan makbuzlar rehberine bakın ve cevap vermeden önce dosyayı hazırlamak için muhasebe desteği alın.
• Taşeronun 1099 alıp almayacağından emin değilsiniz (şirket, kartla ödemeler): hangi yüklenicilere vergi formu verilir rehberine bakın.
• California'dasınız: eyalet, IRS testinden farklı olabilen kendi çalışan statüsü testini kullanır; California ABC testi rehberine bakın. Federal yedek stopaj yapmak zorunda olan bir ödeyen, sınırlı istisnalar dışında California için de stopaj yapmak zorundadır (FTB); yüklenicilerden vergi kimlik numarası toplama rehberine bakın.
• ABD dışındaki taşeronlara ödeme yapıyorsunuz: yurt dışındaki yüklenicilere ödeme rehberine bakın.
• Verilmiş bir beyanname, destekleyemeyeceğiniz bir gideri zaten talep etti: işletme gideri hataları için beyannamenin düzeltilmesi rehberine bakın ve yılı yeniden oluşturmak için muhasebe desteği alın.
• Ortaklık veya şirketsiniz: 1099'ları tüzel kişi verir ve yapması gereken yedek stopajı o öder. Şahıs işletmesi sahibi bunu kişisel olarak öder; genel ortaklar da eyalet hukuku uyarınca genellikle ortaklık borçlarından sorumludur (IRS kılavuzu). Bir sahip, ortak, yönetici veya ödemeyi kontrol eden başka bir kişi, tahsil etmeme veya ödememe kasıtlıysa section 6672 trust fund recovery cezasını ödeyebilir (Form 945 talimatları); bu ceza genellikle takip eden 15 Nisan'ın ya da Form 945'in verilme tarihinin hangisi daha sonraysa ondan itibaren üç yıl içinde tarh edilebilir, hiç verilmediyse süre sınırı yoktur (IRS kılavuzu). Geç verilen 1099'lar ve ceza affı rehberine bakın; kayıtlarda boşluk varsa muhasebe desteği alın.