Auftragnehmer ohne W-9 oder SSN: Form 1099 und Backup Withholding

Sollte ich von einem Auftragnehmer ein W-9 verlangen, bevor ich ihn bezahle?

Ja. Fordern Sie Form W-9 (Angabe der Steueridentifikationsnummer) an, sobald Sie den Auftragnehmer beauftragen, vor der ersten Zahlung. Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) wertet eine Anfrage zu Beginn der Geschäftsbeziehung als Teil verantwortungsvollen Handelns (Publication 1586). Er empfiehlt das W-9 als Weg, um Namen und Steueridentifikationsnummer (TIN) einer US-Person zu erhalten: eine SSN (Social Security Number, US-Sozialversicherungsnummer), eine EIN (US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen) oder eine ITIN (US-Steuernummer für Personen ohne SSN) (allgemeine IRS-Anleitung).

Das W-9 liefert den rechtlichen Namen des Auftragnehmers, seine steuerliche Einstufung auf Bundesebene, die Nummer, die Adresse und die unterschriebene Bestätigung. Diese Angaben brauchen Sie, um Form 1099-NEC (Meldung von Vergütungen an Auftragnehmer) richtig einzureichen. Die Einstufung zeigt außerdem, ob der Zahlungsempfänger eine Kapitalgesellschaft ist. Für sie gilt bei diesen Zahlungen im Allgemeinen keine Pflicht zum Backup Withholding (Anleitung für Anfordernde).

Verweigert der Auftragnehmer die Angabe oder antwortet er nie, gilt für meldepflichtige Zahlungen Backup Withholding, und Form 1099-NEC wird trotzdem eingereicht.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn der Auftragnehmer die Angabe verweigert, wenn Sie schon ohne Nummer gezahlt haben, wenn ein IRS-Schreiben einen falschen Namen samt Nummer nennt oder wenn der Auftragnehmer nicht mehr erreichbar ist. Ob für bereits geleistete Zahlungen ein Einbehalt fällig war, hängt von genauen Daten und Beträgen ab. Lassen Sie solche Fälle deshalb von einem Fachmann prüfen. Stellen Sie vor jeder Entscheidung eine Liste zusammen: rechtlicher Name jedes Auftragnehmers, Unternehmensform, Stand der Nummer (vorhanden, fehlend oder nicht übereinstimmend), die Daten Ihrer Anfragen und was Sie in jedem Jahr gezahlt haben.

Was ist, wenn ein Auftragnehmer mir kein W-9 und keine Social Security Number gibt?

Gibt ein Auftragnehmer keine verwendbare Nummer an, gilt für meldepflichtige Zahlungen Backup Withholding (Ersatzquellensteuer), und der IRS erwartet schriftliche Nachfragen. Bei einem Zahlungsempfänger, der die Nummer verweigert oder versäumt, soll das Backup Withholding nach Angaben des IRS sofort beginnen, und die jährlichen Anfragen sind zu stellen (Publication 1281). Die Folge ist ein Einbehalt, kein Zahlungsverbot: Der Auftragnehmer erhält den Betrag abzüglich des Einbehalts, und Form 1099-NEC wird trotzdem eingereicht. Ob die Zahlung abzugsfähig ist, behandeln wir weiter unten.

• Erklären Sie, warum Sie fragen. Die Nummer steht auf Form 1099-NEC, die der IRS mit der Steuererklärung des Auftragnehmers abgleicht. Fehlt sie, werden 24 % jeder meldepflichtigen Zahlung einbehalten, und der Auftragnehmer rechnet diesen Betrag in seiner eigenen Steuererklärung als Guthaben an. Der Auftragnehmer gibt das W-9 an Sie, niemals an den IRS (Form W-9).
• Akzeptieren Sie die richtige Art von Nummer. Eine Einzelperson nennt eine SSN oder eine ITIN. Ein Einzelunternehmer darf entweder diese Nummer oder eine EIN angeben, aber der Name der Einzelperson steht an erster Stelle (Publication 1281).
• Ein Auftragnehmer, der keine SSN erhalten kann und einen steuerlichen Anlass auf Bundesebene hat, etwa eine einzureichende Steuererklärung, kann auf Form W-7 (Antrag auf eine ITIN) eine ITIN beantragen (IRS: ITIN). Den Antrag stellt der Auftragnehmer, nicht Sie. Solange keine Nummer vorliegt, gilt für meldepflichtige Zahlungen Backup Withholding.
• Behandeln Sie eine offensichtlich falsche Nummer wie eine fehlende. Eine Nummer mit mehr oder weniger als neun Ziffern oder mit einem Buchstaben gilt als fehlend (Publication 1281).
• „Ich habe eine beantragt“ verschiebt nichts. Die Wartezeit von 60 Tagen für eine Nummer gilt nur für Zinsen, Dividenden und bestimmte Zahlungen auf handelbare Papiere. Für Zahlungen an Auftragnehmer gilt Backup Withholding sofort, auch wenn der Zahlungsempfänger die Nummer beantragt hat und darauf wartet (Anleitung für Anfordernde).
• Verwenden Sie nur eine Nummer, die der Auftragnehmer Ihnen genannt hat. Eine Nummer, die Sie erraten oder nachgeschlagen haben und die sich als falsch erweist, setzt das unten beschriebene Mitteilungsverfahren in Gang.

Wann muss ich einbehalten, wie viel und von welchen Zahlungen?

Backup Withholding ist ein fester Einbehalt von 24 % einer meldepflichtigen Zahlung, wenn der Zahlungsempfänger keine verwendbare TIN angegeben hat oder wenn der IRS Ihnen mitteilt, dass die Nummer falsch ist (IRS: Backup Withholding; Topic no. 307). Bei einem Auftragnehmer ist eine meldepflichtige Zahlung eine Zahlung, die Sie auf Form 1099-NEC melden würden.

Die Regel zur laufenden Jahressumme steht in Section 3406(b)(6). Der Text auf dieser Seite ist eine ältere Fassung und nennt noch $600. Public Law 119-21 hat diesen Betrag für Zahlungen nach 2025 durch den Betrag aus Section 6041(a) ersetzt: $2.000, ab 2027 an die Inflation angepasst (IRB 2026-19; Publication 15; IRS-Anleitung zu Form 1099). Verordnungsentwürfe regeln die Einzelheiten, darunter dass nur Zahlungen derselben Art an denselben Zahlungsempfänger zusammengerechnet werden. Sie sind nicht endgültig.

Eine Kapitalgesellschaft ist nur für das befreit, was die Anleitung zum W-9 aufführt. Das Wort „Company“ oder „Co.“ im Namen beweist nicht, dass es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt. Am einfachsten belegt ein W-9 mit einer EIN und der Einstufung als Kapitalgesellschaft den Status (Publication 1281; Anleitung für Anfordernde).

Kalifornien erhebt zusätzlich 7 % Backup Withholding auf Ebene des Bundesstaates, wenn das Backup Withholding auf Bundesebene gilt, mit begrenzten Ausnahmen (FTB). Fragen Sie bei der Steuerbehörde Ihres eigenen Bundesstaates nach deren Regel.

Wie zahle ich die einbehaltene Steuer ein, melde sie und schreibe sie dem Auftragnehmer gut?

Sie halten die einbehaltene Steuer für den IRS bereit: Zahlen Sie sie ein, melden Sie sie auf Form 945 (jährliche Erklärung für Backup Withholding) und weisen Sie sie auf Form 1099-NEC des Auftragnehmers aus. Backup Withholding wird auf Form 945 gemeldet, einer eigenen Jahreserklärung, getrennt von den Lohnsteuererklärungen Form 941 und Form 944. Das Formular fragt nach Backup Withholding, das Sie einbehalten haben oder hätten einbehalten müssen. Steuer, die Sie hätten einbehalten müssen, aber nicht einbehalten haben, gehört deshalb ebenfalls hinein (Anleitung zu Form 945).

Buchen Sie in Ihrer Buchhaltung die Ausgabe in voller Höhe, die gezahlten Barmittel in Höhe des Nettobetrags und die Differenz als einbehaltene Steuer, die Sie dem IRS schulden. Lösen Sie diese Verbindlichkeit auf, sobald Sie sie einzahlen oder mit Form 945 bezahlen.

Der Auftragnehmer erhält die Gutschrift, indem er den Betrag aus Feld 4 in seiner eigenen Steuererklärung als einbehaltene Steuer angibt (IRS: Backup Withholding). Ist der Auftragnehmer eine Personengesellschaft oder eine S Corporation (US-Kapitalgesellschaft, deren Gewinne bei den Eigentümern besteuert werden), machen die Gesellschafter oder Aktionäre den Betrag geltend (Topic no. 307).

Die Falle: Die Steuer wird einbehalten, aber nie eingezahlt. Steuer, die einbehalten werden muss, aber weder einbehalten noch eingezahlt wird, kann die Trust Fund Recovery Penalty (persönliche Haftung für nicht abgeführte einbehaltene Steuern) nach sich ziehen: 100 % der nicht gezahlten Steuer, gegen jede verantwortliche Person, die die Zahlung vorsätzlich unterlässt (Anleitung zu Form 945; Section 6672). Der Ratgeber zur Trust Fund Recovery Penalty ist für die Lohnsteuer geschrieben; die Anleitung zu Form 945 wendet dieselbe Strafe auf das Backup Withholding an.

Muss das W-9 unterschrieben sein, oder kann ich die Nummer auch anders erhalten?

Bei Zahlungen an Auftragnehmer muss die Nummer nicht auf einem unterschriebenen W-9 eintreffen. Bei Zahlungen, die keine Zinsen, Dividenden oder Maklerbeträge sind, darf der Zahlungsempfänger die Nummer nach Angaben des IRS auf jede Weise nennen (Publication 1281). Das W-9 selbst besagt, dass ein Zahlungsempfänger, der für Leistungen bezahlt wird, die richtige Nummer angeben muss, die Bestätigung aber nicht unterschreiben muss, es sei denn, der IRS hat ihm mitgeteilt, dass eine frühere Nummer falsch war (Form W-9).

Lassen Sie sich die Nummer trotzdem schriftlich geben. Ein unterschriebenes, datiertes W-9 ist der übliche Nachweis. Sobald das unten beschriebene Mitteilungsverfahren läuft, beendet nur ein unterschriebenes W-9 (oder die dort beschriebene Bestätigung) den Einbehalt (Publication 1281).

Sie dürfen ein eigenes Formular verwenden, wenn es im Wesentlichen gleichwertig ist, die Bestätigungen enthält und den Zahlungsempfänger nicht zu fremden Bedingungen verpflichtet (Anleitung für Anfordernde).

Wie reiche ich Form 1099-NEC ohne W-9 ein, und kann ich die Zahlung trotzdem abziehen?

Sie können trotzdem zahlen und einreichen, mit den oben genannten Einbehaltsregeln. Hat der Auftragnehmer keine Nummer angegeben, lassen Sie das Nummernfeld auf Form 1099-NEC leer und reichen Sie die Form für die Zahlungen dieses Jahres bis 1. Februar 2027 ein (allgemeine IRS-Anleitung).

Eine fehlende Nummer ist selbst ein Fehler. Eine Erklärung ohne die erforderliche Nummer kann den Strafzuschlag je Erklärung für fehlerhafte Informationserklärungen auslösen, der steigt, je länger der Fehler unkorrigiert bleibt, es sei denn, Sie weisen einen triftigen Grund (Reasonable Cause) nach (allgemeine IRS-Anleitung). Der Auftragnehmer kann $50 für jede Weigerung schulden, eine richtige Nummer anzugeben (Form W-9). Beträge und Erlass finden Sie in verspätete Formulare für Auftragnehmer und Arbeitnehmer.

Ob die Zahlung abzugsfähig ist, hängt davon ab, ob sie eine Betriebsausgabe ist, die Sie belegen können. Nach Angaben des IRS sollten die Ausgabenunterlagen den Zahlungsempfänger, den Betrag, den Zahlungsnachweis, das Datum und die Art der Leistung erkennen lassen (IRS: aufzubewahrende Unterlagen). Die Frage des Abzugs behandelt verspätete Formulare für Auftragnehmer und Arbeitnehmer; für Zahlungen ohne Beleg lesen Sie Subunternehmer in bar bezahlen.

Wie fordere ich ein fehlendes W-9 zum Jahresende oder nach dem Verschwinden des Auftragnehmers an?

Haben Sie schon ohne Nummer gezahlt, sind die Schritte eine datierte schriftliche Anfrage, die Berechnung und Meldung des fälligen Einbehalts und fest eingeplante weitere Anfragen:

1. Senden Sie die Anfrage in der Form, die der IRS vorgibt. Eine jährliche Anfrage per Post enthält ein Schreiben, das besagt, dass der Zahlungsempfänger eine richtige Nummer angeben muss und ihm ein Strafzuschlag von $50 droht, ein W-9 und einen Rückumschlag (Publication 1586). Bewahren Sie den Versandnachweis auf.
2. Berechnen Sie den versäumten Einbehalt. Ein Einbehalt war fällig auf die Zahlung, mit der die Jahressumme den Schwellenwert erreichte (oder auf die erste Zahlung, wenn die Prüfung des Vorjahres in der Tabelle oben greift), und auf jede spätere. Das Backup Withholding erfasst Zahlungen, die geleistet wurden, solange keine Nummer vorlag (Section 3406).
3. Melden Sie ihn auf Form 945. Die versäumte Steuer gehört in Zeile 2, für jedes betroffene Jahr, obwohl nichts einbehalten wurde (Anleitung zu Form 945). Solange keine Form 945 für das Jahr eingereicht ist, hat der IRS keine zeitliche Grenze für die Festsetzung. Danach beträgt die übliche Frist 3 Jahre ab dem späteren Zeitpunkt aus dem Einreichungsdatum und dem 15. April nach dem Jahr (Section 6501).
4. Klären Sie, wer die versäumte Steuer schuldet. Der Zahler schuldet die Steuer, die er hätte einbehalten müssen (Section 3406(h)(10); Section 3403): bei einem Einzelunternehmer der Eigentümer, sonst das Unternehmen, wobei die oben genannte Trust Fund Recovery Penalty eine verantwortliche Person trifft, die die Zahlung vorsätzlich unterlässt. Nach Section 3402(d) treibt der IRS die Steuer nicht ein, wenn der Auftragnehmer die Zahlung gemeldet und die Steuer darauf gezahlt hat; Strafzuschläge und Zinsen bleiben. Sie machen das geltend, indem Sie Form 4670 zusammen mit einer vom Auftragnehmer unterschriebenen Form 4669 einreichen, einer Erklärung, dass er die Zahlung gemeldet und die Steuer gezahlt hat. Ein verschwundener Auftragnehmer kann nicht unterschreiben, und das IRS-Handbuch (interne Richtlinie, kein Gesetz) besagt, dass ein verschwundener Zahlungsempfänger die Haftung des Zahlers nicht ändert (IRS-Handbuch; Form 4669; Form 4670).
5. Reichen Sie Form 1099-NEC mit leerem Nummernfeld ein. Tragen Sie in Feld 4 nur Steuer ein, die Sie tatsächlich einbehalten haben.
6. Planen Sie die weiteren Anfragen fest ein. Scheitert die erste Anfrage, erwartet der IRS eine erste jährliche Anfrage bis zum 31. Dezember des Jahres, in dem die Geschäftsbeziehung begann (bis zum 31. Januar, wenn sie im Dezember begann), und eine zweite bis zum 31. Dezember des Folgejahres. In einem Jahr ohne Zahlungen an den Auftragnehmer oder ohne einzureichende Erklärung für ihn ist keine jährliche Anfrage nötig. Haben Sie eine oder mehrere vorgeschriebene Anfragen versäumt, dürfen Sie in späteren Jahren zwei aufeinanderfolgende jährliche Anfragen stellen (Publication 1586).
7. Verwenden Sie die Nummer, sobald sie eintrifft. Tragen Sie sie in künftigen Erklärungen ein. Eine eingereichte Erklärung ohne Nummer muss nicht berichtigt werden, solange sich nicht auch ein Betrag ändert (Publication 1586).

Wie prüfe ich, ob Name und Nummer übereinstimmen: TIN Matching, CP2100-Mitteilungen und „B“-Schreiben?

Gleichen Sie Name und Nummer vor der Einreichung ab, wenn Sie können, und beantworten Sie jedes IRS-Schreiben fristgerecht. Mit dem TIN Matching kann ein Zahler Kombinationen aus Name und Nummer vor der Einreichung mit den Daten des IRS vergleichen. Es setzt ein IRS-Konto voraus, und der Zahler muss in einer IRS-Datenbank für Zahler geführt sein. Nach Angaben des IRS werden dort Zahler aufgenommen, die in den letzten 2 Jahren Formulare 1099 eingereicht haben, um Backup Withholding zu melden. Noch nicht jeder Zahler ist gelistet, prüfen Sie also die IRS-Seite, bevor Sie sich darauf verlassen (IRS: TIN Matching). Der IRS erwartet bei abgeglichenen Erklärungen weniger Schreiben und wertet einen bestätigten Treffer im Allgemeinen als triftigen Grund (Anleitung für Anfordernde).

Verwenden Sie den richtigen Namen mit der richtigen Nummer (allgemeine IRS-Anleitung):

• Einzelunternehmer: zuerst der Name der Einzelperson, danach ein etwaiger Firmenname, und die SSN oder die EIN.
• LLC mit einem Mitglied, die als von ihrem Eigentümer getrennte Einheit unbeachtet bleibt (Disregarded Entity): Name und Nummer des Eigentümers, danach der Name der LLC.
• LLC, die als Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft besteuert wird, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft: Name und EIN der Einheit.

Nach Ihrer Einreichung kann der IRS ein CP2100- oder CP2100A-Schreiben senden, das fehlende oder falsche Kombinationen aus Name und Nummer auflistet. Das Schreiben sagt nicht, ob es das erste oder das zweite ist; das müssen Sie selbst verfolgen (Publication 1281).

Zählen Sie bei einem zweiten Schreiben die 30 Werktage ab dem Tag, an dem Sie das IRS-Schreiben erhalten, so wie es die Verordnung vorsieht (26 CFR 31.3406(d)-5); Publication 1281 ist beim Beginn widersprüchlich.

Fragen Sie nach einem solchen Schreiben nicht telefonisch nach der Nummer, und beschriften Sie den Umschlag außen mit „IMPORTANT TAX INFORMATION ENCLOSED“. Führen Sie jedes Konto nach seinem ersten Schreiben drei Jahre lang nach (Publication 1281). Notice 972CG ist ein anderes Schreiben, das Strafzuschläge betrifft; siehe verspätete Formulare für Auftragnehmer und Arbeitnehmer.

Was gehört in die W-9-Akte jedes Auftragnehmers, und wann frage ich erneut nach?

Führen Sie für jeden Auftragnehmer eine Akte, die belegt, was Sie wann angefordert haben und was zurückkam. Fordern Sie ein neues W-9 an, wenn sich Name, Nummer oder steuerliche Einstufung des Auftragnehmers ändern, etwa wenn eine Kapitalgesellschaft ihre Wahl ändert (Form W-9), und wenn ein Schreiben besagt, dass die Nummer falsch ist (Publication 1281).

Bewahren Sie Kopien der eingereichten Formulare 1099 3 Jahre ab ihrem Fälligkeitstermin auf, oder 4 Jahre, wenn Backup Withholding einbehalten wurde (allgemeine IRS-Anleitung). Der IRS verlangt, dass Sie die Angaben aus dem W-9 vertraulich behandeln und nur zur Erfüllung der Steuergesetze verwenden (allgemeine IRS-Anleitung). Ergänzen Sie in Ihrer Buchhaltung jeden Auftragnehmer um ein Feld für den W-9-Status und eine laufende Summe gegenüber dem Schwellenwert, damit keine Zahlung hinausgeht, ohne dass das Formular in der Akte liegt.

Was ist, wenn der Auftragnehmer keine US-Person ist?

Ein ausländischer Auftragnehmer gibt im Allgemeinen ein Form W-8 statt eines W-9 ab (Form W-9). Bei meldepflichtigen Zahlungen unterliegt ein nicht in den USA ansässiger Ausländer dem Backup Withholding, solange kein unterschriebenes Form W-8BEN vorliegt (Publication 1281); eine ausländische Gesellschaft verwendet Form W-8BEN-E. Einkünfte aus Quellen außerhalb der USA, die an einen nicht in den USA ansässigen Ausländer gezahlt werden, werden normalerweise nicht auf einer Informationserklärung gemeldet (IRS: Einkünfte aus ausländischen Quellen), und Zahlungen außerhalb der Informationsmeldung liegen auch außerhalb des Backup Withholding (Anleitung für Anfordernde). Ein US-Staatsbürger oder in den USA ansässiger Ausländer, der im Ausland lebt, ist eine US-Person und gibt ein W-9 ab (Form W-9). Es kann ein anderer Einbehalt gelten, der auf Form 1042 statt auf Form 945 gemeldet wird (Anleitung zu Form 945), und Backup Withholding gilt nicht für einen Betrag, den ein anderer Einbehalt bereits abdeckt (Section 3406(g)(2)). Wer als Ausländer gilt, wo die Vergütung ihre Quelle hat, Abkommensformulare und was für einen Zahlungsempfänger gilt, der kein Formular abgegeben hat, steht in Auftragnehmer im Ausland bezahlen.

Beispiel

Beispielbeträge in US-Dollar.

Ein neuer Helfer verweigert das W-9

Eine Landschaftsgärtnerin bittet einen neuen Helfer, eine Einzelperson, vor einem Auftrag über $2.500 um ein W-9. Der Helfer weigert sich, und sie hat ihm im Vorjahr nichts gezahlt, sodass keine Vorjahresregel greift. Mit dieser Zahlung geht die Jahressumme über den Schwellenwert von $2.000 hinaus, also behält sie 24 % ($600) ein und zahlt ihm $1.900. Sind $600 ihre einzige Steuer auf Form 945 für das Jahr, liegt der Betrag unter dem Einzahlungsschwellenwert von $2.500, und sie zahlt ihn mit Form 945. Zum Jahresende reicht sie sein Form 1099-NEC ein, mit $2.500 im Feld für die Vergütung, $600 in Feld 4 und leerem Nummernfeld, und sie fragt ihn bis zum 31. Dezember erneut.

Eine Lektorin antwortet nie

Eine Beraterin bezahlt eine freiberufliche Lektorin, eine Einzelunternehmerin, der sie im Vorjahr nichts gezahlt hat, im März, Juni, September und November je $1.500: insgesamt $6.000, ohne W-9 und ohne Anfrage bis Dezember. Die Jahressumme erreicht den Schwellenwert von $2.000 im Juni, also waren die Zahlungen im Juni, September und November, zusammen $4.500, meldepflichtig: Sie hätte 24 % einbehalten müssen, also $1.080. Im Dezember schickt sie einen Brief, ein W-9 und einen Rückumschlag. Die Lektorin antwortet nicht. Sie reicht Form 1099-NEC über $6.000 ohne Nummer und ohne Eintrag in Feld 4 ein, bewahrt den Versandnachweis auf und plant eine zweite Anfrage bis zum 31. Dezember des nächsten Jahres ein. Außerdem meldet sie die $1.080 auf Form 945, Zeile 2, als Steuer, die sie hätte einbehalten müssen. Ist das ihre einzige Steuer auf Form 945 für das Jahr, zahlt sie sie mit der Erklärung, es sei denn, es greift ein Erlass: Der IRS kann ihr die Zahlung nur erlassen, wenn sie mit Form 4669 und Form 4670 nachweist, dass die Lektorin die Einkünfte gemeldet und die Steuer gezahlt hat, und dafür muss die Lektorin mitwirken. Zu Beginn der Geschäftsbeziehung hat sie keine Anfrage gestellt; der IRS wertet eine solche Anfrage als Teil verantwortungsvollen Handelns, wenn er einen Erlass des Strafzuschlags prüft.

Ein Betrieb erhält ein CP2100A

Das erste CP2100A eines Betriebs für dieses Konto nennt einen Lieferanten, einen Einzelunternehmer, dessen Name und Nummer nicht zusammenpassen. Der Betrieb prüft seine Unterlagen: Das W-9 des Lieferanten zeigt genau das, was der Betrieb eingereicht hat. Er sendet deshalb das erste „B“-Schreiben und ein neues W-9 innerhalb der Fristen aus der Tabelle oben. Der Lieferant schickt es nicht zurück, also beginnt der Betrieb, bei späteren Zahlungen 24 % einzubehalten. Bei einer Zahlung von $3.000 behält er $720 ein, zahlt $2.280 aus und hält die $720 für Form 945 nach den oben genannten Einzahlungsregeln bereit. Ein zweites Schreiben zur selben Kombination in einem späteren Kalenderjahr, zu den Erklärungen eines anderen Jahres, würde das zweite „B“-Schreiben auslösen.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie sind nicht sicher, ob der Auftragnehmer überhaupt Form 1099-NEC braucht: siehe welche Auftragnehmer ein Steuerformular erhalten.
• Formulare wurden nie eingereicht, eine Notice 972CG ist eingetroffen, oder Sie möchten etwas zum Abzug wissen: siehe verspätete Formulare für Auftragnehmer und Arbeitnehmer.
• Der Auftragnehmer arbeitet außerhalb der USA: siehe Auftragnehmer im Ausland bezahlen und Unterlagen für Auftragnehmer im Ausland.
• Die Arbeitskraft ist womöglich in Wahrheit ein Arbeitnehmer: siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.
• Sie haben bar und ohne Beleg oder Steuernummer gezahlt: siehe Subunternehmer in bar bezahlen.
• Sie haben einbehalten und nicht eingezahlt, oder ein IRS-Mitarbeiter hat angerufen: siehe die Trust Fund Recovery Penalty.
• Ein Auftragnehmer wurde ohne Nummer bezahlt, ein fälliges Backup Withholding wurde nie einbehalten, oder ein CP2100 ist eingetroffen: Diese Punkte bestimmen, was Sie für frühere Zahlungen schulden, für welche Jahre eine Form 945 nötig ist, wie die Einreichungen korrigiert werden, wie der Einbehalt gebucht wird und was Ihre Buchhaltung enthalten muss, damit keine Zahlung ohne W-9 hinausgeht. Stellen Sie Auftragnehmerliste, Zahlungsbuch, gesendete Anfragen und Schreiben zusammen und holen Sie sich dann Hilfe bei der Buchhaltung.