계약자가 W-9·SSN을 안 줄 때: 1099와 백업 원천징수

독립 계약자에게 대금을 지급하기 전에 Form W-9를 받아야 하나요?

네. 독립 계약자를 쓰기 시작할 때, 첫 대금을 지급하기 전에 Form W-9(납세자 식별번호 확인서)를 요청하세요. IRS는 거래 초기에 한 요청을 책임 있게 대처한 것으로 보며(Publication 1586), 미국인의 이름과 납세자 식별번호(TIN)를 받는 방법으로 Form W-9를 권합니다. TIN은 사회보장번호(SSN), 고용주 식별번호(EIN), 개인 납세자 식별번호(ITIN) 중 하나입니다(IRS 일반 안내).

Form W-9에는 독립 계약자의 법적 이름, 연방 세법상 분류, 번호, 주소, 서명된 확인 문구가 담깁니다. 정확한 Form 1099-NEC(독립 계약자 지급 명세서)를 제출하려면 이 정보가 필요합니다. 분류를 보면 수취인이 법인인지도 알 수 있으며, 법인은 이런 지급액에 대해 일반적으로 백업 원천징수가 면제됩니다(요청자 안내).

독립 계약자가 거부하거나 답이 없으면 신고 대상 지급액에 백업 원천징수가 적용되며, 1099-NEC는 그대로 제출합니다.

독립 계약자가 거부한 경우, 번호 없이 이미 대금을 지급한 경우, IRS 통지서에 이름과 번호가 틀렸다고 나온 경우, 독립 계약자와 연락이 끊긴 경우는 간단하지 않습니다. 이미 지급한 금액에 원천징수 의무가 있었는지는 정확한 날짜와 금액에 따라 달라지므로, 이런 경우에는 전문가의 확인을 받으세요. 결정하기 전에 먼저 목록 하나를 만드세요. 각 독립 계약자의 법적 이름, 사업체 유형, 번호 상태(받음, 없음, 불일치), 요청한 날짜, 연도별 지급액을 적습니다.

독립 계약자가 Form W-9나 사회보장번호를 주지 않으면 어떻게 하나요?

독립 계약자가 사용할 수 있는 번호를 주지 않으면 신고 대상 지급액에 백업 원천징수가 적용되고, IRS는 서면으로 거듭 요청하기를 기대합니다. IRS는 번호를 거부하거나 주지 않는 수취인에게는 즉시 백업 원천징수를 시작하고 매년 요청하라고 안내합니다(Publication 1281). 지급을 막는 것이 아니라 원천징수하는 것입니다. 독립 계약자에게는 원천징수액을 뺀 금액을 지급하고, 1099-NEC는 그대로 제출합니다. 지급액을 비용으로 공제할 수 있는지는 아래에서 설명합니다.

• 왜 요청하는지 설명하세요. 번호는 IRS가 독립 계약자의 신고서와 대조하는 Form 1099-NEC에 기재됩니다. 번호가 없으면 신고 대상 지급액마다 24%가 원천징수되고, 독립 계약자는 그 금액을 자신의 신고서에서 세액공제로 청구합니다. 독립 계약자는 Form W-9를 IRS가 아니라 지급자인 귀 사업체에 줍니다(Form W-9).
• 받을 수 있는 번호의 종류를 알아 두세요. 개인은 사회보장번호나 개인 납세자 식별번호를 줍니다. 개인사업자는 그 번호나 EIN 중 하나를 줄 수 있으며, 이름은 반드시 개인의 이름을 먼저 적습니다(Publication 1281).
• 사회보장번호를 받을 자격이 없는 독립 계약자가 신고서 제출 등 연방 세금 목적이 있다면 Form W-7로 ITIN을 신청할 수 있습니다(IRS: ITIN). 신청하는 사람은 독립 계약자이며 지급자가 아닙니다. 번호가 나올 때까지는 신고 대상 지급액에 백업 원천징수가 적용됩니다.
• 분명히 잘못된 번호는 없는 번호로 취급하세요. 아홉 자리보다 많거나 적은 번호, 또는 문자가 들어간 번호는 없는 번호로 봅니다(Publication 1281).
• "번호를 신청했다"는 말로 원천징수를 미룰 수 없습니다. 번호를 기다리는 60일의 유예는 이자, 배당, 일부 거래 가능 상품 지급에만 적용됩니다. 독립 계약자 대금은 수취인이 번호를 신청해 기다리는 중이어도 즉시 백업 원천징수 대상입니다(요청자 안내).
• 독립 계약자가 직접 준 번호만 사용하세요. 추측하거나 찾아본 번호가 틀리면 아래에서 설명하는 통지 절차가 시작됩니다.

언제, 얼마를, 어떤 지급액에서 원천징수해야 하나요?

백업 원천징수는 수취인이 사용할 수 있는 TIN을 주지 않았거나 IRS가 번호가 틀렸다고 알려 온 경우, 신고 대상 지급액의 24%를 일률적으로 원천징수하는 제도입니다(IRS: 백업 원천징수; Topic no. 307). 독립 계약자의 경우 신고 대상 지급액이란 Form 1099-NEC로 신고해야 하는 대금입니다.

누적 합계 규정은 section 3406(b)(6)에 있습니다. 이 페이지의 조문은 이전 판본이라 아직 $600로 되어 있습니다. Public Law 119-21이 2025년 이후 지급액에 대해 이 금액을 section 6041(a)의 금액인 $2,000로 바꾸었고, 2027년부터 물가에 따라 조정됩니다(IRB 2026-19; Publication 15; IRS 1099 안내). 규정안에는 같은 수취인에게 지급한 같은 종류의 지급액만 합산한다는 등의 세부 사항이 담겨 있습니다. 규정안은 아직 확정되지 않았습니다.

법인은 Form W-9 작성 안내에 나열된 항목에 대해서만 면제됩니다. 이름에 "Company"나 "Co."가 있다고 법인이라는 증거가 되지는 않습니다. EIN과 법인 분류가 적힌 Form W-9가 가장 간단한 근거입니다(Publication 1281; 요청자 안내).

캘리포니아 주는 연방 백업 원천징수가 적용될 때 7%의 주 백업 원천징수를 추가하며, 예외는 제한적입니다(FTB). 사업체가 있는 주의 세무 당국에서 해당 주의 규정을 확인하세요.

원천징수한 세금은 어떻게 납부하고, 신고하고, 독립 계약자에게 공제를 돌려주나요?

원천징수한 세금은 IRS를 위해 보관하는 돈입니다. 납부하고, Form 945에 신고하고, 독립 계약자의 Form 1099-NEC에 표시하세요. 백업 원천징수는 급여세 Form 941이나 Form 944와는 별도의 연간 신고서인 Form 945로 신고합니다. 이 양식은 원천징수한 백업 원천징수액과 원천징수해야 했던 금액을 묻기 때문에, 떼었어야 하는데 떼지 않은 세금도 여기에 적습니다(Form 945 작성 안내).

장부에는 비용을 전체 금액으로, 현금 지급액을 순액으로 기록하고 그 차액은 IRS에 내야 할 원천징수세로 기록합니다. 이 부채는 납부할 때나 Form 945와 함께 납부할 때 정리합니다.

독립 계약자는 4번 칸의 금액을 자신의 신고서에 원천징수된 세금으로 기재해 공제를 받습니다(IRS: 백업 원천징수). 독립 계약자가 파트너십이나 S corporation이면 파트너나 주주가 공제를 청구합니다(Topic no. 307).

가장 큰 함정은 세금을 원천징수하고도 납부하지 않는 것입니다. 원천징수해야 하는데 원천징수하지 않았거나 납부하지 않은 세금에는 신탁기금 회수 가산세(trust fund recovery penalty)가 붙을 수 있습니다. 고의로 세금을 납부하지 않은 책임자 각자에게 미납세액의 100%가 부과됩니다(Form 945 작성 안내; 6672조). 신탁기금 회수 가산세 가이드는 급여세를 기준으로 쓰였지만, Form 945 작성 안내는 같은 가산세를 백업 원천징수에도 적용합니다.

Form W-9에 서명이 꼭 있어야 하나요? 번호를 다른 방법으로 받아도 되나요?

독립 계약자 대금의 경우 번호가 서명된 Form W-9로 올 필요는 없습니다. 이자, 배당, 증권사 지급액이 아닌 지급에 대해서는 수취인이 어떤 방식으로든 번호를 줄 수 있다고 IRS는 밝히고 있습니다(Publication 1281). Form W-9 자체에도 서비스 대가를 받는 수취인은 정확한 번호를 주어야 하지만, 이전 번호가 틀렸다고 IRS가 알린 경우가 아니라면 확인 문구에 서명하지 않아도 된다고 적혀 있습니다(Form W-9).

그래도 서면으로 받아 두세요. 서명하고 날짜를 적은 Form W-9가 표준 증빙입니다. 아래의 통지 절차가 시작되면 서명된 Form W-9(또는 거기서 설명하는 번호 확인)만이 원천징수를 멈추게 합니다(Publication 1281).

자체 양식을 써도 됩니다. 단, 공식 양식과 실질적으로 비슷해야 하고, 필요한 확인 문구가 있어야 하며, 수취인에게 관련 없는 조건에 동의하라고 요구해서는 안 됩니다(요청자 안내).

Form W-9 없이 1099-NEC를 제출하려면 어떻게 하나요? 그래도 비용으로 공제할 수 있나요?

위의 원천징수 규정을 지키면서 대금 지급과 제출을 계속할 수 있습니다. 독립 계약자가 번호를 주지 않았다면 1099-NEC의 번호 칸을 비워 두고 올해 지급액에 대해 2027년 2월 1일까지 제출합니다(IRS 일반 안내).

번호가 없는 것 자체가 오류입니다. 필요한 번호 없이 제출한 신고서에는 잘못된 정보 신고서에 대한 건당 가산세가 붙을 수 있고, 바로잡지 않는 기간이 길수록 금액이 늘어납니다. 정당한 사유를 입증하면 면할 수 있습니다(IRS 일반 안내). 독립 계약자는 정확한 번호를 주지 않을 때마다 $50를 낼 수 있습니다(Form W-9). 금액과 구제 방법은 늦게 제출하는 독립 계약자·직원 세금 서류에서 설명합니다.

지급액을 공제할 수 있는지는 증빙할 수 있는 사업 비용인지에 달려 있습니다. IRS는 비용 기록에 수취인, 금액, 지급 증빙, 날짜, 어떤 서비스였는지가 나타나야 한다고 안내합니다(IRS: 보관해야 할 기록). 공제 문제는 늦게 제출하는 독립 계약자·직원 세금 서류에서 다루며, 영수증이 없는 지급은 하도급업자에게 현금으로 지급할 때를 참고하세요.

연말에 W-9가 없을 때, 또는 독립 계약자와 연락이 끊겼을 때는 어떻게 하나요?

번호 없이 이미 대금을 지급했다면 날짜가 적힌 서면 요청을 보내고, 원천징수했어야 했던 금액을 계산해 신고하고, 반복 요청 일정을 달력에 적어 두세요.

1. IRS가 정한 형식으로 요청을 보내세요. 매년 보내는 우편 요청에는 수취인이 정확한 번호를 줘야 하며 $50의 가산세를 낼 수 있다는 안내문, Form W-9, 반송용 봉투가 들어가야 합니다(Publication 1586). 발송 증빙을 보관하세요.
2. 놓친 원천징수액을 계산하세요. 원천징수 의무는 연간 지급 합계가 기준액에 이르게 한 지급(위 표의 전년도 기준에 해당하면 첫 지급)과 그 이후의 모든 지급에 있었습니다. 백업 원천징수는 번호가 없는 상태에서 지급한 금액에 적용됩니다(section 3406).
3. Form 945에 신고하세요. 놓친 세금은 실제로 떼지 않았더라도 해당하는 연도마다 2번 줄에 적습니다(Form 945 작성 안내). 해당 연도의 Form 945를 제출하기 전에는 IRS의 세액 결정 기간에 제한이 없습니다. 제출 후의 제한 기간은 보통 제출일과 그 해 다음의 4월 15일 중 늦은 날부터 3년입니다(6501조).
4. 누가 놓친 세금을 내야 하는지 알아 두세요. 원천징수해야 했던 세금은 지급자가 냅니다(section 3406(h)(10); section 3403). 개인사업자는 소유주이고, 그 밖의 경우는 사업체이며, 위의 신탁기금 회수 가산세는 고의로 납부하지 않은 책임자에게 미칠 수 있습니다. section 3402(d)에 따라 독립 계약자가 그 지급액을 신고하고 세금을 냈다면 IRS는 그 세금을 징수하지 않지만, 가산세와 이자는 남습니다. 이를 청구하려면 독립 계약자가 서명한 Form 4669(지급액을 신고하고 세금을 냈다는 확인서)와 함께 Form 4670을 제출합니다. 연락이 끊긴 독립 계약자는 서명할 수 없고, IRS 내부 지침서(법이 아닌 내부 지침)는 수취인이 사라져도 지급자의 책임은 달라지지 않는다고 설명합니다(IRS 지침서; Form 4669; Form 4670).
5. 번호 칸을 비운 채 1099-NEC를 제출하세요. 4번 칸에는 실제로 원천징수한 세금만 적습니다.
6. 반복 요청 일정을 달력에 적어 두세요. 첫 요청이 통하지 않으면 IRS는 거래가 시작된 해의 12월 31일까지(12월에 시작했다면 1월 31일까지) 첫 연간 요청을, 그다음 해의 12월 31일까지 두 번째 요청을 하기를 기대합니다. 독립 계약자에게 지급한 대금이 없는 해나 그 사람에 대해 제출할 신고서가 없는 해에는 연간 요청이 필요 없습니다. 필요한 요청을 한 번 이상 놓쳤다면 이후 연도에 연속으로 두 번 연간 요청을 하면 됩니다(Publication 1586).
7. 번호가 오면 사용하세요. 앞으로 제출할 신고서에 넣습니다. 번호가 없던 상태로 이미 제출한 신고서는 금액까지 바뀌지 않는 한 정정할 필요가 없습니다(Publication 1586).

이름과 번호가 일치하는지는 어떻게 확인하나요? TIN 대조, CP2100 통지, "B" 통지를 알려 주세요.

가능하면 제출하기 전에 이름과 번호를 대조하고, IRS 통지에는 기한 안에 답하세요. TIN 대조(TIN Matching)를 쓰면 지급자가 제출하기 전에 이름과 번호 조합을 IRS 기록과 비교할 수 있습니다. IRS 계정이 필요하고 지급자가 IRS 지급자 데이터베이스에 등록되어 있어야 하는데, IRS는 백업 원천징수를 신고하기 위해 최근 2년 안에 Form 1099를 제출한 지급자를 추가한다고 밝힙니다. 아직 모든 지급자가 등록된 것은 아니므로, 이 방법에 의존하기 전에 IRS 페이지를 확인하세요(IRS: TIN Matching). IRS는 대조를 거친 신고서에는 통지가 적게 올 것으로 보며, 확인된 일치는 일반적으로 정당한 사유로 인정합니다(요청자 안내).

번호에 맞는 이름을 사용하세요(IRS 일반 안내).

• 개인사업자: 개인의 이름을 먼저, 사업체 이름을 그다음에 적고, 사회보장번호나 EIN을 씁니다.
• 별도 과세 대상이 아닌 단일 구성원 LLC(disregarded entity): 소유주의 이름과 번호를 쓰고, LLC 이름을 그다음에 적습니다.
• 법인이나 파트너십으로 과세되는 LLC, 파트너십, 법인: 사업체의 이름과 EIN을 씁니다.

제출 후 IRS가 번호가 없거나 이름과 번호 조합이 틀린 항목을 나열한 CP2100 또는 CP2100A 통지를 보낼 수 있습니다. 통지서에는 첫 번째인지 두 번째인지 적혀 있지 않으므로 지급자가 직접 기록해야 합니다(Publication 1281).

두 번째 통지의 경우 규정대로 IRS 통지를 받은 날부터 30 영업일 기간을 셉니다(26 CFR 31.3406(d)-5). Publication 1281은 시작일에 대해 일관되지 않습니다.

통지에 대한 응답으로 전화로 번호를 요청하지 말고, 겉봉투에 "IMPORTANT TAX INFORMATION ENCLOSED"라고 적으세요. 첫 통지를 받은 날부터 3년 동안 각 계정을 추적하세요(Publication 1281). Notice 972CG는 가산세에 관한 다른 통지입니다. 늦게 제출하는 독립 계약자·직원 세금 서류를 참고하세요.

독립 계약자별 W-9 파일에는 무엇을 보관하고, 언제 다시 요청해야 하나요?

독립 계약자마다 파일 하나를 만들어 무엇을 언제 요청했고 무엇이 돌아왔는지 증명하세요. 독립 계약자의 이름, 번호, 세금 분류가 바뀌면(예: 법인이 과세 방식 선택을 바꾼 경우) 새 Form W-9를 요청하고(Form W-9), 통지서에 번호가 틀렸다고 나온 경우에도 요청하세요(Publication 1281).

제출한 1099의 사본은 기한일부터 3년 동안 보관하며, 백업 원천징수를 한 경우에는 4년 동안 보관합니다(IRS 일반 안내). IRS는 Form W-9 정보를 기밀로 유지하고 세법을 지키는 목적으로만 사용하라고 요구합니다(IRS 일반 안내). 장부에서는 독립 계약자별로 Form W-9 상태 항목과 기준액 대비 누적 지급액을 관리하여, 서류가 없는 상태에서는 대금이 나가지 않도록 하세요.

독립 계약자가 미국인이 아니라면 어떻게 하나요?

외국인 독립 계약자는 일반적으로 Form W-9 대신 Form W-8을 줍니다(Form W-9). 신고 대상 대금의 경우 비거주 외국인은 서명된 Form W-8BEN이 없으면 백업 원천징수 대상입니다(Publication 1281). 외국 법인은 Form W-8BEN-E를 사용합니다. 미국 밖에서 발생한 소득을 비거주 외국인에게 지급할 때는 보통 정보 신고서에 신고하지 않으며(IRS: foreign source income), 정보 신고 대상이 아닌 지급액은 백업 원천징수 대상도 아닙니다(요청자 안내). 해외에 사는 미국 시민권자나 거주 외국인은 미국인이므로 Form W-9를 제출합니다(Form W-9). Form 945가 아닌 Form 1042로 신고하는 다른 원천징수가 적용될 수 있으며(Form 945 작성 안내), 다른 원천징수가 이미 다루는 금액에는 백업 원천징수가 적용되지 않습니다(section 3406(g)(2)). 누가 외국인인지, 소득의 원천이 어디인지, 조세조약 양식, 양식을 받지 못한 수취인에게 어떻게 할지는 해외 독립 계약자에게 대금 지급하기에서 설명합니다.

예시

금액은 설명을 위한 미국 달러 예시입니다.

새 조수가 Form W-9를 거부함

조경업자가 $2,500짜리 일을 맡기기 전에 개인인 새 조수에게 Form W-9를 요청합니다. 조수는 거부했고, 작년에는 그에게 지급한 금액이 없어 전년도 규정은 적용되지 않습니다. 이번 지급으로 올해 합계가 $2,000 기준액을 넘기 때문에 24%($600)를 원천징수하고 $1,900를 지급합니다. $600이 올해 Form 945의 유일한 세액이면 납부 기준액 $2,500 미만이므로 Form 945와 함께 납부합니다. 연말에 지급액 칸에 $2,500, 4번 칸에 $600을 적고 번호 칸은 비워 둔 채 조수의 1099-NEC를 제출하며, 12월 31일까지 다시 요청합니다.

답이 없는 편집자

컨설턴트가 작년에는 대금을 지급한 적이 없는 개인사업자 프리랜서 편집자에게 3월, 6월, 9월, 11월에 각각 $1,500를 지급해 총 $6,000를 지급했습니다. Form W-9도 없고 12월까지 요청도 하지 않았습니다. 올해 합계는 6월에 $2,000 기준액에 이르므로 6월, 9월, 11월 지급분 $4,500가 신고 대상이었고, 24%인 $1,080를 원천징수했어야 합니다. 12월에 편지와 Form W-9, 반송용 봉투를 우편으로 보냈지만 편집자는 답하지 않습니다. 컨설턴트는 번호 없이, 4번 칸을 비운 채 $6,000짜리 1099-NEC를 제출하고, 발송 증빙을 보관하며, 다음 해 12월 31일까지의 두 번째 요청을 달력에 적어 둡니다. 또한 원천징수했어야 했던 세금으로서 $1,080를 Form 945의 2번 줄에 신고합니다. 이것이 올해 Form 945의 유일한 세액이면 신고서와 함께 납부하며, 구제가 적용되는 경우는 예외입니다. IRS는 편집자가 소득을 신고하고 세금을 냈다는 것을 컨설턴트가 Form 4669와 4670으로 증명할 때에만 면제해 줄 수 있고, 이를 위해서는 편집자의 협조가 필요합니다. 컨설턴트는 거래 초기에 요청하지 않았는데, IRS는 가산세 면제를 판단할 때 거래 초기의 요청을 책임 있게 대처한 것으로 반영합니다.

상점이 CP2100A를 받음

한 상점이 해당 계정으로는 처음인 CP2100A를 받았고, 통지서에는 이름과 번호가 일치하지 않는 개인사업자 거래처가 나옵니다. 상점이 기록을 확인해 보니 거래처의 Form W-9에는 상점이 제출한 내용이 그대로 적혀 있습니다. 그래서 위 표의 기한에 맞춰 첫 번째 "B" 통지와 새 Form W-9를 보냅니다. 거래처가 돌려주지 않아 상점은 이후 지급액부터 24%를 원천징수하기 시작합니다. $3,000를 지급할 때 $720을 원천징수하고 $2,280를 지급하며, $720은 위의 납부 규정에 따라 Form 945용으로 보관합니다. 이후 다른 연도에 같은 조합으로 다른 연도 신고서에 대한 통지가 또 오면 두 번째 "B" 통지 대상이 됩니다.

상황이 다르다면?

• 독립 계약자에게 1099-NEC가 필요한지 확실하지 않다면: 세금 서류를 받아야 하는 독립 계약자를 참고하세요.
• 서류를 제출하지 않았거나, Notice 972CG를 받았거나, 공제 여부가 궁금하다면: 늦게 제출하는 독립 계약자·직원 세금 서류를 참고하세요.
• 독립 계약자가 미국 밖에서 일한다면: 해외 독립 계약자에게 대금 지급하기와 해외 독립 계약자 관련 기록을 참고하세요.
• 근로자가 실제로는 직원일 수 있다면: 직원일 수 있는 독립 계약자를 참고하세요.
• 영수증이나 세금 번호 없이 현금으로 지급했다면: 하도급업자에게 현금으로 지급할 때를 참고하세요.
• 원천징수하고 납부하지 않았거나 IRS 담당자가 전화했다면: 신탁기금 회수 가산세를 참고하세요.
• 번호 없이 독립 계약자에게 대금을 지급했거나, 백업 원천징수를 해야 했는데 하지 않았거나, CP2100을 받았다면: 과거 지급분에 대해 얼마를 내야 하는지, 어느 연도에 Form 945가 필요한지, 제출한 서류를 어떻게 바로잡는지, 원천징수를 장부에 어떻게 기록하는지, W-9 없이는 대금이 나가지 않도록 장부에 무엇을 갖춰야 하는지가 여기에 달려 있습니다. 독립 계약자 목록, 지급 장부, 보낸 요청, 받은 통지를 모아서 장부 관리 도움을 받아 보세요.