Entrepreneur sans W-9 ni SSN : 1099 et retenue de réserve

Dois-je obtenir un W-9 d'un entrepreneur indépendant avant de le payer?

Oui. Demandez un formulaire W-9 à l'embauche de l'entrepreneur, avant le premier paiement. L'IRS considère qu'une demande faite au début de la relation montre que vous avez agi avec diligence (Publication 1586), et il propose le W-9 pour obtenir le nom et le numéro d'identification fiscale (TIN) d'une personne américaine : un numéro de sécurité sociale (SSN), un numéro d'identification de l'employeur (EIN) ou un numéro d'identification fiscale du contribuable individuel (ITIN) (instructions générales de l'IRS).

Le W-9 vous donne le nom légal de l'entrepreneur, sa catégorie fiscale fédérale, son numéro, son adresse et une attestation signée. Vous en avez besoin pour produire un formulaire 1099-NEC exact. La catégorie indique aussi si le bénéficiaire est une société, qui est généralement exemptée de la retenue de réserve sur ces paiements (instructions pour le demandeur).

Si l'entrepreneur refuse ou ne répond jamais, la retenue de réserve s'applique aux paiements à déclarer, et le formulaire 1099-NEC doit tout de même être produit.

La situation devient délicate quand l'entrepreneur refuse, quand vous avez déjà payé sans numéro, quand un avis de l'IRS signale un nom et un numéro erronés ou quand l'entrepreneur a disparu. Savoir si une retenue était due sur les paiements déjà faits dépend des dates et des montants exacts : faites vérifier ces cas par un professionnel. Avant de décider quoi que ce soit, dressez une seule liste : le nom légal de chaque entrepreneur, son type d'entité, l'état de son numéro (au dossier, manquant ou non concordant), les dates de vos demandes et ce que vous avez payé chaque année.

Que faire si un entrepreneur indépendant refuse de me donner un W-9 ou un numéro de sécurité sociale?

Quand un entrepreneur ne donne aucun numéro utilisable, la retenue de réserve s'applique aux paiements à déclarer, et l'IRS s'attend à des demandes écrites répétées. Pour un bénéficiaire qui refuse ou néglige de donner un numéro, l'IRS indique de commencer la retenue de réserve immédiatement et de faire les demandes annuelles (Publication 1281). La réponse est la retenue, pas l'interdiction de payer : l'entrepreneur reçoit son paiement moins la retenue, et le formulaire 1099-NEC doit tout de même être produit. La question de la déduction est traitée plus bas.

• Expliquez pourquoi vous demandez le numéro. Le numéro figure sur le formulaire 1099-NEC, que l'IRS compare à la déclaration de revenus de l'entrepreneur. Sans numéro, 24 % de chaque paiement à déclarer est retenu, et l'entrepreneur réclame ce montant comme crédit dans sa propre déclaration. L'entrepreneur remet le W-9 à vous, jamais à l'IRS (formulaire W-9).
• Acceptez le bon type de numéro. Un particulier donne un numéro de sécurité sociale ou un ITIN. Un entrepreneur individuel peut donner ce numéro ou un EIN, mais le nom du particulier passe en premier (Publication 1281).
• Un entrepreneur qui n'est pas admissible à un numéro de sécurité sociale et qui a une raison fiscale fédérale, comme une déclaration à produire, peut demander un ITIN au moyen du formulaire W-7 (IRS : ITIN). C'est l'entrepreneur qui fait la demande, pas vous. Tant qu'aucun numéro n'est arrivé, la retenue de réserve s'applique aux paiements à déclarer.
• Traitez un numéro manifestement erroné comme un numéro manquant. Un numéro de plus ou de moins de neuf chiffres, ou qui contient une lettre, est considéré comme manquant (Publication 1281).
• « J'en ai fait la demande » ne retarde rien. L'attente de 60 jours pour obtenir un numéro vaut seulement pour les intérêts, les dividendes et certains paiements sur instruments négociables. Le paiement versé à un entrepreneur est soumis à la retenue de réserve tout de suite, même si le bénéficiaire a fait sa demande et attend (instructions pour le demandeur).
• N'utilisez qu'un numéro que l'entrepreneur vous a donné. Un numéro que vous avez deviné ou trouvé vous-même, et qui se révèle erroné, déclenche la procédure d'avis décrite plus bas.

Quand dois-je retenir de l'impôt, combien et sur quels paiements?

La retenue de réserve est une retenue fixe de 24 % sur un paiement à déclarer quand le bénéficiaire n'a pas donné de TIN utilisable, ou quand l'IRS vous avise que le numéro est erroné (IRS : retenue de réserve; Topic no. 307). Pour un entrepreneur indépendant, un paiement à déclarer est un paiement que vous déclareriez sur le formulaire 1099-NEC.

La règle du total cumulatif figure à l'article 3406(b)(6). Le texte de cette page est une édition plus ancienne et indique encore 600 $. La Public Law 119-21 a remplacé ce chiffre, pour les paiements faits après 2025, par le montant de l'article 6041(a) : 2 000 $, indexé sur l'inflation à partir de 2027 (IRB 2026-19; Publication 15; instructions du 1099 de l'IRS). Des règlements proposés en précisent les détails, notamment que seuls les paiements de même nature au même bénéficiaire s'additionnent. Ils ne sont pas définitifs.

Une société n'est exemptée que pour ce que les instructions du W-9 énumèrent. Le mot « Company » ou « Co. » dans un nom ne prouve pas le statut de société. Un W-9 qui indique un EIN et la catégorie « société » est la preuve la plus simple (Publication 1281; instructions pour le demandeur).

La Californie ajoute une retenue de réserve d'État de 7 % quand la retenue de réserve fédérale s'applique, avec des exceptions limitées (FTB). Vérifiez la règle auprès de l'agence fiscale de votre propre État.

Comment déposer l'impôt retenu, le déclarer et en donner le crédit à l'entrepreneur?

Vous détenez l'impôt retenu pour le compte de l'IRS : déposez-le, déclarez-le sur le formulaire 945 et inscrivez-le sur le formulaire 1099-NEC de l'entrepreneur. La retenue de réserve se déclare sur le formulaire 945, une déclaration annuelle distincte des formulaires 941 et 944 de la paie. Le formulaire demande la retenue de réserve que vous avez retenue ou que vous deviez retenir : l'impôt que vous auriez dû prélever sans le faire y figure donc aussi (instructions du formulaire 945).

Dans vos livres, inscrivez la dépense au montant total, l'argent versé au montant net, et la différence comme impôt retenu dû à l'IRS. Éliminez ce passif quand vous déposez la somme ou la payez avec le formulaire 945.

L'entrepreneur obtient son crédit en déclarant le montant de la case 4 comme impôt retenu dans sa propre déclaration (IRS : retenue de réserve). Si l'entrepreneur est une société de personnes ou une société de type S, ce sont les associés ou les actionnaires qui le réclament (Topic no. 307).

Le piège est de retenir l'impôt sans jamais le déposer. L'impôt qui devait être retenu mais ne l'a pas été, ou n'a pas été déposé, peut entraîner la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty), soit 100 % de l'impôt impayé, contre chaque personne responsable qui omet volontairement de le payer (instructions du formulaire 945; article 6672). Le guide sur la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie porte sur les charges sociales; les instructions du formulaire 945 appliquent la même pénalité à la retenue de réserve.

Le W-9 doit-il être signé, ou puis-je obtenir le numéro autrement?

Pour le paiement d'un entrepreneur, le numéro n'a pas à arriver sur un W-9 signé. Pour les paiements autres que les intérêts, les dividendes et les montants de courtier, l'IRS indique que le bénéficiaire peut donner le numéro de n'importe quelle façon (Publication 1281). Le W-9 précise lui-même qu'un bénéficiaire payé pour des services doit donner le bon numéro, mais n'a pas à signer l'attestation, sauf si l'IRS lui a dit qu'un numéro antérieur était erroné (formulaire W-9).

Exigez tout de même un écrit. Un W-9 signé et daté est la preuve habituelle, et une fois la procédure d'avis décrite plus bas enclenchée, seul un W-9 signé (ou la validation décrite plus bas) met fin à la retenue (Publication 1281).

Vous pouvez utiliser votre propre formulaire s'il est essentiellement semblable, s'il contient les attestations et s'il ne fait pas accepter au bénéficiaire des conditions sans rapport (instructions pour le demandeur).

Comment produire un 1099-NEC sans W-9, et puis-je quand même déduire le paiement?

Vous pouvez quand même payer et produire le formulaire, selon les règles de retenue ci-dessus. Si l'entrepreneur n'a donné aucun numéro, laissez la case du numéro vide sur le 1099-NEC et produisez-le au plus tard le 1er février 2027 pour les paiements de cette année (instructions générales de l'IRS).

Un numéro manquant est en soi une erreur. Une déclaration produite sans le numéro requis peut entraîner la pénalité par déclaration pour renseignements inexacts, qui augmente plus la correction tarde, à moins que vous ne démontriez un motif raisonnable (instructions générales de l'IRS). L'entrepreneur peut devoir 50 $ pour chaque omission de donner un numéro exact (formulaire W-9). Les montants et les allègements se trouvent dans formulaires tardifs pour entrepreneurs et employés.

Le paiement est déductible s'il s'agit d'une dépense d'entreprise que vous pouvez justifier. L'IRS précise que les registres de dépenses doivent indiquer le bénéficiaire, le montant, la preuve de paiement, la date et la nature du service (IRS : registres à conserver). La question de la déduction est traitée dans formulaires tardifs pour entrepreneurs et employés; pour les paiements sans reçu, voyez payer des sous-traitants en espèces.

Comment relancer un W-9 manquant en fin d'année, ou après la disparition de l'entrepreneur?

Quand vous avez déjà payé sans numéro, les étapes sont une demande écrite datée, le calcul et la déclaration de ce qui devait être retenu, et des demandes répétées inscrites à votre calendrier :

1. Envoyez la demande sous la forme que l'IRS indique. La demande annuelle postée comprend une lettre précisant que le bénéficiaire doit donner un numéro exact et s'expose à une pénalité de 50 $, un formulaire W-9 et une enveloppe-réponse (Publication 1586). Conservez la preuve d'envoi.
2. Calculez la retenue que vous avez omise. Une retenue était due sur le paiement qui a fait atteindre le seuil au total de l'année (ou sur le premier paiement, si le test de l'année précédente du tableau ci-dessus s'applique) et sur chaque paiement suivant. La retenue de réserve vise les paiements faits pendant qu'aucun numéro n'était au dossier (article 3406).
3. Déclarez-la sur le formulaire 945. L'impôt omis figure à la ligne 2 pour chaque année visée, même si rien n'a été prélevé (instructions du formulaire 945). Tant qu'aucun formulaire 945 n'est produit pour l'année, l'IRS n'a aucune limite de temps pour établir la cotisation. Ensuite, la limite habituelle est de 3 ans à partir de la plus tardive des deux dates : la date de production ou le 15 avril suivant l'année (article 6501).
4. Sachez qui doit l'impôt omis. Le payeur doit l'impôt qu'il était tenu de retenir (article 3406(h)(10); article 3403) : pour un entrepreneur individuel, le propriétaire; sinon, l'entreprise, la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie décrite plus haut pouvant atteindre une personne responsable qui omet volontairement de le payer. Selon l'article 3402(d), l'IRS ne perçoit pas l'impôt si l'entrepreneur a déclaré le paiement et payé l'impôt s'y rapportant, mais les pénalités et les intérêts demeurent. Vous le demandez en produisant le formulaire 4670 avec un formulaire 4669 que l'entrepreneur signe, un énoncé attestant qu'il a déclaré le paiement et payé l'impôt. Un entrepreneur disparu ne peut pas signer, et le manuel de l'IRS (une directive interne, pas une loi) précise que l'absence du bénéficiaire ne change pas la responsabilité du payeur (manuel de l'IRS; formulaire 4669; formulaire 4670).
5. Produisez le 1099-NEC en laissant la case du numéro vide. N'inscrivez dans la case 4 que l'impôt réellement retenu.
6. Inscrivez les demandes répétées à votre calendrier. Si la première demande échoue, l'IRS s'attend à une première demande annuelle au plus tard le 31 décembre de l'année où la relation a commencé (le 31 janvier si elle a commencé en décembre) et à une seconde au plus tard le 31 décembre de l'année suivante. Aucune demande annuelle n'est nécessaire pour une année sans paiement à l'entrepreneur ou sans déclaration à produire pour lui. Si vous avez manqué une ou plusieurs demandes requises, vous pouvez faire deux demandes annuelles consécutives au cours des années suivantes (Publication 1586).
7. Utilisez le numéro dès qu'il arrive. Ajoutez-le aux déclarations futures. Une déclaration déjà produite sans numéro n'a pas à être corrigée, sauf si un montant change aussi (Publication 1586).

Comment vérifier la concordance du nom et du numéro : TIN Matching, avis CP2100 et avis « B »?

Vérifiez la concordance du nom et du numéro avant de produire, si vous le pouvez, et répondez à tout avis de l'IRS dans ses délais. Le service TIN Matching permet à un payeur de vérifier des combinaisons de nom et de numéro dans les dossiers de l'IRS avant la production. Il exige un compte auprès de l'IRS, et le payeur doit figurer dans une base de données de payeurs de l'IRS, qui, selon l'IRS, ajoute les payeurs ayant produit des formulaires 1099 au cours des 2 dernières années pour déclarer la retenue de réserve. Tous les payeurs n'y figurent pas encore : consultez la page de l'IRS avant de vous y fier (IRS : TIN Matching). L'IRS s'attend à ce que les déclarations vérifiées entraînent moins d'avis et considère généralement une concordance vérifiée comme un motif raisonnable (instructions pour le demandeur).

Utilisez le bon nom avec le bon numéro (instructions générales de l'IRS) :

• Entrepreneur individuel : le nom du particulier en premier, l'éventuel nom commercial en second, puis le numéro de sécurité sociale ou l'EIN.
• LLC à membre unique ignorée comme entité distincte de son propriétaire : le nom et le numéro du propriétaire, le nom de la LLC en second.
• LLC imposée comme une société ou une société de personnes, société de personnes ou société : le nom de l'entité et son EIN.

Après votre production, l'IRS peut envoyer un avis CP2100 ou CP2100A énumérant les combinaisons de nom et de numéro manquantes ou erronées. L'avis n'indique pas s'il s'agit d'un premier ou d'un second avis : c'est à vous d'en tenir le compte (Publication 1281).

Pour un second avis, comptez les 30 jours ouvrables à partir du jour où vous recevez l'avis de l'IRS, comme le fait le règlement (26 CFR 31.3406(d)-5); la Publication 1281 est incohérente sur le point de départ.

Ne demandez pas le numéro par téléphone en réponse à un avis, et inscrivez sur l'enveloppe extérieure « IMPORTANT TAX INFORMATION ENCLOSED ». Suivez chaque compte pendant trois ans après son premier avis (Publication 1281). L'avis 972CG est un avis différent, au sujet des pénalités; voyez formulaires tardifs pour entrepreneurs et employés.

Que doit contenir le dossier W-9 de chaque entrepreneur, et quand redemander?

Gardez un dossier par entrepreneur qui prouve ce que vous avez demandé, quand, et ce que vous avez reçu en retour. Demandez un nouveau W-9 quand le nom, le numéro ou la catégorie fiscale de l'entrepreneur change, par exemple quand une société change de choix (formulaire W-9), et quand un avis indique que le numéro est erroné (Publication 1281).

Conservez des copies des 1099 que vous produisez pendant 3 ans à compter de leur date d'échéance, ou 4 ans si une retenue de réserve a été imposée (instructions générales de l'IRS). L'IRS exige que vous gardiez confidentiels les renseignements du W-9 et que vous les utilisiez uniquement pour respecter les lois fiscales (instructions générales de l'IRS). Dans vos livres, ajoutez à chaque fiche d'entrepreneur un champ d'état du W-9 et un total cumulatif par rapport au seuil, afin qu'aucun paiement ne parte sans que le document soit au dossier.

Et si l'entrepreneur n'est pas une personne américaine?

Un entrepreneur étranger donne généralement un formulaire W-8 plutôt qu'un W-9 (formulaire W-9). Pour un paiement à déclarer, un étranger non-résident est soumis à la retenue de réserve, sauf si un formulaire W-8BEN signé est au dossier (Publication 1281); une société étrangère utilise le formulaire W-8BEN-E. Le revenu de source étrangère versé à un étranger non-résident n'est normalement pas déclaré sur une déclaration de renseignements (IRS : revenu de source étrangère), et un paiement hors déclaration de renseignements est aussi hors retenue de réserve (instructions pour le demandeur). Un citoyen américain ou un étranger résident qui vit à l'étranger est une personne américaine et donne un W-9 (formulaire W-9). Une autre retenue, déclarée sur le formulaire 1042 plutôt que sur le formulaire 945, peut s'appliquer (instructions du formulaire 945), et la retenue de réserve ne s'applique pas à un montant déjà visé par une autre retenue (article 3406(g)(2)). Qui est considéré comme étranger, où le paiement a sa source, les formulaires de convention fiscale et ce qu'il faut présumer pour un bénéficiaire qui n'a remis aucun formulaire se trouvent dans payer des entrepreneurs à l'étranger.

Exemple

Montants illustratifs en dollars américains.

Un nouvel aide refuse de donner un W-9

Une paysagiste demande un W-9 à un nouvel aide, un particulier, avant un contrat de 2 500 $. L'aide refuse, et elle ne lui a rien payé l'an dernier : aucune règle de l'année précédente ne s'applique. Ce paiement fait dépasser au total de l'année le seuil de 2 000 $; elle retient donc 24 % (600 $) et lui verse 1 900 $. Si ces 600 $ sont son seul impôt du formulaire 945 pour l'année, la somme est inférieure au seuil de dépôt de 2 500 $ et elle la paie avec le formulaire 945. À la fin de l'année, elle produit le 1099-NEC de l'aide avec 2 500 $ dans la case du paiement, 600 $ dans la case 4 et la case du numéro vide, et elle le lui redemande au plus tard le 31 décembre.

Une réviseure ne répond jamais

Une consultante paie une réviseure pigiste, entrepreneure individuelle qu'elle n'a pas payée l'an dernier, 1 500 $ en mars, en juin, en septembre et en novembre : 6 000 $ au total, sans W-9 et sans demande avant décembre. Le total de l'année atteint le seuil de 2 000 $ en juin; les paiements de juin, de septembre et de novembre, soit 4 500 $, étaient donc à déclarer : elle aurait dû retenir 24 %, soit 1 080 $. En décembre, elle poste une lettre, un W-9 et une enveloppe-réponse. La réviseure ne répond pas. Elle produit le 1099-NEC de 6 000 $ sans numéro et sans rien dans la case 4, conserve la preuve d'envoi et inscrit à son calendrier une seconde demande au plus tard le 31 décembre de l'an prochain. Elle déclare aussi les 1 080 $ à la ligne 2 du formulaire 945, comme impôt qu'elle devait retenir. Si c'est son seul impôt du formulaire 945 pour l'année, elle le paie avec la déclaration, sauf allègement : l'IRS ne peut l'en libérer que si elle démontre que la réviseure a déclaré le revenu et payé l'impôt, au moyen des formulaires 4669 et 4670, et la réviseure doit coopérer pour cela. Elle n'a fait aucune demande au début de la relation, ce que l'IRS prend en compte pour juger si elle a agi avec diligence quand il évalue une renonciation à la pénalité.

Un commerce reçoit un CP2100A

Le CP2100A d'un commerce, le premier pour ce compte, énumère un fournisseur, entrepreneur individuel, dont le nom et le numéro ne concordent pas. Le commerce vérifie ses registres : le W-9 du fournisseur montre exactement ce que le commerce a produit; il envoie donc le premier avis « B » et un nouveau W-9 dans les délais du tableau ci-dessus. Le fournisseur ne le retourne pas, et le commerce commence à retenir 24 % sur les paiements suivants. Sur un paiement de 3 000 $, il retient 720 $, verse 2 280 $ et garde les 720 $ pour le formulaire 945 selon les règles de dépôt ci-dessus. Un second avis pour la même combinaison, dans une année civile ultérieure, au sujet des déclarations d'une autre année, entraînerait le second avis « B ».

Votre situation est différente?

• Vous n'êtes pas sûr que l'entrepreneur ait besoin d'un 1099-NEC : voyez quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal.
• Des formulaires n'ont jamais été produits, un avis 972CG est arrivé ou vous voulez connaître la règle sur la déduction : voyez formulaires tardifs pour entrepreneurs et employés.
• L'entrepreneur travaille hors des États-Unis : voyez payer des entrepreneurs à l'étranger et registres pour les entrepreneurs à l'étranger.
• Le travailleur est peut-être en réalité un employé : voyez entrepreneurs qui pourraient être des employés.
• Vous avez payé en espèces sans reçu ni numéro d'identification fiscale : voyez payer des sous-traitants en espèces.
• Vous avez retenu l'impôt sans le déposer, ou un agent de l'IRS a appelé : voyez la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.
• Un entrepreneur a été payé sans numéro, une retenue de réserve était due et n'a jamais été prélevée, ou un CP2100 est arrivé : ces situations déterminent ce que vous devez pour les paiements passés, quelles années exigent un formulaire 945, comment corriger les productions, comment inscrire la retenue et ce que vos livres doivent contenir pour qu'aucun paiement ne parte sans W-9. Rassemblez la liste des entrepreneurs, le registre des paiements, les demandes envoyées et les avis, puis obtenez de l'aide en tenue de livres.