Contratista sin W-9 ni SSN: Form 1099 y retención adicional

¿Debo pedir un W-9 a un contratista antes de pagarle?

Sí. Pida un Form W-9 al contratar, antes del primer pago. El IRS considera que una solicitud hecha al inicio de la relación forma parte de actuar con responsabilidad (Publication 1586), y propone el W-9 como la forma de obtener el nombre y el número de identificación fiscal (TIN) de una persona de EE. UU.: un número de Seguro Social, un EIN (número de identificación del empleador) o un ITIN (número de identificación personal del contribuyente) (instrucciones generales del IRS).

El W-9 le da el nombre legal del contratista, su clasificación tributaria federal, su número, su domicilio y su certificación firmada. Necesita estos datos para presentar un Form 1099-NEC correcto. La clasificación también indica si quien cobra es una corporación, que por lo general está exenta de la retención adicional sobre estos pagos (instrucciones para el solicitante).

Si el contratista se niega o nunca responde, la retención adicional se aplica a los pagos declarables y el Form 1099-NEC se presenta de todos modos.

El caso deja de ser sencillo cuando el contratista se niega, cuando usted ya pagó sin tener un número, cuando un aviso del IRS indica un nombre y un número incorrectos, o cuando el contratista desapareció. Si debía retener sobre pagos ya hechos depende de fechas y montos exactos, así que en estos casos conviene que lo revise un profesional. Antes de decidir nada, reúna una lista con el nombre legal de cada contratista, su tipo de entidad, la situación de su número (en archivo, faltante o que no coincide), las fechas en que lo pidió y lo que pagó en cada año.

¿Qué pasa si un contratista no me da un W-9 ni su número de Seguro Social?

Cuando un contratista no entrega un número utilizable, la retención adicional se aplica a los pagos declarables y el IRS espera que usted haga solicitudes escritas de seguimiento. Si quien cobra se niega a dar un número o no lo da, el IRS indica que se debe comenzar la retención adicional de inmediato y hacer las solicitudes anuales (Publication 1281). La respuesta es retener, no dejar de pagar: al contratista se le paga el monto menos la retención, y el Form 1099-NEC se presenta de todos modos. Más abajo se explica si el pago es deducible.

• Explique por qué lo pide. El número va en el Form 1099-NEC que el IRS cruza con la declaración del contratista. Sin él, se retiene 24% de cada pago declarable, y el contratista reclama ese monto como crédito en su propia declaración. El contratista entrega el W-9 a usted, nunca al IRS (Form W-9).
• Acepte el tipo de número correcto. Una persona da su número de Seguro Social o su ITIN. Un propietario único puede dar ese número o un EIN, pero el nombre de la persona va primero (Publication 1281).
• Un contratista que no puede obtener un número de Seguro Social y tiene un fin tributario federal, como una declaración que presentar, puede solicitar un ITIN con el Form W-7 (IRS: ITIN). Lo solicita el contratista, no usted. Hasta que llegue un número, la retención adicional se aplica a los pagos declarables.
• Trate como faltante un número que es claramente incorrecto. Un número con más o menos de nueve dígitos, o con una letra, cuenta como faltante (Publication 1281).
• «Ya lo solicité» no aplaza la retención. La espera de 60 días por un número se aplica solo a intereses, dividendos y ciertos pagos de instrumentos negociables. El pago a un contratista está sujeto a la retención adicional de inmediato, aunque quien cobra ya haya solicitado el número y esté esperando (instrucciones para el solicitante).
• Use solo un número que el contratista le haya dado. Un número que usted adivinó o buscó y que resulta incorrecto inicia el proceso de avisos que se describe más abajo.

¿Cuándo debo retener, cuánto y de qué pagos?

La retención adicional es un 24% fijo de un pago declarable cuando quien cobra no ha dado un TIN utilizable, o cuando el IRS le informa que el número es incorrecto (IRS: retención adicional; Topic no. 307). En el caso de un contratista, un pago declarable es el pago que usted declararía en el Form 1099-NEC.

La regla del total acumulado está en la sección 3406(b)(6). El texto de esa página es de una edición anterior y todavía muestra $600. La Public Law 119-21 reemplazó esa cifra, para los pagos posteriores a 2025, por el monto de la sección 6041(a): $2,000, ajustado por inflación a partir de 2027 (IRB 2026-19; Publication 15; instrucciones del IRS para el 1099). Los reglamentos propuestos precisan los detalles, entre ellos que solo se suman los pagos del mismo tipo al mismo receptor. Todavía no son definitivos.

Una corporación está exenta solo en los casos que enumeran las instrucciones del W-9. La palabra «Company» o «Co.» en un nombre no prueba que sea una corporación. Un W-9 que muestra un EIN y una clasificación de corporación es el respaldo más sencillo (Publication 1281; instrucciones para el solicitante).

California agrega una retención adicional estatal de 7% cuando se aplica la retención adicional federal, con excepciones limitadas (FTB). Consulte la regla en la autoridad tributaria de su propio estado.

¿Cómo deposito, declaro y acredito al contratista el impuesto que retengo?

Usted retiene el impuesto para el IRS: lo deposita, lo declara en el Form 945 y lo muestra en el Form 1099-NEC del contratista. La retención adicional se declara en el Form 945, una declaración anual aparte de los Forms 941 y 944 de la nómina. El formulario pide la retención adicional que usted retuvo o que estaba obligado a retener, así que el impuesto que debió retener y no retuvo también va en él (instrucciones del Form 945).

En su contabilidad, registre el gasto por el monto total, el efectivo pagado por el monto neto y la diferencia como impuesto retenido que se debe al IRS. Cancele ese pasivo cuando lo deposite o lo pague con el Form 945.

El contratista recibe el crédito al declarar el monto de la casilla 4 como impuesto retenido en su propia declaración (IRS: retención adicional). Si el contratista es una sociedad de personas o una corporación S, el crédito lo reclaman los socios o los accionistas (Topic no. 307).

La trampa es retener el impuesto y nunca depositarlo. El impuesto que debía retenerse y no se retuvo ni se depositó puede acarrear la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso, de 100% del impuesto no pagado, contra cada persona responsable que deje de pagarlo de manera intencional (instrucciones del Form 945; sección 6672). La guía de la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso está escrita para el impuesto de nómina; las instrucciones del Form 945 aplican la misma multa a la retención adicional.

¿Tiene que estar firmado el W-9, o puedo obtener el número de otra forma?

En el pago a un contratista, el número no tiene que llegar en un W-9 firmado. Para pagos distintos de intereses, dividendos y montos de corredores, el IRS indica que quien cobra puede dar el número de cualquier manera (Publication 1281). El propio W-9 dice que quien recibe pagos por servicios debe dar el número correcto, pero no necesita firmar la certificación, salvo que el IRS le haya avisado que un número anterior era incorrecto (Form W-9).

Pídalo por escrito de todos modos. Un W-9 firmado y fechado es la prueba estándar, y una vez que comienza el proceso de avisos que se describe más abajo, solo un W-9 firmado (o la validación que se describe allí) detiene la retención (Publication 1281).

Puede usar su propio formulario si es sustancialmente similar, incluye las certificaciones y no obliga a quien cobra a aceptar condiciones ajenas al tema (instrucciones para el solicitante).

¿Cómo presento el Form 1099-NEC sin un W-9 y puedo deducir el pago?

Puede pagar y presentar la declaración, con las reglas de retención descritas arriba. Si el contratista no dio ningún número, deje en blanco la casilla del número en el Form 1099-NEC y preséntelo a más tardar el 1 de febrero de 2027 por los pagos de este año (instrucciones generales del IRS).

Un número faltante es en sí un error. Una declaración presentada sin un número requerido puede recibir la multa por declaración con información incorrecta, que aumenta mientras más tiempo pase sin corregirse, salvo que usted demuestre causa razonable (instrucciones generales del IRS). El contratista puede deber $50 por cada vez que no dé un número correcto (Form W-9). Los montos y el alivio están en formularios tardíos de contratistas y empleados.

Si el pago es deducible depende de que sea un gasto de negocio que usted pueda respaldar. El IRS indica que los registros de un gasto deben identificar a quien cobra, el monto, la prueba del pago, la fecha y en qué consistió el servicio (IRS: registros que debe conservar). La deducción se trata en formularios tardíos de contratistas y empleados; para pagos sin recibo, vea pagar a subcontratistas en efectivo.

¿Cómo pido un W-9 faltante al cierre del año, o cuando el contratista desapareció?

Cuando ya pagó sin tener un número, los pasos son una solicitud escrita con fecha, calcular y declarar lo que debió retenerse, y programar solicitudes repetidas:

1. Envíe la solicitud en la forma que indica el IRS. Una solicitud anual por correo incluye una carta que dice que quien cobra debe dar un número exacto y que puede enfrentar una multa de $50, un Form W-9 y un sobre de respuesta (Publication 1586). Conserve la prueba del envío.
2. Calcule la retención que omitió. La retención se debía hacer sobre el pago que llevó el total del año al umbral (o sobre el primer pago, si aplica la prueba del año anterior de la tabla de arriba) y sobre todos los siguientes. La retención adicional cubre los pagos hechos mientras no había un número en archivo (sección 3406).
3. Declárela en el Form 945. El impuesto que omitió va en la línea 2 de cada año al que aplique, aunque no se haya retenido nada (instrucciones del Form 945). Mientras no se presente un Form 945 del año, el IRS no tiene plazo para determinarlo. Después, el plazo habitual es de 3 años contados desde la que sea posterior entre la fecha de presentación y el 15 de abril posterior al año (sección 6501).
4. Sepa quién debe el impuesto omitido. El pagador debe el impuesto que estaba obligado a retener (sección 3406(h)(10); sección 3403): en el caso de un propietario único, el propietario; en los demás casos, el negocio, y la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso descrita arriba alcanza a una persona responsable que deje de pagarlo de manera intencional. Según la sección 3402(d), el IRS no cobra el impuesto si el contratista declaró el pago y pagó el impuesto correspondiente, pero las multas y los intereses permanecen. Usted lo reclama presentando el Form 4670 junto con un Form 4669 que firme el contratista, una declaración de que declaró el pago y pagó el impuesto. Un contratista que desapareció no puede firmar, y el manual del IRS (guía interna, no ley) dice que el hecho de que quien cobra no esté no cambia la responsabilidad del pagador (manual del IRS; Form 4669; Form 4670).
5. Presente el Form 1099-NEC con la casilla del número en blanco. En la casilla 4 anote solo el impuesto que realmente retuvo.
6. Programe las solicitudes repetidas. Si la primera solicitud falla, el IRS espera una primera solicitud anual a más tardar el 31 de diciembre del año en que comenzó la relación (31 de enero si comenzó en diciembre) y una segunda a más tardar el 31 de diciembre del año siguiente. No hace falta una solicitud anual en un año sin pagos al contratista o sin declaración que presentar por él. Si omitió una o más de las solicitudes requeridas, puede hacer dos solicitudes anuales consecutivas en años posteriores (Publication 1586).
7. Use el número cuando llegue. Agréguelo a las declaraciones futuras. Una declaración ya presentada que no tenía número no necesita corrección, a menos que también cambie un monto (Publication 1586).

¿Cómo verifico que el nombre y el número coincidan: TIN Matching, avisos CP2100 y avisos «B»?

Compare el nombre y el número antes de presentar si puede, y responda cualquier aviso del IRS en sus plazos. La verificación TIN Matching permite a un pagador comprobar combinaciones de nombre y número con los registros del IRS antes de presentar. Requiere una cuenta del IRS, y el pagador debe figurar en una base de datos de pagadores del IRS, a la que el IRS dice que agrega a los pagadores que presentaron Forms 1099 en los últimos 2 años para declarar retención adicional. Todavía no todos los pagadores figuran, así que revise la página del IRS antes de depender de ella (IRS: TIN Matching). El IRS espera que las declaraciones verificadas reciban menos avisos y, por lo general, considera una coincidencia verificada como causa razonable (instrucciones para el solicitante).

Use el nombre correcto con el número correcto (instrucciones generales del IRS):

• Propietario único: primero el nombre de la persona, después el nombre del negocio si lo hay, y el número de Seguro Social o el EIN.
• LLC de un solo miembro ignorada como entidad separada de su propietario: el nombre y el número del propietario, con el nombre de la LLC en segundo lugar.
• LLC que tributa como corporación o como sociedad de personas, sociedad de personas o corporación: el nombre y el EIN de la entidad.

Después de que usted presenta, el IRS puede enviarle un aviso CP2100 o CP2100A con una lista de combinaciones de nombre y número faltantes o incorrectas. El aviso no dice si es el primero o el segundo, así que ese seguimiento lo lleva usted (Publication 1281).

Para un segundo aviso, cuente los 30 días hábiles desde el día en que recibe el aviso del IRS, como indica el reglamento (26 CFR 31.3406(d)-5); la Publication 1281 es inconsistente sobre el inicio.

No pida el número por teléfono en respuesta a un aviso, y escriba en el sobre exterior «IMPORTANT TAX INFORMATION ENCLOSED». Lleve el seguimiento de cada cuenta durante tres años después de su primer aviso (Publication 1281). El Notice 972CG es un aviso distinto, sobre multas; vea formularios tardíos de contratistas y empleados.

¿Qué debe tener el archivo del W-9 de cada contratista y cuándo debo volver a pedirlo?

Lleve un archivo por contratista que pruebe qué pidió, cuándo y qué recibió. Pida un W-9 nuevo cuando cambie el nombre, el número o la clasificación tributaria del contratista, por ejemplo cuando una corporación cambia su elección (Form W-9), y cuando un aviso indique que el número es incorrecto (Publication 1281).

Conserve copias de los 1099 que presente durante 3 años desde su fecha de vencimiento, o 4 años si se impuso retención adicional (instrucciones generales del IRS). El IRS exige que mantenga confidencial la información del W-9 y que la use solo para cumplir con las leyes tributarias (instrucciones generales del IRS). En su contabilidad, agregue a cada registro de contratista un campo con la situación del W-9 y un total acumulado frente al umbral, para que ningún pago salga sin tener ese documento en archivo.

¿Qué pasa si el contratista no es una persona de EE. UU.?

Un contratista extranjero por lo general entrega un Form W-8 en lugar de un W-9 (Form W-9). En un pago declarable, un extranjero no residente está sujeto a la retención adicional, salvo que haya un Form W-8BEN firmado en archivo (Publication 1281); una empresa extranjera usa el Form W-8BEN-E. El ingreso de fuente fuera de EE. UU. pagado a un extranjero no residente normalmente no se declara en una declaración informativa (IRS: ingresos de fuente extranjera), y el pago que queda fuera de la declaración informativa queda fuera de la retención adicional (instrucciones para el solicitante). Un ciudadano de EE. UU. o un extranjero residente que vive en el exterior es una persona de EE. UU. y entrega un W-9 (Form W-9). Puede aplicar otra retención, que se declara en el Form 1042 y no en el Form 945 (instrucciones del Form 945), y la retención adicional no se aplica a un monto que otra retención ya cubre (sección 3406(g)(2)). Quién cuenta como extranjero, dónde se origina el pago, los formularios de tratado y qué suponer cuando quien cobra no entregó ningún formulario se explican en pagar a contratistas en el exterior.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares estadounidenses.

Un ayudante nuevo se niega a dar un W-9

Una paisajista pide un W-9 a un ayudante nuevo, una persona, antes de un trabajo de $2,500. El ayudante se niega, y ella no le pagó nada el año pasado, así que no aplica ninguna regla del año anterior. Este pago lleva el total del año por encima del umbral de $2,000, de modo que ella retiene 24% ($600) y le paga $1,900. Si $600 es el único impuesto del Form 945 que tiene en el año, queda por debajo del umbral de depósito de $2,500 y lo paga con el Form 945. Al cierre del año presenta el 1099-NEC del ayudante con $2,500 en la casilla del pago, $600 en la casilla 4 y la casilla del número en blanco, y le vuelve a pedir el número antes del 31 de diciembre.

Una editora que nunca responde

Una consultora paga a una editora freelance, una propietaria única a quien no pagó el año pasado, $1,500 cada uno en marzo, junio, septiembre y noviembre: $6,000 en total, sin W-9 y sin ninguna solicitud hasta diciembre. El total del año llega al umbral de $2,000 en junio, así que los pagos de junio, septiembre y noviembre, $4,500, eran declarables: debió retener 24%, es decir $1,080. En diciembre envía por correo una carta, un W-9 y un sobre de respuesta. La editora no responde. La consultora presenta el 1099-NEC por $6,000 sin número y sin nada en la casilla 4, conserva la prueba del envío y programa una segunda solicitud a más tardar el 31 de diciembre del año siguiente. También declara los $1,080 en el Form 945, línea 2, como impuesto que estaba obligada a retener. Si ese es el único impuesto del Form 945 que tiene en el año, lo paga con la declaración, salvo que aplique un alivio: el IRS puede liberarla solo si demuestra que la editora declaró el ingreso y pagó el impuesto, con los Forms 4669 y 4670, y para eso la editora tiene que cooperar. Ella no hizo ninguna solicitud al inicio de la relación, algo que el IRS toma en cuenta como actuar con responsabilidad cuando evalúa si perdona una multa.

Un taller recibe un CP2100A

El CP2100A de un taller, el primero de esa cuenta, lista a un proveedor, un propietario único, cuyo nombre y número no coinciden. El taller revisa sus registros: el W-9 del proveedor muestra exactamente lo que el taller presentó, así que envía el primer aviso «B» y un W-9 nuevo en los plazos de la tabla de arriba. El proveedor no lo devuelve, así que el taller empieza a retener 24% en los pagos siguientes. En un pago de $3,000 retiene $720, paga $2,280 y guarda los $720 para el Form 945 según las reglas de depósito de arriba. Un segundo aviso sobre la misma combinación en un año calendario posterior, sobre las declaraciones de otro año, traería el segundo aviso «B».

¿Su caso es distinto?

• No está seguro de que el contratista necesite un 1099-NEC: vea qué contratistas reciben un formulario tributario.
• Nunca se presentaron los formularios, llegó un Notice 972CG o quiere saber sobre la deducción: vea formularios tardíos de contratistas y empleados.
• El contratista trabaja fuera de EE. UU.: vea pagar a contratistas en el exterior y registros para contratistas en el exterior.
• Es posible que el trabajador sea en realidad un empleado: vea contratistas que podrían ser empleados.
• Pagó en efectivo sin recibo ni número de identificación fiscal: vea pagar a subcontratistas en efectivo.
• Retuvo y no depositó, o llamó un funcionario del IRS: vea la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso.
• Se pagó a un contratista sin número, la retención adicional se debía y nunca se hizo, o llegó un CP2100: esto define lo que debe por los pagos pasados, qué años necesitan un Form 945, cómo se corrigen las presentaciones, cómo se registra la retención y qué debe contener su contabilidad para que ningún pago salga sin un W-9. Reúna la lista de contratistas, el libro de pagos, las solicitudes enviadas y los avisos, y luego pida ayuda con la contabilidad.