Prestador sem W-9 ou SSN: 1099 e retenção adicional nos EUA

Devo pedir um W-9 ao prestador de serviços antes de pagar?

Sim. Peça o Form W-9 ao contratar o prestador de serviços, antes do primeiro pagamento. O IRS considera que um pedido feito no início da relação faz parte de agir com responsabilidade (Publication 1586) e sugere o W-9 como forma de obter o nome e o número de identificação fiscal (TIN) de uma pessoa dos EUA: um número de seguridade social (SSN), um número de identificação do empregador (EIN) ou um número de identificação fiscal individual (ITIN) (instruções gerais do IRS).

O W-9 traz o nome legal, a classificação fiscal federal, o número, o endereço e a certificação assinada do prestador de serviços. Você precisa desses dados para entregar um Form 1099-NEC correto. A classificação também mostra se quem recebe é uma corporação, que geralmente fica isenta de retenção adicional sobre esses pagamentos (instruções para quem solicita).

Se o prestador de serviços se recusa ou nunca responde, a retenção adicional se aplica aos pagamentos declaráveis, e o 1099-NEC continua sendo entregue.

O caso deixa de ser simples quando o prestador de serviços se recusa, quando você já pagou sem número, quando um aviso do IRS lista nome e número errados ou quando o prestador desapareceu. Saber se havia retenção devida sobre pagamentos já feitos depende de datas e valores exatos; por isso, esses são os casos para um profissional conferir. Antes de decidir qualquer coisa, reúna uma única lista: nome legal de cada prestador de serviços, tipo de entidade, situação do número (arquivado, ausente ou divergente), datas dos seus pedidos e o que você pagou em cada ano.

E se o prestador de serviços não quiser me dar o W-9 nem o número de seguridade social?

Quando o prestador de serviços não dá um número válido, a retenção adicional (backup withholding) se aplica aos pagamentos declaráveis, e o IRS espera pedidos de acompanhamento por escrito. Para quem recusa ou deixa de informar o número, o IRS diz para começar a reter de imediato e fazer os pedidos anuais (Publication 1281). A resposta é reter, não deixar de pagar: o prestador de serviços recebe o valor menos a retenção, e o 1099-NEC continua sendo entregue. Se o pagamento é dedutível, veja mais abaixo.

• Explique por que você está pedindo. O número vai no Form 1099-NEC, que o IRS cruza com a declaração do prestador de serviços. Sem ele, retém-se 24% de cada pagamento declarável, e o prestador de serviços usa esse valor como crédito na própria declaração. O prestador de serviços entrega o W-9 a você, nunca ao IRS (Form W-9).
• Aceite o tipo certo de número. Uma pessoa física informa um SSN ou um ITIN. Um empresário individual (sole proprietor) pode informar esse número ou um EIN, mas o nome da pessoa física vem primeiro (Publication 1281).
• Um prestador de serviços sem direito a um SSN e com finalidade fiscal federal, como uma declaração a entregar, pode pedir um ITIN no Form W-7 (IRS: ITIN). Quem pede é o prestador de serviços, não você. Até o número chegar, a retenção adicional se aplica aos pagamentos declaráveis.
• Trate um número obviamente errado como ausente. Um número com mais ou menos de nove dígitos, ou com uma letra, conta como ausente (Publication 1281).
• “Já pedi um número” não adia nada. A espera de 60 dias por um número vale só para juros, dividendos e certos pagamentos de instrumentos negociáveis. O pagamento a um prestador de serviços fica sujeito à retenção adicional de imediato, mesmo que o beneficiário já tenha pedido o número e esteja esperando (instruções para quem solicita).
• Use só um número que o prestador de serviços lhe deu. Um número que você adivinhou ou procurou e que se revela errado inicia o processo de avisos descrito abaixo.

Quando devo reter, quanto e de quais pagamentos?

A retenção adicional é uma alíquota fixa de 24% sobre um pagamento declarável, quando o beneficiário não deu um TIN válido ou quando o IRS avisa que o número está errado (IRS: retenção adicional; Topic no. 307). Para um prestador de serviços, pagamento declarável é o que você informaria no Form 1099-NEC.

A regra do total acumulado está na seção 3406(b)(6). O texto dessa página é de uma edição antiga e ainda mostra $600. A Public Law 119-21 substituiu esse valor, para pagamentos depois de 2025, pelo valor da seção 6041(a): $2.000, com ajuste pela inflação a partir de 2027 (IRB 2026-19; Publication 15; instruções do 1099 do IRS). Regulamentos propostos detalham as regras, inclusive que só se somam pagamentos do mesmo tipo ao mesmo beneficiário. Eles ainda não são definitivos.

Uma corporação é isenta apenas no que as instruções do W-9 listam. A palavra “Company” ou “Co.” no nome não prova que a empresa é uma corporação. Um W-9 que mostra um EIN e a classificação de corporação é o respaldo mais simples (Publication 1281; instruções para quem solicita).

A Califórnia acrescenta 7% de retenção adicional estadual quando a retenção adicional federal se aplica, com poucas exceções (FTB). Consulte o órgão de impostos do seu estado para saber a regra dele.

Como deposito, informo e dou crédito ao prestador de serviços pelo imposto que retenho?

Você guarda o imposto retido para o IRS: deposite-o, informe-o no Form 945 e mostre-o no Form 1099-NEC do prestador de serviços. A retenção adicional é informada no Form 945, uma declaração anual separada dos Forms 941 e 944 da folha de pagamento. O formulário pede a retenção adicional que você reteve ou que deveria ter retido; por isso, o imposto que você deveria ter cobrado e não cobrou também entra nele (instruções do Form 945).

Na sua escrituração contábil, registre a despesa pelo valor total, o caixa pago pelo valor líquido e a diferença como imposto retido devido ao IRS. Baixe esse passivo quando depositar o valor ou quando pagar com o Form 945.

O prestador de serviços recebe o crédito ao informar o valor da caixa 4 como imposto retido na própria declaração (IRS: retenção adicional). Se o prestador de serviços é uma sociedade de pessoas ou uma corporação S, os sócios ou acionistas é que pedem o crédito (Topic no. 307).

A armadilha é reter o imposto e nunca depositá-lo. O imposto que deve ser retido, mas não é retido nem depositado, pode gerar a multa de recuperação de fundos retidos (trust fund recovery penalty), de 100% do imposto não pago, contra cada pessoa responsável que deixa de pagá-lo de propósito (instruções do Form 945; seção 6672). O guia da multa de recuperação de fundos retidos trata do imposto sobre a folha; as instruções do Form 945 aplicam a mesma multa à retenção adicional.

O W-9 precisa estar assinado, ou posso obter o número de outra forma?

Para o pagamento a um prestador de serviços, o número não precisa chegar em um W-9 assinado. Para pagamentos que não sejam juros, dividendos e valores de corretoras, o IRS diz que o beneficiário pode informar o número de qualquer maneira (Publication 1281). O próprio W-9 diz que o beneficiário pago por serviços deve dar o número correto, mas não precisa assinar a certificação, a menos que o IRS tenha avisado que um número anterior estava incorreto (Form W-9).

Peça por escrito de qualquer forma. Um W-9 assinado e datado é a prova padrão e, depois que o processo de avisos descrito abaixo começa, só um W-9 assinado (ou a validação descrita ali) interrompe a retenção (Publication 1281).

Você pode usar um formulário próprio se ele for substancialmente semelhante, trouxer as certificações e não obrigar o beneficiário a aceitar condições sem relação com o assunto (instruções para quem solicita).

Como entrego um 1099-NEC sem W-9, e ainda posso deduzir o pagamento?

Você ainda pode pagar e entregar, com as regras de retenção acima. Se o prestador de serviços não deu número, deixe o campo do número do 1099-NEC em branco e entregue até 1º de fevereiro de 2027 para os pagamentos deste ano (instruções gerais do IRS).

A falta do número é, em si, um erro. Uma declaração entregue sem um número exigido pode gerar a multa por declaração informativa incorreta, que aumenta quanto mais tempo o erro fica sem correção, a menos que você mostre motivo razoável (instruções gerais do IRS). O prestador de serviços pode dever $50 por cada falha em informar um número correto (Form W-9). Valores e alívio estão em formulários atrasados de prestadores de serviços e empregados.

Se o pagamento é dedutível depende de ele ser uma despesa de negócio que você consegue comprovar. O IRS diz que os registros da despesa devem identificar o beneficiário, o valor, a prova do pagamento, a data e qual foi o serviço (IRS: registros a guardar). A questão da dedução é tratada em formulários atrasados de prestadores de serviços e empregados; para pagamentos sem recibo, veja pagar subcontratados em dinheiro.

Como cobro um W-9 que falta no fim do ano ou depois que o prestador de serviços sumiu?

Quando você já pagou sem número, os passos são um pedido escrito e datado, calcular e informar o que deveria ter sido retido e agendar pedidos repetidos:

1. Envie o pedido na forma que o IRS indica. Um pedido anual enviado pelo correio inclui uma carta dizendo que o beneficiário deve informar um número correto e pode enfrentar uma multa de $50, um Form W-9 e um envelope de resposta (Publication 1586). Guarde a prova de envio.
2. Calcule a retenção que ficou faltando. A retenção era devida no pagamento que levou o total do ano ao limite (ou no primeiro pagamento, se o teste do ano anterior da tabela acima se aplica) e em todos os seguintes. A retenção adicional cobre os pagamentos feitos enquanto não havia número arquivado (seção 3406).
3. Informe no Form 945. O imposto que ficou faltando vai na linha 2 de cada ano a que se aplica, mesmo que nada tenha sido retirado (instruções do Form 945). Enquanto não for entregue um Form 945 do ano, o IRS não tem prazo para lançar o imposto. Depois disso, o limite usual é de 3 anos, contados da data posterior entre a da entrega e 15 de abril após o ano (seção 6501).
4. Saiba quem deve o imposto que faltou. O pagador deve o imposto que era obrigado a reter (seção 3406(h)(10); seção 3403): para um empresário individual (sole proprietor), o proprietário; nos demais casos, a empresa, e a multa de recuperação de fundos retidos acima alcança a pessoa responsável que deixa de pagar de propósito. Conforme a seção 3402(d), o IRS não cobra o imposto se o prestador de serviços informou o pagamento e pagou o imposto sobre ele, mas multas e juros permanecem. Você pede isso entregando o Form 4670 com um Form 4669 assinado pelo prestador de serviços, uma declaração de que ele informou o pagamento e pagou o imposto. Um prestador de serviços que sumiu não consegue assinar, e o manual do IRS (orientação interna, não lei) diz que a ausência do beneficiário não muda a responsabilidade do pagador (manual do IRS; Form 4669; Form 4670).
5. Entregue o 1099-NEC com o campo do número em branco. Na caixa 4, coloque apenas o imposto que você de fato reteve.
6. Agende os pedidos repetidos. Se o primeiro pedido falhar, o IRS espera um primeiro pedido anual até 31 de dezembro do ano em que a relação começou (31 de janeiro, se começou em dezembro) e um segundo até 31 de dezembro do ano seguinte. Não é preciso pedido anual em um ano sem pagamentos ao prestador de serviços ou sem declaração a entregar sobre ele. Se você deixou de fazer um ou mais pedidos exigidos, pode fazer dois pedidos anuais consecutivos em anos posteriores (Publication 1586).
7. Use o número quando ele chegar. Inclua-o nas declarações futuras. Uma declaração já entregue sem número não precisa de correção, a menos que algum valor também mude (Publication 1586).

Como confiro se nome e número coincidem: TIN Matching, avisos CP2100 e avisos “B”?

Confira nome e número antes de entregar, se puder, e responda a qualquer aviso do IRS nos prazos. O TIN Matching permite que o pagador confira combinações de nome e número com os registros do IRS antes de entregar. Exige uma conta no IRS, e o pagador deve constar em um banco de dados de pagadores do IRS, que, segundo o IRS, passa a incluir pagadores que entregaram Forms 1099 nos últimos 2 anos para informar retenção adicional. Nem todo pagador consta ainda; por isso, consulte a página do IRS antes de contar com ele (IRS: TIN Matching). O IRS espera que declarações conferidas gerem menos avisos e geralmente trata uma correspondência verificada como motivo razoável (instruções para quem solicita).

Use o nome certo com o número certo (instruções gerais do IRS):

• Empresário individual (sole proprietor): primeiro o nome da pessoa física, depois o nome empresarial, se houver, e o SSN ou o EIN.
• LLC de um único membro desconsiderada como entidade separada do proprietário: o nome e o número do proprietário, com o nome da LLC em segundo lugar.
• LLC tributada como corporação ou sociedade de pessoas, sociedade de pessoas ou corporação: o nome e o EIN da entidade.

Depois que você entrega, o IRS pode enviar um aviso CP2100 ou CP2100A listando combinações de nome e número ausentes ou incorretas. O aviso não diz se é o primeiro ou o segundo; por isso, você mesmo faz esse controle (Publication 1281).

Para o segundo aviso, conte os 30 dias úteis a partir do dia em que você recebe o aviso do IRS, como faz o regulamento (26 CFR 31.3406(d)-5); a Publication 1281 é inconsistente quanto ao início.

Não peça o número por telefone em resposta a um aviso e escreva no envelope externo “IMPORTANT TAX INFORMATION ENCLOSED” (informação fiscal importante em anexo). Acompanhe cada conta por três anos depois do primeiro aviso (Publication 1281). A Notice 972CG é um aviso diferente, sobre multas; veja formulários atrasados de prestadores de serviços e empregados.

O que o arquivo do W-9 deve conter de cada prestador de serviços, e quando peço de novo?

Mantenha um arquivo por prestador de serviços que prove o que você pediu, quando e o que voltou. Peça um novo W-9 quando o nome, o número ou a classificação fiscal do prestador de serviços mudar, por exemplo quando uma corporação muda sua opção de classificação (Form W-9), e quando um aviso disser que o número está errado (Publication 1281).

Guarde cópias dos 1099 que entregar por 3 anos a partir do vencimento, ou por 4 anos se houve retenção adicional (instruções gerais do IRS). O IRS exige que você mantenha as informações do W-9 em sigilo e as use só para cumprir as leis fiscais (instruções gerais do IRS). Na sua escrituração contábil, inclua em cada cadastro de prestador de serviços um campo com a situação do W-9 e um total acumulado em relação ao limite, para que nenhum pagamento saia sem que haja um formulário arquivado.

E se o prestador de serviços não for uma pessoa dos EUA (US person)?

Um prestador de serviços estrangeiro geralmente dá um Form W-8 em vez de um W-9 (Form W-9). Para pagamentos declaráveis, um estrangeiro não residente (nonresident alien) fica sujeito à retenção adicional, a menos que haja um Form W-8BEN assinado arquivado (Publication 1281); uma empresa estrangeira usa o Form W-8BEN-E. Rendimentos de fontes fora dos EUA pagos a um estrangeiro não residente normalmente não são informados em uma declaração informativa (IRS: rendimentos de fonte estrangeira), e o pagamento fora da declaração informativa fica fora da retenção adicional (instruções para quem solicita). Um cidadão dos EUA ou estrangeiro residente nos EUA que mora no exterior é uma pessoa dos EUA e dá um W-9 (Form W-9). Outras retenções, informadas no Form 1042 e não no Form 945, podem se aplicar (instruções do Form 945), e a retenção adicional não se aplica a um valor que outra retenção já cobre (seção 3406(g)(2)). Quem conta como estrangeiro, onde o pagamento tem origem, os formulários de tratado e o que presumir para um beneficiário que não deu formulário estão em pagar prestadores de serviços no exterior.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares americanos.

Um ajudante novo recusa o W-9

Uma paisagista pede um W-9 a um ajudante novo, pessoa física, antes de um trabalho de US$2.500. O ajudante recusa, e ela não lhe pagou nada no ano passado; por isso, nenhuma regra do ano anterior se aplica. Esse pagamento leva o total do ano acima do limite de US$2.000; então ela retém 24% (US$600) e paga a ele US$1.900. Se US$600 for o único imposto do Form 945 dela no ano, fica abaixo do limite de depósito de US$2.500 e ela paga junto com o Form 945. No fim do ano, ela entrega o 1099-NEC dele com US$2.500 no campo do pagamento, US$600 na caixa 4 e o campo do número em branco, e pede de novo até 31 de dezembro.

Uma editora que nunca responde

Uma consultora paga a uma editora freelancer, empresária individual (sole proprietor) a quem não pagou no ano passado, US$1.500 em cada um dos meses de março, junho, setembro e novembro: US$6.000 no total, sem W-9 e sem nenhum pedido até dezembro. O total do ano chega ao limite de US$2.000 em junho; assim, junho, setembro e novembro, US$4.500, eram declaráveis: ela deveria ter retido 24%, ou US$1.080. Em dezembro, envia pelo correio uma carta, um W-9 e um envelope de resposta. A editora não responde. Ela entrega o 1099-NEC de US$6.000 sem número e sem nada na caixa 4, guarda a prova de envio e agenda um segundo pedido até 31 de dezembro do ano seguinte. Também informa os US$1.080 na linha 2 do Form 945, como imposto que era obrigada a reter. Se esse for o único imposto do Form 945 dela no ano, ela paga junto com a declaração, a menos que haja alívio: o IRS só pode dispensá-la se ela mostrar que a editora informou a renda e pagou o imposto, usando os Forms 4669 e 4670, e a editora precisa cooperar para isso. Ela não fez nenhum pedido no início da relação, e o IRS leva em conta esse pedido inicial como parte de agir com responsabilidade ao avaliar uma dispensa de multa.

Uma loja recebe um CP2100A

O CP2100A de uma loja, o primeiro daquela conta, lista um fornecedor, empresário individual (sole proprietor), cujo nome e número não coincidem. A loja confere os próprios registros: o W-9 do fornecedor mostra exatamente o que a loja entregou; então ela envia o primeiro aviso “B” e um novo W-9 nos prazos da tabela acima. O fornecedor não devolve, e a loja começa a reter 24% dos pagamentos seguintes. Em um pagamento de US$3.000, retém US$720, paga US$2.280 e guarda os US$720 para o Form 945, conforme as regras de depósito acima. Um segundo aviso para a mesma combinação em um ano-calendário posterior, sobre as declarações de outro ano, levaria ao segundo aviso “B”.

E no seu caso?

• Você não tem certeza de que o prestador de serviços precisa de um 1099-NEC: veja quais prestadores de serviços recebem um formulário de imposto.
• Os formulários nunca foram entregues, chegou uma Notice 972CG ou você quer saber da dedução: veja formulários atrasados de prestadores de serviços e empregados.
• O prestador de serviços trabalha fora dos EUA: veja pagar prestadores de serviços no exterior e registros para pagar prestadores de serviços no exterior.
• O trabalhador pode ser, na verdade, um empregado: veja prestadores de serviços que podem ser empregados.
• Você pagou em dinheiro, sem recibo nem número fiscal: veja pagar subcontratados em dinheiro.
• Você reteve e não depositou, ou um oficial do IRS ligou: veja a multa de recuperação de fundos retidos.
• Um prestador de serviços foi pago sem número, a retenção adicional era devida e nunca foi feita, ou chegou um CP2100: isso define o que você deve por pagamentos passados, quais anos precisam de um Form 945, como as declarações são corrigidas, como a retenção é lançada e o que a sua escrituração contábil precisa conter para que nenhum pagamento saia sem um W-9. Reúna a lista de prestadores de serviços, o livro de pagamentos, os pedidos enviados e os avisos; depois, procure ajuda com escrituração contábil.