Auftragnehmer im Ausland bezahlen: Formulare und Quellensteuer

Schickt ein US-Unternehmen Form 1099-NEC an einen ausländischen Auftragnehmer, der im Ausland arbeitet?

In der Regel nein. Die Vergütung einer ausländischen Person mit Statusnachweis für Leistungen, die vollständig außerhalb der USA erbracht werden, gilt als ausländische Einkünfte und unterliegt normalerweise weder der US-Quellensteuer noch den Meldepflichten für Informationserklärungen. Form 1099-NEC ist das Formular für inländische Auftragnehmer; Vergütungen an Nichtarbeitnehmer aus US-Quellen, die an eine ausländische Person gezahlt werden, kommen stattdessen in der Regel auf Form 1042-S (IRS: ausländische Einkünfte; IRS: Meldung bei Auftragnehmern).

Postanschrift des Auftragnehmers, Rechnungswährung, Bankkonto und der US-Standort Ihres Unternehmens zeigen nicht, wo die Leistungen erbracht wurden. Der Ort der Leistungserbringung bestimmt in der Regel die Quelle der Einkünfte aus Dienstleistungen, unabhängig davon, wo der Vertrag geschlossen oder die Zahlung geschickt wurde (IRS: Quelle der Einkünfte aus persönlichen Dienstleistungen). Klären Sie sowohl den Steuerstatus des Zahlungsempfängers als auch den Arbeitsort, bevor Sie die Zahlung als ausländische Einkünfte behandeln.

Welches Statusformular soll ich von einer ausländischen Einzelperson oder Gesellschaft anfordern?

Fordern Sie das Formular an, das zu der Person passt, die als Empfänger der Einkünfte gilt, am besten vor der Zahlung. Ein gültiges W-8 kann den ausländischen Status für die inländische Informationsmeldung belegen; bewahren Sie es in Ihren Unterlagen auf, statt es an den IRS zu senden (IRS: Anleitung für Anfordernde von W-8).

Prüfen Sie ein Formular, wenn Anschrift, Einstufung, Eigentümer oder Abkommensberufung im Widerspruch zu dem stehen, was Sie wissen. Ein Formular ist nicht schon deshalb verlässlich, weil jedes Feld ausgefüllt ist (IRS: Publication 515).

Gilt die US-Quellensteuer, wenn alle Leistungen außerhalb der USA erbracht werden?

In der Regel nein. Auf die Vergütung einer ausländischen Person für Leistungen, die vollständig im Ausland erbracht werden, fällt keine US-Quellensteuer für Nichtansässige an. Diese Vergütung gilt in der Regel als ausländische Einkünfte, auch wenn ein US-Unternehmen den Vertrag unterschreibt und von einem US-Konto zahlt; normalerweise ist dafür auch keine Form 1042-S nötig (IRS: Quelle der Einkünfte aus persönlichen Dienstleistungen; IRS: ausländische Einkünfte).

Holen Sie vor der Zahlung das passende W-8 des Empfängers der Einkünfte, die Rechnung und einen datierten Nachweis des Arbeitsorts ein. Für Leistungen, die vollständig im Ausland erbracht werden, ist keine Abkommensberufung auf Form 8233 nötig (IRS: Anleitung für Anfordernde von W-8; IRS: Anleitung zu Form 8233).

Behandeln Sie nicht die ganze Rechnung als ausländische Einkünfte, wenn sie auch Arbeit in den USA oder etwas anderes als Leistungen bezahlt, etwa eine Lizenz. Klären Sie, was jede Zahlung vergütet und wo jede Leistung erbracht wurde, bevor Sie die US-Meldung und den Einbehalt festlegen (IRS: Publication 515).

Was ändert sich, wenn der Auftragnehmer einige Leistungen erbringt, während er sich in den USA aufhält?

Der Teil des Honorars eines ausländischen Auftragnehmers, der auf Leistungen in den USA entfällt, stammt in der Regel aus US-Quellen. Bei Leistungen an beiden Orten teilen Sie die Vergütung genau auf; der IRS verwendet in der Regel die Zahl der US-Arbeitstage geteilt durch die Gesamtzahl der Arbeitstage im Zahlungszeitraum (IRS: Quelle der Einkünfte aus persönlichen Dienstleistungen).

Eine eng gefasste gesetzliche Ausnahme behandelt Arbeit in den USA als ausländische Einkünfte, wenn sich eine nicht ansässige Einzelperson im Steuerjahr nur vorübergehend und höchstens 90 Tage in den USA aufhält, die gesamte Vergütung für Leistungen in den USA $3.000 nicht übersteigt und der Vertrag mit einem qualifizierten ausländischen Zahlenden oder der ausländischen Niederlassung eines US-Zahlenden besteht. Ein Vertrag mit Ihrem üblichen US-Büro erfüllt das nicht (US-Gesetzbuch: Abschnitt 861(a)(3)).

Für Vergütungen aus selbstständiger Tätigkeit in den USA an eine nicht ansässige Einzelperson ist in der Regel ein Einbehalt von 30 % vorgesehen, sofern keine anwendbare Ausnahme oder eine ordnungsgemäß belegte Abkommensberufung das ändert (IRS: Vergütung für persönliche Dienstleistungen; IRS: Publication 515). Wie beim Einbehalt für eine ausländische Gesellschaft zu verfahren ist, hängt von ihrer steuerlichen Einstufung, davon, wem die Einkünfte gehören, und von ihren Nachweisen ab. Ein W-8BEN oder W-8BEN-E allein beweist nicht, dass Arbeit in den USA vom Einbehalt befreit ist (IRS: Anleitung für Anfordernde von W-8). Die eigene US-Steuerlage des Auftragnehmers ist eine getrennte Frage, die Wann ausländische Eigentümer US-Steuer schulden behandelt.

Für die letzte Zahlung des Jahres an eine Einzelperson für Leistungen in den USA kann ein Schreiben des IRS den Einbehalt für bis zu $5.000 verringern; der Auftragnehmer muss das Schreiben einholen und dem Zahlenden übergeben, bevor die Befreiung genutzt wird. Auch eine Einbehaltungsvereinbarung mit dem IRS kann den Betrag für erfasste Zahlungen ändern (IRS: Publication 515).

Das sind Regeln auf Bundesebene. Auch Kalifornien behält in der Regel 7 % ein, sobald die Zahlungen an einen Nichtansässigen aus kalifornischen Quellen $1.500 in einem Kalenderjahr übersteigen. Der Zahlende reicht Form 592 ein und gibt dem Auftragnehmer Form 592-B. Der Zahlungsempfänger kann Form 587 abgeben, um Arbeit an mehreren Orten aufzuteilen, oder, wenn er berechtigt ist, Form 590, um eine Befreiung zu beanspruchen; vor der Zahlung muss er die Genehmigung des FTB für einen Verzicht mit Form 588 oder eine Ermäßigung mit Form 589 einholen. Andere Bundesstaaten haben andere Regeln (California FTB: Quellensteuer für Nichtansässige; California FTB: Anleitung zu Form 589).

Wann muss ich Form 1042 und 1042-S einreichen, auch wenn ein Abkommen den Einbehalt aufhebt?

Melden Sie Vergütungen für selbstständige Leistungen aus US-Quellen, die an eine ausländische Person gezahlt werden, auf Form 1042-S, wenn die Meldevorschriften des IRS sie erfassen. Eine Abkommensbefreiung vom Einbehalt beseitigt die Meldung auf Form 1042-S für sich allein nicht. Müssen Sie Form 1042-S einreichen, müssen Sie auch die jährliche Form 1042 einreichen (IRS: Anleitung zu Form 1042-S; IRS: Meldung bei Auftragnehmern).

Für Zahlungen im Jahr 2026 reichen Sie Form 1042-S ein, stellen Sie sie zu und reichen Sie Form 1042 bis 15. März 2027 ein. Müssen Sie Form 1042-S elektronisch einreichen, nutzen Sie IRIS (IRS: Anleitung zu Form 1042-S; IRS: Anleitung zu Form 1042). Reichen Sie bis zu diesem Datum Form 8809 ein, um eine automatische Fristverlängerung von 30 Tagen für die Einreichung der Form 1042-S zu erhalten; Form 7004 bis zu diesem Datum verschafft eine automatische Verlängerung der Einreichungsfrist für Form 1042 um sechs Monate. Keine der beiden verschiebt die Steuereinzahlungen oder die Zustellung der Empfängerkopien. Um eine gesonderte Verlängerung für die Empfängerkopien zu beantragen, senden Sie Form 15397 bis 15. März 2027; die Genehmigung kann bis zu 30 Tage gewähren (IRS: Anleitung zu Form 1042-S; IRS: Anleitung zu Form 1042).

Für Leistungen in Kalifornien, die 2026 bezahlt werden, reichen Sie Form 592 ein und führen den Einbehalt für Januar bis März, April bis Mai, Juni bis August und September bis Dezember jeweils bis 15. April, 15. Juni, 15. September 2026; 15. Januar 2027 ab; geben Sie dem Zahlungsempfänger Form 592-B bis 1. Februar 2027 (California FTB: Anleitung zu Form 592; California FTB: Anleitung zu Form 592-B; California FTB: Publication 1017).

Zahlen Sie die einbehaltene Steuer elektronisch ein: Erreicht die nicht eingezahlte Steuer am Ende eines Viertelmonats $2.000, zahlen Sie innerhalb von drei Werktagen ein; liegt sie am Monatsende bei mindestens $200, aber unter $2.000, zahlen Sie innerhalb von 15 Tagen ein. Ein Saldo unter $200 am Jahresende kann mit Form 1042 bis zu deren Fälligkeit gezahlt werden (IRS: Anleitung zu Form 1042). Die verspätete Einreichung jeder richtigen Form 1042-S kann $60 innerhalb von 30 Tagen kosten, $130 bis zum 1. August oder $340 danach. Eine fehlende Empfängerkopie kann einen gesonderten Zuschlag von bis zu $340 nach sich ziehen; vorsätzliche Missachtung kostet den höheren Betrag aus $690 oder 10 % der meldepflichtigen Posten (IRS: Anleitung zu Form 1042-S). Eine verspätete Form 1042 kann pro Monat 5 % der nicht gezahlten Steuer kosten, bis zu 25 %; verspätete Zahlung kostet in der Regel 0,5 % pro Monat, bis zur selben Obergrenze (IRS: Anleitung zu Form 1042).

Ändert die Abkommensberufung eines kanadischen Auftragnehmers, welches Formular ich einhole?

Ja. Beansprucht eine in Kanada ansässige Einzelperson für Leistungen in den USA eine Abkommensbefreiung vom Einbehalt, gibt sie Ihnen für diese Vergütung in der Regel Form 8233. Form 8233 braucht die US-Steuernummer der Einzelperson; ist eine SSN oder ITIN beantragt, aber noch nicht erteilt, fügen Sie eine Kopie des ausgefüllten Antrags bei. Form W-8BEN kann den ausländischen Status belegen, ist aber nicht das Formular für die Abkommensbefreiung einer Einzelperson bei persönlichen Dienstleistungen in den USA (IRS: Anleitung zu Form 8233; IRS: Anleitung zu W-8BEN).

Der Wohnsitz in Kanada allein belegt nicht, dass die Abkommensbefreiung gilt. Ist die Einzelperson nach innerstaatlichem Recht in beiden Ländern ansässig, wenden Sie die Tie-Breaker-Regel zur Ansässigkeit in Artikel IV des Abkommens an. Prüfen Sie den beanspruchten Abkommensartikel, den Aufenthalt in den USA und ob der Auftragnehmer nach dem Abkommen eine Betriebsstätte in den USA hat, bevor Sie Form 8233 akzeptieren (IRS: Abkommen zwischen Kanada und den USA; US-Finanzministerium: Protokoll zum Abkommen zwischen Kanada und den USA). Die Einzelperson füllt für jedes Steuerjahr eine eigene Form 8233 aus und unterschreibt Part III; Sie unterschreiben Part IV. Akzeptieren Sie die Berufung, senden Sie dem IRS innerhalb von 5 Tage eine Kopie und warten Sie nach dem Versand mindestens 10 Tage, bevor Sie die Befreiung nutzen. Widerlegen spätere Tatsachen die Berufung, informieren Sie den IRS und behalten Sie auf noch nicht gezahlte Beträge Steuer ein (IRS: Form 8233 und Anleitung; IRS: Anleitung zu Form 8233). Die Abkommensberufung einer kanadischen Kapitalgesellschaft richtet sich nach ihrer Einstufung und den Nachweisregeln und beginnt meist mit Form W-8BEN-E statt mit der Form 8233 einer Einzelperson (IRS: Anleitung für Anfordernde von W-8; IRS: Publication 515). Zu den Steuererklärungen des Auftragnehmers in beiden Ländern siehe Kanadische Freiberufler mit US-Kunden.

Was ist, wenn der Auftragnehmer kein gültiges Status- oder Abkommensformular liefert?

Unterscheiden Sie zuerst ein fehlendes Formular zum ausländischen Status von einer fehlenden Abkommensberufung. Ist der ausländische Status belegt, aber keine gültige Abkommensberufung für Leistungen in den USA, nutzen Sie die Abkommensbefreiung nicht; bestimmen Sie Einbehalt und Meldung auf Form 1042-S für die Vergütung aus US-Quellen. Ist der Status des Zahlungsempfängers nicht belegt, wenden Sie vor der Zahlung die Vermutungsregeln des IRS an, um Einbehalt und Meldung für ausländische Personen oder die inländische Meldung samt Backup Withholding (Ersatzeinbehalt) zu bestimmen. Eine Rechnung aus dem Ausland beweist weder den Status noch eine Befreiung (IRS: Anleitung für Anfordernde von W-8; IRS: Publication 515).

Wurde bereits gezahlt, rekonstruieren Sie Arbeitsort, Status des Zahlungsempfängers und etwaigen Steuereinbehalt, bevor Sie entscheiden, ob eine Berichtigung oder Einreichung nötig ist (IRS: Publication 515).

Der Einbehaltungspflichtige (Withholding Agent), ob Einzelunternehmer, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft, schuldet die Steuer, die er nach Abschnitt 1461 hätte einbehalten müssen, ohne dass es auf Vorsatz ankommt; bei einem Einzelunternehmen ist das der Eigentümer persönlich. Zahlt der ausländische Zahlungsempfänger die Steuer, schuldet der Einbehaltungspflichtige diese Steuer nicht mehr, kann aber weiterhin Zinsen und Zuschläge schulden. Ein Eigentümer, Amtsträger (Officer) oder eine andere verantwortliche Person, die vorsätzlich versäumt, sie einzubehalten oder abzuführen, kann zusätzlich einen Zuschlag nach Abschnitt 6672 in Höhe der nicht gezahlten Steuer tragen. Die Festsetzung ist in der Regel für 3 Jahre nach Einreichung einer Erklärung zulässig, aber jederzeit, wenn keine Erklärung eingereicht wurde; gesetzliche Ausnahmen können die Frist verlängern (IRS: Publication 515; US-Gesetzbuch: Abschnitte 1461, 6501 und 6672).

Beim kalifornischen Einbehalt macht Abschnitt 18668 des Revenue and Taxation Code die einbehaltungspflichtige Person für versäumte Steuer haftbar, sofern kein hinreichender Grund vorliegt. Sobald eine Steuerschuld des Bundesstaates fällig und zahlbar ist, hat der FTB in der Regel 20 Jahre Zeit zur Beitreibung; Unterbrechungen oder spätere Schulden können diese Frist verändern (Kalifornisches Recht: Abschnitt 18668; California FTB: Frist für Vollstreckungsmaßnahmen).

Welche Unterlagen belegen den Arbeitsort und stützen die Ausgabe?

Bewahren Sie Unterlagen auf, die zeigen, wer die Arbeit getan hat, wofür das Unternehmen bezahlt hat, wo die Leistungen erbracht wurden und wie jede Rechnung mit mehreren Arbeitsorten aufgeteilt wurde. Aufzeichnungen zu Arbeitstagen stützen die zeitbasierte Aufteilung des IRS; Verträge, Rechnungen und Zahlungsnachweise stützen den in der Buchhaltung erfassten Betrag (IRS: Quelle der Einkünfte aus persönlichen Dienstleistungen; IRS: Geschäftsunterlagen).

• Bewahren Sie die unterschriebene Vereinbarung, den Leistungsumfang, Rechnungen, Zahlungsbestätigungen und jedes Reise- oder Arbeitstagebuch mit Land, Daten und Aufgaben auf.
• Bewahren Sie das W-8 oder W-9, jede Form 8233 samt Nachweisen zum Abkommen und den Grund auf, aus dem Sie das Formular akzeptiert haben. W-8 bleiben in Ihren Unterlagen; akzeptierte Form 8233 haben einen eigenen Schritt zur Einreichung beim IRS (IRS: Anleitung für Anfordernde von W-8; IRS: Anleitung zu Form 8233).
• Gleichen Sie jede Rechnung mit der Zahlung und mit jeder Form 1042-S ab. Bewahren Sie bei einer geteilten Rechnung die Berechnung auf, die die Vergütung den US-Arbeitstagen und den ausländischen Arbeitstagen zuordnet (IRS: Quelle der Einkünfte aus persönlichen Dienstleistungen).

Was ist, wenn der Auftragnehmer ein im Ausland lebender US-Staatsbürger oder eine in den USA ansässige Person ist?

Ein US-Staatsbürger oder eine in den USA steuerlich ansässige Person ist für diese Formularregeln eine US-Person, auch wenn die Arbeit im Ausland erledigt wird. Fordern Sie Form W-9 an, kein W-8. Form 1099-NEC gilt in der Regel, wenn die meldepflichtigen Vergütungen an Nichtarbeitnehmer an diese Person $2.000 erreichen; Backup Withholding kann das Formular auch unterhalb dieses Betrags erfordern (IRS: Anleitung zu W-8BEN; IRS: Meldepflichten für Form 1099). Ein Wohnsitz außerhalb der USA macht eine US-Person für Form 1042-S und 1042 nicht zu einem ausländischen Zahlungsempfänger (IRS: Publication 515).

Beispiel

Beträge zur Veranschaulichung in US-Dollar. Ein US-Unternehmen vereinbart, einer nicht ansässigen Einzelperson $10.000 für 20 Arbeitstage zu zahlen. Der Auftragnehmer arbeitet 15 Tage im Ausland und fünf Tage in den USA. Eine belegte zeitliche Aufteilung ordnet $7.500 den Leistungen mit ausländischer Quelle und $2.500 den Leistungen mit US-Quelle zu. Ohne anwendbare Ausnahme oder gültige Abkommensbefreiung betrüge der übliche Einbehalt von 30 % auf den Teil aus US-Quellen $750. Das Unternehmen meldet den Teil aus US-Quellen in der Regel auf Form 1042-S und reicht Form 1042 ein. In diesem Fall zeigt Form 1042-S den Income Code 17 in Box 1, $2.500 Bruttoeinkünfte in Box 2 und $750 Einbehalt in Box 7a (IRS: Form 1042-S 2026). Beseitigt eine gültige Abkommensberufung den Einbehalt, sind diese Meldeformulare in der Regel trotzdem erforderlich (IRS: Quelle der Einkünfte aus persönlichen Dienstleistungen; IRS: Anleitung zu Form 1042-S).

Bei Ihnen anders?

• Der Beschäftigte ist möglicherweise Arbeitnehmer: Die Einstufung ändert die Regeln für Lohnabrechnung und Formulare. Siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.
• Der Auftragnehmer arbeitete in den USA oder beansprucht eine Abkommensbefreiung, oder ein Statusformular fehlt: Stellen Sie Vertrag, Arbeitstagebuch, Formulare zu Ansässigkeit und Status, Rechnungen und Zahlungsverlauf für die Hilfe bei der Buchhaltung zusammen.
• Sie brauchen die Antwort auf die US-Steuerfrage des Auftragnehmers selbst: siehe Wann ausländische Eigentümer US-Steuer schulden.
• Der Auftragnehmer ist ein kanadischer Freiberufler, der in beiden Ländern Erklärungen abgibt: siehe Kanadische Freiberufler mit US-Kunden.
• Ihre US-LLC hat einen ausländischen Eigentümer: Die gesonderte jährliche Meldung zum Eigentümer behandelt Einreichung für eine LLC mit einem ausländischen Eigentümer.
• Sie haben ein vorgeschriebenes inländisches Auftragnehmerformular versäumt: siehe Verspätete Steuerformulare für Auftragnehmer und Arbeitnehmer. Für frühere Zahlungen an ausländische Auftragnehmer mit Arbeitstagen in den USA bringen Sie die Zahlungs- und Einbehaltsunterlagen zur Hilfe bei der Buchhaltung.