Verspätete 1099 und W-2: Nachreichen und Zuschläge senken

Ich habe die Frist für die 1099-NEC meiner Auftragnehmer verpasst. Was nun?

Stellen Sie jedem Auftragnehmer die fehlende Form 1099-NEC zu und reichen Sie Copy A beim IRS ein, sobald Sie die Beträge und die Angaben zum Zahlungsempfänger bestätigt haben. Einreichen und Zustellen sind getrennte Pflichten; die eine zu erfüllen, erledigt nicht die andere (IRS: Meldung von Informationserklärungen).

Das IRIS-Portal verlangt einen Transmitter Control Code (Übermittlungscode); beantragen Sie ihn bei Bedarf jetzt, denn die Bearbeitung kann dauern (IRS: Publication 1099). Um eine 1099 elektronisch zuzustellen, brauchen Sie die ausdrückliche elektronische Einwilligung des Auftragnehmers, die zeigt, dass er das Format öffnen kann; andernfalls stellen Sie eine Papierkopie zu (IRS: Publication 1099).

Für Zahlungen im Steuerjahr dieses Ratgebers meldet Form 1099-NEC in der Regel Vergütungen an Nichtarbeitnehmer ab $2.000; für frühere Zahlungsjahre galt eine andere Schwelle. Prüfen Sie, ob die Zahlung in ihrem Zahlungsjahr meldepflichtig war, bevor Sie ein verspätetes Formular erstellen (IRS: Form 1099-NEC (häufige Fragen)). Ob die Zahlung überhaupt ein Formular erforderte, einschließlich der Ausnahmen je nach Zahlungsweg, klären Sie anhand der Buchhaltungsunterlagen zu Auftragnehmern.

Die übliche Frist für Form 1099-NEC ist der 31. Januar nach dem Zahlungsjahr; fällt er auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, gilt der nächste Werktag. Für Zahlungen im Jahr 2026 ist das der 1. Februar 2027. Für Form 1099-NEC gibt es keine automatische Fristverlängerung. Der IRS verlangt die elektronische Einreichung in der Regel ab insgesamt 10 Informationserklärungen, wobei verschiedene Formulararten zusammengezählt werden; sonst ist Papier möglicherweise erlaubt (IRS: Publication 1099; IRS: Form 1099-NEC).

Ich habe die W-2 meiner Arbeitnehmer nie verschickt oder eingereicht. Wie hole ich das nach?

Für Arbeitnehmer, deren Löhne eine W-2 erfordern, stellen Sie das fehlende Formular zu und reichen Sie die ursprünglichen Lohnmeldungen jetzt bei der SSA ein. Gleichen Sie die Lohnunterlagen vor der Einreichung mit den W-2 ab, denn eine W-2 weist Löhne und Einbehalte aus, nicht nur den Betrag, der auf das Bankkonto des Arbeitnehmers überwiesen wurde (IRS: Anleitung zur W-2).

Die SSA nimmt Original-W-2 über ihren Online-Dienst Business Services Online zur Lohnmeldung an, auf Papier nur, wo es zulässig ist; die Papier-Copy A muss ein offizielles, maschinenlesbares Formular sein, kein Ausdruck der PDF-Datei (IRS: Form W-2). Die Pflicht zur elektronischen Einreichung gilt in der Regel ab insgesamt 10 Informationserklärungen, einschließlich 1099 (SSA: Einreichungswege). Die übliche Frist, W-2 bei der SSA einzureichen und den Arbeitnehmern zuzustellen, ist der 31. Januar, verschoben auf den nächsten Werktag: der 1. Februar 2027 für Löhne des Jahres 2026. Haben Sie das Unternehmen aufgelöst, sind beide W-2-Pflichten mit der letzten Form 941 oder 944 fällig (IRS: Anleitung zur W-2).

Weichen die Lohnsummen von einer eingereichten Form 941 ab, gleichen Sie sie ab, bevor Sie annehmen, dass eine W-2c allein das Problem löst. Versäumte Einzahlungen oder Form 941 unterliegen anderen Regeln; siehe Rückstand bei Lohnsteuern.

Dies sind Schritte auf Bundesebene. Meldungen zu Löhnen und Auftragnehmern in den Bundesstaaten können eigene Einreichungen und Fristen erfordern.

Wie hoch sind die Zuschläge für verspätete Einreichung und verspätete Mitteilung? Hilft die Einreichung jetzt?

Der IRS kann für jede verspätete oder fehlerhafte Erklärung, die bei der Behörde eingereicht wird, einen Zuschlag erheben und zusätzlich einen eigenen Zuschlag für jede verspätete oder fehlerhafte Mitteilung, die dem Beschäftigten zugestellt wird. Wer früher einreicht oder zustellt, kann einen Verstoß in eine niedrigere Zuschlagsstufe bringen (IRS: Zuschläge für Informationserklärungen).

Bestimmen Sie zuerst das Zahlungs- bzw. Lohnjahr. Die Meldeschwelle richtet sich nach dem Zahlungsjahr; die Zuschlagsbeträge richten sich nach dem Jahr, in dem das Formular fällig war. Diese Tabelle gilt für Formulare zu Zahlungen oder Löhnen des Jahres 2026, die in der Regel 2027 fällig sind. Für frühere verspätete Formulare gelten die Sätze ihres jeweiligen Fälligkeitsjahres.

Die Jahreshöchstbeträge gelten getrennt für Verstöße bei der Einreichung und bei der Zustellung. Ein kleines Unternehmen hat in seinen drei letzten Steuerjahren durchschnittliche jährliche Bruttoeinnahmen von höchstens $5.000.000. Der IRS veröffentlicht diese Beträge für Formulare, die 2027 fällig sind, nennt aber in den Zeilen der mittleren Stufe den „1. August 2026“. Nach dem Gesetz liegt dieser Stichtag in dem Jahr, in dem die Erklärung oder Mitteilung fällig ist (IRS: Revenue Procedure 2025-32; US-Gesetzbuch: Abschnitte 6721 und 6722; Abschnitt 7503). Vorsätzliche Missachtung kostet je Erklärung und je Mitteilung den höheren Betrag aus $690 oder 10 % des meldepflichtigen Betrags, ohne Jahreshöchstbetrag (IRS: Revenue Procedure 2025-32). Eine verspätete Erklärung mit einem weiteren Fehler kann für den nicht behobenen Fehler weiterhin einen Zuschlag auslösen; der IRS wendet für diese Erklärung in der Regel den höchsten anwendbaren Einreichungszuschlag an, statt Einreichungszuschläge für dieselbe Erklärung zu addieren (IRS: Publication 1586).

Der IRS hat in der Regel drei Jahre Zeit, einen Zuschlag für verspätete oder fehlerhafte Einreichung festzusetzen, gerechnet ab dem späteren Zeitpunkt aus Fälligkeit der Erklärung und tatsächlicher Einreichung. Wird eine vorgeschriebene Informationserklärung nie eingereicht, gibt es keine Frist für die Festsetzung (IRS: Grenzen für die Festsetzung von Zuschlägen für Informationserklärungen).

Ein Auftragnehmer hat mir nie ein W-9 oder eine Steuernummer gegeben. Was soll ich tun?

Ist der Auftragnehmer eine US-Person, fordern Sie Form W-9 an und dokumentieren Sie, wann Sie danach gefragt haben. Für ausländische Zahlungsempfänger gelten möglicherweise andere Statusformulare und Meldepflichten; siehe Auftragnehmer im Ausland bezahlen. Eine fehlende Steueridentifikationsnummer (TIN) lässt eine sonst erforderliche Form 1099-NEC nicht entfallen: Die Anleitung des IRS sagt, das TIN-Feld bleibt leer, wenn keine Nummer vorliegt, und eine fehlende oder falsche Nummer kann selbst einen Zuschlag auslösen (IRS: Publication 1099).

Bei meldepflichtigen Zahlungen an einen US-Auftragnehmer ohne gültige TIN kann Backup Withholding (Ersatzeinbehalt) mit 24 % anfallen. Die Schwelle von $2.000 für 2026 gilt auch für das Backup Withholding auf diese Zahlungen; ältere Vorschriften nennen einen niedrigeren Wert (IRS: gesetzliche Schwelle 2026). Der IRS sagt, dass ein Zahlender sofort mit dem Einbehalt beginnen muss, wenn keine TIN vorliegt oder die Nummer offensichtlich falsch ist, und dass er das Backup Withholding auf Form 945 und der jeweiligen Form 1099 melden muss (IRS: Programm B; IRS: Backup Withholding). Wurde Backup Withholding einbehalten, reichen Sie Form 1099-NEC ein und stellen sie zu, auch wenn die Zahlung unter der üblichen Meldeschwelle liegt (IRS: Publication 1099). Ein später eingeholtes W-9 bestimmt die künftige Meldung und den künftigen Einbehalt; es erfüllt nicht rückwirkend eine frühere Einbehaltungspflicht.

Wurde ein vorgeschriebenes Backup Withholding versäumt, schuldet der Zahlende es nach den Abschnitten 3406 und 3403; ein Einzelunternehmer schuldet es als Zahlender. Bei einer Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft kann zusätzlich ein Eigentümer, Gesellschafter, Amtsträger (Officer) oder eine andere Person, die über die Zahlung bestimmte, mit der Trust Fund Recovery Penalty nach Abschnitt 6672 rechnen, wenn sie für die Steuer verantwortlich war und der Verstoß vorsätzlich erfolgte. Der IRS hat in der Regel drei Jahre Zeit, den Einbehalt und diesen Zuschlag festzusetzen, gerechnet ab dem späteren Zeitpunkt aus dem folgenden 15. April und der Einreichung von Form 945; eine nicht eingereichte Form 945 kann beides offenlassen (IRS: Verfahren zum Backup Withholding; IRS: Anleitung zu Form 945; IRS: Grenzen beim Trust Fund Penalty). Hat der Auftragnehmer die Zahlung gemeldet und die Steuer gezahlt, beantragen Sie die Erleichterung nach Abschnitt 3402(d) mit einer unterschriebenen Form 4669 dieses Auftragnehmers und Form 4670 des Zahlenden. Diese Erleichterung beseitigt weder Zinsen noch Zuschläge und kann keine Steuer abdecken, die tatsächlich einbehalten, aber nicht abgeführt wurde (IRS: Form 4669; IRS: Verfahren zum Backup Withholding).

Bewahren Sie den Verlauf Ihrer Anfragen auf. Publication 1586 beschreibt erste und, wenn vorgeschrieben, jährliche Anfragen nach einer fehlenden TIN als Teil des Nachweises verantwortungsvollen Verhaltens. Ein Schreiben CP2100 oder CP2100A zu einer falschen TIN hat eigene Schritte des B-Notice-Verfahrens; es unterscheidet sich von Notice 972CG (IRS: Publication 1586).

Der IRS hat Notice 972CG geschickt. Was schlägt sie vor, und wie antworte ich?

Notice 972CG schlägt einen Zuschlag für die Einreichung von Informationserklärungen vor, oft wegen verspäteter Einreichung, falschen Einreichungswegs oder fehlender bzw. falscher Steuernummern; sie ist noch nicht die endgültige Festsetzung. Das Schreiben listet die betroffenen Einreichungen auf und enthält eine Antwortseite (IRS: Publication 1586).

1. Lesen Sie das Datum des Schreibens und die Antwortfrist. Antworten Sie innerhalb von 45 Kalendertagen ab diesem Datum, bei ausländischen Einreichenden innerhalb von 60 Kalendertagen. Bitten Sie bei Bedarf schriftlich unter der Adresse auf dem Schreiben um mehr Zeit, und zwar bevor die Frist endet.
2. Gleichen Sie jedes aufgeführte Formular mit dem ab, was Sie eingereicht haben, mit dem Datum der Annahme sowie mit Namen und TIN, die Ihnen vorlagen. Trennen Sie Formulare, bei denen Sie die Verspätung einräumen, von Einträgen, die Sie bestreiten.
3. Korrigieren Sie fehlende oder falsche Formulare über den richtigen Einreichungsweg. Senden Sie den Antwortabschnitt für volle Zustimmung, teilweise Zustimmung oder Widerspruch, je nach Fall, und die Zahlung für jeden Betrag, dem Sie zustimmen.
4. Wenn Sie einen Erlass beantragen, senden Sie eine unterschriebene schriftliche Erklärung mit dem Grund, den Schritten vor und nach dem Verstoß und den belegenden Tatsachen. Fügen Sie die in der Publikation verlangte Erklärung unter Strafandrohung bei Falschangabe (Declaration under Penalties of Perjury) bei. Bewahren Sie Kopien und Zustellnachweise auf.

Publication 1586 sagt, dass der IRS weitere Nachweise verlangen kann. Antworten Sie nicht bis zur Frist im Schreiben, setzt der IRS nach eigener Aussage den vorgeschlagenen Betrag fest und sendet ein Schreiben über den Restbetrag. Notice 972CG selbst schlägt einen Einreichungszuschlag nach Abschnitt 6721 vor; zusätzlich kann ein eigener Zuschlag für verspätete Mitteilungen nach Abschnitt 6722 anfallen (IRS: Publication 1586).

Kann ein hinreichender Grund den Zuschlag beseitigen?

Ja, aber der IRS verlangt Belege dafür, dass der Verstoß auf einem hinreichenden Grund (Reasonable Cause) beruht und nicht auf vorsätzlicher Nachlässigkeit. Das Unternehmen muss verantwortungsvolles Verhalten vor und nach dem Verstoß und erhebliche mildernde Umstände oder Umstände außerhalb seiner Kontrolle nachweisen; verspätet einzureichen genügt dafür nicht (IRS: Zuschläge für Informationserklärungen; IRS: Publication 1586).

Für Formulare, die rechtzeitig eingereicht und später als fehlerhaft erkannt wurden, entfällt nach einer eigenen Regel der Einreichungszuschlag für den höheren Wert aus 10 Erklärungen oder 0,5 % aller vorgeschriebenen Erklärungen, wenn der Fehler bis zum 1. August des Fälligkeitsjahres korrigiert wird, oder bis zum nächsten Werktag, wenn dieser Tag auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag fällt. Verspätete ursprüngliche Erklärungen entschuldigt diese Regel nicht (IRS: Publication 1099; IRS: Anleitung zur W-2). First Time Abate und sein automatischer Nachfolger betreffen bestimmte Zuschläge für Steuererklärungen und Einzahlungen, nicht diese Zuschläge für Informationserklärungen (IRS: Erlass von Verwaltungszuschlägen).

Zeigen Sie bei einer fehlenden oder falschen TIN, wann das W-9 oder andere Anfragen nach der TIN gestellt wurden, welche vorgeschriebenen Nachfragen es gab und wann die richtige Nummer einging. Erklären Sie bei verspäteter Einreichung das konkrete Ereignis, was die rechtzeitige Einreichung verhinderte, wie das Unternehmen das Problem vermeiden wollte und wann es den Fehler behoben hat. Publication 1586 sagt, dass ein Antrag wegen verspäteter Einreichung oder fehlender elektronischer Einreichung eine eigene schriftliche Erklärung braucht (IRS: Publication 1586).

Der IRS kann die Erklärung akzeptieren, ablehnen oder nur für einzelne Verstöße zulassen. Vergleichen Sie das Schreiben vor der Antwort mit Einreichungsbestätigungen, W-9 der Auftragnehmer, Lohnmeldungen, Schriftwechsel und dem zeitlichen Ablauf der Ereignisse. Bei einer großen Zahl von Formularen oder gemischten Fehlern aus verspäteter Einreichung und falscher TIN sollten Sie jeden Verstoß einzeln prüfen.

Kann ich eine Betriebsausgabe abziehen, wenn die 1099 verspätet ist oder fehlt?

Eine verspätete oder fehlende Form 1099 entscheidet für sich allein nicht, ob die zugrunde liegende Zahlung abziehbar ist. Die Ausgabe muss weiterhin die Regeln für übliche und notwendige Betriebsausgaben erfüllen, und das Unternehmen muss sie belegen können; die Pflicht zur Informationserklärung bleibt davon getrennt (IRS: Publication 334; IRS: Aufbewahrung von Unterlagen).

Bewahren Sie Rechnung oder Vertrag, Zahlungsnachweis, Namen des Zahlungsempfängers, Datum, Betrag und Beschreibung der Leistung auf. Nach Angaben des IRS sollen Ausgabenbelege zeigen, wer bezahlt wurde, wie viel, den Zahlungsnachweis, wann die Ausgabe entstand und ihren betrieblichen Zweck; dafür kann mehr als ein Dokument nötig sein (IRS: Aufbewahrung von Unterlagen). Prüfen Sie die steuerliche Behandlung der Zahlung gesondert, wenn sie privat war, eine Anschaffung (Capital) darstellt oder an jemanden gezahlt wurde, dessen Beschäftigtenstatus unklar ist.

Ich habe eine 1099 oder W-2 mit einem Fehler eingereicht. Wie berichtige ich sie?

Prüfen Sie zuerst die Regel für Fehler in geringer Höhe. Bei einer Erklärung oder Mitteilung, die ansonsten rechtzeitig eingereicht oder zugestellt wurde, behandelt der IRS in der Regel jeden Betrag, der um höchstens $100 abweicht, und jeden einbehaltenen Steuerbetrag, der um höchstens $25 abweicht, für den Zuschlag als richtig. Der Empfänger kann schriftlich beim Einreichenden die Berichtigung wählen, und zwar bis zum späteren der beiden Zeitpunkte: 30 Tage nach Fälligkeit der Mitteilung oder 15. Oktober dieses Jahres. Reichen Sie dann berichtigte Formulare ein und stellen Sie sie zu; geschieht das innerhalb von 30 Tagen nach der Wahl, kann das einen hinreichenden Grund für den Fehler belegen. Die Regel entschuldigt keine Verspätung (IRS: Publication 1099; IRS: Vorschriften zur Wahl).

Bei einer 1099-NEC hängt das Berichtigungsverfahren des IRS davon ab, ob das Original elektronisch oder auf Papier eingereicht wurde und um welche Art Fehler es sich handelt (IRS: Publication 1099).

Bei einer 1099 mit nur einer fehlenden oder falschen TIN ist nach Aussage des IRS keine Berichtigung nötig, es sei denn, auch ein Betrag muss korrigiert werden; verwenden Sie die geprüfte TIN in künftigen Erklärungen. Korrigieren Sie einen Fehler bei der SSN in einer W-2 mit W-2c, auch wenn es der einzige Fehler ist (IRS: Publication 1586).

Verwenden Sie das Kästchen VOID der 1099 nicht, um ein bereits eingereichtes Formular zu berichtigen; es weist den IRS an, dieses Papierformular zu ignorieren. Bei Fehlern in der W-2 sagt die SSA, dass Sie W-2c und W-3c so schnell wie möglich einreichen sollen, mit einer eigenen W-3c für jedes berichtigte Jahr (IRS: Publication 1099; SSA: Hinweise zur W-2c). Wurde das Formular nie eingereicht, reichen Sie ein verspätetes Original ein, statt es als berichtigt zu kennzeichnen.

Beispiel

Beträge zur Veranschaulichung in US-Dollar. Ein Unternehmen zahlte drei Auftragnehmern 2026 je $4.000 für qualifizierende Leistungen, stellte aber ihre 1099-NEC bis zur Frist weder zu noch reichte es sie ein. Es entdeckt das Problem 20 Tage nach der jeweiligen Fälligkeit, prüft Zahlungsunterlagen und W-9, stellt alle drei Mitteilungen zu und reicht alle drei Erklärungen am selben Tag ein.

In der Stufe der frühen Berichtigung mit $60 beträgt der mögliche Einreichungszuschlag 3 × $60 = $180. Die drei verspäteten Mitteilungen an die Auftragnehmer können weitere $180 auslösen, zusammen $360 vor jedem Erlass. Hätte das Unternehmen über den Zeitraum der frühen Berichtigung hinaus gewartet, könnten höhere Zuschlagsstufen gelten. Das Unternehmen bewahrt den Nachweis jeder Zustellung und Einreichung auf, nicht nur Kopien der ausgefüllten Formulare.

Bei Ihnen anders?

• Sie wissen nicht, ob eine Zahlung an einen Auftragnehmer in ihrem Zahlungsjahr eine 1099 erforderte: siehe Buchhaltungsunterlagen zu Auftragnehmern.
• Auch Lohnsteuereinzahlungen oder Form 941 sind verspätet: siehe Rückstand bei Lohnsteuern.
• Ein Auftragnehmer war möglicherweise Arbeitnehmer: siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.
• Auch Ihre Unternehmenssteuererklärung ist nicht eingereicht: siehe Unternehmenssteuererklärungen nachholen.
• Es fehlen mehrere Formulare, Sie haben ein Schreiben 972CG erhalten oder es gibt Probleme mit Steuernummern der Zahlungsempfänger und Einbehalten: Stellen Sie für die Hilfe bei der Buchhaltung Zahlungsliste, W-9, Lohnmeldungen, eingereichte Kopien, Übermittlungsbestätigungen und Schreiben zusammen.