Presente las declaraciones de nómina atrasadas aunque quede impuesto sin pagar, y mantenga al día los nuevos depósitos. Presentar el Form 941 no corrige un depósito tardío. El IRS puede eliminar la multa de un período que cumpla los requisitos; los períodos posteriores necesitan otros fundamentos. Los propietarios únicos y la mayoría de los socios generales deben los impuestos de nómina personalmente. En corporaciones y LLC, las personas responsables pueden enfrentar responsabilidad por los fondos en fideicomiso (trust fund) si no pagan de forma intencional.
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Los pagos en efectivo y las transferencias electrónicas no cambian la clasificación del trabajador. Revise quién controla el trabajo y verifique la section 530; si se requiere tratarlo como empleado, inicie la nómina y corrija las declaraciones afectadas. El negocio debe los impuestos de nómina. Los propietarios únicos y los socios generales pueden deberlos personalmente; los ejecutivos corporativos responsables y otras personas pueden deber la multa por fondos en fideicomiso (trust fund) si no cobran o pagan de forma intencional los impuestos retenidos.
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Anote primero los estados de trabajo y de residencia, y las fechas de cada cambio. Los propietarios únicos, las sociedades de personas y las corporaciones deben registrarse donde se requiera, retener y remitir los impuestos estatales y locales sobre salarios según las reglas de ambos estados, y pagar el impuesto de desempleo al estado que cubre al empleado; algunos estados también cobran contribuciones al trabajador. El trabajo a distancia puede generar impuesto sobre la renta de negocios o impuesto de franquicia en el estado donde se trabaja.
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Sí, si su hijo realiza trabajo real para el negocio y recibe un salario razonable, el negocio generalmente puede deducir el pago. Las excepciones federales de impuestos sobre la nómina dependen de la estructura del negocio y de la edad del hijo, y no aplican a los salarios pagados por una corporación. Es posible que el hijo no deba impuesto federal sobre la renta por salarios modestos, pero el reporte de la nómina sigue siendo obligatorio.
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Verifique los montos, entregue los 1099-NEC o W-2 que faltan y presente los 1099-NEC ante el IRS y los W-2 ante la Administración del Seguro Social. Las multas por presentación y por entrega de comprobantes son independientes y recaen sobre quien presenta: el propietario único en lo personal, o la sociedad de personas o la corporación. Corregir pronto puede reducirlas, y una causa razonable puede eliminarlas. Responda la Notice 972CG dentro de 45 días (60 para quienes presentan desde el extranjero).
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Antes de pagar, pida el W-8BEN de una persona extranjera, el W-8BEN-E de una corporación extranjera o el formulario equivalente de la entidad, y una prueba del lugar donde se trabaja. El trabajo realizado en el extranjero generalmente no requiere retención en EE. UU., ni 1099-NEC, ni 1042-S. Para los días trabajados en EE. UU., asigne el pago; retenga, salvo que haya exención, y generalmente presente el 1042-S y el 1042 aunque haya exención. Quien paga adeuda la retención omitida. Una persona de EE. UU. en el extranjero sigue las reglas del W-9 y del 1099-NEC.
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Si su LLC tributa como empresa individual, pagúese con un retiro del propietario. Si tributa como sociedad de personas, use distribuciones o pagos garantizados acordados. Los retiros y las distribuciones ordinarias no son deducciones del negocio ni se gravan por separado como sueldo; los propietarios reportan la ganancia del negocio la retiren o no. Las distribuciones de una sociedad de personas que superan la base fiscal pueden generar ganancia.
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Primero calcule el impuesto federal total del dueño y la retención sobre su sueldo. El dueño paga los pagos federales requeridos que falten con el Form 1040-ES o los cubre con retención adicional sobre el sueldo; la ganancia transparente es gravable aunque no se distribuya. La corporación paga por su cuenta los depósitos de nómina y solo hace estimados por impuestos específicos de la entidad. También pueden aplicar pagos estatales del dueño y de la empresa.
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Si usted trabaja para su corporación S y recibe dinero o bienes de ella, pásese un sueldo W-2 razonable por sus servicios antes de tratar el resto como distribuciones. El IRS no fija un monto en dólares ni una proporción entre sueldo y distribuciones. Para respaldar el monto, use sus funciones, su tiempo, el pago de trabajos comparables y el origen de los ingresos de la corporación.
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Antes del primer pago, obtenga el EIN del empleador y las cuentas que exige el estado donde se trabaja, reúna los Forms I-9 y de retención, fije el sueldo y el día de pago, y luego calcule y deposite la retención del empleado y los impuestos del empleador; programe las declaraciones, los W-2 y el reporte de nuevos empleados. Los propietarios únicos, los socios y los dueños de LLC ignoradas no se pagan un sueldo; los dueños de una corporación que trabajan en ella por lo general sí.
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