Nómina en California: cuenta del EDD, SDI, UI y retenciones

¿Cómo configuro la nómina en California y cuándo me registro en el EDD?

Regístrese en el Employment Development Department (EDD, el departamento de California que cobra los impuestos de nómina) dentro de los 15 días posteriores a convertirse en empleador: un negocio que contrata empleados y paga más de $100 en salarios en un trimestre calendario (EDD: Paso 1). Los salarios cuentan aunque se paguen con cheque, en efectivo, por transferencia electrónica o con una aplicación de pagos. El EDD indica que todos los empleadores, incluidos los de otros estados, presentan y pagan por vía electrónica (EDD: obligación de presentar por vía electrónica).

El registro es en línea. Inscríbase en e-Services for Business, verifique su correo electrónico dentro de las 24 horas, elija New Employer y complete la solicitud. Recibirá un número de cuenta de impuestos de nómina del empleador de ocho dígitos, que se necesita para cada declaración, informe y pago (EDD: Paso 3). Existe un formulario en papel (DE 1) para los empleadores que no pueden registrarse en línea, y tarda más.

Qué vuelve más complejo un caso: un trabajador en California para un empleador con sede en otro lugar, un propietario que quiere estar en la nómina, un empleado que divide su tiempo entre estados o cuentas que ya están atrasadas. Reúna el EIN federal, el tipo de entidad y su clasificación fiscal federal, la fecha del primer pago y los salarios esperados por trimestre.

Los pasos federales para el primer empleado (EIN, Form 941, Form I-9, Form W-4) están en cómo configurar la nómina para su primer empleado.

¿Cuáles son los cuatro impuestos de nómina de California y quién paga cada uno?

California tiene cuatro impuestos de nómina. El empleador paga dos; los otros dos los retiene el empleador del salario del empleado y los envía al EDD (EDD: impuestos de nómina).

Los salarios generalmente están sujetos a los cuatro impuestos, pero algunos tipos de trabajo no lo están. Consulte la hoja de tipos de empleo del EDD antes de suponer que un trabajador está cubierto o exento (EDD: DE 44).

¿Cuáles son las tasas y los límites salariales de este año para el UI, el ETT y el SDI?

Para el año fiscal de esta página, la tasa de retención del SDI es de 1.3% sobre todos los salarios, la tasa del ETT es de 0.1% (no se cobra mientras la cuenta de reserva del UI del empleador es negativa; en ese caso, su tasa de UI es más alta), y el UI y el ETT se aplican solo a los primeros $7,000 de los salarios de cada empleado (EDD: tasas). El EDD fija las tasas y los límites salariales cada año, así que revise la página de tasas antes del primer pago de nómina de un año nuevo.

El EDD envía por correo un Notice of Contribution Rates (DE 2088, aviso de tasas de contribución) cada diciembre, y usted tiene 60 días desde la fecha de envío para objetar cualquier partida, excepto el SDI y el ETT, que fija la ley (EDD: tasas).

Dos trampas. El SDI no tiene parte del empleador: sale solo del pago del empleado y ya no tiene tope salarial, así que se aplica a cada cheque de pago durante todo el año. El UI y el ETT funcionan al revés: dejan de aplicarse cuando los salarios del empleado llegan al límite (EDD: DE 44).

¿Cómo retengo el impuesto sobre la renta de California (Form DE 4)?

Pida a cada empleado nuevo que complete tanto el Form W-4 federal como el Employee's Withholding Allowance Certificate de California (DE 4, certificado de exenciones de retención) y retenga el impuesto estatal con el DE 4. El W-4 fija solo la retención federal (EDD: tasas y retención).

Si no tiene un DE 4 bien completado de un empleado, retenga como si el empleado fuera soltero y con cero exenciones. El EDD publica cada año dos métodos de retención: una tabla por tramos de salario (Método A) y un cálculo exacto (Método B). Ambos están en la página de tasas. Un empleado puede pedir que no se le retenga impuesto de California solo si no tuvo obligación de pagar impuesto sobre la renta federal ni estatal el año anterior y no espera tenerla en el año en curso, y la exención debe renovarse con un nuevo DE 4 cada año a más tardar el 15 de febrero (EDD: DE 44).

Los bonos y otros salarios suplementarios siguen reglas de retención aparte en el DE 44.

¿Cuándo deposito el SDI y el PIT, y cuándo vencen el UI y el ETT?

El UI y el ETT vencen cada trimestre. Los depósitos del SDI y el PIT vencen según un calendario que depende de su calendario federal de depósitos y del monto de PIT de California que haya acumulado (EDD: depósitos). Puede pagar el UI y el ETT antes de tiempo, junto con un depósito de SDI y PIT.

Los pagos trimestrales vencen el 1.er día posterior al cierre del trimestre (1 de abril, 1 de julio, 1 de octubre, 1 de enero) y se atrasan después del último día de ese mes. Una fecha de vencimiento que cae en fin de semana o día feriado legal pasa al siguiente día hábil. Consulte la tabla de depósitos vigente. Los depósitos se hacen con un payroll tax deposit (DE 88) por medio de e-Services for Business (EDD: DE 44).

¿Qué declaraciones e informes de salarios presento cada trimestre y debo hacerlo en línea?

Presente una declaración trimestral (DE 9) y un informe trimestral de salarios (DE 9C), ambos en línea, cada trimestre. El DE 9 concilia los salarios y los impuestos del trimestre; el DE 9C enumera los salarios de cada empleado, los salarios sujetos al PIT y el PIT retenido (EDD: declaraciones obligatorias).

La obligación abarca las declaraciones, los informes de salarios y los depósitos. Un empleador puede pedir una dispensa con el formulario DE 1245W si de verdad no puede presentar por vía electrónica; sin una dispensa aprobada, una declaración en papel cuesta $50 por declaración, incluso si la declaración en papel no informa salarios (EDD: obligación de presentar por vía electrónica).

Un trimestre sin salarios igualmente requiere un DE 9 y un DE 9C mientras la cuenta esté abierta. Si no espera pagar salarios durante el año siguiente, cierre la cuenta en e-Services for Business (EDD: declaraciones obligatorias).

¿Debo informar a California sobre los empleados nuevos y en cuánto tiempo?

Sí. Informe al New Employee Registry (Registro de Nuevos Empleados) del EDD sobre cada empleado nuevo o recontratado que trabaje en California, dentro de los 20 días calendario posteriores al primer día de trabajo remunerado, con un DE 34 en e-Services for Business (EDD: New Employee Registry). El informe pide su número de cuenta del EDD y su EIN, y el nombre, el número de Seguro Social, el domicilio y la fecha de inicio del empleado.

Una recontratación se informa si el empleado estuvo separado del mismo empleador durante al menos 60 días consecutivos. Un empleador que informa por vía electrónica envía dos informes al mes, con 12 a 16 días de separación entre uno y otro, y no envía ninguno si no hay nada que informar. Un informe tardío puede costar $24 por empleado, o $490 si el empleador y el empleado acordaron omitir o falsificar la información.

¿Puede un miembro de una LLC, un socio o el propietario de una corporación S estar en la nómina de California?

Depende de cómo tribute la entidad, y para un propietario que trabaja en el negocio la respuesta no es la misma que a nivel federal. El EDD de California aplica sus propias reglas según el tipo de entidad. Las filas de la LLC y del socio de la tabla provienen de las hojas informativas del EDD sobre entidades de responsabilidad limitada y tipos de empleo, que citan las leyes. Son hojas antiguas y las páginas web del EDD no las repiten, así que confirme con el EDD o con un contador público antes de apoyarse en una fila para un propietario. La fila del ejecutivo también aparece en las preguntas frecuentes sobre impuestos de nómina del EDD.

Estas hojas no tratan el caso de una LLC de un solo miembro ignorada para efectos del impuesto federal, así que confirme su tratamiento con el EDD antes de poner al propietario en la nómina (EDD: DE 231TE).

La persona a cargo de una LLC o una LLP que deliberadamente no paga los impuestos de nómina de California puede ser responsable personalmente por el monto adeudado, con multas e intereses, aunque los miembros de una LLC de California por lo general no responden por sus deudas solo por ser miembros (EDD: DE 231LLC).

Cuánto sueldo debe pagarse el propietario de una corporación S es otra pregunta: vea el sueldo del propietario de una corporación S. Para los propietarios únicos y los propietarios de LLC en general, vea cómo pagarse a sí mismo desde una LLC.

¿Cuánto cuesta un depósito o una declaración tardía?

El EDD cobra 15% de un pago tardío de impuestos de nómina, más intereses, y la multa se condona solo por causa justificada (EDD: depósitos; EDD: tabla de multas). Los intereses se reajustan cada seis meses (EDD: DE 44).

Un saldo sin pagar lleva a un Statement of Account (estado de cuenta), y el EDD puede registrar un gravamen fiscal estatal, que pasa a ser registro público (EDD: DE 44). Si los depósitos o las declaraciones ya están atrasados, vea cómo ponerse al día con los impuestos de nómina.

Ejemplo

Todas las cifras son dólares estadounidenses ilustrativos.

Una LLC de California que tributa como corporación S contrata a su primer empleado

La LLC paga a un empleado $5,000 el último día de cada mes. El empleador retiene el SDI al 1.3% sobre los $5,000 completos, es decir, $65. También retiene el impuesto sobre la renta de California según el DE 4 y la tabla de retención del EDD; suponga que la tabla da $150. El empleado recibe $4,785 antes de que se retengan el impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social y Medicare. Por separado, el empleador debe el UI y el ETT sobre los primeros $7,000 de salarios del empleado en el año. El SDI y el PIT se mantienen en fideicomiso y se depositan según el calendario; nunca se usan como efectivo del negocio.

Una empresa de Delaware con un empleado remoto en California

Una empresa de Delaware paga $3,000 el 10 de agosto a un empleado nuevo que trabaja solo desde su casa en California. Esa cifra supera el umbral de salarios, así que la empresa se registra en el EDD a más tardar el 25 de agosto, completa un DE 4 con el empleado e informa de la contratación en un DE 34 dentro de los 20 días posteriores al primer día trabajado. La retención de California se aplica a los salarios por trabajo realizado en California (EDD: DE 44). Si otro estado también tiene derecho a cobrar es la pregunta que trata la guía sobre empleados en otro estado.

El primer año de un empleador nuevo

A un empleador nuevo se le asigna una tasa de UI del 3.4% (use la tasa de su propio aviso). Paga a un empleado $5,000 al mes, $60,000 en el año. El UI es el 3.4% de los primeros $7,000 de salarios, es decir, $238. El ETT es el 0.1% de esos mismos $7,000, es decir, $7. Ambos quedan pagados por completo en el segundo mes de pago, así que el empleador no debe nada más de UI ni de ETT por ese empleado en el año. El SDI retenido al empleado es el 1.3% de los $60,000 completos, es decir, $780, porque el SDI no tiene tope.

¿Su caso es distinto?

• Su trabajador vive o trabaja en parte en otro estado: vea empleados en otro estado.
• Es propietario de una corporación S y decide cuánto pagarse: vea el sueldo del propietario de una corporación S.
• Paga a personas como contratistas: las pruebas de California para clasificar a los trabajadores difieren de las federales; vea contratistas que podrían ser empleados.
• Usted es el único trabajador de su LLC: vea cómo pagarse a sí mismo desde una LLC.
• Un depósito o una declaración ya está atrasado: vea cómo ponerse al día con los impuestos de nómina.
• Todavía necesita los pasos federales (EIN, Form 941, Form I-9, Form W-4): vea cómo configurar la nómina para su primer empleado.
• Tiene varios estados, un propietario corporativo o declaraciones atrasadas por ponerse al día: reúna el EIN, el tipo de entidad, la fecha del primer pago, los salarios por trimestre y los avisos del EDD, y luego obtenga ayuda con la contabilidad.