Umbral del 1099-NEC: qué contratistas lo reciben, LLC y tarjetas

¿Quién recibe un 1099-NEC y cuál es el umbral ahora?

Por lo general, un negocio envía un Form 1099-NEC a cada persona a quien pagó $2,000 o más durante el año calendario por servicios, cuando esa persona no es su empleada (instrucciones del IRS). La prueba es «o más»: a un contratista que recibió exactamente el umbral le corresponde el formulario (26 U.S.C. 6041).

Muchas fuentes todavía muestran $600; esa cifra se aplica a los pagos hechos antes de 2026 (preguntas frecuentes del IRS).

La retención adicional es la excepción: si usted retuvo impuesto federal sobre la renta a un contratista, presenta un 1099-NEC para ese contratista por cualquier monto (IRS).

Deben cumplirse las cuatro condiciones (instrucciones del IRS):

1. Usted pagó a alguien que no es su empleado.
2. El pago fue por servicios en el curso de su negocio (las organizaciones sin fines de lucro y las agencias del gobierno también cuentan).
3. Quien cobra es una persona, una sociedad de personas o una sucesión, o una corporación que cae en una de las excepciones que se indican más abajo.
4. Usted pagó a esa persona el umbral o más durante el año.

El umbral es la parte fácil. Lo que complica un caso es un contratista que es una LLC, un W-9 faltante, los pagos hechos con tarjeta o aplicación, un trabajador que quizás sea en realidad un empleado y los años anteriores en que nunca se presentaron formularios. Antes de enero, reúna una lista de todos a quienes pagó por servicios, el total de cada uno por año calendario, cómo se hizo cada pago y el W-9 de cada contratista. Si pagó a muchos proveedores, no tiene W-9 ni totales anuales, o hay años anteriores sin enviar, esa lista hay que reconstruirla con sus registros del banco y de las tarjetas; la última sección, ¿Su caso es distinto?, indica por dónde empezar.

¿Envío un 1099-NEC a un contratista que es una LLC?

Depende de cómo tributa la LLC, no de las letras «LLC». Lea la línea 3a del Form W-9 del contratista: una LLC de un solo miembro ignorada como entidad (un propietario, tratada por el IRS como parte de ese propietario) marca la casilla de la clasificación de su propietario, y cualquier otra LLC marca «LLC» e indica su propio código (C, S o P).

Una LLC ignorada como entidad cuyo propietario es una corporación muestra una corporación en la línea 3a. Si la línea 3a está en blanco o es incongruente, pida un W-9 corregido. Un fideicomiso, una sucesión o una entidad «Other» no está cubierta por esta tabla y puede requerir una revisión profesional.

¿Envío un 1099-NEC a un contratista que es una corporación?

Por lo general no. Los pagos por servicios a una corporación, incluida una LLC tratada como corporación C o S, normalmente no necesitan un 1099-NEC (instrucciones del IRS).

Los servicios legales son la excepción. Los honorarios de abogados son declarables en el Form 1099-NEC al llegar al umbral, aun cuando se paguen a un bufete que sea una corporación, y el dinero de un acuerdo pagado a un abogado y no como honorarios va en el Form 1099-MISC. Los pagos por servicios médicos y de atención de la salud a una corporación también son declarables, en el Form 1099-MISC (Pub. 1099).

¿Envío un 1099-NEC si pagué con tarjeta de crédito, tarjeta de débito o una aplicación de pagos?

Por lo general no corresponde un 1099-NEC para pagos con tarjeta de pago o por una red de pagos de terceros. Quedan bajo las reglas del Form 1099-K del procesador, y el negocio que pagó no presenta un 1099-NEC por ellos (instrucciones del IRS; Regulations section 1.6041-1). Esto vale incluso cuando no se alcanza el umbral propio del procesador, porque el IRS pasa por alto ese umbral al decidir qué formulario aplica (instrucciones del Form 1099-K).

Los cheques, el efectivo y las transferencias enviadas desde su cuenta bancaria directamente al contratista (ACH o transferencia bancaria) no son pagos con tarjeta ni por red, así que usted los declara. Cuando a un contratista se le paga por varios métodos, cuente en su total todos los pagos que no sean con tarjeta ni por una red de pagos, y deje fuera los que declara un procesador. Si un pago con una aplicación es un pago por red depende de cómo lo liquide la aplicación, así que anote el método en cada pago y consulte con la aplicación o con su contador cuando tenga dudas.

¿Qué pagos por lo general no necesitan un 1099-NEC?

Los pagos personales, el pago a empleados, los pagos por bienes y la mayoría de los pagos a corporaciones por lo general no necesitan un 1099-NEC (instrucciones del IRS).

• Empleados: los sueldos, bonos, premios y reconocimientos van en el Form W-2, y los reembolsos de gastos del negocio a los empleados no se declaran en un 1099-NEC.
• Pagos personales: solo son declarables los pagos hechos en el curso de un negocio.
• Bienes: pagos por mercancía, flete, almacenamiento, teléfono y conceptos similares. Las piezas y los materiales que un contratista suministra como parte de un servicio sí cuentan.
• Organizaciones exentas de impuestos y gobiernos: pagos a una organización exenta de impuestos, a Estados Unidos, a un estado o a un gobierno extranjero.
• Alquiler: no se declara en el Form 1099-NEC. El alquiler de un local o de equipo para el negocio que se paga al propietario por lo general se declara en cambio en el Form 1099-MISC, que tiene su propio umbral. El alquiler pagado a un agente de bienes raíces o a un administrador de propiedades no requiere un formulario de su parte, porque ellos declaran lo que entregan al propietario (instrucciones del IRS).
• Totales por debajo del umbral, salvo que usted haya aplicado retención adicional.

¿Cómo sumo lo que pagué a un contratista?

Sume todo lo que pagó a la misma persona en el año calendario, contado por la fecha en que pagó, no por la fecha de la factura ni las fechas del proyecto (Regulations section 1.6041-1 vincula la declaración con los pagos que usted hace durante el año calendario). Compare el total con el umbral de ese año.

Lo que cuenta para el total (instrucciones del IRS):

• Honorarios, comisiones y otros pagos por servicios.
• Las piezas y los materiales que el contratista suministró cuando eran algo secundario del servicio, por ejemplo la factura de una reparación que muestra mano de obra y piezas.
• Los reembolsos de viaje que el contratista no le rindió a usted.
• El impuesto estatal o local sobre las ventas que recae sobre el prestador del servicio y que se le pagó a él. El impuesto sobre las ventas que recae sobre usted como comprador y que se le cobra queda fuera.

Declare a un propietario único con el nombre de la persona; el nombre del negocio va en la segunda línea de nombre, nunca solo (Pub. 1099). Deje fuera los pagos con tarjeta de pago y por redes de pago de terceros, el procesador presente o no un Form 1099-K.

¿Qué debe tener mi contabilidad durante el año para que enero sea un informe?

Cada contratista necesita un registro de proveedor con cinco datos capturados antes del primer pago, para que la lista de enero salga de un informe y no de una búsqueda. El IRS sugiere pedir un Form W-9 a cada beneficiario de EE. UU. (Pub. 1099).

Si traspasa a un contratista las propinas de sus clientes, regístrelas por separado: el formulario muestra las propinas en efectivo en la casilla 1b y el código de ocupación con propinas en la casilla 1c, además del total en la casilla 1a (instrucciones del IRS).

En diciembre, saque los pagos por proveedor y por método, del año calendario. Compare cada total con el umbral y reclame cualquier W-9 faltante mientras todavía pueda ubicar al contratista. Conserve copias de los formularios presentados por al menos 3 años, o 4 si se impuso retención adicional (Pub. 1099).

¿Cuándo vence el 1099-NEC y mi estado quiere una copia?

La copia para el IRS y la copia para el contratista vencen ambas el 31 de enero posterior al año del pago, y pasan al siguiente día hábil cuando esa fecha cae en fin de semana o feriado legal (Pub. 1099). Para los pagos hechos en 2026, la fecha de vencimiento es el 1 de febrero de 2027. El Form 1099-NEC no tiene prórroga automática.

Un formulario tardío o incorrecto tiene una multa por formulario, por separado para la copia del IRS y para la copia del contratista, y el monto aumenta mientras más tiempo pase sin corregirse (IRS). Para los montos, los plazos vencidos, los avisos y las correcciones, vea 1099 y W-2 tardíos.

Las reglas estatales son aparte. Las casillas estatales del formulario son por su comodidad y no es necesario llenarlas para el IRS; si un estado quiere una copia en papel, la Copy 1 va al departamento de impuestos del estado (instrucciones del IRS). Consulte a la autoridad tributaria de su estado. California, por ejemplo, exige aparte un informe a su EDD (formulario DE 542) para los contratistas que sean personas, propietarios únicos o LLC de un solo miembro, dentro de los 20 días siguientes a pagar $600 o más, o a contratar por esa cantidad, lo que ocurra primero, cuando también se requiere un 1099 federal (California EDD).

¿Cómo presento los 1099-NEC por vía electrónica y hay una forma gratis?

Sí, existe la presentación electrónica gratis. El portal para contribuyentes del Information Returns Intake System (IRIS) del IRS es gratis: ingrese los formularios a mano o suba un archivo CSV, presente hasta 100 declaraciones a la vez y descargue las copias de los contratistas (IRS: IRIS). A partir del año fiscal 2026, IRIS es el único sistema del IRS para presentar por vía electrónica declaraciones informativas (Pub. 1099).

• Solicítelo con tiempo. IRIS requiere un Transmitter Control Code (TCC), el código del IRS que le permite presentar por vía electrónica. Para solicitarlo se necesita un EIN, y el IRS da el tiempo de trámite como hasta 45 días en un lugar y 45 días hábiles en otro (Pub. 1099). Un propietario único sin EIN necesita obtener uno primero.
• La presentación electrónica es obligatoria desde 10. Cuente las declaraciones informativas originales que debe presentar en el año, de todos los tipos juntos, incluidos los W-2; las correcciones no cuentan para el 10. Si los originales debían presentarse por vía electrónica, las correcciones también. Una sociedad de personas con más de 100 socios debe presentar por vía electrónica con cualquier cantidad (Pub. 1099; IRS; Regulations section 301.6011-2). La dispensa por dificultad se solicita con el Form 8508, al menos 45 días antes de la fecha de vencimiento (Pub. 1099).
• Con menos de 10, se permite el papel. Use la Copy A impresa por el IRS con el Form 1096, el formulario de cubierta de las declaraciones en papel. La Copy A y el Form 1096 impresos desde el sitio web del IRS no se pueden presentar, porque el IRS escanea los formularios en papel (IRS; instrucciones generales).
• Entregue una copia al contratista. El sitio del IRS tiene copias en PDF rellenables para entregar al contratista (instrucciones del IRS). La entrega electrónica se permite solo si el contratista dio su consentimiento en la forma requerida (Pub. 1099).

¿Qué pasa si el trabajador debió ser un empleado, o nunca obtuve un W-9?

Un 1099-NEC no convierte a un trabajador en contratista. El IRS pesa el control del comportamiento, el control financiero y el tipo de relación, no el formulario que usted emitió. Si no tenía una base razonable para tratar a un empleado como contratista, es posible que deba impuestos sobre el empleo por ese trabajador (IRS). El alivio de la sección 530 tiene sus propios requisitos, entre ellos presentar todas las declaraciones informativas requeridas de manera congruente con la forma en que usted trató al trabajador (IRS). El Voluntary Classification Settlement Program (Form 8952) pide todos los 1099 requeridos de los tres años anteriores (IRS). Vea trabajadores que podrían ser empleados, que también explica quiénes pueden deber esos impuestos de forma personal.

Sin un W-9 no se puede saber si un contratista es una corporación ni qué número de identificación fiscal declarar. Pídalo ahora. Si un contratista no quiere dar un número de identificación fiscal, puede aplicarse una retención adicional de 24% a los pagos por servicios, y si usted no la cobra y la entrega, puede resultar responsable del monto no cobrado (Pub. 1099); vea cómo obtener los números de identificación fiscal de los contratistas.

Ejemplo

Todas las cifras están en dólares estadounidenses y son ilustrativas.

Un propietario único paga a una fotógrafa freelance

Un estudio de diseño dirigido por un propietario único paga con cheque a una fotógrafa freelance, una persona.

• 2025: $900. El umbral de los pagos de 2025 era de $600, así que correspondía un 1099-NEC por ese año. Si nunca se envió, vea 1099 tardíos.
• 2026: $3,000. El total supera el umbral de $2,000, así que el estudio envía un 1099-NEC. Si hubiera pagado $1,500 y no hubiera retenido nada, no correspondería un 1099-NEC por ese año.

Una corporación S paga a una LLC

Una corporación S paga $8,000 con cheque a una empresa de climatización organizada como LLC por reparaciones, con las piezas incluidas. El W-9 de la empresa muestra una LLC que tributa como sociedad de personas, así que la corporación S envía un 1099-NEC por los $8,000 completos. Si el W-9 hubiera mostrado una LLC que tributa como corporación C o S, la corporación S por lo general no enviaría uno.

Una freelancer cobra a través de una aplicación de pagos

Un propietario paga $4,000 a una freelancer a través de una aplicación de pagos que liquida los pagos en su propia red. Esos pagos quedan bajo las reglas propias del Form 1099-K de la aplicación, así que el propietario no envía un 1099-NEC por ellos. Si el propietario hubiera pagado los mismos $4,000 con cheque o transferencia bancaria a una freelancer que es una persona, sí enviaría uno.

¿Su caso es distinto?

• Pagó a varios contratistas y los registros de sus proveedores carecen de W-9, tipos de entidad, métodos de pago o totales anuales: hay que reconstruir la lista de proveedores con sus registros del banco y de las tarjetas. Es trabajo de contabilidad, y permite que la lista de enero salga de un informe y no de una búsqueda.
• Nunca se enviaron los 1099 de años anteriores: vea 1099 y W-2 tardíos para los plazos y las multas. Los totales de cada año omitido se reconstruyen de la misma forma, con los registros del banco y de las tarjetas.
• Un contratista no quiere dar un W-9 ni un número de identificación fiscal: vea cómo obtener los números de identificación fiscal de los contratistas.
• Es posible que un trabajador sea en realidad un empleado: vea trabajadores que podrían ser empleados y el costo de un empleado frente a un contratista.
• El contratista está fuera de EE. UU.: un W-9 certifica la condición de persona de EE. UU., así que vea pagar a contratistas en el exterior.
• Pagó en efectivo a un subcontratista sin recibo: vea pagar a subcontratistas en efectivo.
• Paga a personal de limpieza o a técnicos de reparaciones por una propiedad de alquiler: vea formularios tributarios de contratistas para arrendadores.