Costo de un empleado vs. un contratista: 1099 frente a W-2

¿Un contratista con 1099 es más barato que un empleado con W-2?

Depende del costo total por el mismo trabajo, no de la tarifa por hora. La tarifa de un contratista está pensada para cubrir sus propios impuestos y costos, por eso parece más alta por hora. El sueldo de un empleado parece más bajo, pero lleva encima los costos del empleador. Un empleado con W-2 recibe de usted el Form W-2 cada año; un contratista con 1099 al que se le pagan $2,000 o más por servicios generalmente recibe el Form 1099-NEC.

Un empleado cuesta el sueldo más los impuestos del empleador, los seguros, los beneficios que ofrezca, los días pagados sin trabajar y el trabajo de llevar la nómina. Un contratista cuesta la tarifa que usted acuerde: no retiene nada y por lo general no paga impuestos de nómina sobre ella (IRS: contratista independiente o empleado).

El costo no define la categoría. La comparación solo está abierta cuando el trabajo podría hacerse legítimamente de cualquiera de las dos formas, por ejemplo un ayudante de proyecto que decide cómo y cuándo hacer el trabajo y trae sus propias herramientas.

Esta guía le sirve si tiene en mano una cotización de un contratista y una cifra de sueldo para el mismo trabajo, o si ya paga a un trabajador habitual con 1099 o en efectivo.

El caso no es sencillo si:

• usted controla cómo, cuándo y dónde se hace el trabajo, o el trabajo es una parte clave de su negocio, porque esos hechos apuntan a un empleado;
• ya paga a alguien de forma regular con 1099 o en efectivo y no tiene nómina configurada, porque quizás haya que corregir años anteriores;
• el trabajador está en California, que aplica su propia prueba ABC, o en otro estado con su propia prueba de condición laboral;
• el trabajador vive o trabaja en un estado distinto del de su negocio, o fuera de EE. UU.

Reúna antes de comparar: las horas por semana y las semanas por año, la cotización del contratista y lo que incluye, el sueldo que pagaría, su estado, los beneficios que ofrecería, quién fija el horario, los métodos y las herramientas, si el trabajador tiene otros clientes y un contrato escrito, y lo que ya le ha pagado y cómo.

Contratista o empleado: ¿cuáles son las ventajas y desventajas?

Cada camino cambia control por costo y obligaciones.

¿Cuánto cuesta un empleado además del sueldo?

Un empleado cuesta el sueldo más los impuestos de nómina del empleador, los seguros y los beneficios. La ley fija los impuestos del empleador; los seguros, los beneficios y el procesamiento dependen de su estado y de sus decisiones.

La Bureau of Labor Statistics ofrece una referencia. En su publicación más reciente, los sueldos y salarios fueron 70.0% de los costos de remuneración del empleador en la industria privada y los beneficios fueron 30.0%. Para los trabajadores de tiempo completo de la industria privada, los beneficios exigidos por ley fueron 7.0% y las licencias pagadas 8.1% de la remuneración. Los beneficios exigidos por ley son el Seguro Social, Medicare, el seguro de desempleo federal y estatal y el seguro de accidentes laborales (publicación de la BLS; definiciones). Son promedios de todos los empleadores privados, no una cotización para su negocio.

¿Cuánto cuesta un contratista además de la factura?

Un contratista cuesta la factura más el trámite para pagarle correctamente. Los impuestos de tipo nómina recaen sobre el contratista, no sobre usted.

Un contratista paga el impuesto por trabajo independiente de 15.3%: 12.4% para el Seguro Social y 2.9% para Medicare, calculado sobre 92.35% de las ganancias netas. El contratista puede deducir la mitad en su declaración del impuesto sobre la renta (IRS: Topic no. 554). Ese impuesto, y cualquier seguro, herramienta y tiempo muerto sin pago, son costos que asume el contratista, así que pregunte qué incluye la tarifa cotizada.

Lo que le toca a usted:

• Cuando haya decidido que el trabajador es un contratista, el primer paso es tener en archivo un Form W-9 completo (IRS).
• Presente el Form 1099-NEC, que vence el 1 de febrero de 2027 por los pagos de este año, cuando pague a un contratista persona o sociedad de personas $2,000 o más por servicios en el año. A una corporación por lo general no se le presenta ninguno, y los pagos con tarjeta y por redes de terceros los declara el procesador (Publication 15; instrucciones del IRS). Vea quién recibe un Form 1099-NEC.
• Retenga 24% de los pagos declarables si el contratista no ha dado un número de identificación fiscal, o si el IRS le avisa que el número es incorrecto y el contratista no certifica uno correcto. Comienza cuando los pagos del año llegan a $2,000, o con el primer pago si el año pasado tuvo que presentar un 1099 para este contratista o retenerle. El pagador que debió retener y no lo hizo debe ese impuesto (IRS; Publication 15; sección 3406; sección 3403). Si un contratista no quiere dar un número, vea cómo obtener los números de identificación fiscal de los contratistas.

Las reglas del seguro de accidentes laborales (workers' compensation) cambian de un estado a otro. Pregunte a la agencia estatal correspondiente si un contratista sin póliza propia quedaría bajo su cobertura (DOL).

Contratista o empleado: ¿cómo calculo un costo equivalente al de un empleado?

Sume al sueldo todos los costos del empleador y divida entre las horas que realmente obtiene. Así obtiene un costo por hora productiva que puede comparar con la tarifa del contratista.

1. Calcule las horas al año en que necesita el trabajo. Un contratista factura solo esas horas.
2. Multiplique el sueldo por las horas que pagaría, incluidos los días pagados sin trabajar si los ofrece.
3. Sume el Seguro Social y Medicare a cargo del empleador sobre ese sueldo. El Seguro Social del empleador se detiene en la base salarial.
4. Sume el FUTA, que se detiene después de los primeros $7,000 del sueldo de cada empleado.
5. Sume el impuesto estatal por desempleo con la tasa y la base salarial que su estado asigna a un empleador nuevo.
6. Sume una cotización del seguro de accidentes laborales para la clase del puesto, y luego los beneficios y la comisión de un proveedor de nómina, si la hay.
7. Divida el total entre las horas de trabajo que realmente obtiene, no las horas que paga, y compárelo con la tarifa del contratista.

Contraste el total con la referencia de la Bureau of Labor Statistics de arriba. Esa referencia cuenta las licencias pagadas como un beneficio, así que divida el sueldo por las horas realmente trabajadas, antes de cualquier día pagado sin trabajar, entre la proporción de sueldos de 70.0% para obtener un costo total aproximado. Esa proporción es un promedio de todos los empleadores privados, incluidos los que ofrecen beneficios generosos, así que un empleador que ofrece pocos beneficios puede quedar por debajo.

Horas extra, salario mínimo y descansos: ¿qué le debo a un empleado que no le debo a un contratista?

Las reglas federales de salario mínimo y horas extra por lo general protegen a los empleados, y un trabajador que en realidad es empleado conserva esas protecciones aunque se le pague con 1099 (DOL: clasificación incorrecta).

Estas reglas no rigen lo que usted paga a un contratista verdadero, a quien se le paga el precio acordado. Que un empleado esté exento del pago de horas extra depende de sus funciones y su sueldo, no del título del puesto (DOL Fact Sheet #17A).

¿Puedo elegir la condición de contratista porque cuesta menos?

No. La condición del trabajador depende de los hechos de la relación de trabajo, no del precio ni de la etiqueta. Según las reglas del derecho común, cualquier persona que le presta servicios es su empleado si usted puede controlar qué se hará y cómo, y la etiqueta no cambia nada (IRS: empleado según el derecho común).

El IRS pesa tres grupos de hechos: el control del comportamiento, el control financiero y el tipo de relación, como los contratos, los beneficios y si el trabajo es una parte clave del negocio. Ningún hecho aislado decide el resultado (IRS). Para la prueba completa y la determinación con el Form SS-8, vea trabajadores que podrían ser empleados.

La ley federal también fija categorías específicas. Cuando se cumplen tres pruebas, algunos conductores a comisión que reparten comida, bebidas, lavandería o tintorería, los vendedores de seguros de vida de tiempo completo, los trabajadores a domicilio y los vendedores viajeros cuentan como empleados para el Seguro Social y Medicare aunque no sean empleados según el derecho común. Los vendedores directos y los agentes de bienes raíces calificados son no empleados por ley (Publication 15).

La ley salarial federal (salario mínimo y horas extra) usa su propia prueba, y no está resuelta. La página sobre clasificación incorrecta del Departamento de Trabajo todavía muestra su regla de 2024 en 29 CFR Part 795. Una propuesta del Departamento, 91 FR 9932, dice que sus investigadores ya no aplican el análisis de esa regla y usan guías anteriores, y reemplazaría el análisis de la regla por el de su regla de 2021, con algunos cambios. Es una propuesta, no una regla definitiva.

¿Cuánto cuesta después una elección equivocada?

Si a un trabajador que la ley trata como empleado se le pagó como contratista, el negocio puede deber los impuestos de nómina que no retuvo ni pagó, más los sueldos impagos. Un contrato firmado no cambia eso.

• Impuesto federal sobre el empleo. Un negocio que trata a un empleado como contratista sin una base razonable puede ser considerado responsable de los impuestos sobre el empleo de ese trabajador (IRS). Pueden aplicar tasas especiales de la sección 3509: en conjunto, 10.68% del sueldo hasta la base salarial del Seguro Social cuando se presentaron los 1099 requeridos, y una tasa mayor cuando no se presentaron. No están disponibles si el negocio ignoró de manera intencional las reglas de retención (Publication 15). El negocio debe el impuesto; en el caso de un propietario único, lo debe el propietario personalmente (manual del IRS, guía interna). Una persona responsable de cobrar o de entregar el impuesto retenido que deje de hacerlo de manera intencional también puede deber la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso de 100% del impuesto no pagado (Publication 15); vea la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso.
• Impuestos estatales y reclamos salariales. El impuesto estatal por desempleo y la cobertura del seguro de accidentes laborales son obligaciones del empleador respecto de sus empleados (DOL: desempleo; DOL: hoja informativa de leyes laborales), así que reclasificar a un trabajador puede traer de vuelta contribuciones y períodos sin cobertura. Es posible que a un trabajador clasificado de forma incorrecta no se le haya pagado el salario mínimo ni las horas extra que le correspondían (DOL).

Dos alivios federales pueden reducir la cuenta de los años pasados: el alivio de la sección 530 y el Voluntary Classification Settlement Program (Form 8952, que según el IRS se debe presentar al menos 120 días antes de que comience el trato como empleado). Ambos tienen condiciones, entre ellas haber presentado los 1099 requeridos (IRS; instrucciones del Form 8952). El impuesto atrasado, las multas y cómo corregir las presentaciones pasadas se tratan en trabajadores que podrían ser empleados.

¿La respuesta cambia según el estado?

Sí. Las tasas federales de nómina son iguales en todas partes, pero la ley estatal fija el impuesto por desempleo, las reglas del seguro de accidentes laborales, las leyes de licencias, cualquier salario mínimo más alto (vea las tablas de arriba) y la prueba de condición laboral:

• Reducción del crédito. Un estado con reducción del crédito no ha devuelto el dinero que pidió prestado al gobierno federal para pagar beneficios por desempleo. Si usted paga sueldos allí, el crédito por el impuesto estatal por desempleo se reduce, de modo que el impuesto federal por desempleo es mayor (IRS).
• Prueba de condición laboral. California por lo general presume que un trabajador es empleado, a menos que el negocio que contrata demuestre las tres partes de su prueba ABC (California LWDA). Vea la guía de la prueba ABC de California. Massachusetts usa una prueba parecida de tres partes para sus leyes salariales (Massachusetts General Laws). Para otros estados, vea trabajadores que podrían ser empleados.

Si el trabajador está en un estado distinto del de su negocio, vea empleados en otro estado.

¿Qué registra cada camino en mi contabilidad y qué configuro primero?

Los empleados necesitan un sistema de nómina antes del primer cheque de pago. Con un contratista, el primer paso es un Form W-9 completo.

Dónde queda la mano de obra en el estado de resultados se explica en costo de los bienes vendidos de un negocio de servicios. Para los pasos del primer empleado, vea cómo configurar la nómina. Para registrar una corrida de nómina, vea asientos contables de nómina; para contratistas pagados en efectivo, vea pagar a subcontratistas en efectivo.

Ejemplo

Todas las cifras son dólares estadounidenses ilustrativos. El impuesto estatal por desempleo, el seguro de accidentes laborales y los $6,000 de cobertura médica del segundo ejemplo son supuestos, porque dependen de su estado, su aseguradora y su plan. El impuesto federal por desempleo supone el crédito estatal completo. Se omiten las comisiones y herramientas de nómina, y también los días pagados sin trabajar, salvo en el segundo ejemplo.

Un ayudante de medio tiempo, 1,000 horas al año

Como empleado a $30 la hora, el sueldo del ayudante es de $30,000. El Seguro Social y Medicare a cargo del empleador, al 7.65%, suman $2,295. El impuesto federal por desempleo, al 0.6% de los primeros $7,000, suma $42. Un impuesto estatal por desempleo supuesto de $300 y un seguro de accidentes laborales de $300 llevan el total a unos $32,937. Un contratista a $40 la hora cuesta $40,000. En el papel, el empleado cuesta unos $7,063 menos, pero solo si el trabajo pudiera hacerse legítimamente de cualquiera de las dos formas, y antes de los días pagados sin trabajar, las comisiones de nómina y el tiempo de llevar la nómina.

Las horas importan tanto como la tarifa. Si el trabajo ocupa solo 600 de las 1,000 horas que usted paga, el empleado cuesta unos $55 por cada hora de trabajo ($32,937 entre 600), mientras que un contratista que factura 600 horas a $40 cuesta $24,000.

Un puesto de tiempo completo de $60,000

Como empleado, el sueldo de $60,000 más el Seguro Social y Medicare del empleador de $4,590, el impuesto federal por desempleo de $42, un impuesto estatal por desempleo supuesto de $400, un seguro de accidentes laborales de $600 y una cobertura médica de $6,000 suman unos $71,632. Una cotización fija de contratista de $75,000 es unos $3,368 más en el papel. Eso se cumple solo si el trabajo cabe en las horas en que el empleado está en su puesto. Si el puesto requiere 2,080 horas de trabajo y el empleado toma 120 horas de días pagados sin trabajar, el empleado cuesta unos $36.55 por cada hora trabajada ($71,632 entre 1,960). Cubrir las 2,080 horas a ese costo suma unos $76,018, es decir, unos $1,018 más que la cotización. Un trabajador de tiempo completo, con su horario y bajo su dirección también plantearía la pregunta de condición laboral que se trató arriba.

El mismo puesto en California

Un trabajador de California con un 1099 de $75,000 podría no pasar la prueba ABC. Si es así, la pregunta deja de ser el costo y pasa a ser la exposición a impuestos del empleador no pagados, contribuciones por desempleo y reclamos salariales de períodos pasados. Si el trabajador también es empleado para efectos federales, la sección 3509 está disponible y se presentaron los 1099 requeridos, solo la retención federal del impuesto sobre la renta y el impuesto atrasado del Seguro Social y Medicare podrían ser de unos $8,010 al año (10.68% de $75,000), antes del impuesto federal por desempleo, las multas, los impuestos estatales y los reclamos salariales.

¿Su caso es distinto?

• Tiene una cotización de un contratista y una cifra de sueldo para el mismo trabajo, o ya paga a un trabajador habitual con 1099 o en efectivo: cuál camino conviene depende de cómo se hace realmente el trabajo, y cada uno genera asientos distintos en su contabilidad y exige una configuración distinta antes del primer pago. Vea ayuda con la contabilidad.
• Es posible que el trabajador ya sea un empleado, o que se hayan pagado años pasados con 1099 o en efectivo: vea trabajadores que podrían ser empleados para la prueba y el camino de corrección. Con varios años o registros incompletos, la corrección parte de reconstruir los registros de pagos; vea ayuda con la contabilidad.
• El trabajador está en California: lea la guía de la prueba ABC de California antes de fijar el precio de un 1099, y impuestos de nómina de California y configuración del EDD para un empleado.
• Es su primer empleado: siga cómo configurar la nómina.
• El empleado vive o trabaja en otro estado: vea empleados en otro estado.
• El trabajador vive fuera de EE. UU.: vea pagar a contratistas en el exterior; para un empleado a ambos lados de la frontera entre EE. UU. y Canadá, vea contratar a un empleado al otro lado de la frontera.
• No está seguro de quién recibe un 1099: vea qué contratistas reciben un formulario tributario.
• El trabajador es su hijo: se aplican reglas especiales; vea contratar a sus hijos.