Contratistas mal clasificados en una auditoría de inversionistas

Contratistas mal clasificados en una auditoría de inversionistas: ¿qué está en juego para la ronda?

La exposición federal suele ser el impuesto sobre el empleo atrasado sobre lo que se pagó a los trabajadores, calculado a las tasas reducidas de la sección 3509, más multas e intereses. La empresa debe la parte completa del empleador del Seguro Social y Medicare, más una fracción de la parte del empleado y un pequeño porcentaje de los salarios en lugar de la retención del impuesto sobre la renta, y no puede recuperar nada de eso de los trabajadores. El impuesto estatal por desempleo, la retención estatal y los reclamos salariales pueden sumar más.

Una conclusión de mala clasificación no tiene por qué detener una ronda por sí sola. Los inversionistas suelen pedir tres cosas: los trabajadores en nómina de ahora en adelante, una estimación calculada del pasado y el tema anotado en el anexo de divulgación. Lo que hace más difícil un caso:

• No se presentaron Forms 1099. Las tasas de la sección 3509 para la parte del empleado y para el impuesto sobre la renta se duplican, y el programa de acuerdo del IRS no está disponible.
• Se pagó a fundadores o ejecutivos con facturas. Un ejecutivo que trabaja y recibe pago generalmente es un empleado.
• Se otorgaron opciones a los trabajadores como ISO. El estatus de ISO depende de que la persona sea empleada.
• Trabajadores en varios estados, o en el extranjero. Cada estado aplica su propia prueba.
• Evasión deliberada. Las tasas de la sección 3509 no se aplican cuando el empleador ignoró intencionalmente su deber de retener.

Si cada trabajador es en realidad un empleado se decide con la prueba de derecho común del IRS; consulte contratistas que podrían ser empleados.

¿Cómo calculamos el impuesto federal de nómina atrasado conforme a la sección 3509?

Multiplique el pago de cada trabajador en cada año abierto por las tasas de la sección 3509 que le correspondan. La tasa depende de si la empresa presentó los Forms 1099 requeridos para ese trabajador (sección 3509(b); instrucciones del Form 941-X).

Un año está abierto si el IRS todavía puede determinar el impuesto. Eso es, en general, tres años después de que los Forms 941 del año se consideren presentados, es decir, el 15 de abril del año siguiente si se presentaron a tiempo. Para un trimestre sin Form 941 presentado, no hay límite de tiempo (26 U.S.C. 6501).

Con Forms 1099 presentados, el IRS fija la tasa combinada en 10.68% del pago hasta la base salarial del Seguro Social de $184,500, y en 3.24% por encima de ella (preguntas frecuentes del VCSP). El impuesto federal por desempleo (FUTA) se suma sobre los primeros $7,000 por trabajador cada año.

Las tasas de la sección 3509 no se aplican si la empresa ignoró intencionalmente la retención, si retuvo el impuesto sobre la renta pero no el Seguro Social y Medicare, ni para ciertos empleados por ley. Los depósitos tardíos pueden generar multas de del 2% al 15% del depósito no pagado, y se acumulan intereses sobre el impuesto no pagado (IRS: multa por depósito).

La corrección en sí va en el Form 941-X, líneas 19 a 22, con la línea 42 marcada y una explicación en la línea 43. Si la empresa nunca presentó el Form 941 porque todos eran contratistas, presenta un Form 941 por cada trimestre omitido marcado «Misclassified Employees», con un Form 941-X adjunto (instrucciones del Form 941-X). La guía hermana explica los pasos de cada declaración pasada.

¿Qué agregan la prueba ABC de California y otras pruebas estatales?

Un estado puede tratar al mismo trabajador como empleado aunque la respuesta federal no sea clara. California presume que un trabajador es empleado, salvo que la empresa demuestre las tres partes de la prueba ABC (California EDD; California Labor and Workforce Development Agency):

1. El trabajador está libre del control y la dirección de la empresa, según el contrato y en los hechos.
2. El trabajo queda fuera del curso habitual del negocio de la empresa.
3. El trabajador se dedica habitualmente a un oficio o negocio independiente del mismo tipo.

La parte 2 es la difícil para una startup: un ingeniero que escribe el código del producto hace el negocio habitual de la empresa. California usa una prueba distinta de varios factores para las excepciones enumeradas. Una conclusión allí puede traer de vuelta el seguro estatal de desempleo, el seguro de discapacidad, el impuesto de capacitación y la retención estatal.

Otros estados usan sus propias pruebas, y algunos difieren entre el seguro de desempleo y las leyes salariales. Revise cada estado donde vive o trabaja un trabajador; consulte empleados en otro estado. Las horas extra sin pagar, los beneficios y otros reclamos de salarios y horas son trabajo de un abogado laboral.

¿Convertimos a los contratistas en empleados antes de que se cierre el financiamiento o después?

Las reglas fiscales no fijan una fecha límite de cierre; la decisión es de momento y de qué alivio queda abierto. Dos caminos comunes:

De cualquier forma, la ronda suele cerrarse con el pasado calculado y anotado, no resuelto. Pasar a los trabajadores a la nómina implica cuentas nuevas y retenciones; consulte cómo configurar la nómina.

¿Convertir ahora descarta el Voluntary Classification Settlement Program?

Sí, para esos trabajadores. El programa exige que la empresa esté tratando a los trabajadores como no empleados al momento de solicitar, y que haya presentado todos los Forms 1099 requeridos para ellos de los tres años anteriores, o de todo el tiempo que trabajaron si es menos (instrucciones del Form 8952). Una vez que se reclasifica a algunos trabajadores de una clase, hay que reclasificar a todos los de esa clase (preguntas frecuentes del VCSP). Un Form 1099 presentado dentro de 6 meses de su fecha de vencimiento todavía cuenta.

A cambio, la empresa paga 10% del impuesto de la sección 3509 sobre el pago del último año completado únicamente, sin intereses ni multas y sin una auditoría de impuestos sobre el empleo del estatus de esos trabajadores en años anteriores. Firmar no implica admitir nada sobre años anteriores. El IRS recomienda presentar el Form 8952 al menos 120 días antes de la fecha en que comienza el trato como empleados; es una recomendación, no una fecha límite (IRS: VCSP; preguntas frecuentes del VCSP).

La empresa no puede solicitar el programa mientras esté bajo una auditoría de impuestos sobre el empleo del IRS o una auditoría de clasificación de una agencia laboral o estatal. El programa resuelve solo el impuesto federal sobre el empleo, no el impuesto estatal ni los reclamos salariales. El IRS dice que no comparte las solicitudes con el Departamento de Trabajo ni con las agencias estatales.

Fundadores y ejecutivos pagados como contratistas: ¿son empleados?

Normalmente sí. Un ejecutivo de una corporación generalmente es un empleado para el impuesto federal sobre el empleo; la excepción es un ejecutivo que no presta servicios o presta solo servicios menores, y que ni recibe pago ni tiene derecho a recibirlo (Publication 15-A). Un director no es empleado por sus servicios como director.

Un fundador y ejecutivo pagado con facturas, por tanto, normalmente recibe salarios, y la nómina debe comenzar para ese fundador. Si las tasas de la sección 3509 se aplican al pasado depende de si se ignoró intencionalmente la retención, algo que depende de los hechos. Aparte, una persona responsable de la retención que deliberadamente no la cobre o no la entregue puede ser responsable personalmente de una multa igual al impuesto no cobrado (26 U.S.C. 6672). Para fijar el pago después de la ronda, consulte el sueldo de un fundador en una corporación con capital de riesgo.

Opciones otorgadas a contratistas: ¿siguen siendo ISO?

Una opción sobre acciones de incentivo (ISO) solo puede otorgarse a un empleado de la empresa o de una corporación relacionada (26 U.S.C. 422). El estatus de empleado para esta regla sigue la misma prueba de derecho común que la retención (26 CFR 1.421-1(h)).

La segunda fila depende de los mismos hechos que la pregunta de nómina, así que los registros de la empresa deben tomar una sola posición coherente. El titular también debe seguir siendo empleado hasta tres meses antes del ejercicio. Corrija el libro de opciones y cualquier Form 3921 presentado por un otorgamiento que no es una ISO, e informe su ejercicio como una NSO; consulte cómo otorgar opciones sobre acciones después de una valuación.

¿Qué va en los libros y en el anexo de divulgación?

Los libros incluyen la estimación calculada del impuesto atrasado, las multas y los intereses, como un pasivo registrado o como una nota, según concluyan el contador de la empresa y los auditores que exigen las reglas contables. El anexo de divulgación enumera el tema de la clasificación como una excepción a las declaraciones y garantías sobre nómina e impuestos sobre el empleo, con los trabajadores, los años y el estado de cualquier corrección.

El abogado redacta el anexo; los datos fiscales son la estimación, las presentaciones hechas y cualquier Form 8952 o Form 941-X. Consulte las declaraciones y garantías fiscales y el anexo de divulgación para el resto de las declaraciones y garantías.

¿Qué registros reunimos?

Reúna los registros que sirven para calcular la estimación y respaldar los hechos:

• El contrato, la carta de oferta y la descripción del trabajo de cada trabajador
• Los pagos por trabajador, mes y año, y cómo se pagaron
• Los Forms 1099 presentados, con las fechas de presentación; consulte formularios tardíos de impuestos de contratistas y empleados si se omitió alguno
• El puesto, las funciones, las horas, el equipo de cada trabajador y quién dirigía el trabajo
• Dónde vive y trabaja cada trabajador, por período
• Las opciones otorgadas, las aprobaciones de la junta directiva y los Forms 3921
• Los Forms 941, 940 y las declaraciones estatales de nómina ya presentados
• Cualquier carta del IRS, de una agencia laboral o de una agencia estatal sobre el estatus de los trabajadores

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Tres ingenieros con Forms 1099 durante dos años

Una corporación C de Delaware pagó a tres ingenieros $100,000 al año a cada uno durante dos años: $600,000 en total. Se presentaron todos los Forms 1099.

• Tasas de la sección 3509 con Forms 1099: $600,000 × 10.68% ≈ $64,000 de impuesto federal atrasado.
• Sin Forms 1099, las tasas suben a 8.68% + 2.03% + 3% = 13.71%: unos $82,000.
• Las multas, los intereses, el FUTA y el impuesto estatal se suman.
• Si la empresa solicita el programa de acuerdo antes de convertir, el pago es el 10% del impuesto de la sección 3509 sobre los $300,000 del último año: unos $3,200.

Fundador pagado como contratista

El director ejecutivo de la corporación C recibió $8,000 al mes con facturas. Como ejecutivo que trabaja y recibe pago, generalmente es un empleado. La nómina del director ejecutivo comienza antes del cierre, y el pago pasado se calcula junto con el de los demás trabajadores.

Opciones a un contratista etiquetadas como ISO

Un contratista que crea sitios de marketing para varios clientes recibió una opción etiquetada como ISO. Un contratista verdadero no puede tener una ISO, así que el otorgamiento se trata como una NSO; la empresa corrige el libro de opciones y cualquier Form 3921.

¿Su caso es distinto?

• No está seguro de que los trabajadores sean empleados: aplique la prueba del IRS y revise el alivio de la sección 530 en contratistas que podrían ser empleados.
• También aparecieron otros temas fiscales en la auditoría: consulte cómo ordenar los impuestos antes de la auditoría de inversionistas y obtenga ayuda con impuestos para startups.
• Algunos trabajadores están fuera de EE. UU.: consulte cómo contratar empleados en el extranjero para una startup de EE. UU..
• Los trabajadores están en varios estados: consulte empleados en otro estado.
• Nunca se presentaron los Forms 1099 de los contratistas: consulte formularios tardíos de impuestos de contratistas y empleados.
• Los fundadores necesitan sueldos después de la ronda: consulte el sueldo de un fundador en una corporación con capital de riesgo.
• La corrección afecta los documentos de cierre: consulte las declaraciones y garantías fiscales y el anexo de divulgación y obtenga ayuda con impuestos para startups.