1099 y W-2 atrasados: cómo presentarlos y reducir multas

Se me pasó la fecha límite de los 1099-NEC de contratistas. ¿Qué hago ahora?

Entregue a cada contratista el Form 1099-NEC que falta y presente la Copy A ante el IRS tan pronto confirme los montos y los datos del beneficiario. Presentar y entregar son obligaciones distintas; cumplir una no cumple la otra (IRS: reporte de declaraciones informativas).

El portal IRIS exige un Transmitter Control Code (código de control del transmisor); solicítelo ya si lo necesita, porque el trámite puede tardar (IRS: Publication 1099). Para entregar un 1099 por vía electrónica, obtenga el consentimiento electrónico afirmativo del contratista que demuestre que puede abrir ese formato; de lo contrario, entregue una copia en papel (IRS: Publication 1099).

Para los pagos hechos durante el año fiscal de esta guía, el Form 1099-NEC generalmente reporta la compensación calificada a quienes no son empleados de al menos $2,000; los años de pago anteriores usaron otro umbral. Antes de preparar un formulario atrasado, verifique si el pago era reportable en su año de pago (IRS: preguntas frecuentes del Form 1099-NEC). Si el pago exigía un formulario, incluidas las excepciones por forma de pago, es un tema de los registros contables de contratistas.

La fecha límite habitual del Form 1099-NEC es el 31 de enero posterior al año de pago, y pasa al siguiente día hábil cuando cae en fin de semana o feriado legal. Para los pagos de 2026, es el 1 de febrero de 2027. El Form 1099-NEC no tiene prórroga automática de presentación. El IRS generalmente exige la presentación electrónica cuando usted tiene 10 o más declaraciones informativas en total, sumando los distintos tipos de formulario; de lo contrario, puede permitirse presentarlos en papel (IRS: Publication 1099; IRS: Form 1099-NEC).

Nunca envié ni presenté los W-2 de mis empleados. ¿Cómo me pongo al día?

Para los empleados cuyos salarios exigen un W-2, entregue ahora el formulario que falta y presente ante la Administración del Seguro Social los reportes de salarios originales. Compare los registros de nómina con los W-2 antes de enviarlos, porque un W-2 reporta salarios y retenciones, no solo el monto depositado en la cuenta bancaria del empleado (IRS: instrucciones del W-2).

La Administración del Seguro Social acepta W-2 originales mediante su servicio de presentación de salarios Business Services Online, o en papel donde se permita; la Copy A en papel debe ser un formulario oficial legible por escáner, no una impresión del PDF (IRS: Form W-2). La regla de presentación electrónica generalmente aplica a partir de 10 declaraciones informativas en total, incluidos los 1099 (SSA: métodos de presentación). La fecha límite habitual para presentar los W-2 ante la Administración del Seguro Social y distribuirlos a los empleados es el 31 de enero, que pasa al siguiente día hábil: el 1 de febrero de 2027 para los salarios de 2026. Si cerró el negocio, ambas obligaciones del W-2 vencen junto con el último Form 941 o 944 (IRS: instrucciones del W-2).

Si los totales de salarios no coinciden con un Form 941 ya presentado, concílielos antes de suponer que un W-2c basta para resolver el problema. Los depósitos omitidos o los Forms 941 sin presentar tienen reglas distintas; consulte atraso en los impuestos sobre la nómina.

Estos son pasos de presentación federal. El reporte estatal de salarios y de contratistas puede requerir presentaciones y fechas límite aparte.

¿De cuánto son las multas por presentación y entrega tardías? ¿Ayuda presentar ahora?

El IRS puede cobrar una multa por cada declaración tardía o incorrecta presentada ante el gobierno y una multa independiente por cada comprobante tardío o incorrecto entregado a un trabajador. Presentar o entregar antes puede llevar la infracción a un nivel de multa más bajo (IRS: multas por declaraciones informativas).

Primero identifique el año del pago o de los salarios. El umbral de reporte sigue al año de pago; los montos de las multas siguen al año en que el formulario debía presentarse. Esta tabla cubre los formularios de pagos o salarios de 2026, que generalmente vencen en 2027. Los formularios atrasados de años anteriores usan las tarifas de su propio año de vencimiento.

Los topes anuales aplican por separado a las infracciones de presentación y a las de entrega. Un pequeño negocio es aquel cuyos ingresos brutos anuales promedio de sus tres años fiscales más recientes no superan $5,000,000. El IRS publica estos montos para los formularios que vencen en 2027, pero en sus filas del nivel intermedio imprime «1 de agosto de 2026». La ley sitúa esa fecha en el año en que vence la declaración o el comprobante (IRS: Revenue Procedure 2025-32; US Code: secciones 6721 y 6722; sección 7503). El incumplimiento deliberado cuesta lo que resulte mayor entre $690 y 10% del monto que debía reportarse, por cada declaración y por cada comprobante, sin tope anual (IRS: Revenue Procedure 2025-32). Una declaración tardía con otro error aún puede generar una multa por el error sin resolver; el IRS generalmente aplica la multa de presentación más alta que corresponda a esa declaración, en lugar de sumar multas de presentación por la misma declaración (IRS: Publication 1586).

El IRS generalmente tiene tres años, contados desde la fecha de vencimiento de la declaración o desde su presentación real, lo que ocurra después, para determinar una multa por presentación tardía o incorrecta. Si una declaración informativa requerida nunca se presenta, no hay plazo para determinar la multa (IRS: límites para determinar multas por declaraciones informativas).

Un contratista nunca me dio un W-9 ni un número de identificación fiscal. ¿Qué debo hacer?

Si el contratista es una persona de EE. UU., solicite el Form W-9 y documente cuándo lo pidió. Los beneficiarios extranjeros pueden tener otros formularios de condición y otras reglas de reporte; consulte pagos a contratistas en el extranjero. La falta del número de identificación del contribuyente no hace desaparecer un Form 1099-NEC que de otro modo sería obligatorio: las instrucciones del IRS indican dejar en blanco la casilla del TIN si no se proporcionó ningún número, y un número ausente o incorrecto puede generar una multa por sí mismo (IRS: Publication 1099).

En los pagos reportables a un contratista de EE. UU. sin un TIN válido, puede aplicar la retención adicional de 24%. El umbral de $2,000 de 2026 también rige la retención adicional sobre estos pagos; las regulaciones más antiguas muestran una cifra menor (IRS: umbral legal de 2026). El IRS indica que quien paga debe comenzar a retener de inmediato cuando no se proporciona un TIN o el número es claramente incorrecto, y reportar la retención adicional en el Form 945 y en el Form 1099 correspondiente (IRS: programa B; IRS: retención adicional). Si se aplicó retención adicional, presente y entregue el Form 1099-NEC aunque el pago esté por debajo del umbral de reporte habitual (IRS: Publication 1099). Un W-9 obtenido después orienta el reporte y la retención futuros; no cumple con efecto retroactivo una obligación de retención anterior.

Si se omitió una retención adicional obligatoria, quien paga la adeuda conforme a las secciones 3406 y 3403; un propietario único la adeuda como pagador. En una sociedad de personas o una corporación, un propietario, socio, ejecutivo u otra persona que controlaba el pago puede enfrentar por separado la multa por recuperación de fondos en fideicomiso (trust fund recovery penalty) de la sección 6672, si era responsable del impuesto y la infracción fue deliberada. El IRS generalmente tiene tres años, contados desde el 15 de abril siguiente o desde la presentación del Form 945, lo que ocurra después, para determinar la retención y esa multa; un Form 945 sin presentar puede dejar ambas abiertas (IRS: procedimientos de retención adicional; IRS: instrucciones del Form 945; IRS: límites de la multa del trust fund). Si el contratista reportó el pago y pagó el impuesto, solicite el alivio de la sección 3402(d) con un Form 4669 firmado por ese contratista y un Form 4670 del pagador. Este alivio no elimina los intereses ni las multas y no puede cubrir impuesto que sí se retuvo pero no se entregó al IRS (IRS: Form 4669; IRS: procedimientos de retención adicional).

Conserve el historial de solicitudes. La Publication 1586 describe las solicitudes iniciales y, cuando se requieren, las anuales de un TIN faltante como parte de demostrar una conducta responsable. Una notificación CP2100 o CP2100A sobre un TIN incorrecto tiene sus propios pasos de notificación B; es distinta de la Notice 972CG (IRS: Publication 1586).

El IRS envió la Notice 972CG. ¿Qué propone y cómo respondo?

La Notice 972CG propone una multa por la presentación de declaraciones informativas, con frecuencia por presentación tardía, método de presentación incorrecto, o números de identificación del contribuyente faltantes o incorrectos; todavía no es la determinación final. La notificación enumera los envíos afectados y ofrece una página de respuesta (IRS: Publication 1586).

1. Lea la fecha de la notificación y el plazo de respuesta. Responda dentro de los 45 días calendario posteriores a esa fecha, o de 60 días calendario si quien presenta está en el extranjero. Si necesita más tiempo, pídalo por escrito a la dirección indicada en la notificación antes de que venza el plazo.
2. Compare cada formulario enumerado con lo que presentó, la fecha en que fue aceptado y el nombre y el TIN que tenía. Separe los formularios que reconoce como tardíos de las partidas que disputa.
3. Corrija los formularios faltantes o erróneos por el canal de presentación adecuado. Envíe la hoja de respuesta que corresponda, de acuerdo total, de acuerdo parcial o de desacuerdo, y el pago de cualquier monto con el que esté de acuerdo.
4. Si solicita la condonación de la multa, envíe una explicación escrita y firmada que indique el motivo, las medidas tomadas antes y después de la infracción y los hechos que la respaldan. Incluya la declaración bajo pena de perjurio que exige la publicación. Conserve copias y la prueba de entrega.

La Publication 1586 indica que el IRS puede pedir más pruebas. Si no responde antes del plazo de la notificación, el IRS dice que determinará el monto propuesto y enviará una notificación de saldo a pagar. La Notice 972CG propone una multa por presentación conforme a la sección 6721; también puede aplicar una multa independiente por comprobante tardío conforme a la sección 6722 (IRS: Publication 1586).

¿Una causa razonable puede eliminar la multa?

Sí, pero el IRS exige pruebas de que la infracción se debió a una causa razonable y no a negligencia deliberada. El negocio debe demostrar una conducta responsable antes y después de la infracción y factores atenuantes importantes o circunstancias fuera de su control; presentar tarde no basta para acreditarlo (IRS: multas por declaraciones informativas; IRS: Publication 1586).

Para formularios presentados a tiempo pero que luego resultan incorrectos, otra regla elimina la multa de presentación por lo que resulte mayor entre 10 declaraciones y 0.5% del total de declaraciones requeridas, si se corrigen a más tardar el 1 de agosto de su año de vencimiento, o el siguiente día hábil si esa fecha cae en fin de semana o feriado legal. No exime a las declaraciones originales presentadas tarde (IRS: Publication 1099; IRS: instrucciones del W-2). El First Time Abate (alivio por primera vez) y su sucesor automático cubren determinadas multas de declaraciones de impuestos y de depósitos, no estas multas por declaraciones informativas (IRS: alivio de multas administrativas).

Si falta el TIN o es incorrecto, muestre cuándo se hicieron las solicitudes del W-9 u otras solicitudes del TIN, las solicitudes de seguimiento que se requerían y cuándo se recibió el número correcto. En una presentación tardía, explique el hecho concreto, qué impidió presentar a tiempo, cómo actuó el negocio para evitar el problema y cuándo lo corrigió. La Publication 1586 indica que una solicitud por presentación tardía o por no presentar por vía electrónica necesita su propia explicación escrita (IRS: Publication 1586).

El IRS puede aceptar la explicación, rechazarla o aceptarla solo para algunas infracciones. Antes de responder, compare la notificación con las confirmaciones de presentación, los W-9 de los contratistas, los reportes de nómina, las comunicaciones y la cronología de los hechos. Si hay muchos formularios, o una mezcla de presentaciones tardías y errores de TIN, conviene revisar cada infracción por separado.

¿Puedo deducir un pago del negocio si su 1099 está atrasado o falta?

Un Form 1099 tardío o ausente no decide por sí solo si el pago subyacente es deducible. El gasto igualmente debe cumplir las reglas de gasto de negocio ordinario y necesario, y el negocio debe poder respaldarlo; la obligación de presentar declaraciones informativas sigue siendo independiente (IRS: Publication 334; IRS: conservación de registros).

Conserve la factura o el contrato, el registro del pago, el nombre del beneficiario, la fecha, el monto y la descripción del trabajo. El IRS indica que los registros de gastos deben acreditar a quién se pagó, cuánto, la prueba del pago, cuándo se incurrió en el gasto y su propósito comercial; puede hacer falta más de un documento (IRS: conservación de registros). Revise por separado el tratamiento fiscal del pago si fue personal, de capital o hecho a alguien cuya condición de trabajador es incierta.

Presenté un 1099 o un W-2 con un error. ¿Cómo lo corrijo?

Primero revise la regla de errores de monto pequeño. Para una declaración o un comprobante que de otro modo se presentó o entregó a tiempo, el IRS generalmente trata como correcto cada monto con una diferencia no mayor de $100 y cada monto de impuesto retenido con una diferencia no mayor de $25, para efectos de la multa. El beneficiario puede elegir una corrección mediante una solicitud escrita a quien presentó, a más tardar en la fecha que ocurra después: 30 días después del vencimiento del comprobante o el 15 de octubre de ese año. Luego presente y entregue los formularios corregidos; hacerlo dentro de los 30 días posteriores a la elección puede acreditar una causa razonable del error. La regla no exime de la presentación tardía (IRS: Publication 1099; IRS: regulaciones de la elección).

Para un 1099-NEC, el método de corrección del IRS depende de si el original se presentó por vía electrónica o en papel y del tipo de error (IRS: Publication 1099).

Si un 1099 solo tiene un TIN faltante o incorrecto, el IRS dice que no es necesaria una corrección, salvo que también deba corregirse un monto; use el TIN verificado en las declaraciones futuras. Corrija con un W-2c un error en el número de Seguro Social del W-2, aunque sea el único error (IRS: Publication 1586).

No use la casilla VOID del 1099 para corregir un formulario ya presentado; esa casilla le indica al IRS que ignore ese formulario en papel. En los errores del W-2, la Administración del Seguro Social indica presentar el W-2c y el W-3c lo antes posible, con un W-3c separado por cada año que se corrige (IRS: Publication 1099; SSA: guía del W-2c). Si el formulario nunca se presentó, envíe un formulario original tardío en lugar de marcarlo como corregido.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares de EE. UU. Un negocio pagó $4,000 a cada uno de tres contratistas en 2026 por servicios calificados, pero no entregó ni presentó sus 1099-NEC antes de la fecha límite. Descubre el problema 20 días después de la fecha de vencimiento aplicable, verifica los registros de pago y los W-9, entrega los tres comprobantes y presenta las tres declaraciones ese mismo día.

En el nivel de corrección temprana de $60, la posible multa de presentación es 3 × $60 = $180. Los tres comprobantes tardíos de los contratistas pueden generar otros $180, para un total de $360 antes de cualquier alivio. Si el negocio hubiera esperado más allá del período de corrección temprana, podrían aplicar niveles de multa más altos. El negocio conserva la prueba de cada entrega y presentación, y no solo copias de los formularios completos.

¿Su caso es distinto?

• No está seguro de si un pago a un contratista exigía un 1099 en su año de pago: consulte los registros contables de contratistas.
• También están atrasados los depósitos de nómina o las presentaciones del Form 941: consulte atraso en los impuestos sobre la nómina.
• Un contratista pudo haber sido empleado: consulte contratistas que podrían ser empleados.
• La declaración de impuestos sobre la renta de su negocio también está sin presentar: consulte cómo ponerse al día con las declaraciones empresariales.
• Tiene varios formularios faltantes, una notificación 972CG o problemas con la identificación de beneficiarios y la retención: reúna el libro de pagos, los W-9, los reportes de salarios, las copias presentadas, las confirmaciones de envío y las notificaciones para recibir ayuda con la contabilidad.