Llevar su propia contabilidad o contratar a un contador

¿Puedo llevar mi contabilidad con un programa o necesito un responsable contable?

Puede hacerlo usted mismo si es capaz de respaldar y clasificar cada operación, conciliar sus cuentas bancarias y de tarjeta, y obtener a tiempo las cifras de las declaraciones requeridas. Un programa registra lo que usted ingresa; usted debe verificar que los registros estén completos y correctos. Si las conciliaciones o los reportes se atrasan, un responsable contable puede encargarse del trabajo de rutina. Pida a un profesional fiscal calificado que resuelva las dudas sobre método fiscal, inventario o presentación (IRS: Publication 583).

¿Qué exige el IRS que haga mi contabilidad?

Su contabilidad debe mostrar los ingresos y gastos que sustentan sus declaraciones, y usted debe conservar los documentos que respaldan los asientos. La ley federal exige registros suficientes para establecer su obligación tributaria; el IRS generalmente le permite elegir el sistema, incluidos los registros electrónicos, si muestra con claridad los ingresos y gastos (26 USC 6001; IRS: Publication 583). La suscripción a un programa no reemplaza los recibos que faltan ni decide si un pago es salario, inventario, un activo o un retiro del propietario.

Conserve facturas o reportes de ventas, estados de cuenta bancarios y de tarjeta, recibos de gastos, registros de préstamos y registros de los activos del negocio. Relaciónelos con los asientos de la contabilidad. Un depósito bancario por sí solo puede no mostrar si el dinero fue una venta, un préstamo o un aporte del propietario; un cargo con tarjeta por sí solo puede no probar su propósito comercial. El IRS indica conservar los registros que respaldan los conceptos de la declaración hasta que venza el plazo de determinación que corresponda, con reglas más largas para algunos registros y activos (IRS: Publication 583; IRS: ¿Por cuánto tiempo debo conservar los registros?).

Una sociedad de personas o una corporación necesita una contabilidad del negocio, aparte de las finanzas personales de cada propietario. Una sociedad de personas presenta su propia declaración informativa aunque sus ingresos generalmente pasen a los socios; una corporación también tiene su propia declaración (IRS: Publication 583). Para los formularios que presenta cada entidad, consulte Qué declaraciones presenta su negocio.

Responsable contable, contador o CPA: ¿quién puede preparar mi declaración y hablar con el IRS en mi nombre?

Cualquier persona puede llevar los registros de las operaciones. Preparar una declaración federal por una remuneración y representar a alguien ante el IRS son trabajos distintos: un preparador pagado necesita un número de identificación fiscal de preparador del IRS (PTIN), mientras que los CPA, los agentes inscritos y los abogados tienen derechos ilimitados de representación ante el IRS (IRS: credenciales de preparadores).

Algunos preparadores sin esas credenciales tienen derechos limitados para las declaraciones que prepararon y firmaron; otros no tienen ningún derecho de representación (IRS: credenciales de preparadores). El título de «responsable contable» por sí solo no indica qué trabajo de declaraciones o de representación puede hacer esa persona.

¿Necesito una cuenta bancaria aparte para el negocio?

La regla federal de conservación de registros no exige por sí misma una cuenta bancaria aparte, pero el IRS recomienda tenerla y usarla solo para el negocio. Separar las operaciones facilita rastrear ingresos, gastos y transferencias a los propietarios, y conciliar la cuenta con la contabilidad (IRS: Publication 583).

Si mezcla pagos personales y del negocio, identifique cada uno antes de clasificarlo. Una compra personal pagada desde una cuenta del negocio no es automáticamente una deducción del negocio. En una sociedad de personas o una corporación, las transferencias a los propietarios necesitan su propia clasificación en la contabilidad del negocio; para los retiros del propietario de una LLC, consulte Cómo pagarse a sí mismo.

Método de efectivo o de acumulación: ¿cuál usa mi contabilidad?

Use un método fiscal permitido que refleje con claridad los ingresos. La contabilidad de su negocio puede usar otro método si puede conciliarla con la declaración (IRS: instrucciones del Schedule M-3 del Form 1065). Revise el método de una declaración existente antes de cambiar la forma de declarar ingresos y gastos. La primera declaración presentada generalmente fija el método fiscal; cambiarlo después generalmente requiere la aprobación del IRS, a menudo mediante el Form 3115 (IRS: Publication 538).

Una factura de cliente sin pagar es dinero que le deben al negocio; una factura de proveedor sin pagar es dinero que el negocio debe. Los métodos de efectivo y de acumulación generalmente reconocen estos conceptos en momentos distintos.

Son reglas sobre el momento en que se reconocen los conceptos, no una opción para omitir facturas o cuentas por pagar. Algunas corporaciones y sociedades de personas con socios corporativos tienen límites para usar el método de efectivo, con una excepción para pequeños negocios; el inventario también puede cambiar el método de las compras y las ventas (IRS: Publication 538).

¿Mi negocio necesita un balance general en su declaración?

El Schedule C de un propietario único no incluye un balance general en el Schedule L. Las declaraciones de sociedades de personas y de corporaciones pueden requerir el Schedule L, que informa los activos, pasivos y capital de los propietarios según la contabilidad al inicio y al cierre del año (IRS: instrucciones del Schedule C; IRS: instrucciones del Form 1065; IRS: instrucciones del Form 1120-S; IRS: instrucciones del Form 1120).

Revise la pregunta sobre pequeños negocios en la declaración que presente: el Schedule B para los Forms 1065 y 1120-S, o el Schedule K para el Form 1120. Una sociedad de personas debe cumplir todas las condiciones indicadas, incluida la entrega oportuna de los anexos a los socios. Consulte las instrucciones del año fiscal que va a declarar antes de apoyarse en una excepción. Aunque el Schedule L sea opcional, conserve registros que respalden la declaración. Cuando se requiere, el balance general debe coincidir con la contabilidad (IRS: instrucciones del Form 1065; IRS: instrucciones del Form 1120-S; IRS: instrucciones del Form 1120).

¿Con qué frecuencia debo actualizar la contabilidad?

No existe una regla federal única que obligue a todo pequeño negocio a registrar sus operaciones cada semana o cada mes. Actualice la contabilidad con la frecuencia necesaria para cumplir las fechas límite de presentación y pago, y concilie cada cuenta bancaria cuando llegue su estado de cuenta; el IRS recomienda la conciliación mensual (IRS: Publication 583).

Una rutina viable consiste en guardar los documentos fuente a medida que ocurren las operaciones, revisar cada mes los depósitos y pagos, conciliar los saldos bancarios y de tarjeta, e investigar los asientos sin categorizar o duplicados antes de cerrar el mes. Revise los ingresos durante el año, porque los propietarios que trabajan por cuenta propia, los socios y los accionistas de una corporación S pueden tener que hacer pagos de impuestos estimados (IRS: Impuestos estimados). Si su contabilidad ya lleva meses de atraso y vence una declaración, consulte Cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada.

¿Qué cambia cuando tengo empleados?

La nómina agrega retenciones, depósitos de impuestos, declaraciones y registros de empleados, con fechas límite ligadas a las fechas de pago. El empleador debe llevar el control de los salarios brutos, las retenciones, los impuestos del empleador, los pagos y los depósitos, y conciliar los reportes de nómina con la contabilidad y los movimientos bancarios (IRS: Publication 15; IRS: Depósito y declaración de los impuestos sobre el empleo).

El calendario federal de depósitos generalmente es mensual o dos veces por semana (semiweekly); los saldos pequeños pueden pagarse con una declaración presentada a tiempo, mientras que las obligaciones grandes pueden exigir un depósito al siguiente día hábil. Los estados pueden imponer obligaciones de nómina aparte (IRS: Publication 15; IRS: Depósito y declaración de los impuestos sobre el empleo). Conserve los registros de impuestos sobre el empleo durante al menos cuatro años después de que el impuesto venza o se pague, lo que ocurra más tarde (IRS: Publication 583). Usar un proveedor de nómina no elimina la obligación del empleador de hacer depósitos correctos. Si los impuestos retenidos no se pagan de forma intencional, el IRS puede determinar la multa por recuperación de fondos en fideicomiso (trust fund recovery penalty) contra las personas responsables, incluido un propietario que controla los pagos (IRS: Publication 15).

¿Qué cambia cuando cobro el impuesto sobre las ventas?

Lleve el control del impuesto sobre las ventas cobrado por estado y concílielo con la declaración de cada estado. Para el impuesto federal sobre la renta, el impuesto que recae sobre el comprador y que se remite al estado generalmente queda excluido de los ingresos; el impuesto que recae sobre el vendedor y se cobra al comprador se incluye en los ingresos brutos (IRS: Publication 334). Dónde y cuándo debe cobrar un negocio es una pregunta distinta que se resuelve estado por estado; consulte Cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.

¿Qué cambia cuando pago a contratistas?

Conserve la identidad de cada contratista, sus facturas, los montos y los medios de pago, para poder determinar qué declaraciones informativas corresponden. Solicite el Form W-9 a todo beneficiario de EE. UU.; a un beneficiario extranjero generalmente le corresponde, en su lugar, un formulario de condición de extranjero adecuado (IRS: instrucciones para quien solicita el W-9). Para los pagos hechos durante este año fiscal, el Form 1099-NEC generalmente se aplica cuando los pagos por servicios sujetos a declaración a un beneficiario llegan a $2,000; la retención adicional puede exigir el formulario por cualquier monto (IRS: guía sobre declaraciones informativas).

La mayoría de los pagos a corporaciones están exentos, pero los honorarios de abogados aún pueden ser declarables. Entregue y presente los Forms 1099-NEC requeridos a más tardar el 31 de enero del año siguiente, o el siguiente día hábil si esa fecha cae en fin de semana o día feriado legal. Lleve por separado los pagos con tarjeta y los pagos calificados de redes de terceros, porque los declara en el Form 1099-K la entidad que liquida el pago, y no usted en el Form 1099-NEC (IRS: instrucciones de los Forms 1099-MISC y 1099-NEC). Que una persona se llame contratista no define su condición de trabajador: el IRS examina los hechos sobre el control y la relación de trabajo (IRS: definición de contratista independiente).

¿Tener inventario hace más difícil llevar la contabilidad por mi cuenta?

Sí. Vender mercancía agrega registros de compras y ventas. Si usa contabilidad fiscal de inventario, lleve el control del costo de los bienes vendidos y de la mercancía en existencia al cierre del año. Un pequeño negocio que cumpla los requisitos puede elegir un método permitido sin llevar inventario fiscal, pero igual necesita registros que respalden ese método (IRS: Publication 538).

Conserve los registros de compras y ventas, incluidas las cantidades y las devoluciones. Si usa inventario fiscal, registre también las pérdidas y la mercancía que aún tenga. Cumplir los requisitos del método para pequeños negocios depende de los ingresos y de otras condiciones; el método debe reflejar con claridad los ingresos. Un cambio en el método de inventario puede ser en sí mismo un cambio de método contable (IRS: Publication 538). Defina el método con el preparador de la declaración antes de presentar la primera, en lugar de tratar cada compra como un gasto inmediato.

Si otra persona lleva mi contabilidad, ¿sigo siendo responsable de los errores?

Sí. Usted sigue siendo responsable de los registros y las cifras que se usan en la declaración, aunque otra persona registre las operaciones o prepare la declaración. El IRS aconseja a los contribuyentes revisar la declaración antes de presentarla, y las obligaciones federales de conservar registros siguen a cargo del contribuyente (IRS: Topic 254; 26 USC 6001).

Mantenga acceso a la contabilidad y a los documentos fuente. Acuerde quién registrará las operaciones, conciliará las cuentas, revisará los conceptos inusuales, preparará las declaraciones de nómina o del impuesto sobre las ventas, y aprobará las presentaciones y los depósitos. Cada mes, revise la conciliación bancaria, las facturas y cuentas por pagar pendientes, y los saldos de impuestos. Pregunte por las diferencias antes de presentar una declaración.

¿Cuándo mis obligaciones superan lo que puedo hacer con mi propia contabilidad?

Lo que cuenta es si puede completar con exactitud, antes de sus fechas límite, los registros, las conciliaciones y las presentaciones requeridos; no importa un nivel de ventas en particular ni una función del programa. Un negocio de servicios sencillo con pocas operaciones puede llevar su propia contabilidad; la necesidad de ayuda aumenta cuando el trabajo incluye nómina, varios estados con impuesto sobre las ventas, inventario, varios propietarios, compras complejas de activos o un Schedule L obligatorio (IRS: Publication 583; IRS: instrucciones del Form 1065).

Antes de entregar la contabilidad, reúna la lista de cuentas, los estados de cuenta bancarios y de tarjeta, la declaración anterior, el calendario de presentaciones, los registros de nómina y del impuesto sobre las ventas, y cualquier registro de inventario o préstamos. Decida quién aportará los documentos que falten y quién revisará el cierre mensual. Si el negocio es nuevo, la pregunta distinta de cómo presentar su primera declaración se explica en La primera declaración de impuestos de su negocio.

Ejemplo

Solo con fines ilustrativos, en dólares estadounidenses; las cifras no fijan ningún umbral fiscal.

Un propietario único dirige un negocio de servicios con una cuenta bancaria y sin empleados ni inventario. En un mes, los pagos de clientes suman $10,000, los pagos del negocio suman $4,000 y el propietario transfiere $2,000 a una cuenta personal. El propietario registra los $10,000 de cobros, categoriza y respalda los $4,000 de pagos, y registra la transferencia de $2,000 como un retiro del propietario y no como un gasto del negocio. El aumento de $4,000 en el saldo bancario de la contabilidad resulta de los cobros menos los pagos y el retiro. El propietario concilia ese saldo con el estado de cuenta bancario, tomando en cuenta los depósitos en tránsito y los pagos aún no compensados por el banco, y registra los cargos bancarios que haya; luego revisa por separado las cuentas por pagar. Si mantiene esa rutina al día, llevar la contabilidad personalmente puede ser práctico. Agregar salarios o mercancía para reventa sumaría registros y fechas límite que requieren una nueva revisión.

¿Su caso es distinto?

• Su contabilidad está atrasada y vence una declaración: use Cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada antes de confiar en un reporte de ganancias actual.
• Va a presentar la primera declaración de su negocio: consulte La primera declaración de impuestos de su negocio para ver el orden de presentación.
• No sabe qué declaración presenta su entidad: consulte Qué declaraciones presenta su negocio.
• Cobra el impuesto sobre las ventas en varios estados: revise las reglas de cada estado en Cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• Retira dinero de una LLC o se paga a través de una corporación S: consulte Cómo pagarse a sí mismo, Sueldo del propietario de una corporación S y Cómo tributan las corporaciones S.
• Su LLC de un solo miembro en EE. UU. es de propiedad extranjera: lleve el control del dinero, los bienes y otras operaciones con el propietario, porque pueden ser declarables en el Form 5472; consulte Presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera (IRS: instrucciones del Form 5472).
• Su corporación es canadiense: los requisitos de cierre de año son distintos; consulte Estados financieros de cierre de año para una corporación.
• La nómina, el inventario o un balance general obligatorio sobrepasan su rutina: lleve la lista de cuentas, las conciliaciones, los registros y el calendario de presentaciones a Contabilidad.