1099 e W-2 atrasados: entrega e redução de multas nos EUA

Perdi o prazo dos Forms 1099-NEC dos prestadores de serviços. O que fazer agora?

Entregue a cada prestador de serviços o Form 1099-NEC que faltou e apresente a Copy A ao IRS assim que confirmar os valores e os dados de quem recebeu o pagamento. Apresentar e entregar são obrigações separadas; cumprir uma não cumpre a outra (IRS: declaração de informações).

O portal IRIS exige um Transmitter Control Code (código de transmissor); solicite um agora, se precisar, porque o processamento pode demorar (IRS: Publication 1099). Para entregar o 1099 por via eletrônica, obtenha o consentimento eletrônico expresso do prestador de serviços, que mostre que ele consegue acessar o formato; caso contrário, entregue uma cópia em papel (IRS: Publication 1099).

Para pagamentos feitos no ano fiscal tratado neste guia, o Form 1099-NEC geralmente declara a remuneração qualificada de quem não é empregado a partir de $2.000; anos de pagamento anteriores usavam outro limite. Antes de preparar um formulário atrasado, verifique se o pagamento precisava ser declarado no ano em que foi feito (IRS: perguntas frequentes sobre o Form 1099-NEC). Saber se o pagamento exigia o formulário, inclusive as exceções por forma de pagamento, é assunto dos registros contábeis de prestadores de serviços.

O prazo usual do Form 1099-NEC é 31 de janeiro depois do ano do pagamento, passando para o próximo dia útil quando cai em fim de semana ou feriado legal. Para pagamentos de 2026, é 1º de fevereiro de 2027. Não há prorrogação automática do prazo do Form 1099-NEC. O IRS geralmente exige o envio eletrônico quando você tem 10 ou mais declarações informativas no total, somando os diferentes tipos de formulário; caso contrário, o papel pode ser permitido (IRS: Publication 1099; IRS: Form 1099-NEC).

Nunca enviei nem apresentei os W-2 dos empregados. Como regularizar?

Para os empregados cujo salário exige um W-2, entregue agora o formulário que faltou e apresente à Social Security Administration os relatórios originais de salários. Compare os registros da folha de pagamento com os W-2 antes de enviá-los, porque o W-2 informa a remuneração e os impostos retidos, e não apenas o valor depositado na conta bancária do empregado (IRS: instruções do W-2).

A Social Security Administration aceita W-2 originais pelo serviço de apresentação de salários Business Services Online, ou em papel quando permitido; a Copy A em papel deve ser um formulário oficial legível por scanner, não uma impressão do PDF (IRS: Form W-2). A regra de envio eletrônico geralmente vale a partir de 10 declarações informativas no total, incluindo os 1099 (SSA: formas de apresentação). O prazo usual para apresentar os W-2 à Social Security Administration e distribuí-los aos empregados é 31 de janeiro, passando para o próximo dia útil: 1º de fevereiro de 2027, para salários de 2026. Se você encerrou a empresa, as duas obrigações do W-2 vencem junto com o último Form 941 ou 944 (IRS: instruções do W-2).

Se os totais de salários não coincidem com um Form 941 já apresentado, concilie os valores antes de presumir que apenas um W-2c resolve o problema. Depósitos não feitos ou Forms 941 não apresentados seguem outras regras; veja atraso nos impostos sobre a folha de pagamento.

Estas são etapas de declaração federal. A declaração estadual de salários e de prestadores de serviços pode exigir apresentações e prazos separados.

Quanto são as multas por atraso na apresentação e na entrega do comprovante? Apresentar agora ajuda?

O IRS pode cobrar uma multa por cada declaração apresentada ao governo com atraso ou com erro e uma multa separada por cada comprovante entregue ao trabalhador com atraso ou com erro. Apresentar ou entregar mais cedo pode levar a falha para uma faixa de multa menor (IRS: multas por declarações informativas).

Primeiro, identifique o ano do pagamento ou do salário. O limite de declaração segue o ano do pagamento; os valores das multas seguem o ano em que o formulário venceu. Esta tabela trata de formulários de pagamentos ou salários de 2026, que geralmente vencem em 2027. Formulários atrasados de anos anteriores usam os valores do ano em que venceram.

Os tetos anuais valem separadamente para falhas de apresentação e de entrega. Uma pequena empresa é a que tem receita bruta anual média de no máximo $5.000.000 nos três anos fiscais mais recentes. O IRS publica esses valores para formulários com vencimento em 2027, mas as linhas da faixa intermediária trazem a data “1º de agosto de 2026”. A lei coloca esse limite no ano em que a declaração ou o comprovante vence (IRS: Revenue Procedure 2025-32; US Code: seções 6721 e 6722; seção 7503). Em caso de descumprimento intencional, a multa é o maior valor entre $690 e 10% do valor que deveria ser declarado, por declaração e por comprovante, sem teto anual (IRS: Revenue Procedure 2025-32). Uma declaração atrasada que também tem outro erro ainda pode gerar multa pelo erro não resolvido; o IRS geralmente aplica a maior multa de apresentação cabível àquela declaração, em vez de somar multas de apresentação pela mesma declaração (IRS: Publication 1586).

O IRS geralmente tem três anos, contados da data posterior entre o vencimento da declaração e a apresentação efetiva, para lançar uma multa por apresentação atrasada ou incorreta. Se uma declaração informativa exigida nunca é apresentada, não há prazo para lançar a multa (IRS: limites de prazo para lançar multas de declarações informativas).

Um prestador de serviços nunca me deu um W-9 nem o número de identificação fiscal. O que devo fazer?

Se o prestador de serviços é uma pessoa dos EUA (US person), peça o Form W-9 e registre quando você pediu. Quem recebe pagamentos do exterior pode ter outros formulários de situação e outras regras de declaração; veja pagar prestadores de serviços no exterior. A falta do número de identificação fiscal (TIN) não faz desaparecer um Form 1099-NEC que seria exigido de qualquer forma: as instruções do IRS dizem para deixar o campo do TIN em branco se nenhum número foi informado, e um número ausente ou incorreto pode, por si só, gerar multa (IRS: Publication 1099).

Para pagamentos sujeitos a declaração feitos a um prestador de serviços dos EUA sem TIN válido, pode haver retenção adicional (backup withholding) de 24%. O limite de $2.000 de 2026 também vale para a retenção adicional sobre esses pagamentos; regulamentos mais antigos mostram um valor menor (IRS: limite legal de 2026). O IRS diz que quem paga deve começar a reter imediatamente quando nenhum TIN é informado ou o número é obviamente errado, e declarar a retenção adicional no Form 945 e no Form 1099 aplicável (IRS: programa B; IRS: retenção adicional). Se houve retenção adicional, apresente e entregue o Form 1099-NEC mesmo que o pagamento esteja abaixo do limite usual de declaração (IRS: Publication 1099). Um W-9 obtido depois orienta as declarações e retenções futuras; ele não cumpre retroativamente uma obrigação de retenção anterior.

Se uma retenção adicional exigida não foi feita, quem pagou deve o valor com base nas seções 3406 e 3403; o autônomo (sole proprietor) deve como pagador. No caso de sociedade de pessoas ou corporação, um dono, sócio, diretor ou outra pessoa que controlava o pagamento pode enfrentar, separadamente, a multa de recuperação de imposto em custódia (trust fund recovery penalty) da seção 6672, se era responsável pelo imposto e a falha foi intencional. O IRS geralmente tem três anos, contados da data posterior entre 15 de abril seguinte e a apresentação do Form 945, para lançar a retenção e essa multa; um Form 945 não apresentado pode deixar ambos em aberto (IRS: procedimentos de retenção adicional; IRS: instruções do Form 945; IRS: limites da multa de custódia). Se o prestador de serviços declarou o pagamento e pagou o imposto, peça o alívio da seção 3402(d) com um Form 4669 assinado por esse prestador de serviços e um Form 4670 de quem pagou. Esse alívio não elimina juros nem multas e não cobre imposto que foi realmente retido, mas não repassado ao IRS (IRS: Form 4669; IRS: procedimentos de retenção adicional).

Guarde o histórico dos pedidos. A Publication 1586 descreve os pedidos iniciais e, quando exigido, os pedidos anuais de TIN ausente como parte da prova de conduta responsável. Uma notificação CP2100 ou CP2100A sobre um TIN incorreto tem etapas próprias de B-notice; ela é diferente da Notice 972CG (IRS: Publication 1586).

O IRS enviou a Notice 972CG. O que ela propõe e como respondo?

A Notice 972CG propõe uma multa por apresentação de declaração informativa, em geral por atraso, forma de apresentação incorreta ou TINs ausentes ou incorretos; ela ainda não é o lançamento final. A notificação lista os envios afetados e traz uma página de resposta (IRS: Publication 1586).

1. Leia a data da notificação e o prazo de resposta. Responda em até 45 dias corridos dessa data, ou em 60 dias corridos se quem declara está no exterior. Se precisar de mais tempo, peça por escrito ao endereço da notificação antes de o prazo terminar.
2. Compare cada formulário listado com o que você apresentou, com a data em que foi aceito e com o nome e o TIN que você tinha. Separe os formulários que você reconhece como atrasados das linhas que você contesta.
3. Corrija os formulários ausentes ou errados pelo canal de apresentação adequado. Envie a folha de resposta indicando concordância total, concordância parcial ou discordância, conforme o caso, e o pagamento de qualquer valor com o qual você concorda.
4. Se pedir a dispensa da multa, envie uma explicação escrita e assinada, com o motivo, as medidas tomadas antes e depois da falha e os fatos que a sustentam. Inclua a declaração sob pena de perjúrio (penalties of perjury) exigida pela publicação. Guarde cópias e o comprovante de entrega.

A Publication 1586 diz que o IRS pode pedir mais provas. Se você não responder até o prazo da notificação, o IRS diz que lançará o valor proposto e enviará uma notificação de saldo devedor. A própria Notice 972CG propõe uma multa de apresentação com base na seção 6721; também pode valer uma multa separada por comprovante atrasado, com base na seção 6722 (IRS: Publication 1586).

A causa razoável (reasonable cause) pode eliminar a multa?

Sim, mas o IRS exige provas de que a falha ocorreu por causa razoável e não por negligência intencional (willful neglect). A empresa deve mostrar conduta responsável antes e depois da falha e fatores atenuantes importantes ou circunstâncias fora do seu controle; apenas apresentar com atraso não comprova isso (IRS: multas por declarações informativas; IRS: Publication 1586).

Para formulários apresentados no prazo, mas depois considerados incorretos, outra regra elimina a multa de apresentação para o maior valor entre 10 declarações e 0,5% de todas as declarações exigidas, se forem corrigidas até 1º de agosto do ano do vencimento, ou até o próximo dia útil se essa data cair em fim de semana ou feriado legal. Essa regra não perdoa declarações originais atrasadas (IRS: Publication 1099; IRS: instruções do W-2). O First Time Abate e o alívio automático que o sucedeu cobrem multas específicas de declaração de imposto e de depósito, não estas multas de declarações informativas (IRS: alívio de multas administrativas).

Para um TIN ausente ou incorreto, mostre quando foram feitos os pedidos de W-9 ou de outro TIN, os pedidos de acompanhamento exigidos e quando o número correto foi recebido. Para uma apresentação atrasada, explique o evento específico, o que impediu a apresentação no prazo, como a empresa agiu para evitar o problema e quando o corrigiu. A Publication 1586 diz que um pedido por apresentação atrasada ou por falta de envio eletrônico precisa de uma explicação escrita própria (IRS: Publication 1586).

O IRS pode aceitar a explicação, negá-la ou aceitá-la só para algumas falhas. Antes de responder, compare a notificação com as confirmações de envio, os W-9 dos prestadores de serviços, os relatórios da folha de pagamento, as comunicações e a linha do tempo dos fatos. Um grande número de formulários, ou uma mistura de atrasos e erros de TIN, exige analisar cada falha separadamente.

Posso deduzir um pagamento da empresa se o 1099 está atrasado ou não foi emitido?

Um Form 1099 atrasado ou ausente não decide, por si só, se o pagamento é dedutível. A despesa ainda precisa cumprir as regras de despesa empresarial comum e necessária (ordinary and necessary), e a empresa precisa conseguir comprová-la; a obrigação de declaração informativa continua separada (IRS: Publication 334; IRS: manutenção de registros).

Guarde a fatura ou o contrato, o registro do pagamento, o nome de quem recebeu, a data, o valor e a descrição do trabalho. O IRS diz que os registros de despesas devem mostrar quem foi pago, quanto, a prova do pagamento, quando a despesa ocorreu e sua finalidade empresarial; pode ser preciso mais de um documento (IRS: manutenção de registros). Analise separadamente o tratamento fiscal do pagamento se ele foi pessoal, de capital ou feito a alguém cuja situação de trabalhador é incerta.

Apresentei um 1099 ou W-2 com erro. Como corrijo?

Primeiro, verifique a regra de erro de valor pequeno. Para uma declaração ou um comprovante apresentado ou entregue no prazo, o IRS geralmente trata como correto cada valor que erre por no máximo $100 e cada valor de imposto retido que erre por no máximo $25, para fins de multa. Quem recebeu o comprovante pode optar por uma correção, por escrito, enviada a quem declarou até a data posterior entre 30 dias depois do vencimento do comprovante e 15 de outubro daquele ano. Depois, apresente e entregue os formulários corrigidos; fazer isso em até 30 dias da opção pode estabelecer causa razoável para o erro. A regra não perdoa atrasos (IRS: Publication 1099; IRS: regulamento da opção).

Para um 1099-NEC, o método de correção do IRS depende de o original ter sido apresentado por via eletrônica ou em papel e do tipo de erro (IRS: Publication 1099).

Para um 1099 com apenas um TIN ausente ou incorreto, o IRS diz que a correção é desnecessária, a menos que algum valor também precise ser corrigido; use o TIN verificado nas declarações futuras. Corrija um erro de SSN no W-2 com o W-2c, mesmo que seja o único erro (IRS: Publication 1586).

Não use o campo VOID do 1099 para corrigir um formulário já apresentado; ele indica ao IRS que deve ignorar aquele formulário em papel. Para erros no W-2, a Social Security Administration diz para apresentar o W-2c e o W-3c o quanto antes, com um W-3c separado para cada ano corrigido (IRS: Publication 1099; SSA: orientações sobre o W-2c). Se o formulário nunca foi apresentado, envie um formulário original atrasado em vez de marcá-lo como corrigido.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares americanos. Uma empresa pagou US$4.000 a cada um de três prestadores de serviços em 2026 por serviços qualificados, mas não entregou nem apresentou os 1099-NEC deles até o prazo. Ela descobre o problema 20 dias depois do vencimento aplicável, confere os registros de pagamento e os W-9, entrega os três comprovantes e apresenta as três declarações no mesmo dia.

Na faixa de correção antecipada de US$60, a possível multa de apresentação é 3 × US$60 = US$180. Os três comprovantes atrasados dos prestadores de serviços podem gerar outros US$180, totalizando US$360 antes de qualquer redução. Se a empresa esperasse além do período de correção antecipada, faixas de multa maiores poderiam valer. A empresa guarda o comprovante de cada entrega e de cada apresentação, e não apenas as cópias dos formulários prontos.

É diferente no seu caso?

• Você não sabe se um pagamento a um prestador de serviços exigia um 1099 no ano em que foi feito: veja os registros contábeis de prestadores de serviços.
• Os depósitos da folha de pagamento ou os Forms 941 também estão atrasados: veja atraso nos impostos sobre a folha de pagamento.
• Um prestador de serviços pode ter sido empregado: veja prestadores de serviços que podem ser empregados.
• A declaração de imposto de renda da sua empresa também não foi apresentada: veja como regularizar declarações empresariais atrasadas.
• Faltam vários formulários, você recebeu uma notificação 972CG ou há problemas de identificação e retenção: reúna o livro de pagamentos, os W-9, os relatórios de salários, as cópias apresentadas, as confirmações de envio e as notificações para a ajuda com contabilidade.